”Jokaisessa projektissahan on haasteita, mutta olin yllättynyt, kuinka jouhevasti tämä meni. Kaikki ongelmat olivat pieniä ja ne pystyttiin lennosta korjaamaan. Projekti meni kyllä tosi hyvin. Sulavalta vastattiin aina nopeasti ja jos jotain piti säätää, korjaava liike tehtiin nopeasti. Voin hyvin suositella Sulavaa tällaisiin projekteihin”

Sulava auttoi HSY:tä siirtämään intranetin ja työryhmät Office 365-palveluun. Nyt iso osa yhtymän päivittäisestä toimistyöstä pyörii pilvessä. ”0365 tarjoaa mahdollisuuksia vaikka mihin. Kannattaa tehdä selkeitä päätöksiä ja linjauksia siitä, kuinka näitä palveluja organisaatiossa käytetään”, sanoo HSY:n projektipäällikkö Anne Latto.

Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä HSY:llä oli vuoden 2016 loppupuolella dilemma. Konesalissa palvelimilla ruksuttava, SharePointin päälle toteutettu intranet eli ”Hessu” oli sinänsä aivan hyvä. Se oli suunniteltu huolella ja sisälsi olennaiset, henkilöstön tarvitsemat sisällöt.

Ilmassa oli kuitenkin merkkejä, ettei on-premises SharePointiin enää kannattanut satsata. Päivitysversioiden ja tuen jatkuvuuteen liittyi isoja kysymysmerkkejä. Samaan aikaan organisaation sähköposti oli siirretty pilveen ja sitä myötä syntynyt halu saada muitakin palveluja pilviaikaan.

Sisällöiltään hyvin laajan intranetin siirtäminen pilveen näytti kuitenkin vaikealta projektilta. HSY keskusteli tilanteesta usean toimittajan kanssa ja löysi nopeasti Sulavan kanssa ratkaisun ja tien, jota edetä.

Hessu-intranet päätettiin siirtää kokonaan pilveen. SharePoint Online hoitaisi pääosan palvelusta, osa sisäisestä viestinnästä siirtyisi Yammeriin ja työryhmien sisällöt saataisiin migroitua uusiin Ryhmiin. Hessun syvä sisältörakenne säilyisi pilvi-intrassa sellaisenaan. Tätä varten Sulava kehitti projektissa oman navigaatioratkaisun, joka lyhentää sivujen latausaikoja merkittävästi.

Vaikka sisältöihin ei juuri koskettu, käyttäjille intra tuntuu aivan uudelta. Käyttöliittymän suunnitteluun paneuduttiin huolella HSY:n oman graafisen suunnittelijan kanssa. Intranet on nyt vahvasti HSY:n näköinen ja toteutuksena responsiivinen, eli se toimii niin tabletilla kuin älypuhelimellakin.

Iso muutos käyttäjille oli uudet Outlook-, Yammer-, ja Teams-työryhmät, joiden kautta koko O365 tulee luontevasti tutuksi ja käyttöön koko henkilöstölle. Ensivaiheessa vanhat SharePoint-työryhmät korvattiin uusilla Ryhmillä. Parhaillaan yksiköt siirtävät Ryhmien tiedostokirjastoihin jaetuilla levyasemilla olevia tiedostoja.

”Kun tutustuimme Ryhmien vaihtoehtoihin, Yammer-pohjaiset Ryhmät tuntuivat meille sopivimmilta. Niissä on parempi keskustelu kuin Outlook-ryhmissä ja ne ovat selkeämpi kokonaisuus kuin Teams”, sanoo HSY:n projektipäällikkö Anne Latto.

”Teams on mielestäni hieman keskeneräinen vielä. Näin isossa organisaatiossa on eri tasoisten käyttäjien kirjo suuri, täytyy löytää mahdollisimman tuttu ja helppo tapa luoda ja käyttää ryhmiä.”

Henkilökohtaiset blogi-kirjoitukset siirrettiin My Sitejen blogeista Delveen. Henkilöstö haluaa niitä omaehtoisesti tehdä ja niillä on selkeä rooli Yammer-viestinnän rinnalla. HSY:n Delve-blogikirjoitukset ovat selkeästi artikkelimaisia ja niissä kerrotaan usein laveammin omasta työstä, tehtävästä, projekteista ja asioista joita on opittu.

”Hienointa tässä on ollut se, miten paljon on eri ryhmissä ja porukoissa syntynyt nyt keskustelua. Oli sitä meillä ennenkin, mutta nyt huomattavasti enemmän. On ilo nähdä, että ihmiset, jotka eivät aiemmin ole kirjoitelleet, ovat nyt mukana”, sanoo Latto.

Mitä oppia projektista voisi jakaa muille?

”Tärkeää on, että tunnet oman organisaatiosi – siis mihin se on valmis. O365 tarjoaa mahdollisuuksia vaikka mihin. Kannattaa tehdä selkeitä päätöksiä: mitä otetaan käyttöön, milloin ja miten. Eli kuinka näitä palveluja meillä käytetään.”

Laton mielestä projekti Sulavan kanssa sujui sulavasti. ”Jokaisessa projektissahan on haasteita, mutta olin yllättynyt, kuinka jouhevasti tämä meni. Kaikki ongelmat olivat pieniä ja ne pystyttiin lennosta korjaamaan. Projekti meni kyllä tosi hyvin. Sulavalta vastattiin aina nopeasti ja jos jotain piti säätää, korjaava liike tehtiin nopeasti. Voin hyvin suositella Sulavaa tällaisiin projekteihin”, sanoo Latto.

HSY

Helsingin seudun ympäristöpalvelut HSY on kuntayhtymä, joka tuottaa vesihuollon ja jätehuollon palveluja sekä tietoa pää​kaupunkiseudusta ja ympäristöstä. ​HSY toimittaa juomavettä yli miljoonalle pääkaupunkis​eudun asukkaalle sekä puhdistaa kaupunkilaisten ja teollis​uuden jätevedet sekä rakentaa ja kunnostaa vesijohto- ja viemäriverkostoa.​

HSY järjestää asuinkiinteistöjen ja julkishallinnon jätehuollon pääkaupunkiseudulla ja Kirkkonummell​a sekä seuraa pääkaupunkiseudun ilmanlaatua 11 mittausasemalla. Lisäksi HSY edistää Pääkaupunkiseudun ilmastostrategia 2030:n ja Pääkaupunkiseudun ilmastonmuutokseen sopeutumisen strategian toteuttamista.​

www.hsy.fi