23 maaorganisaatiota ja yksi O365 -ympäristö – Näin Sulava vei Lindströmin pilveen
Sulava ja Lindström toteuttivat yhdessä mittavan Office 365-käyttöönottoprojektin, jossa tavoitteena oli tehdä yksi yhtenäinen yhtiö lukuisista maayhtiöistä. Projektissa yhden O365-palvelun piiriin vietiin 23 eri yhtiötä, joilla oli aiemmin oma it-infrastruktuuri. Nyt käytössä oleva O365 on Lindströmin ensimmäinen kaikkien käytössä oleva globaali sisäinen palvelu.
Koko projekti lähti liikkeelle jo vuonna 2010. Lindströmillä haluttiin muodostaa yhtenäinen visio tietotyön tulevaisuudesta ja dokumentoida tuo visio selkeästi. Tahtotila vanhoista malleista uusiin siirtymiseen oli vahva ja työ tehtiin huolella. Vision luomiseen, määrittelyyn ja sisäiseen lobbaustyöhön käytettiin paljon aikaa.
Lähtötilanne oli varmasti monelle organisaatiolle tuttu: Dokumentaatio oli hajautunut useisiin paikkoihin, käytössä oli erillisiä sähköpostidomaineja, ja tytäryhtiöillä oli omia it-ratkaisuja, jotka eivät olleet keskitetysti hallussa.
”Visionamme oli luoda Lindström, joka näkyisi jokaiselle työntekijälle samanlaisena. Käytimme vertauskuvana McDonaldsia: missä ikinä teetkin töitä, sinulla on samat tutut välineet käytössä, ajantasainen tieto saatavilla ja kommunikointi kollegoiden kanssa sujuu helposti”, sanoo Lindströmin IT-manager Marjut Lainio.
Selvitysten ja visiotyön jälkeen Lindströmin tietohallinto ehdotti rohkeasti johdolle, että siirretään kaikki yhteen O365-palveluun ja yhden domainin alle. Ehdotuksen läpimenoon suhtauduttiin varauksella.
”Oli hienoa ilmoittaa, että toive meni läpi – siinä suut loksahtivat auki!”
O365-käyttöönotto ja sähköpostimigraatiot toteutettiin globaalisti maa kerrallaan. Työtä ja siirtymää ei jätetty pelkästään maaorganisaatioiden omalle kontolle. Suomesta lähti sekä Lindströmin että Sulavan asiantuntija paikan päälle opastamaan, tukemaan ja varmistamaan, että kaikki sujuu loistavasti.
”Olemme melko perinteinen yritys, ainakin IT näkökulmasta ja teemme tällaiset muutokset varovaisesti. Halusimme tarjota maaorganisaatiolle tukea uudesta vanhaan siirtymisessä. Käytännössä projektitiimin henkilöitä oli paikan päällä eri maissa useita päiviä.”
Haasteita oli sekä tekniikassa että asenteissa, mutta kaikista selvittiin ”vierihoitomigraatiotuen” avulla.
”Meillä oli tytäryhtiöissä hyvin erilaisia käytäntöjä ihan perusasioissa. Esimerkiksi osassa maita suhtauduttiin erittäin negatiivisesti siihen, että uudessa ympäristössä kollegat pääsisivät näkemään toistensa kalenterit.” Lindströmin IT-manager Marjut Lainio
Kaikista palveluista Skype for Business sai heti alkuun eniten suosiota. Skypestä tuli vanhaa Lynciä virallisempi kommunikointikanava ja ylin johto alkoi heti käyttää sitä aktiivisesti. Nyt merkittävä osa palavereista on siirtynyt Skypeen ja tällä saadaan aikaan selkeitä säästöjä kuluihin ja tehostettua ajankäyttöä.
Yammerin suhteen Lainio ei odottanut mitään ihmeellistä, mutta se toikin positiivisen yllätyksen.
”Yammer on nyt kovassa käytössä ja tiimit perustavat sinne ahkerasti omia ryhmiään, mikä on aivan ihanaa!”
Pöllimisen arvoinen idea muille Yammer-käyttäjille voisi olla Lindströmin Paljasta potentiaalisi -Yammer-ryhmä. CRM-liidien lisäksi siellä käydään keskustelua ja heitellään ideoita potentiaalisista asiakkaista. Kaikki voivat liittyä ryhmään ja sinne onkin kerääntynyt myös paljon väkeä, joilla ei ole varsinaisesti tekemistä myymisen kanssa.
Yhteistyö Sulavan kanssa sujui Lainion mielestä erittäin hyvin: kaikki meni, kuten suunniteltiin. Yrityksen osaamisesta on tullut hänelle kyselyjä muista kilpailutusta tekevistä yrityksistä ja hän on voinut suositella Sulavaa projektiin.
”Tiimimme on kovasti tykännyt työskennellä Sulavan kanssa. Infra-organisaatiomme pitää työskentelytavasta, joka ei ole hirveän formaali. Sulavalla on pienen, ketterän talon edut ja se sopii meille.”
”Olemme pieni IT- organisaatio, joten meille on todella tärkeää, että voimme luottaa siihen, että toimittaja pystyy hoitamaan asiat. Sulavan tekninen kompetenssi on huippua.”
Entä mitä oppia projektista voisi jakaa muille?
”Meidän projektipäällikkömme tekivät tätä oman toimensa ohessa ja asian voisi tietysti organisoida siinä mielessä tiukemmin. Mutta eipä meidän ohuessa organisaatiossa muuta vaihtoehtoa ollut kuin mennä näin ja loppu hyvin kaikki hyvin.”
O365-projektin jälkeen Lindström on kääntänyt katseensa Internet of things –mahdollisuuksiin ja niiden toteutuksessa tullaan hyödyntämään Azurea. IoT on hyvin lähellä Lindströmin perusprosesseja, esimerkiksi työvaatteisiin liitettävistä tägeistä on saatavissa selkeitä liiketoimintahyötyjä.
”Tämä oli meille iso ponnistus. Olemme esimerkki organisaatiosta, jossa on tehty rauhallisesti O365-käyttöönotto. Jotkut ehkä tekevät tällaisen yön yli, mutta tämä oli meidän tapamme ja onnistuimme siinä hyvin, sanoo Lainio.”
Valinta perustui Sulavan ja Lindströmin vuosia jatkuneeseen kiinteään strategiseen yhteistyöhön. Yhteistyö on kattanut Microsoftin pilviympäristön laajamittaisen hyödyntämisen. Yhteistyö alkoi Office 365:n globaalista käyttöönotosta ja siihen liittyvästä työkulttuurin muutoksesta. Kokonaisuutta on täydennetty lukuisilla lisäratkaisuilla, ml. Azure-pohjaisella IoT-alustalla sekä laajoilla tietoturva- ja hallintapalveluilla.
Sulava ja Lindström toteuttivat mittavan Office 365-käyttöönoton, jossa tavoitteena oli tehdä yksi yhtenäinen yhtiö lukuisista maayhtiöistä.