Elementtirakentamiseen erikoistunut, pyhäntäläinen, Lapwall rakensi Sulavan avustuksella uuden modernin intranet-ympäristön, jonka tavoitteena on tuoda sisäinen viestintä ja kollaboraatio tähän päivään.

Vuonna 2011 perustettu Lapwall Oy on vajaassa kymmenessä vuodessa kasvanut Suomen johtavaksi puuelementtivalmistajaksi. Yhtiöllä on tehtaat Pyhännällä ja Pälkäneellä sekä toimipisteet Oulussa ja Vantaalla. Toimipisteiden välillä liikkuu paljon tietoa ja erityisesti viestinnän tehostamiseen yhtiö päätti toteuttaa uuden modernin, Sharepointia ja Teamsia hyödyntävän, intranetin.

Lähtötilanne Lapwallilla oli, että vanha työtilaympäristö oli toimittanut intran virkaa ja tiedostot ja informaatio olivat olleet suhteellisen levällään eri paikoissa. Uuden intran avulla haluttiin koota kaikki yritystä ja työntekijöitä koskeva data samaan paikkaan ja tehostaa viestintää muun muassa uutisten, nimitysten ja ohjeiden osalta. Uuden intran avulla myös kollegat tutuksi -toiminta sai uutta virtaa.

”Pyrkimyksenämme oli päästä tilanteeseen, jossa meillä on mahdollisimman vähän erilaisia järjestelmiä käytössä ja kaikki on selkeästi hallittavissa yhdestä paikasta”, kommentoi HR-päällikkö Sanna Vappula Lapwallilta. ”Uuden intramme avulla myös toiminnan ja henkilöstön johtamiseen saadaan lisää vahvuutta ja läpinäkyvyyttä.”

Turvallisuusilmoitustoiminnallisuus isossa roolissa

Lapwalllilla on toimipaikkoja ympäri Suomen ja suurin osa työntekijöistä on tuotannossa, jossa on jatkuvia turvallisuuteen liittyviä tiedottamistarpeita. Uuteen intranetiin rakennettiin tätä varten turvallisuusilmoitustoiminnallisuus, jonka avulla turvallisuushavaintojen käsittelyyn ja viestimiseen saatiin luotua sulava prosessi ja työnkulku.

”Turvallisuuteen liittyvissä tiedonantotilanteissa tieto menee nyt intran kautta asiaan kuuluvien ihmisten tietoon ja vastuulliset saavat siitä ilmoituksen. Tämä on tehokas tapa jakaa tietoa muun muassa läheltä piti -tilanteista, turvallisuushavainnoista ja tapaturmista”, Vappula kertoo.

Turvallisuusilmoitustoiminnallisuuden integrointimahdollisuus uuteen intraan tuli ilmi projektin aikana ja se nousi lopulta kohtuulliseen suureen rooliin toteutuksessa.

Sulavan kanssa maaliin

Lapwallin projekti oli varsin suoraviivainen ja perinteinen intranetprojekti, jonka erityispiirre oli se, että toteutusta lähdettiin tekemään aivan alusta. Projektia kuljetettiin säännöllisillä viikkopalavereilla sekä jatkuvilla Teams-keskusteluilla ja materiaalien jakamisilla. Sovittu aikataulu piti erinomaisesti ja yhteistyö oli sujuvaa.

”Projekti Sulavan kanssa sujui todella hyvin. Olen itse ollut lukemattomissa IT-projekteissa mukana ja tämä oli ehdottomasti yksi parhaista”, Vappula sanoo ja jatkaa: ”Sulava erottui modernin intranetin tarjoajana joukosta jo tarjousvaiheessa yksinkertaisella ja visuaalisella ehdotuksellaan. Saimme projektin aikana vastauksia kysymyksiin jouhevasti ja lisätoiveemme huomioitiin nopeasti ja tehokkaasti.”

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu tammikuussa 2021