Teknisen kaupan raportointi

Nykypäivänä moni huomaa, että yhtiön raportointi ei enää vastaa nykyaikaisia tarpeita. Power BI -työkalun ansiosta raportointi on tehostuu ja työkalun käyttäjät ovat tyytyväisiä. Tässä kirjoituksessa kerrotaan, miten raportoinnin siirtäminen uudelle aikakaudelle tapahtui teknisen kaupan asiakasyrityksessämme. Sulavan avulla yhtiö siirtyi hyödyntämään Power BI:tä tuloksekkaasti ja välineen käyttö saatiin jalkautettua käyttäjille.

Nopeat faktat

• Tehokas raportointi ei ole vain tekninen asia, vaan muuttaa myös positiivisella tavalla ihmisen toimintamalleja
• Yksi tavoitteista oli saada loppukäyttäjät ymmärtämään minkälaista raportointia he aidosti tarvitsevat ja mitä hyötyä siitä on.
• Raportointi toteutettiin teknisesti Azure SQL-tietokannassa. Tietolähteitä oli Sharepoint Onlinessa sekä excel-raporteissa.
• Palautteen mukaan uutta raportointijärjestelmää on mielekästä ja hyödyllistä käyttää.

Yrityksen siirtymäprosessi vanhasta Excel-tyylisestä raportointimallista Power BI:hin oli monivaiheinen ja haastava. Yksi kokonaisuuden keskeisimmistä tavoitteista oli saada käyttäjät ymmärtämään minkälaista raportointia he aidosti tarvitsevat ja mitä konkreettista hyötyä siitä on liiketoiminnassa ja jokaisen henkilökohtaisessa työssä.  

Olemme huomanneet, että tehokas ja toimiva raportointi ei ole pelkästään tekninen asia, vaan se muuttaa myös positiivisella tavalla ihmisten toimintamalleja ja prioriteetteja.

alustaa Sulavan asiantuntija Sanna Klén. 

Siirtyminen Power BI:hin 

Power BI -työkalun valinta uudeksi raportointivälineeksi oli alun perin helppo päätös, sillä yhtiö oli elänyt jo pitkään Microsoft-maailmassa. Aikaisempaan raportointiympäristöön liittyi myös monia haasteita, kuten se, että käyttäjät eivät useinkaan olleet selvillä mitä raporteissa näytettiin. Myös näkyvillä olevien lukujen perusteita ei useinkaan oltu dokumentoitu ja raportin tekijän oli itse käsin kopioitava tietoja omaan käyttöön.  

Yhtiössä oivallettiin, ettei johdon aikaa voi käyttää asioiden copy-pastaamiseen vaan tarvittiin moderni ja tehokas työväline raportointiin.

Klén jatkaa.

Siirtymäprojekti tehtiin aluksi yrityksen omin voimin, koska yhtiössä oli oma data-arkkitehti ja talousjohtajan johdolla pystyttiin määrittelemään mistä asioista raportteja tarvitaan. Tekninen tausta-aineisto rakennettiin ja lähtökohdaksi otettiin Microsoft Dynamics NAV ja MS Dynamics 365 CRM. Lopputuloksena data saatiin hyvin siirrettyä Power BI:hin, mutta raportit muistuttivat edelleen vanhan järjestelmän Excel-tyyliä, eikä uutta raportointityökalua otettu juurikaan käyttöön organisaatiossa.  

Sulavalta vankkaa Power BI -osaamista 

Kun yhtiön oma data-arkkitehti päätti lähteä yhtiöstä, oli ilmiselvää, että sisäinen osaaminen raportoinnin kehittämiseen oli puutteellista. Sulava kutsuttiin apuun ja tavoitteeksi asetettiin raporttien parantaminen loppukäyttäjien näkökulmasta. Kehitystyön punaisena lankana oli käyttäjien ymmärryksen kasvattaminen siitä, minkälaista raportointia he aidosti tarvitsevat työssään. Intressiryhmät mietittiin tarkkaan ja jokaisen ryhmän tarpeet määriteltiin raporttien näkökulmasta. 

Sulavan asiantuntijan johdolla käytiin läpi kaikki ensimmäisen vaiheen raportointiin liittyvät asiat, analysoitiin mikä niissä toimii ja mikä ei sekä laadittiin raportit 2.0 -suunnitelma.   

Sulavan kanssa kävimme projektin alkuvaiheen tarkkaan läpi. Vaikka oman data-arkkitehtimme lähtö oli aiheuttanut suuren tietovajeen, niin haasteista huolimatta tämä vaihe saatiin vietyä hienosti läpi.

asiakasyhtiöstä kerrotaan.

Raportointimallia lähdettiin toteuttamaan teknisesti siten, että raportoinnissa tarvittavat tiedot kopioidaan Azuressa sijaitsevaan raportointia varten luotuun SQL-tietokantaan. Tietolähteinä käytetään lisäksi SharePoint Onlinessa sijaitsevia manuaalisesti ylläpidettäviä Exceleitä. Power BI:n päähän luotiin vain muutamia tietojoukkoja, joihin perustuen on luotu eri käyttäjäryhmille kohdennettuja raportteja. 

Hienosti maaliin: raportit 2.0:lla tyytyväisiä käyttäjiä 

Projektin lopputuloksena käyttöönotettu ”raportit 2.0” on jo alkuvaiheessa osoittautunut toimivaksi kokonaisuudeksi. Palaute on ollut jopa yllättävän hyvää sekä loppukäyttäjiltä että ulkoisilta päämiehiltä, ja myös yhtiön talousjohtaja on saanut järjestelmästä paljon kannustavia lausuntoja.    

Visuaalisten raporttien avulla esimerkiksi tuotepäällikkö voi helposti tutkia ja porautua syvälle vaikkapa tuoteryhmiin, asiakkuuksiin ja niiden kannattavuuteen, myyjäkohtaisiin tietoihin, tarjous- ja myyntihintoihin, toimitusaikoihin ja -viiveisiin.  

Hyvä raportti johtaa yleensä aina toimenpiteisiin ja siksi on tärkeää, että raportointijärjestelmää on mielekästä käyttää ja käyttäjät ymmärtävät sen hyödyt. Raportit eivät myöskään synny tyhjästä vaan asiat pitää kirjata ylös. Uskon, että nyt monet organisaatiossa ovat ymmärtäneet, miksi esimerkiksi toimituspäivien syöttäminen systeemiin on tärkeää.

Klén kertoo.

Sulavalla tärkeä rooli  

Asiakkaan mukaan Sulavan asiantuntija onnistui erittäin ammattitaitoisesti rakentamaan raportointiympäristön juuri yhtiön tarpeisiin.  

Meidän ei tarvinnut piirtää minkäänlaisia tarkkoja kuvioita siitä, miten haluamme asioiden toimivan, vaan Sulava pystyi toteuttamaan asioita meidän yleisluontoisten kommenttien ja toiveiden pohjalta. Tämä oli hyvin mielenkiintoinen yhteinen matka ja yhteistyö sujui erinomaisesti.

asiakkaan edustaja kertoo.

Seuraavaksi raportointiprojekti muuttuu jatkuvaksi prosessiksi, jossa tavoitteena on edelleen parantaa CRM-tiedon ja -toimenpiteiden hyödyntämistä ja vertailua. Huomiota aletaan kiinnittämään yhä enemmän mm. välittömiin toimenpiteisiin ohjaavaan raportointiin.  

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu marraskuussa 2022

Tutustu palveluihimme

Meiltä saat laaja-alaiset, tekoälyä hyödyntävät palvelut datan ja analytiikan tarpeisiin. Tarjoamme konsultointia, koulutusta, katselmointeja nykyisiin ratkaisuihin, sekä ylläpitopalveluja, joilla varmistat että voit johtaa aidosti liiketoimintaasi datan avulla.

Tai haluatko tietää, millaista Sulavan kanssa on oikeasti tehdä töitä? Lue katsaus asiakkaidemme kokemuksista!