SharePoint dokumentinhallinnassa

Kurssi soveltuu kaikille, jotka omassa työssään suunnittelevat, tukevat tai toteuttavat tiedostojen käsittelyyn liittyviä toimintoja ja prosesseja Microsoftin pilvipalveluissa. Kurssi sopii mainiosti esimerkiksi SharePoint-pääkäyttäjän lisäkoulutukseksi, tai tukemaan organisaation tietotyön ja dokumentinhallinnan ratkaisujen suunnittelua ja toteutusta.

Kurssin tarkoituksena on antaa tarvittavat kattavat tiedot tiedostojen tehokkaaseen käsittelyyn Microsoft 365 -palveluilla (erityisesti SharePoint), ja opastaa suunnittelemaan ja toteuttamaan organisaation dokumentinhallintakokonaisuus.

Kurssin jälkeen osallistujat

• Tuntevat hyvin M365 pilviympäristön tiedostonhallinnan tarjoamat mahdollisuudet
• Osaavat käsitellä tiedostoja tehokkaasti
• Pystyvät suunnittelemaan ja toteuttamaan oman organisaation dokumentinhallintakokonaisuuden ja ohjeistamaan muille käyttäjille sen käytön

Tämä kurssi keskittyy erityisesti dokumentinhallintaominaisuuksiin. Kurssilla aloitetaan perusasioista, mutta edetään kohtalaisen nopeasti, joten saat kurssista enemmän irti, jos jo tunnet Microsoftin pilvipalveluiden ja SharePointin sivustojen peruskäytön.

1. Microsoft 365 palveluiden roolit dokumenttien käsittelyyn

• OneDrive for Business ja SharePoint sisältöalustoina
• Teams, tiimit ja kanavat sekä yksityisviestien tiedostot
• Hakupalvelut

2. Tiedostojen käsittely pilvessä

• Dokumenttien jakaminen organisaation sisällä ja ulkopuolisille
• Synkronointi ja työskentely resurssienhallinnan kautta
• Tehokas yhteistyöstö, kommentointi, versiohistoria
• Tietovirrat, tiedostojen tilat ja elinkaari (työstö, julkaisu, arkistointi)

3. Tiedostoarkkitehtuuri

• SharePointin rakenteet (sivustot, kirjastot ja kansiot, metatieto)
• Käyttöoikeudet ja niiden vaikutus tiedostorakenteeseen

4. Tiedostokirjastot

• Kirjastot ja niiden asetukset
• Näkymät ja templaatit
• Kirjaston sisällön nostaminen sivuille (tiedostokirjasto-osa, korostettu sisältö, tiedoston katselu) ja kohdentaminen käyttäjille

5. Metatiedot ja sisältötyypit

• Kansiot vs metatieto
• Kirjaston ja sivuston sarakkeet ja (kansiokohtaiset) oletusarvot
• Termijoukot ja niiden hallinta
• Sisältötyypit ja niiden keskitetty jakelu
• Metatietojen käyttäminen eri sovelluksista

6. Erityiset dokumentinhallintaominaisuudet

• Työnkulut ja automatisointi
• Tiedostotunnistepalvelu (Document ID), tietueet ja säilytyskäytännöt
• Tiedostojoukot