HUS
Suomen toiseksi suurin työnantaja, HUS Helsingin yliopistollinen sairaala, otti koronaviruskeväänä Microsoft Teamsin laajasti käyttöön 27 000 työntekijän organisaatiossaan. Teams on HUSin perusta asiakaslähtöiseen digitaaliseen muutokseen ja osa sairaalan visiota olla terveydenhuollon suunnannäyttäjä. Palvelu tuo lisämahdollisuuksia mm. etävastaanottoihin ja -konsultaatioihin sekä työvuorojen järjestämiseen. Sulava toimii projektin asiantuntijana.
Microsoft Teamsin käyttöönoton tavoitteena HUSilla on kehittää yksiköiden työvirtoja, prosesseja, työtapoja ja sisäistä viestintää sekä mahdollistaa Office 365 -palvelujen käyttö erilaisten käyttötarkoitusten ja kehittämisprojektien foorumina.
Keväällä 2020 alkaneen laajamittaisen Teams-käyttöönottoprojektin tuloksena työkalua käytti joulukuussa 2020 jo yli 23 000 HUSin työntekijää. Tammikuussa 2021 Skypen käyttö lopetettiin kokonaan, jonka jälkeen käyttäjämäärät todennäköisesti kasvavat entisestään. Itse Teams-käyttöönottoprojektissa haluttiin helpottaa uuden välineen omaksumista, ratkaista käyttäjien haasteita sekä tarjota monipuolista tukea moderniin työympäristöön siirtymisessä.
”Teamsilla ei pelkästään korvata Skypeä vaan tavoitteenamme on laajentaa käyttöä useille uusille alueille”, kommentoi projektipäällikkö ja tietojärjestelmäsuunnittelija Inkeri Saiku. ”Etsimme aktiivisesti uusia hyötyjä käyttäjäkunnastamme vapaaehtoisuuteen perustuen. Teamsia ei siis pakoteta kenellekään vaan etenemme etujen kautta.”
”Kyseessä on samalla merkittävä kulttuurimuutos eli siirrymme moderneihin työympäristöihin eri puolilla organisaatiotamme. Tällaista asiaa ei suinkaan saada päätökseen yhdessä projektissa vaan kehitys jatkuu vielä pitkään”, Saiku huomauttaa.
Lisämahdollisuuksia etävastaanottoihin ja -konsultaatioihin
Teamsin avulla HUSissa on siirrytty tekemään entistä enemmän asiakkaiden etävastaanottoja videoyhteyden avulla. Skypeä ja muita etävastaanottoteknologioita käytettiin jo aikaisemmin tähän tarkoitukseen, mutta Teamsin ansiosta etävastaanotolla voi olla useampi kuin kaksi henkilöä, jos mukaan tarvitaan vaikkapa omainen tai tulkki.
Koronan takia kehitettiin myös ratkaisu, jossa sairaalassa potilaan ja hoitohenkilökunnan välisiin kontakteihin voidaan käyttää etäkiertotablettia ja siinä olevaa Teams-yhteyttä. Näin voidaan jättää huonekäynti tarvittaessa pois ja näin varmistaa, ettei henkilökunta altistu tartunnoille.
Teamsia käytetään myös ammattilaisten välisissä etäkonsultaatioissa. Tämä mm. nopeuttaa lääkärien työtä ja mahdollisuus jakaa näyttö toisen kanssa tehostaa toimintaa.
Videovastaanotoissa ja -konsultaatioissa tietoturva on erittäin merkittävässä roolissa ja molemmissa tapauksissa käyttäjän tunnistautuminen on suuri haaste. Vastaanotoilla tunnistautuminen tapahtuu näyttämällä henkilöllisyystodistus videon välityksellä. Myös statistiikan saatavuus on kehitettävä asia – tällä hetkellä tällaisia sessioita ei pystytä erottamaan muista Teams-puheluista.
Monipuolista Teams-käyttöä
Hoitohenkilökunnan päivittäisen työn ja normaalin toimistokäytön lisäksi Teamsia hyödynnetään HUSissa muun muassa luottamuksellisiin keskusteluihin ja tietoihin. Luottamuksellinen Teams-tiimi on tarkoitettu etenkin salassa pidettävien tietojen käsittelyyn, jota ei saa tehdä normaalissa Teams-ympäristössä. SharePointin luottamukselliseen työtilaan perustuva alue näkyy vain henkilöille, joille on myönnetty sinne oikeus. Kyseiseen tilaan tehdyistä toimenpiteistä jää myös aina jälki rekistereihin.
Teamsin kautta käytetään myös uutta Vuorot-sovellusta, jota on pilotoitu korvaamaan aikaisempia Exceliin perustuvia sijoitussuunnittelutaulukoita. Uusi käyttöliittymä sijoituksille ja poissaoloille helpottaa käyttäjiä huimasti, kun kaikkien tiedot saa näkyviin yhdestä paikasta ja sovellusta voi käyttää myös mobiililaitteilla.
HUS hyödyntää Teamsia myös Lean-kehityksessä muun muassa työpajojen järjestämisen työkaluna.
Velho-verkosto käyttöönoton tukena
HUSissa on ollut käynnissä laajempi sairaalaorganisaation digitalisaatioon liittyvä Office 365 -projekti ja Teamsin käyttöönotto näyttelee siinä merkittävää osaa. Palvelun käyttö sai koronapandemian myötä erittäin nopean alun HUSissa: tavoitteena oli saada 10 000 käyttäjää mukaan kesäkuuhun mennessä, mutta jo huhtikuussa käyttäjiä oli 14 000.
”Yleisesti Teamsia kohtaan on ollut todella paljon kiinnostusta eri puolilla organisaatiotamme – ihmiset ovat olleet nälkäisiä oppimisen ja tiedonsaannin suhteen. Apotin käyttöönotto oli myös samaan aikaan käynnissä, joka luonnollisesti verotti hieman Teams-käytön opettelumotivaatiota”, Saiku kertoo.
Laajaa Teams-käyttöönottoa varten perustettiin vuoden 2020 alussa HUS Velho -verkosto, joka tukee muutosta ja Teamsin käyttöönottoa henkilökunnalle. Vapaaehtoisen, eri puolilta organisaatiota kootun, ryhmän parissa on järjestetty erilaisia koulutuksia, säännöllisiä tapaamisia, opittu jatkuvasti uutta sekä kerätty palautetta ja oppia loppukäyttäjiltä. Verkostossa toimii tällä hetkellä yli 90 velhoa ja toiminnan sponsorina toimii HUSin kehittämisjohtaja Visa Honkanen.
”Velho-ryhmällä on oma Teams-kanava ja joka toinen viikko järjestettävissä kokouksissa käydään läpi uusia Teams-ominaisuuksia ja pohditaan kehittämismahdollisuuksia”, Saiku sanoo.
”Sulavalaiset Microsoftin tuotteiden muutosten sisäpiirissä”
Sulava on ollut tiiviisti mukana projektissa suunnittelusta toteutukseen ja Sulavan omakonsultti on työskennellyt HUSin tietohallinnossa jo pidemmän aikaa.
”Yhteistyömme on ollut erittäin toimivaa, monipuolista ja joustavaa. Kokonaisuuden suunnittelun ja toteutuksen ja meille dedikoidun konsultin lisäksi saimme Sulavalta monenlaista apua, esimerkiksi koulutusvideoiden suunnitteluun ja toteutukseen. Sulavalaiset tuntevat Microsoftin tuotteet erinomaisesti ja tietävät aina mitä on tulossa”, Saiku kommentoi.
Mitä seuraavaksi?
Kulttuurinmuutokseen tähtäävä toiminta ei voi rajoittua vain yhteen projektiin – se vaatii jatkuvaa ja pitkäjänteistä tekemistä.
HUSin Teams-käyttöönoton seuraaviin toteutuksiin kuuluu muun muassa mobiilikäytön lisääminen ja liikkuvien työntekijöiden entistä parempi tukeminen, Velhot-verkoston laajentaminen sekä monien uusien Teams-ominaisuuksien käyttöönotto.
Kiinnostaako miten oman organisaatiosi liikkuva henkilöstö saataisiin modernien työskentelytapojen piiriin? Varaa maksuton työpaja!
Tai haluatko tietää, millaista Sulavan kanssa on oikeasti tehdä töitä? Lue tuore katsaus asiakkaidemme kokemuksista!
Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu helmikuussa 2021