Helsingin yliopiston harjoittelukoulut, Helsingin normaalilyseo ja Viikin normaalikoulu, aloittivat Sulavan avustuksella OpeFinder-sovelluksen käyttöönoton kesällä 2023. Sovelluksella tuodaan helpotusta opettajien sijaisten hankinnan prosessiin, joka aiemmin hoidettiin täysin manuaalisesti.

Sijaisten hankkiminen useimmissa Suomen kouluissa on edelleen manuaalista, rutiiniluontoista tekemistä, johon opetusalan ammattilaiset käyttävät paljon aikaa. Helsingin normaalilyseossa sijaisten hankinta on perinteisesti kuulunut joko itse sairastuneen opettajan tai vararehtorin tehtäviin. Kun opettaja ilmoitti sairastumisesta, alkoi yleensä soitto- tai viestirumba. Toisinaan prosessissa törmättiin päällekkäisyyksiin ja perumisiin. Vähintään jonkinasteiselle automaatiolle oli siis selkeä tarve.

”Henkilöstövaihdosten myötä kohtasimme normaalia suuremman sairastumisaallon ja siihen kuluneen kohtuuttoman ajankäytön myötä syntyi päätös, että tähän tarvitaan jokin systeemi”, kertoo Helsingin normaalilyseon vararehtori Ilkka Ahola-Luttila. ”Sisarkoulumme, Viikin normaalikoulun, sekä Sulavan kanssa aloitimme prosessin, jonka myötä syntyi OpeFinder.”

Microsoftin työkalut apuun

Molempien koulujen opettajakunta on tehnyt paljon yhteistyötä Microsoftin kanssa ja sitä kautta syntyi ajatus sovelluksesta, joka kytketään laajasti käytössä olevaan Microsoft Teamsiin. Microsoft yhdisti koulut Sulavan kanssa ja yhteistyö aloitettiin tarvekartoituksella. Kokonaisuus suunniteltiin vastaamaan spesifeihin tarpeisiin ja toteutuksen piti mahtua tiukkoihin budjettiraameihin.

”Alusta asti ideana oli, että uusi työkalu täytyy voida integroida olemassa oleviin, käytössämme oleviin palveluihin – eli käytännössä Teamsiin”, Ahola-Luttila sanoo. ”Lopullisena tavoitteena on ollut tehdä automaatioon pohjautuva systeemi, jonka kautta tavoittaa helposti suuren määrän potentiaalisia sijaisia, ja buukkaukset tapahtuvat helposti ilman päällekkäisyyksiä ja manuaalista häsellystä.”

Ratkaisu oli Teamsin sisälle toteutettu PowerApp, joka rakennettiin aluksi kahden henkilön eli molempien koulujen koulusihteerien käyttöön. Käyttäjien rajallisuudella haluttiin osaltaan varmistaa turhien päällekkäisyyksien syntyminen ja käyttöönoton virtaviivaisuus. Sulava rakensi tarvemäärittelyn pohjalta ensimmäisen version, jota lähdettiin yhdessä muokkaamaan.

Käytännössä OpeFinder toimii seuraavasti: Kun oppilaitokselle tulee sijaisen tarve, se kirjaa sovelluksen lomakkeeseen tiedot tarpeesta. Sovellus tarjoaa sijaisuutta haun kriteerit täyttäville henkilöille lähettämällä tarjouksen avoimesta sijaisuudesta automaattisesti heidän sähköpostiinsa. Sijaiset voivat ilmoittaa olevansa käytettävissä tai varattuina. Kun sovelluksen käyttäjä hyväksyy sijaisen, sovellus lähettää automaattisesti tiedon asiasta kyseiselle henkilölle. Tähän viestiin on voitu laittaa sijaisuutta koskevat lisätiedot, kuten ohjeet sijaisuudesta, avainten noutopaikasta sekä vaikkapa verokortin toimittamisesta.

Sisusta OpeFinder

Sovelluksen työnimi ”Sisu” vaihdettiin myöhemmässä vaiheessa muotoon ”OpeFinder”, joka kuvaa paremmin työkalun käyttöä. Alusta asti Sulavan kanssa on ollut ajatus toteuttaa jotain, joka voidaan onnistuessaan viedä myöhemmin laajemminkin koulujen käyttöön.

”Projektimielessä kuvaavaa oli se, että alun perin määrittelemämme tarve oli lopulta selkeästi suurempi kuin mitä lopulta tarvittiin. Karsimalla ominaisuuksia pääsimme mielestäni erittäin toimivaan malliin”, Ahola-Luttila kuvailee. ”Huomasimme myös, että kahden koulun tarpeet olivat lopulta hieman erilaiset eli meillä Normaalilyseossa riitti hieman pienempi määrä toiminnallisuuksia.”

OpeFinder on ollut Normaalilyseon käytössä syksystä asti, osittain rinnakkain vanhan manuaalisen systeemin kanssa. Sovelluksen sijaismassaa kerätään edelleen, ja tavoitteena on saavuttaa tarvittava määrä nimiä lähikuukausien aikana.

”Käytännössä kokemuksemme OpeFinderista ovat vielä kovin rajalliset, mutta käytännöstä toiseen siirtyminen vaatii myös aikaa. Käyttökokemusten myötä olemme myös muuttaneet joitakin tiettyjä toiminnallisuuksia paremmin palvelemaan kokonaisuutta.”

Vapautetaan aikaa olennaiseen – myös laajemmin Suomessa

OpeFinder on alueellaan pioneerimaisessa asemassa, ja se ihmetyttää vararehtori Ahola-Luttilaa.

”Olen hämmästellyt sitä miksi niin monissa kouluissa tehdään sijaishakutoimintaa edelleen manuaalisesti – oma koulumme mukaan lukien. Tehdään todella paljon käsityötä, jonka sovellus tai tekoäly tekisi paljon helpommin, nopeammin ja tarkemmin. Uskon, että OpeFinderin avulla pystymme vapauttamaan rehtoreiden ja muiden aikaa olennaiseen eli pedagogiseen työhön.”

Helsingin normaalilyseossa ja Viikin normaalikoulussa jatketaan nyt sijaispoolin laajentamista, minkä myötä päästään hankkimaan laajempia ja syvempiä kokemuksia OpeFinderista.

”Lähitulevaisuudessa pystymme korvaamaan tällä sovelluksella nykyisen manuaalisen prosessin tarvittavin osin”, Ahola-Luttila kiteyttää.

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu joulukuussa 2023