Rani Plastin sisäinen viestintä uudelle tasolle SharePoint-intranetin ja Teamsin avulla

Rani Plast on vuonna 1955 perustettu teollisuus- ja maatalouskäyttöön suunnattujen pakkauskalvojen valmistukseen erikoistunut yritys, jolla on kaksi kalvonvalmistustehdasta Suomessa. Yrityksessä ja sen tytäryhtiöissä Suomessa ja Euroopassa työskentelee yhteensä noin 500 henkilöä, joista reilu viidennes toimihenkilöitä.

Kesällä 2021 Sulava lähti toteuttamaan Rani Plastille laajaa modernin työn projektia, jonka tavoitteena oli modernisoida työskentely-ympäristö sekä uudistaa aiemmat työtavat tehokkaaksi kokonaisuudeksi, jossa viestintä helpottuu ja tiedostonhallinta yksinkertaistuu.

Tarpeiden tunnistaminen ja tavoitteet uudistukselle

Rani Plastilla oli ollut Teams-lisenssit jo muutaman vuoden ja Teamsin puhelut ja chat oli jo käytössä konsernin sisäisesti. Myös sisäisiä ja yhteistyökumppanien etäpalavereja käytiin Teamsin välityksellä. Yrityksen sisäistä ja asiakasviestintää hoidettiin lähinnä sähköpostitse eikä yrityksellä ollut aiemmin intranetiä käytössä. Myös esimerkiksi asiakasreklamaatioihin liittyvään, yrityksen sisäiseen viestimiseen käytettiin sähköpostia.

Sulavan työpajoissa tehtyjen alkuhaastatteluiden pohjalta todettiin, että sähköpostia tulee liikaa ja ihmisillä on liikaa palavereja. Myös virallisten dokumenttien säilytyspaikka, sisäisesti K-asema-nimellä kulkeva kansiorakenne, ja Rani Plastin oma Rani Management System -järjestelmä koettiin sokkeloiseksi. Projektitiimi totesi yhteisesti, että sisäistä viestintää tulee tehostaa ja modernisoida.

Projektin kick-off-työpajassa sovittiin aikataulu, projektiryhmä ja vastuut. Tämän jälkeen Sulava piti projektitiimille kolme roolipohjaista työpajaa, joissa tunnistettiin erilaisten työntekijäroolien päivittäiseen viestintään ja yhteistyöhön liittyviä haasteita.

Työympäristön suunnittelu jakautui useaan työpajaan, joissa käytiin läpi muun muassa tiedostonhallinnan visiota ja sovittiin pelisäännöt sille, mitä tietoa tuotetaan ja jaetaan Teamsissa, kuinka Teams toimii intranetin tukena ja millainen rooli jokaisella eri työkalulla on. Työpajoissa todettiin, että Rani Plastille toimivin ratkaisu olisi rakentaa organisaatioon pohjautuvan Teams-rakenteen sijaan prosessilähtöinen kanavarakenne, johon kaikkien prosessiin liittyvien henkilöiden on helppo osallistua. Teams otettiin käyttöön kaikille toimihenkilöille, joka oli suuri muutos aiempaan, suljettuun työskentely-ympäristöön.

Informaation siirto intraan nosti tiedon saannin – ja asioista tiedottamisen – aivan uudelle tasolle

Rani Plastilla ei ollut aiemmin käytössään intranetia, joten Sharepoint-intranetin rakentaminen aloitettiin alusta. Koko rakenne suunniteltiin intuitiiviseksi intranetiksi, jossa tiedotetaan tärkeistä asioista ja josta on helppo hakea tietoa.

“Sulavan asiantuntija veti intra-projektia todella hyvin ja ohjasi tekemistä. Yhdessä mietittiin, minkälaisia palikoita intraan tulee ja minkä näköinen siitä tulee. Päivittäisiä rutiineja käytiin läpi ja sovittiin, missä erilaista tietoa jaetaan ja mitä työkalua käytetään mihinkin tehtävään”, projektipäällikkö Minna Knutar Rani Plastin IT-osastolta kertoo.

Yleinen informaation kulku on siirtynyt sähköpostista intraan sekä Teamsiin ja sähköposteja tulee todella harvoin nykyään. Informaatio löytyy intrasta helposti.

ICT-päällikkö Jari Ehrström kommentoi.

Sulava tuotti Rani Plastille myös modernin työn pelikirjan, joka sisältää tietoa Rani Plastin uusista työskentelytavoista ja työkaluista sekä näiden yhdessä tuomista hyödyistä. Pelikirja löytyy Rani Plastin intranetista ja sieltä esimerkiksi uusien työntekijöiden on helppo käydä tutustumassa työskentely-ympäristön toiminnallisuuksiin ja pelisääntöihin. Kun kaikilla on yhteiset työskentelytavat ja pelisäännöt tiedossa, säästyy paljon aikaa ja työnteko tehostuu.

Työympäristön suunnittelu: prosesseittain rakennettu Teams intranetin tukena

Yksi intraprojektin ajureista oli uuden dokumentaatioratkaisun löytäminen aiemmin käytössä olleen K-aseman tilalle. Uudelle dokumentaatioalustalle oli tarkoitus siirtää muun muassa Rani Plastin laatudokumentit. Osa tiedoista siirrettiin SharePoint intraan luotuun jaettujen dokumenttien kirjastorakenteeseen. Merkittävänä osana ratkaisua toimi Teams, sillä sinne saatiin helposti ja keskitetysti kaikki tarvittava informaatio ja siellä on helppo hakea dokumentteja.

Rani Plastin Teams on rakennettu prosessien mukaan, eli esimerkiksi toimitusketjulle on oma tiiminsä, joka sisältää kanavat toimitusketjun eri vaiheille, samoin kuin markkinoinnille ja myynnille luotiin omat tiimit. Suurin osa tiimeistä on julkisia, mutta arkaluontoisempia tietoja käsitellään suljetuissa tiimeissä. Joissain Teams-kanavissa viestiketjut ovat isommassa roolissa ja toiset kanavat toimivat enemmän dokumentoinnin tukena. Uudistuksen myötä myös reklamaatioiden hoito on nopeutunut ja viestejä on helppo löytää, kun sen osalta siirryttiin kokonaan Teamsiin.

Reklamaatioprosessi itsessään on jokseenkin monimutkainen jo luonteeltaan, mutta kun viestittely on siirretty Teamsiin on päästy pois ”rönsyilevästä” sähköpostiviestimassasta. Tietty reklamaatio löytyy helposti joko Teamsin haulla tai sitten intran haulla.

Knutar kertoo.

Teamsin rakenne ja sen toimiminen viestintäalustana olivat monelle työntekijälle täysin uusi tapa toimia. Sulavan asiantuntijat kouluttivat henkilöstöä Teamsin käyttöön sekä kertoivat vinkkejä Teamsin parhaista käytännöistä. Tärkeässä roolissa Rani Plastilla on esimerkiksi Teamsissa “pingaaminen”, joka helpottaa pääsyä itselle relevantin tiedon äärelle. Ihmiset ovat oppineet pingaamisen hyvin, ja että muihin kuin itselle relevantteihin aiheisiin ei tarvitse reagoida. Teamsiä ja uusien kanavien perustamista hallinnoidaan IT-osastolla, jotta rakenne pysyy selkeänä ja uusia ryhmiä ei ala muodostua liikaa. Kysyntä uusille ryhmille on ollut hyvin pientä, kun Teamsin rakenteen suunnittelu tehtiin alusta asti perusteellisesti.

“Sulavan asiantuntijoiden tietämys Teams-rakenteesta ja Teams-ryhmien ja kanavien sopivasta määrästä auttoi meitä merkittävästi”, Ehrström kiittää.

Pilviagentit apuna jalkautuksessa

Rani Plastin uuden työympäristön käyttöönoton ja käytön jalkauttamiseen rakennettiin pilviagenttien ryhmä organisaation sisältä. Pilviagentteja haettiin koko organisaatiosta intran välityksellä ja lopulta ryhmään ilmoittautui 12 hengen tiimi, jotka toimivat tukihenkilöinä muulle henkilöstölle ja auttoivat ihmisiä uuden työympäristön käyttöönotossa ja käytössä. Pilviagentteja oli myynnistä, tuotekehityksestä, ympäristö & laatu -osastolta, hallinnosta, tuotannosta sekä kunnossapidosta.

Sulava auttoi koulutussuunnitelman teossa ja järjesti koulutuksia koko henkilöstölle eri aihealueiden ympärillä. Ensimmäisenä koulutettiin pilviagentit, joiden kanssa käytiin läpi agentin roolia organisaatiossa ja modernin työn pelikirjaa. Agentit kävivät läpi myös kattavat hands on -koulutukset, jotta pystyivät hyvin tukemaan ja auttamaan muita Rani Plastin työntekijöitä. Pilviagentit ovat edelleen uudistetun työympäristön ja toimintatapojen asiantuntijoita, joilta voi tarpeen mukaan pyytää neuvoa ongelmatilanteissa. Ryhmän jäsenet ovat edelleen aktiivisia keskusteluissa ja levittävät osaamistaan arkityössä.

Projekti maaliin jämäkällä otteella

Laaja modernin työn projektikokonaisuus vietiin maaliin sovitussa aikataulussa. Intranetin ja Teamsin käyttöönoton myötä sekä tiedonkulku että tiedonsaanti on parantunut todella paljon.

Arvostan, että Sulavan asiantuntijat haastoivat meitä muun muassa lisensseihin, tietorakenteisiin ja tietoturvaan liittyvissä asioissa ja antoivat parannusehdotuksia. Otimme haasteet vastaan positiivisin mielin.

Ehrström kommentoi.

“Käyttöoikeuksien ja dokumenttien hallinta on helpottanut merkittävästi IT-osaston työtä. Kun tiedonjako sujuu suoraviivaisesti Teamsissa, IT-osaston ei tarvitse jatkuvasti miettiä käyttöoikeuksia. Kun kaikki on avoimena, tiedonjako on kääntynyt päälaelleen,” Ehrström toteaa.

Rani Plastin tavoitteena on seuraavaksi saada myös tehdastyöläiset tiedon äärelle ja yritys tutkii tähän erilaisia ratkaisuja.

Kirjoittaja: Merja Turpeinen
Julkaistu huhtikuussa 2023