Tietoturva ja tiedon suojaus avainroolissa Spesian turvallisessa oppimisympäristössä

Ammattiopisto Spesia on ammatillinen erityisoppilaitos, jonka toiminnassa käsitellään paljon terveystietoja ja muuta luottamuksellista dataa, joten tietoturvalla ja tiedon suojauksella on organisaatiossa äärimmäisen tärkeä rooli. Sulavan avustuksella oppilaitos otti käyttöönsä Microsoftin A5-lisenssitason turvaominaisuuksia.

Ammattiopisto Spesiassa opiskelee vuosittain yli 1300 erityistä tukea tarvitsevaa opiskelijaa. Erityisen tuen tarve voi liittyä esimerkiksi oppimisvaikeuksiin, fyysisiin rajoitteisiin tai sosiaalisiin haasteisiin. Ammattiopiston päätoimipaikat ovat Jyväskylä, Järvenpää, Pieksämäki ja Turku.

Vuonna 2020 Spesiassa aloitettiin projekti, jossa aikaisemmin hankittuja, Microsoftin korkeimman lisenssitason (A5), tietoturvaominaisuuksia lähdettiin ottamaan hyötykäyttöön. Sulavan kanssa aloitettiin keskustelu ja tehtiin tarkkaan määritelty projektisuunnitelma käyttöönotoille.

”Microsoftin A5-tason pilvipohjainen sovelluspaketti tarjoaa paljon tietoturvaominaisuuksia ja olisi ollut hullua jättää niitä hyödyntämättä”, kommentoi Niko Koivisto, Spesian tietohallintopäällikkö. ”Tietoturvan ja tiedon suojaamisen rooli nykypäivän digitaalisessa maailmassa on tärkeää kaikille.”

Järkevät palvelut käyttöön

Koko projektin pääfokus oli tietoturvan parantaminen monella osa-alueella. Järkeviä palveluita napsittiin käyttöön projektisuunnitelman mukaan hyvässä ja loogisessa järjestyksessä. Yksi olennaisimmista uudistuksista oli monivaiheinen autentikointi, joka otettiin käyttöön henkilökunnan puolella eli se koskee nyt kaikkia 670 Spesian työntekijää. Opiskelijoilta ei voi vaatia kaksivaiheista tunnistautumista.

Tiedon suojaamiseen liittyvät parannukset sen sijaan koskettavat kaikkia.

”Erityisoppilaitoksena terveystietojen ja muun henkilökohtaisen datan suojaaminen on erityisen tärkeää ja siihen tehtiinkin uudistuksia”, Koivisto sanoo ja jatkaa:

”Myös saavutettavuus on meille olennainen asia ja esimerkiksi julkiset nettisivumme toteutettiin uudestaan nykyisiä saavutettavuusvaatimuksia noudattaen. Olemme nyt suunnittelemassa myös intranettiamme uudelleen saavutettavuuden näkökulmasta”.

Projektissa edettiin rauhalliseen tahtiin ja koronavuosi myös osaltaan hidasti tiettyjen ominaisuuksien käyttöönottoa. Esimerkiksi kaksivaiheinen tunnistautuminen otettiin alkuvuoden sijaan käyttöön vasta elokuussa, kun etätyöhön oltiin jo totuttu.

Spesia & Sulava = syvällistä osaamista yhdessä

Spesialla on oma tietohallintotiimi, jolla on itsellään vankkaa osaamista. Tämän osaamisen maksimaalista hyödyntämistä tehostettiin Sulavan asiantuntemuksella.

”Me rakennamme pääasiassa itse omaa teknistä ympäristöämme. Sulavan konsultit ovat tässä projektissa olleet enemmänkin takapiruja eli he ovat kouluttaneet meitä ottamaan palveluita käyttöön”, kommentoi järjestelmäasiantuntija Tero Mäkikangas.

Koiviston mukaan yhteistyö Sulavan kanssa vuosien varrella on toiminut erittäin luontevasti. Sulavan kouluttavalla ja osallistavalla asenteella on ollut merkittävä vaikutus siihen, että tuotteiden parhaat ominaisuudet on saatu todelliseen hyötykäyttöön.

”Sulavalaiset ovat asiakaslähtöisiä ja hyviä tyyppejä, joiden kanssa on mukava tehdä yhteistyötä. Nopeallakin aikataululla on aina saatu apua ja vastauksia kysymyksiin ja asioita on viety tehokkaasti eteenpäin. Sovitut työt on tehty aikataulussa, meneillään olevasta koronatilanteesta huolimatta”, Koivisto sanoo.

”Työ ei lopu koskaan”

Alati digitalisoituvassa maailmassa kehittäminen on luonteeltaan jatkuvaa ja uusia ideoita ja tarpeita syntyy jatkuvasti. Niin myös Spesialla.

”Microsoft uusii vauhdikkaasti ominaisuuksia, joita mekin olemme jo ottaneet käyttöön. Lisäksi monet palvelut sulautuvat tai fuusioituvat ja tämä aiheuttaa meillekin toimenpiteitä”, Mäkikangas kommentoi.

”Kokonaisuudessa on vielä monia tuotteita ja palveluita, joita emme ole vielä ottaneet käyttöön ja niiden valjastamista harkitaan. Tämä työhän ei lopu koskaan”, Koivisto kuvailee.

Tutustu Sulavan maksuttomiin työpajoihin!

Onko sinulla tarve parantaa yrityksesi tiedon suojausta, muttet tiedä mistä lähteä liikkeelle? Tietosuojasta vastaaville ja M365 pääkäyttäjille suunnatun Compliance-työpajan avulla kasvatat ymmärrystäsi mm. kuinka hyödynnät lisensseihin kuuluvia tietosuoja-ominaisuuksia. Varaa maksuton työpaja!

Tutustu ja varaa työpaja

Tai onko sinulla tarve parantaa yrityksesi tietoturvaa, haluatko ottaa käyttöösi uusia tietoturvatyövälineitä? Varaa maksuton työpaja asiantuntijamme kanssa! Työpajassa käydään läpi organisaationne nykytilanne sekä vaihtoehdot kehitystyön käynnistämiseksi.

Tutustu ja varaa työpaja

Tai haluatko tietää, millaista Sulavan kanssa on oikeasti tehdä töitä? Lue tuore katsaus asiakkaidemme kokemuksista!

Julkaistu: huhtikuu 2021

Kirjoittaja: Juhani Lassila

Nopeat faktat
  • Oppilaitoksessa käsitellään paljon luottamuksellista dataa, joten tietoturvalla ja tiedon suojauksella on äärimmäisen tärkeä rooli.
  • Sulavan avustuksella oppilaitos otti käyttöönsä Microsoftin A5-lisenssitason tietoturvaominaisuuksia.
  • Yksi olennaisimmista uudistuksista oli monivaiheinen tunnistautuminen.
  • Sulavan kouluttavalla ja osallistavalla asenteella on ollut merkittävä vaikutus siihen, että tuotteiden parhaat ominaisuudet on saatu todelliseen hyötykäyttöön.