Ilkka-yhtymä ja Rukakeskus hyödynsivät modernia laitehallintaa nopeassa etätöihin siirtymisessä

Julkaistu: helmikuu 2021, toimittaja: Juhani Lassila

Etätyön tekeminen lähes kaikilla työpaikoilla lisääntyi räjähdysmäisesti koronaviruspandemian myötä. Tämä on tuottanut myös uudenlaisia haasteita laitehallinnan näkökulmasta ja monien organisaatioiden on täytynyt omaksua uudenlaisia toimintatapoja ja välineitä fyysisesti laajalle levinneen laiteinfrastruktuurin hallintaan ja tietoturvan varmistamiseen. Ilkka-yhtymä ja Rukakeskus ovat Sulavan avustuksella hyödyntäneet onnistuneesti modernia laitehallintaa ja etätyöhön siirtyminen tapahtui vaivattomasti.

Modernilla laitehallinnalla tarkoitetaan käytännössä yhtiön tai organisaation laitteiden hallintaa ja suojaamista paikka- ja aikariippumattomasti etätyötä suosivassa ajassa. Tyypillisesti tavoitteena on ”yhden tiskin taktiikka”, jossa laitteiden käyttöönotto tapahtuu nopeasti ilman IT:n tukea ja koko laitekantaa pystytään hallitsemaan yhdestä näkymästä tai käyttöliittymästä.

Modernilla laitehallinnalla myös suojataan yritysten dataa sisäisiltä ja ulkoisilta uhkilta niin yrityksen omissa laitteissa kuin etätyön myötä myös yhä useammin yksityisissä laitteissa.

Ilkka-yhtymä ratkaisi monia haasteita modernilla laitehallinnalla

Ilkka-Yhtymä on mediakonserni, jonka muodostavat emoyhtiö Ilkka-Yhtymä Oyj, painotoimintayhtiö I-print Oy, kustannusyhtiö I-Mediat Oy ja ohjelmistoyritys Liana Technologies Oy. Konsernin palveluksessa työskentelee 450 työntekijää ja yhtiön liikevaihto on noin 50 miljoonaa euroa.

Nopean etätyöhön siirtymisen peruspilarina Ilkka-yhtymässä toimi muutama vuosi sitten Sulavan avustuksella toteutettu konsernin historian suurin digiloikka, jossa siirryttiin O365-ympäristöön Lotus Notesista. Konsernin perinteinen osa uudistettiin ja vahvaa huomiota kiinnitettiin sisäiseen viestintään, etätyöskentelyasioihin ja tietoturvalliseen tekemiseen. Teams otettiin tekemisen keskiöön ja sen kautta saatiin paljon lisää tehokkuutta. Myös uusi intranet paransi tiedonkulkua ja avoimuutta läpi organisaation. 

”Meillä etätyöhön siirtymiseen omat haasteensa toi organisaatiomme moninaiset työnkuvat: toimittajat ja kuvaajat tekevät pääosin liikkuvaa työtä, osa henkilöstöstä tekee normaalia toimistotyötä ja osa taas työskentelee tuotannossa, jossa tekeminen on vahvasti sidottu laitteisiin. Jokaiseen liittyy omat erityispiirteensä”, kommentoi Ilkka-yhtymän tietohallintopäällikkö Timo Mäkinen.  

Etätöissä sisäverkon raja hämärtyy

Ennen etätyöaikaa Ilkka-yhtymän tietoturvaa tehtiin käytännössä niin, että sisäverkko suojattiin ja etätyöläisille muodostettiin turvallinen VPN-yhteys. Etätyön myötä laajalla levinnyt laitekanta aiheutti sen, että sisäverkon raja hämärtyi ja entistä enemmän laitteita täytyi pystyä suojaamaan. Microsoftin Intune on ollut käytännöllinen tuote monen haasteen ratkaisemisessa.

”Jo pari vuotta sitten toteutetussa O365-projektissamme varmistimme, että mobiililaitteiden tietoturva on paikallaan ja pystymme esimerkiksi asentamaan sovelluksia etäältä ja voimme tarvittaessa vaikkapa poistaa tietoja laitteista. Intunen avulla on myös voitu varmistua, että laitteista on pääsy sovelluksiin ilman kaksitasoista tunnistautumista, mikä on helpottanut monen arkea huomattavasti”, Mäkinen kertoo.

Intunea on myös hyödynnetty mobiililaitteiden käyttöönoton automaatioon sekä Windows- ja Mac-koneiden hallintaan. Intunen avulla ollaan myös kehittämässä softien jakelua ja jatkossa käyttäjät voivat asentaa itse kaiken tarvitsemansa laitteilleen.

Kumppanin rooli on ohjata oikeaan suuntaan

Timo Mäkisen mukaan oikeanlaisen kumppanin mukana olo on jopa kriittisen tärkeää tietojärjestelmäprojekteissa. Myös oma oppinen on olennaista varsinkin organisaatiolle, jolla on oma IT-osasto.

”Varsinkin M365-matkamme alkuvaiheessa oli erityisen tärkeää, että meillä oli kumppani, jolla on kokonaisvaltaista osaamista tästä maailmasta. Sulava on osannut ohjata meitä oikeaan suuntaa, eikä meidän ole tarvinnut ottaa taka-askeleita lainkaan. Toki yhteistyön sujuvuus on myös olennaista ja Sulavan kanssa olemme koko ajan puhaltaneet yhteiseen hiileen. Olemme myös itse oppineet projektista ja yhteistyöstä paljon”, Mäkinen kertoo.

Rukakeskus-konsernille etätyö oli uusi maailma

Rukakeskus-konserni on vastannut Rukan rinnetoiminnoista vuodesta 1973 ja Pyhän rinnetoiminnoista vuodesta 1987 lähtien. Rukakeskus on yksi Suomen johtavista matkailuyrityksistä ja hiihtokeskustoimialan markkinajohtaja lähes 20 % osuudella hissilippujen myynnistä. Työntekijöitä konsernilla on sesonkiajasta riippuen 150–400 ja työnkuvia on lukuisia: on vastaanottovirkailijoita, lipunmyyjiä, toimistotyöntekijöitä, hissityttöjä ja -poikia ja sähkömiehiä.  

Modernin laitehallinnan projekti apuun

Ennen korona-aikaa Rukakeskuksessa ei tehty juuri lainkaan etätöitä, joten muutos oli koko organisaatiolle suuri ja nopea.

Vuoden 2020 keväällä Rukakeskukselle tuli äkillinen ja uudenlainen laitehallinnan tarve, kun toimistotyöntekijät levittäytyivät koteihinsa ympäri maakuntaa. Projekti aloitettiin heti ja ratkaisua haettiin pilvestä.

”Sisäverkkomme napanuora niin sanotusti katkesi, kun ihmiset hajaantuivat”, kertoo Maria Fonsell, Rukakeskuksen IT-johtaja ja jatkaa: ”Sisäverkon kautta jaeltiin kaikki päivitykset ja politiikat laitteisiin ja nyt kun sitä ei enää voitu turvallisesti tehdä haimme apua jo käytössä olleen M365-ympäristön pilvipalveluista. Julkipilven avulla saimmekin laitteet hyvin hallintaamme.”

Rukakeskuksen työntekijät kokivat etätyön tuoman muutoksen mahdollistajana ja moderni laitehallinta teki IT:n olon huojentuneeksi pandemiasta huolimatta. 

”Kun työtä voi tehdä periaatteesta mistä tahansa, tuo se myös enemmän joustoa kokonaisuuteen. IT voi myös olla huolettomampi, koska tiedämme, että laitehallinta on hoidossa. Nyt meillä on jatkuvasti ajantasaista tietoa laitteiden päivityksistä ja pystymme näkemään, että tietoturva on kunnossa”, Fonsell sanoo.  

Sulavan Omakonsultti apuna

Rukakeskuksen modernin laitehallinnan projektissa oli vahvana tukena Sulavan Omakonsultti, joka tuki projektia suunnittelusta toteutukseen.  

”Vaikka meillä on oma pieni ja tehokas IT-tiimi, emme voi olla kartalla kaikista kokonaisuuksista. Sulavan Omakonsultti pystyi aina vastaamaan kysymyksiimme tai ainakin ohjeistamaan miten siirtyä eteenpäin. Kokemustemme mukaan Sulava on hienosti kartalla Microsoft-tuotteiden mahdollisuuksista, ja heidän kanssaan saimme tuoreimmat M365-ominaisuudet hyötykäyttöömme”, Fonsell sanoo.  

Oman tiimin vahvuudet kannattaa myös Fonsellin mukaan olla hyvin tiedossa, sillä apu saattaa joskus löytyä yllättävältäkin suunnalta.

”CIO-kollegoita neuvoisin ennen kaikkea tunnistamaan omasta porukasta muutosmyönteiset ja uutta omaksuvat kollegat, ne voivat olla monissa paikoin kultaakin kalliimpia.”

Kiinnostaako miten oman organisaatiosi liikkuva henkilöstö saataisiin modernin laitehallinnan piiriin? Varaa maksuton työpaja!

Tai haluatko tietää, millaista Sulavan kanssa on oikeasti tehdä töitä? Lue tuore katsaus asiakkaidemme kokemuksista!