Outotec on pörssiyhtiö, joka suunnittelee ja toimittaa teknologioita sekä prosesseja metallien tuotantoon ja jalostukseen. Yli 4800 ihmistä työllistävän yhtiön toimintaa kuvastavat suuret asiakasprojektit ja kansainvälisyys. Outotec on paitsi teknologiayhtiö myös projektiyritys, joka myy monimutkaisia kaivosteknologia- ja laitoshankkeita, jotka se ensin suunnittelee ja sitten toteuttaa itse tai yhdessä kumppaniensa kanssa.

Outotecilla idea Office 365 -projektista lähti liikkeelle halusta modernisoida arkisen tietotyön työvälineitä.

Yrityksen ratkaisut kaivosteollisuudelle edustavat kirkkainta kärkeä, mutta yhtiön sisäiset kommunikointi- ja kollaborointityökalut eivät parhaalla mahdollisella tavalla tukeneet maailmanlaajuisesti toimivaa organisaatiota. Pikaviestitoiminnot toimivat hyvin, mutta etenkin verkkokonferenssien järjestäminen takkusi.

”Halusimme modernin kollaboraatioalustan. Vanha järjestelmämme ei olisi taipunut nykytarpeisiin, vaikka sitä olisi päivittänyt. Office 365 huomattiin nopeasti vahvimmaksi ehdokkaaksi”, sanoo Outotecin kollaboraatiotyökaluista vastaava Svante Lindström

Office 365:ssä Outoteciä miellytti erityisesti se, että ratkaisu on yhtenäinen ja saumaton kokonaisuus.

”Meillä oli tarve yhdenmukaistaa talon sisällä se, miten ihmiset ottavat yhteyttä toisiinsa, jakavat tiedostoja ja kommunikoivat keskenään. Vanha järjestelmä ei myöskään tarjonnut yhtenäisesti käytössä olevia työkaluja, kuten chattia ja ruudunjakoa, talon ulkopuoliseen tehokkaaseen kollaboraatioon esimerkiksi asiakkaiden ja ulkoisten kumppanien kanssa. Office 365:n avulla nämä kaikki onnistuvat.”

Valitessaan kumppania O365-projektin toteuttamiseen Outotec teki huolellisen pohjatyön ja vertaili useita toimittajia.

”Kokonaisuus ratkaisi. Valitsimme Sulavan, koska yrityksellä on hyvä maine ja kykyä tarjota osaamista kaikille tarvittaville alueille. Meille oli myös tärkeätä saada kumppani, joka pystyi sitoutumaan hyvin nopeaan aikatauluun.”

Projektin taustatöitä tehdessä muutoksen hallinnan merkittävyys nousi selkeästi esille. Outotecin sisäisiä kehityshankkeita vetävän johtajan Riika Wikbergin mukaan yrityksessä ymmärrettiin hyvin, että pelkkä tekninen käyttöönotto ei riitä ­– itse asiassa käyttöönoton jälkeen vasta suurin työ alkaa.

”Sen huomasimme tässä projektissa, että muutoksenhallintaan kannattaa todellakin panostaa. Me teimme niin, ja siksi tässä onnistuttiin näin hyvin. Paljon on toki vielä tekemistä, mutta moni asia on edennyt todella mukavasti onnistuneen muutosjohtamisen ansiosta”, sanoo Wikberg.

Office 365 -työkalujen avulla odotetaan saavutettavan kustannussäästöjä, kun työtavat tehostuvat ja tarve sisäiselle matkustukselle vähenee. Jo nyt Skype for Business toimii loistavasti niin kokouksiin kuin puheluihin, ja sisäisen yhteistekemisen määrä lisääntyy.

Peräpeiliin katsoessa voi sanoa, että yksi keskeinen osa projektin onnistumisen kannalta oli huolella koottu projektitiimi. Outotec määritteli tiimin jäsenille selkeät vastuut ja piti tiheästi statuspalavereja ja työkokouksia. Näin ydinryhmästä tuli tiivis ja tekemiseen syntyi hyvä henki.

”Erittäin hyvää tässä on ollut se, että henkilökemiat ovat toimineet hyvin. Tiimityö sulavalaisten kanssa on toiminut loistavasti. Se on tärkeä syy siihen, että projekti on mennyt hyvin”, sanoo Lindström.

”Olemme varmasti olleet erittäin vaativia change management -asiakkaita, mutta kaikki on mennyt hyvin”, jatkaa Wikberg.