Vauhdilla kansainvälistynyt Junttan siirtyi moderniin työympäristöön

Hydraulisten paalutuslaitteiden suunnitteluun, valmistamiseen ja markkinointiin erikoistunut, kuopiolainen Junttan on viime vuosina laajentanut kansainvälistä toimintaansa mm. perustamalla uudet tytäryhtiöt Yhdysvaltoihin, Australiaan, Hollantiin ja Ruotsiin. Yhtiön työympäristö ja -tavat päivitettiin vastaamaan modernin globaalin yrityksen tarpeita.

Tänä vuonna kunniakkaaseen 44 vuoden ikään ehtineessä perheyritys Junttanissa havahduttiin siihen, että vahvasti kansainvälistyvässä toimintaympäristössä yhtiön aikaisemmat toimintatavat eivät enää riittäneet.

Yhtiö työllistää 232 asiantuntijaa, joista tuotannossa toimii 98. Laajalle levittäytyneen organisaation tiedonkulussa ja työtavoissa oli selkeitä haasteita liittyen muun muassa vanhentuneisiin viestintäprosesseihin ja -välineisiin, yhtenäisten toimintatapojen puutteellisuuteen sekä erityisesti näin korona-aikana esille tulleeseen etätyön tekemisen edellytyksiin. Myös laiteriippuvainen tiedostojen käyttö verkkolevyiltä VPN-yhteyden kautta ei enää palvellut nykyistä globaalia toimintaympäristöä. Sulavan tukemana yhtiö ryhtyi toimiin ja aloitettiin Modern Workplace -projekti.

Ensimmäinen tärkeä ratkaisun edellytys oli ymmärrys siitä, että kyseessä on laajempi yrityksen kulttuurimuutos, jota tuetaan teknisillä ratkaisuilla. Eri yksiköiden välisen viestintäkuilun pienentäminen ei onnistu uuden työkalun käyttöönotolla vaan tarvitaan omakohtaisten positiivisten kokemusten kautta syntyvä halu muutokseen. Yhtiössä oli jo pitkään vallinnut viestintähaaste tuotannon ja toimiston välillä ja uudet, eri puolilla maailmaa sijainneet, tytäryhtiöt loivat viestinnälle täysin uudenlaisia tarpeita.

”Muutoksellemme oli hyvät lähtökohdat, sillä henkilöstömme oli odottanut jo jonkin aikaa tällaista kehitystä”, kertoo Leena Karhu, Junttanin Chief Digital Officer.

Aikaisemmin tuotannossa tärkeä tieto liikkui pääasiassa esimiesten kautta tai niistä kirjoitettiin ilmoitustauluille. Nyt meillä on yrityksemme historian ensimmäinen intranet käytössä ja Teamsin kautta englanninkielelle vaihdettu yrityskommunikaatiomme toimii molempiin suuntiin tehokkaasti. Muutosprosessimme on tosin vasta alkuvaiheessa.

Muutosten kevät 2020

Junttanilla on kunnianhimoiset visiot siitä mitä kaikkea digitalisaatiolla voidaan saavuttaa. Modern Workplace -projekti sekä Sulavan ja Junttanin yhteistyö aloitettiinkin digitalisaation tiekartalla ja sisäisen tietotyön siirrolla Office 365 -ympäristöön ja pilveen. Yli 10 vuotta käytössä ollut VPN-pohjainen verkkolevyratkaisu sai väistyä.

Jo tiekarttavaiheessa huomasimme monia kehityskohteita työskentelytavoissa ja työkaluissa, jotka vaativat modernisointia. Tässä kohtaa suunnittelimme koko informaatioarkkitehtuurin eli määrittelimme mikä tieto sijaitsee missäkin ja minkälaiset roolit tiimeillä ja työkaluilla, kuten intranetillä ja Teamsillä on kokonaisuudessa, Karhu kertoo.

Yksi projektin keskeisiä asioita oli yhteisen pelikirjan laatiminen. Dokumenttiin kirjattiin yhteiset työkalut ja toimintatavat uudessa modernissa työympäristössä. Teamsin kautta luotiin edellytykset laajalle sisäiselle yhteistyölle siten, että kaikki keskustelut käydään yhdessä ja samassa paikassa. Teamsin kautta myös liikkuva työ ja etätyö ovat mahdollistuneet paremmin ja dokumenttien löydettävyys ja saatavuus on eri tasolla kuin aikaisemmin. Kevään aikana myös rakennettiin ja lanseerattiin Junttanin historian ensimmäinen intranet, J-hub.

”Henkilöstön kouluttaminen uusiin toimintatapoihin ja työkaluihin oli alun perin tarkoitus tehdä ns. lähikoulutuksena, mutta koronapandemia muutti suunnitelmia. Alkuvaiheen koulutukset ehdittiin onneksi toteuttaa ennen poikkeustilan alkamista”, Karhu sanoo.

Koulutusta ollaan toteutettu muun muassa osastokohtauksilla sparrauksilla ja videovinkeillä. Syksyllä isossa roolissa on ollut myös hands-on-tuki tuotannon työntekijöille, kun tuotetiedostot siirrettiin lomien jälkeen verkkolevyiltä pilveen.

Vahvaa sitoutumista

Merkittävissä muutosprojekteissa johdon ja henkilöstön sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin on aina tärkeää ja Junttanilla tämä toimi erinomaisesti. Yhtiön johtoryhmä aloitti ensimmäisenä Teamsin käytön ja totuttelun uudenlaiseen viestintäkulttuuriin. Henkilöstö oli jo odottanut muutosta, joten tahtotila asian eteenpäinviemiselle oli olemassa laajasti organisaatiossa.

Yhteistyön laajentaminen tiimirajojen ulkopuolelle sekä etätyön entistä parempi mahdollistaminen olivat asioita, jotka otettiin muutoksessa innolla vastaan. Etätyötä ei yhtiössä oltu aikaisemmin juurikaan tehty ja todellinen testi tälle saatiin koronapandemian tuoman etätyösuosituksen myötä, joka selkeästi vauhditti muutosta.

”Kun halusimme samalla vahvistaa yhtiömme virallisen kielen englannin asemaa niin kaikki ikään kuin nivoutui hyvin yhteen”, Karhu kertoo ja jatkaa:

Uusien kommunikointitapojen ja -työkalujen opetteluun tuli monilla uudenlaista puhtia, kun oli pakotettu tekemään kotoa töitä.

Positiivisuutta ja vastarintaa(kin)

Palaute muutosprosessin alkuvaiheessa on ollut pääasiassa positiivista. Monet ovat kertoneet, miten uudet tavat ja työkalut ovat helpottaneet heidän työtään, tiedonsaanti on parantunut ja osastojen välinen kommunikointi on aktivoitunut. Samalla uudet tavat ovat haastaneet miettimään sisäisiä prosesseja laajemminkin ja organisaatioon on muodostunut uutta tiimien välistä yhteistyötä.

Uudenlaisen kulttuurin omaksumiseen liittyy lähes aina myös haasteita ja niitä oli myös Junttanilla. Koulutusvideoita kyllä katsottiin, mutta niihin ei välttämättä enää palattu, tukitarjouksiin ei aina vastattu ja tukiklinikoille osallistui vain kourallinen ihmisiä.

”Saamamme palautteen perusteella voimme sanoa, että olemme ehdottomasti oikealla tiellä”, Karhu sanoo, mutta pitää myös kolikon toisen puolen mielessä:

”Organisaatiossamme on runsaasti pitkiä yli 10-15 vuoden työsuhteita ja osalle muutoksen omaksuminen oli haasteellisempaa, kun entiset toimintatavat olivat olleet pitkään käytössä. Esimerkiksi tuotannon puolella aikaisempi toimintatapa ja tiedostojen käyttö verkkolevyiltä on ollut monille selkeä ja toimiva tapa, joten muutoksen tuomat hyödyt oli alkuun hankalampi nähdä. Tällöin hands-on tuki ja konkreettisten päivittäistä työtä helpottavien ratkaisujen esiin tuominen on tärkeää. Vielä ollaan uusien toimintatapojen omaksumisvaiheessa”, Karhu kertoo.

Sulava kärsivällisenä sparraajana

Junttanin ja Sulavan yhteistyö projektissa oli erittäin tiivistä ja perustui vahvasti hyviin henkilösuhteisiin. Junttanin projektitiimille Sulava oli kokenut ja kärsivällinen sparraaja ja neuvonantaja.

Olen todella kiitollinen, että olemme saaneet tehdä töitä Sulavan pitkäpinnaisten ja kokeneiden ammattilaisten kanssa. Tärkeitä ja suuriakin asioita on ollut todella helppo käydä yhdessä läpi ja Sulavan konsulttien kokemukset muista vastaavista projekteista olivat tärkeitä onnistumisellemme, Karhu kommentoi.

Tulevaisuus: huomio työn tehostamiseen

Junttanin muutosprojekti ei suinkaan ole vielä valmis, vaikka työvälineitä on jo otettu käyttöön ja yhteiset pelisäännöt on luotu ja lanseerattu. Seuraavaksi huomiota kiinnitetään ennen kaikkea työn tehostamiseen ja päivittäisen työn sujuvoittamiseen koko organisaation tasolla ja samalla viedään strategista tiekarttatyötä eteenpäin.

Myös asiakkaille halutaan jatkossa tuoda uuden teknologian mahdollistamia palveluita ja tätä lähdetään nyt kehittämään sisäisen muutoksen ohella.

Leena Karhu kertoo Junttanin muutosmatkasta lisää Microsoft 365HPR -seminaarissa 10.12.2020 Tutustu ohjelmaan!

Kirjoittaja: Juhani Lassila

Julkaistu lokakuussa 2020

Nopeat faktat

  • Yhtiön haasteet liittyivät mm. vanhentuneisiin viestintäprosesseihin ja -välineisiin, yhtenäisten toimintatapojen puutteellisuuteen sekä etätyön tekemisen edellytyksiin.
  • Projektissa keskeisiä asioita olivat mm. digitalisaation tiekartan laatiminen, tietotyön siirto Office 365 -ympäristöön ja pilveen, toimintatapojen muutokset ja koulutukset, Teamsin käyttöönottominen, yhteisen pelikirjan laatiminen ja intranetin rakentaminen
  • Kyseessä on laajempi yrityksen kulttuurimuutos, jota tuetaan teknisillä ratkaisuilla.
  • Yhtiö työllistää 232 asiantuntijaa, joista tuotannossa toimii 98.