Syksyllä 2021 Seinäjoen seurakunnan intranet oli tullut tiensä päähän ja sitä lähdettiin uudistamaan yhteistyössä Sulavan kanssa. Intranet pyrittiin uudistamaan teknisesti moderniksi ja sisällöltään kirkastetuksi uutishuoneeksi. Projektin tavoitteena oli luoda selkeä intranet, jossa on käyttäjäystävällinen ja kevyt rakenne.

Seinäjoen seurakunnan intra-projekti haluttiin toteuttaa hyödyntäen jo käytössä olevia Microsoft-työkaluja ja intran moniportaisesta rakenteesta pyrittiin pääsemään eroon.

“Yhteistyökumppanimme valinnassa yksi tärkeimmistä kriteereistä oli löytää asiantunteva toimija, joka pystyi vastaamaan nopeaan aikataulutavoitteeseemme. Sulavan valitsimme yhteistyökumppaniksi, koska heillä oli selkeä palvelukokonaisuus ja ymmärrys meillä jo käytössä olevasta Microsoft-ympäristöstä, jonka työkalut halusimme saada hyödynnettyä parhaalla mahdollisella tavalla”, Seinäjoen seurakunnan viestintäasiantuntija Anna Ala-Kaarre kertoo.

Sulavan FAST-intranetistä tehokas ratkaisu

Ratkaisuksi valittiin Sulavan FAST-intranet, joka toteutettiin jo käytössä olevaan Microsoft Sharepoint -ympäristöön. Sulavan konsulttien lisäksi projektin ydintiimiin kuului seurakunnan viestintä-, IT- ja HR-henkilöstöä sekä seurakunnan johdon edustajia. Projektitiimi teki tiivistä yhteistyötä projektin alusta lähtien.

Ensimmäisessä työpajassa tutustuttiin nykytilanteeseen ja mietittiin mitä tietoa uudessa intrassa tulee olla, mistä voisi luopua ja millainen rakenne palvelee käyttäjiä parhaiten. Intranetin roolia lähdettiin kirkastamaan selkeäksi uutispaikaksi, jossa on informaatiota ajankohtaisista aiheista. Intranetin roolia sisäisen viestinnän kanavana selkeytettiin. Tavoitteeksi asetettiin kaikille yhteinen viestintäympäristö, jonka rakenne on selkeä ja jota jokaisen työntekijän on helppo käyttää.

Lataa lyhyt opas FAST-intranetin kokonaisuudesta

Live-kehitysympäristö helpotti käyttöönotossa

Uutta intranetiä lähdettiin kehittämään asiakkaan Sharepoint-ympäristössä ja demo valmistui nopeasti, jotta projektityöryhmä pääsi näkemään kehityksen ja kommentoimaan tarpeen mukaan. Live-kehitysympäristö helpotti rakenteen hahmottamista ja visuaalisten elementtien valintaa. Ratkaisujen tekeminen oli vaivatonta, koska ympäristöä pääsi kokeilemaan käytännössä heti alusta alkaen.

Ensimmäisen työpajan keskusteluista saadun tiedon perusteella Sulava antoi ehdotuksia etusivun rakenteesta ja sisällöstä ja kertoi asiakkaalle, mihin päätöksiin on hyvä tarttua heti ja mihin voi helposti vaikuttaa myöhemminkin.

“Puhuimme Sulavan kanssa samaa kieltä heti alusta alkaen. Asiakkaan tarpeet ymmärtävän yhteistyökumppanin kanssa on helppo tehdä yhteistyötä. Projektille asetettiin selkeät tavoitteet, joita lähdettiin toteuttamaan. Saimme Sulavalta tarvitsemamme teknisen asiantuntemuksen, sekä toimivia ratkaisuehdotuksia rakenteen suunnitteluun”, Ala-Kaarre sanoo.

Litteä ja verkostomainen intranet, jonka sisältö on helppo löytää

Uusi intranet rakentui syksyn aikana ja tekninen toteutus valmistui tammikuussa 2022. Tammikuussa 2022 Sulavan konsultti koulutti pääkäyttäjät ja sisällöntuottajia sivuston käyttöön. Koulutuksista tehtiin tallenteet, joita voi hyödyntää myös jälkeenpäin. Intranet julkaistiin kaikille käyttäjille helmikuussa 2022 ja uusi intranet on otettu hyvin vastaan. Palaute on ollut positiivista ja saadun palautteen perusteella intran rakenne on selkeä, käyttö on helppoa ja ympäristö on visuaalisesti miellyttävä.

Uuden sivuston litteä ja verkostomainen rakenne ei sisällä syviä polkuja. Ylävalikosta tehtiin selkeä niin, että kaiken sisällön näkee yhdellä silmäyksellä. Tarvittaessa uusia osioita on helppo lisätä. Yhteistyön ansiosta Seinäjoen seurakunnalla on tarvittavat eväät intranetin kehittämiseen myös jatkossa.

“Työskentely Sulavan kanssa oli joustavaa ja helppoa. Sulavalla kuunnellaan asiakasta. Saimme hyvää sparrausta ja apua meille parhaiten toimivien ratkaisujen löytämiseen. Olen tyytyväinen yhteistyöhön”, Ala-Kaarre sanoo.

Kirjoittaja: Merja Turpeinen
Julkaistu huhtikuussa 2022