Sulavan CRM modernisoitiin tekoälyä hyödyntävällä Microsoft Dynamics 365:lla

Sulava uusi kesällä 2023 oman CRM-järjestelmänsä Microsoftin Dynamics 365:lla. Myyjien käyttöön saatiin entistä tehokkaammat työkalut, mobiilikäyttöliittymä sekä Copilot-tekoälytoiminnallisuudet. Jatkuvaluonteinen koulutus ja “Power Hour” -tuki nopeuttaa uusien toimitatapojen omaksumisessa ja auttaa myyjiä CRM:n entistä paremmassa hyödyntämisessä.

Sulavan aiempi CRM-järjestelmä oli palvellut jo yhtiön perustamisesta lähtien eli 13 vuoden ajan. Järjestelmää kehitettiin matkan varrella useaan otteeseen punaisen langan aina ollessa yksinkertaisuus ja datan luotettavuus. Yksinkertaisuuden tavoitteesta huolimatta aiemmasta järjestelmästä oli tullut ajan saatossa teknisesti puhuen ”viritys”, josta löytyi perusominaisuuksien päälle koodattuja toiminnallisuuksia.

Sulavalla 9 vuotta myyntijohtajana toiminut Harri Tervo korostaa teknologian modernisoinnin roolia projektissa: ”Meillä datan paikkansapitävyys ja järjestelmien helppokäyttöisyys ovat aina olleet myyntitoimintomme ytimessä. Tässä projektissa haluttiin ottaa parhaat tekniset järjestelmät käyttöön ja tuoda sitä kautta uusia innovatiivisia työkaluja myyjillemme. Ja luonnollisesti huolehtia käyttöönoton sujuvuudesta niin hyvin kuin asian ammattilaisina osaamme.”

Vaikka Sulava on sydämeltään Microsoft-talo ei Dynamics 365 -tuotteen käyttäminen Tervon mukaan ollut millään tavalla itsestään selvää.

”Me pyöritämme normaalia liiketoimintaa siinä missä muutkin, ja Microsoftin työkalut ovat aidosti parhaita tähän. Toki tunnemme nämä ratkaisut itse syvällisesti eli tiedämme mitä olemme ottamassa käyttöön. Uskaltaisin kuitenkin väittää, että vaikka olisimme eri bisneksessä niin hyödyntäisimme silti näitä työkaluja”, Tervo sanoo.

Myyntitiimin alkuvaiheen palaute on ollut erittäin hyvää ja esimerkiksi vakiotoimintoina tulleita raportointimahdollisuuksien monipuolistumista on kiitelty laajalti.

Tekoälyä myynninohjaukseen

Microsoftin tuotekuvauksen mukaan Dynamics 365 integroituu olemassa oleviin järjestelmiin tarjoten monikanavaisia ja personoituja asiakaskokemuksia. Dynamicsilla optimoidaan liiketoimintaprosesseja, parannetaan asiakasuskollisuutta, lisätään työntekijöiden tuottavuutta ja tunnistetaan uusia liiketoimintamahdollisuuksia tekoälyn avulla.

Dynamics 365 -kokonaisuudessa tekoäly on mukana Copilot-toiminnallisuuden kautta, joka auttaa käyttäjää monenlaisissa tehtävissä. Tätä hyödynnetään nyt myös Sulavan myynnissä.

”Dynamics 365 ja Sales Copilot on kokonaisvaltainen työkalu, joka yhdistää kaikki käytössä olevat Microsoftin ohjelmistot samaan kokonaisuuteen. CRM-käytössä Copilot voi esimerkiksi löytää potentiaalisen asiakkaan tiedot toisesta järjestelmästä ja ehdottaa sen lisäämistä rekisteriin. Copilot ja koneoppimisen kautta syntyvät prosessit myös auttavat päätöksenteossa, helpottavat tehtävien priorisointeja ja kontaktien hallintaa sekä ennustavat myyntiprojektien onnistumismahdollisuuksia”, kertoo projektin Dynamics-konsultti Janne Suominen.

”Puhelin ja sähköposti ovat edelleen myyjien tärkeimpiä työvälineitä. Copilot pystyy seuraamaan myös näiden käyttöä asiakastyössä, ehdottaa sieltä suoraan vaikkapa kontaktien lisäämistä tai jopa luo niiden perusteella myyntiraportteja”, Suomisen kollega Stanislav Chakhovich lisää.

Säännöllistä kouluttautumista ja vinkkien jakamista

Vasta valmistunut Dynamics 365 -käyttöönottoprojekti on ollut Sulavalle hyvää harjoittelua jatkuvasti kehittyvässä Microsoft-maailmassa. Järjestelmäkäyttöönottojen yksi oleellisimpia alueita, joka kannattaa tehdä kerralla oikein, on koulutus ja tuki. Sulavalla tähän satsataan täydellä sydämellä muun muassa joka toinen viikko järjestettävien sisäisten CRM “Power Hour” -tilaisuuksien muodossa.

”Kun kyseessä on oma järjestelmä ja me olemme itse samalla pääkäyttäjiä ja toimittajia on neuvominen ja myös neuvojen vastaanottaminen helpompaa”, Stanislav Chakhovich toteaa. ”Autamme myyjiämme jatkuvasti ja tips & tricks -tyylisissä sessioissa keskustelemme haasteista, uusista ominaisuuksista ja niiden käytöstä ja ylipäätään jaamme kokemuksia. Näiden tapaamisten ansiosta kaikki kuulevat uusista asioista yhdessä eikä infon tarvitse levitä puskaradion kautta.”

Säännöllinen järjestelmien huolto kannattaa

Sulavan CRM-projektin alkusysäys ei tullut myyntijohtajalta tai edes myyntitiimistä vaan myyntiorganisaation ulkopuoliselta asiantuntijalta.

”Olen erittäin tyytyväinen, että projekti tehtiin ja, että minulle perusteltiin tämä tarve”, myyntijohtaja Tervo sanoo. ”Tällainen katalyytti oli erittäin tärkeä ja ilman sitä, projektia ei olisi välttämättä ikinä toteutettu.”

Tervo suosittelee säännöllistä ammattilaisen tekemää nykytilan kartoitusta tai analyysityöpajaa. ”Kannattaa pyytää (sivullinen) ammattilainen selvittämään järjestelmien nykytila sopivin väliajoin. Autokin katsastetaan tai huolletaan säännöllisesti ja samaa ideaa voi soveltaa tietojärjestelmiin. Ja samalla kannattaa huolehtia, että koulutus ja tuki on jatkuvaa!”

Sulavan CRM-projektin seuraava askel on Dynamics Marketing eli uunituoreelta uudelta nimeltään Dynamics 365 Customer Insights Journeys (CIJ) -työkalun käyttöönotto, jota viedään eteenpäin seuraavaksi.

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu lokakuussa 2023