Otava-konserni siirtyi entistä avoimempaan työympäristöön uudistetun intranetin ja Teams-käytön myötä

Mediakonserni Otavalla on hyvin monialainen ja heterogeeninen organisaatio, jossa työskentelee 1250 ammattilaista kirjakustantamo-, kirjakauppa- ja medialiiketoimintayhtiöissä.

Jatkona käynnissä olleelle työkulttuurin yhtenäistämis- ja kehittämistyölle Otava uudisti intranetin ja terävöitti organisaationsa Teams-käyttöä Sulavan avustuksella.

Otava-konserni siirtyi jo yli 10 vuotta sitten SharePointin käyttöön ja Teams-käyttöä lähdettiin voimakkaasti jalkauttamaan jo vuonna 2018. Kehitys liittyi laajempaan koko organisaation yhtenäistämis- ja kehittämisprojektiin, jossa lisättiin avoimuutta ja läpinäkyvyyttä organisaatiossa.

Samassa yhteydessä Otavassa syntyi ajatus Oiva-intranetin uudistamisesta niin teknisesti kuin toiminnallisestikin. Aikaisempi intranet-toteutus sisälsi paljon räätälöintejä, joita ei saatu toimimaan yhteen uusien Office 365 -työkalujen kanssa. Järjestelmä haluttiin muuttaa moderniksi intranetiksi. Uudistus aloitettiin sisäisesti kartoittamalla prosessit ja SharePointin ja Teamsin yhdistämismahdollisuudet. 

”Pyysimme Sulavan kumppaniksi projektiimme, jonka tähtäimessä oli Oiva-intranetin perusteellinen uudistaminen ja Teams-käytön järkevöittäminen modernin työn mallien mukaisesti”, kommentoi Otavan tietohallintojohtaja Maarit Laakkonen. 

”Konsernissamme oli samaan aikaan käynnissä Yhteinen Otava -brändiuudistusprojekti, joka tuki täydellisesti myös tätä hanketta, kun uudet logot ja visuaalinen maailma saatiin suoraan yhdistettyä uudistettuihin sisäisen työn ympäristöihin”.  

Uudistettu intranet palvelemaan organisaatiota paremmin

Projekti aloitettiin työpajoissa, joissa pureuduttiin kysymyksiin mm. siitä mihin eri työkaluja organisaatiossa käytetään ja mihin niitä tarvitaan. Määrittelyvaiheessa järjestettiin tilaisuuksia liiketoimintojen kanssa, joissa käytiin läpi käyttäjien aitoja tarpeita. Informaatioarkkitehtuuria pyrittiin tiivistämään siten, että nykyinen intranet saataisiin kevyemmäksi ja paremmin monimuotoista organisaatiota palvelevaksi.

Uudistetun intranetin tarpeisiin rakennettiin Teams-runko ja samalla jo aikaisemmin modernia työntekoa ohjaamaan luotu Office 365 -pelikirja päivitettiin. Uudistettu, entistä visuaalisempi ja omaksuttavampi pelikirja tuotiin uuteen intranetiin helposti käytettävään muotoon.

”Olimme jo aikaisemmin tiedostaneet, että Teams-ryhmiä oli turhan paljon ja niiden järkevöittäminen oli olennaista tämän projektin onnistumiselle”, kommentoi projektia Otavalla koordinoinut, järjestelmäpäällikkö Heidi Korvala.

Tavoitteissa SharePointin ja Teamsin mobiilikäyttö

Yksi olennaisimmista asioista uudistetussa ympäristössä on, että kokonaisuus toimii modernissa SharePoint-ympäristössä. Teams ja SharePoint kulkevat nyt Otavalla käsi kädessä ja muodostavat ehjän kokonaisuuden. Kokonaisuuteen on myös rakennettu erilaisia automatisointeja prosessien sujuvoittamiseksi.

Mobiilikäytön mahdollistaminen oli yksi projektin tärkeimmistä tavoitteista ja SharePointin ja Teamsin haluttiin tukevan liikkuvaa työtä.

Tähtipelaajat jalkautuksen tukijalkana

Uuden intranetin ja Teams-käytön terävöittämisen jalkautus viestinnän näkökulmasta oli tehokasta ja suoraviivaista, sillä työkalut olivat jo organisaatiolle tuttuja. Koronapandemian myötä siirryttiin laajasti etätyöhön, jota uudet työkalut ovat tukeneet erinomaisesti.

Aikaisemmassa yhtenäistämis- ja kehittämisprojektissa luotu, noin 80 työntekijän muodostama Tähtipelaaja-ryhmä oli avainasemassa koko projektissa. Ryhmän jäsenille annettiin perusteellinen Teams-koulutus ja he auttoivat muun muassa Teams-työtilojen selkeyttämisessä. Projektipäälliköt pitivät johtoryhmälle ja Tähtipelaajille säännöllisiä päivityksiä Teamsin välityksellä ja Tähtipelaajat huolehtivat, että ihmiset ovat tietoisia meneillään olevista asioista.

”Projektiryhmän säännöllinen tiedonjako ja yhteistyö toimi erittäin hyvin ja loi onnistumisen edellytykset kokonaisuudelle”, Heidi Korvala kertoo. ”Työtä ei missään vaiheessa tehty kammioissa vaan säännöllisen yhteyden myötä kaikilla oli koko ajan tieto missä mennään. Saimme todella hyvää palautetta viestinnän aktiivisuudesta ja eri ryhmien huomioimisesta”.

Otavan ja Sulavan yhteisprojektin tavoitteet korkealla

Otavan projektin tavoitteet olivat hyvin korkealla ja lähtötaso Otavalla oli myös hyvä. Office 365 -käyttö oli jo vakiintunut.

”Yhteistyömme Sulavan kanssa meni kokonaisuutena hienosti. Suunnittelimme ja sparrailimme asioita yhdessä paljon. Työskentelytapa oli rakentava ja projekti oli täynnä hyvää tsemppiä. Kiitosta tuli ylintä johtoa myöten”

Maarit Laakkonen

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu lokakuussa 2020