K-Citymarket uudisti intranetin helpottamaan tiedonkulkua

Suomessa on 81 K-Citymarketia, joissa työskentelee yhteensä noin 6800 henkilöä. Sisäisen viestinnän tärkein työkalu K-Citymarket käyttötavaran henkilökunnalle on intranet, sillä se toimii samalla myös toiminnanohjausjärjestelmänä arjessa. Intranet on aktiivikäytössä päivittäin ja siksi on erityisen tärkeää, että yhteiset ja kauppakohtaiset ajantasaiset tiedot löytyvät helposti intranetin uutisista ja muista sisällöistä. Vanha intranet ei toiminut enää tarpeiden mukaisesti, joten keväällä 2023 tuli ajankohtaiseksi uudistaa intranet kokonaisuudessaan Sulavan avustuksella. 

Keväällä 2023 Sulava lähti modernisoimaan K-Citymarketin intranetin uudeksi kokonaisuudeksi. Vanha klassinen SharePoint-intranet ei enää vastannut käyttötarpeisiin ja sen ylläpito alkoi olla raskasta. Uusi intranet haluttiin päivittää nykyaikaiseksi ja modernia teknologiaa hyödyntäväksi käyttäjälähtöiseksi ratkaisuksi. Intranetistä haluttiin selkeä, tehokas ja helppokäyttöinen K-Citymarketin näköinen kokonaisuus, joka mahdollistaisi kauppakohtaisen viestinnän. Lisäksi mobiilikäyttöä haluttiin lisätä entisestään. 

“Parhaaksi ratkaisuksi valikoitui intranetin rakentaminen alusta alkaen kokonaan uudeksi moderniksi kokonaisuudeksi, jotta käyttökokemus saadaan täysin uudelle tasolle. Intranetin kehitykseen haluttiin lähteä puhtaalta pöydältä, koska koettiin, että vanhaa dataa on turha siirtää ja puhdistustyö pitää jossain vaiheessa kuitenkin tehdä”, IT Manager, End User Services Elina Miettinen K-ryhmältä kertoo.  

Iteratiivinen kehitystyö K-Citymarketin omassa ympäristössä  

Projekti käynnistettiin suunnittelupalaverilla, jossa tehtiin projektisuunnitelma sekä sovittiin roolit ja vastuualueet projektitiimin kesken. Projektin ensimmäisessä vaiheessa Sulavan konsulteista ja K-Citymarketin hallinnosta ja IT-osaston edustajista koostunut projektitiimi määritteli tarpeet uudelle sivustokokonaisuudelle.  

Intranetille suunniteltiin K-Citymarketin näköinen visuaalinen ilme, sivupohjat ja laskeutumissivujen rakenne. Intranetin käyttäjien ajan tehostamiseksi sivuston rakenteen ja navigoinnin tuli olla helppokäyttöinen ja looginen. Kehitystyö tapahtui iteratiivisesti suoraan asiakkaan ympäristössä niin, että asiakas näki kaikki muutokset livenä.  

Intranetin sisällöt kokonaan uusiksi alusta alkaen 

Sulava järjesti projektitiimin kanssa yhteensä kuusi suunnittelutyöpajaa. Niissä käytiin läpi nykytilaa ja sisältöjä sekä määriteltiin tarpeita tulevalle. Työpajoissa määriteltiin intranetin rooli muihin työkaluihin, kuten kauppakohtaisiin Teamseihin nähden, dokumentinhallinta sekä käyttöoikeudet ja käytiin läpi intran uutisoinnin ja informaatiorakenteen tarpeita.  

Aiempia sisältöjä ei siirretty vanhasta intranetistä uuteen, vaan kaikki sisältö tuotettiin uusiksi alusta alkaen 300:n sisällöntuottajan voimin. Tämän takia toteutusvaiheessa oli tärkeää päästä mahdollisimman nopeasti ja ketterästi tilaan, jossa ympäristö olisi valmis sisällöntuotannolle.   

“Huomioitavaa on, että koko projekti toteutettiin onnistuneesti etänä Teamsin välityksellä ja osittain vielä kesällä loma-aikaan”, K-Citymarketin kehityspäällikkö Janne Lanu kiittelee ketterää muutosprojektia.  

Räätälöidyt ominaisuudet helpottamaan arkea 

Intranettiin tehtiin kustomoituja ominaisuuksia, jotka parantavat käyttäjän käyttökokemusta. Jotta uutisvirta pysyy ajantasaisena, artikkeleille voi luoda sääntöjä helpottamaan sisällönhallintaa. Vanhenevat artikkelit häviävät intranetista automaattisesti ja uutisvirta pysyy ajantasaisena, eikä intranetiin kerry vanhentunutta tietoa. Lisäksi sisältösivujen päivitystarpeesta muistutellaan automaattisesti sivun vastuuhenkilöä. 

“Säännöt luotiin taustalle helpottamaan sisällöntuottajien työtä, jottei kenenkään henkilön taakkana ole sisällön vahtiminen”, Miettinen kertoo. 

Uutisvirtaa on myös helppo hallita henkilökohtaisesti räätälöidyllä luettu/lukematon-toiminnolla, joka helpottaa erityisesti kauppojen henkilökuntaa, joilla on käytössään yhteiskäyttöiset työasemat. Toiminnon avulla käyttäjä näkee henkilökohtaisesti mitkä uutiset hän on jo lukenut ja mitkä ei. 

Symbolit ja ikonit määrittelevät eriasteisia tiedotteita, jotta käyttäjä pystyy suodattamaan uutisvirrasta eri aiheita. Tekoäly ylikirjoittaa vanhentuneet tiedostot ja huolehtii, että esimerkiksi hinnastot ja valikoimalistaukset ovat aina ajan tasalla kauppakohtaisesti.  

Intranetin tiedon haku- ja suodatustoimintoihin kiinnitettiin erityistä huomiota, jotta käyttäjät löytävät helposti tarpeellisen tiedon. 

”Kun intranet ohjaa vahvasti kaupan toimintaa ja tekemistä, on tärkeää, että intran etusivulta käyttäjä pystyy suoraan suodattamaan esimerkiksi kiireelliset tai tehtäväksi tarkoitetut uutisvirrat”, Lanu sanoo.  

Koulutuksen merkitys intranetin jalkautuksessa 

Uusi käyttöliittymä ja rakenne vaativat kaupoilta ja sisällöntuottajilta uuden opettelua. Sulava järjesti pääkäyttäjille ja sisällöntuottajille koulutusta, jossa käytiin läpi uuden intranetin tärkeimmät ominaisuudet ja mahdollisuudet.  

Tämän lisäksi Kesko piti omia sisäisiä koulutuksia henkilökunnalleen yhteisesti sekä yksittäisille tiimeille kohdennetusti, joissa keskityttiin yksityiskohtaisemmin tiettyjen toimintojen tekemiseen. Keskon tiimi kustomoi sisäisien koulutuksien materiaalit “Keskon kielelle” loppukäyttäjien työn helpottamiseksi.  

Keskolla hyödynnetään isommissa muutoshankkeissa omaa muutosagenttiverkostoa, johon kuuluu 65 keskolaista eri toimialoilta. Muutosagentit oman työnsä ohella opastavat ja kouluttavat kollegoita uusien työvälineiden ja toimintatapojen käyttöönotossa ja käytössä. Tässä projektissa isompaa muutosagenttiverkostoa ei hyödynnetty, vaan koulutukset järjestettiin projektitiimin toimesta ja siihen ratkaisuun oltiin palautteiden pohjalta tyytyväisiä. 

Modernisointiprojekti maaliin aikataulussa ja alle budjetin 

Modernisointiprojekti toteutettiin aikataulussa ja uusi intranet julkaistiin käyttöön elokuussa 2023. Alkuperäinen budjetti projektille alittui ja toteutustyön päätyttyä yhteistyö jatkuu ylläpidolla. Sulavan konsultti tukee sisällöntuottajia ja tarvittaessa opastaa pääkäyttäjiä ja sisällöntuottajia.   

Intranetin etusivulle on tehty palautelomake, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää palautetta uudesta intranetistä. Kiitosta on saanut esimerkiksi sujuva mobiilikäyttö.  

“Sulavan konsulttien ammattitaidon ansiosta projekti eteni maaliin niin ketterästi ja suoraviivaisesti kun voi vain edetä. Liiketoimintaymmärrys on myös ollut tärkeässä roolissa, että yhteistyö on ollut näin sujuvaa.”, Miettinen kiittelee.  

Kirjoittaja: Merja Turpeinen
Julkaistu lokakuussa 2023