Voiko pilvipalvelua käyttää ilman internetyhteyttä?

Mitä tapahtuu pilvipalvelulleni, kun internetyhteys ei ole käytettävissä? Kysymys on yleinen, aiheellinen ja ajankohtainen. Toimistoissa internetyhteydet toimivat luotettavasti. Jos tietotekniikkaa on tarve hyödyntää muuallakin, helppo ja nopea yhteys ei ole itsestäänselvyys. Pilvipalvelua olisi mukavaa käyttää myös asiakkaalla käydessä, junalla matkustaessa, lentokoneessa istuessa ja hotellissa yöpyessä.

Monesti internetyhteys on järjestettävissä. Mutta vierailijaverkon salasanan kysyminen keskeyttää keskustelun, mobiililaajakaistan toimivuus vaihtelee valtavasti sijainnin mukaan, ja hotellien ja lentokenttien hinnat ovat usein törkeän kovat.

Jos yhteys on heikkolaatuinen, hermosi säästyvät jos et käytä sitä lainkaan vaan pysyttelet ”offline”.

Onko pilvipalveluissa eroja?

Eri pilvipalveluissa on hyvin erilaisia käytäntöjä ja mahdollisuuksia työskentelyyn internetyhteydettä. Osassa palveluista ainoa käyttötapa on selaimen kautta yhteyden yli. Tällöin palvelu on hyödytön ilman yhteyttä. Toisissa palveluissa tietosi ovat käytettävissäsi, jos olet huomannut etukäteen merkitä ne ladattavaksi koneellesi. Parhaimmissa palveluissa molemmat käyttötavat ovat mahdollisia ja tietosi ovat aina ajan tasalla.

Miten käyttämäsi pilvipalvelut toimivat yhteydettä? Katsotaan miten yhteyden puuttumiseen on varauduttu Office 365 -pilvipalvelussa.

Office 365 yhteydettömänä

Office 365:n peruspalveluita ovat Exchange sähköpostia varten, SharePoint intranetiä ja ryhmätyötä varten ja Lync pikaviestintää, videoneuvottelua ja sovelluksen jakamista varten. Laajempiin palvelupaketteihin sisältyvään Office Professional Plus -ohjelmistoon sisältyvät Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote ja SharePoint Workspace.

Näiden mahdollisuus toimia yhteydettä riippuu palvelusta:

• Sähköpostin käyttö Outlookin avulla onnistuu mainiosti. Kaikki vanhat viestit ja kalenteri ovat käytettävissäsi ja voit luoda uusia viestejä tai tapaamisia.
• Pikaviestintä on yksitoikkoista ilman keskustelukumppania, eli Lyncin käyttö ei onnistu.
• SharePointin dokumenttikirjastojen ja muiden luetteloiden käyttö on mahdollista SharePoint Workspacen avulla.
• OneNote pitää kopiota pilvessä sijaitsevista muistikirjoistasi koneellasi. Voit käyttää muistikirjaa yhteydettä. Muutokset synkronoituvat automaattisesti, kun yhteys muodostuu.
• Wordillä, PowerPointilla ja Excelillä voit tietysti aina luoda paikallisia tiedostoja, mutta SharePoint Workspacen avulla luomasi tiedostot päätyvät automaattisesti SharePointiin.

Miten toiminnot otetaan käyttöön?

Outlookin ja OneNoten synkronointitoiminnot toimivat automaattisesti ja ilman asetuksia. Ohjelmat tunnistavat yhteyden katkeamisen ja syntymisen ja synkronoivat tiedot aina itsestään.

Jos haluat, voit muokata Outlookin toimintaa hitaan yhteyden kanssa seuraavilla valinnoilla.

Jotta saat SharePointin tiedot mukaasi, sinun täytyy valita mitä tietoja tarvitset ja tehdä kytkentä SharePoint Workspacen kanssa kertaalleen. Sen jälkeen valitsemiesi kirjastojen ja muiden luetteloiden tiedot ovat aina ajantasaisina käytettävissäsi, myös ilman yhteyttä.

Toiminto toimii parhaiten dokumenttikirjastojen kanssa. Voit luoda uusia dokumentteja paikallisesti Workspaceen, mistä ne kopioituvat automaattisesti oikeaan kirjastoon.

Suurten dokumenttien käsittely on tämän jälkeen helpompaa silloinkin kun yhteys on käytettävissä. Jos avaat dokumentin Workspacen kautta, sinun ei tarvitse odottaa dokumentin latausta yhteyden yli, vaan saat paikallisen kopion käyttöösi saman tien. Megatavujen kokoisen PowerPoint-esityksen käynnistäminen sujuu nopeasti, vaikka tiedot ovatkin pilvessä.

Kirjasto kytketään SharePointiin siirtymällä vuorollaan kuhunkin kohteeseen ja valitsemalla toimintonauhasta ”Synkronoi SharePoint Workspaceen”.

Tämän jälkeen käytössäsi on Windowsin resurssienhallinnan kaltainen näkymä kirjastoon. Workspace-kansiot ovat myös valittavissa Office-ohjelmien Tallenna nimellä -ikkunoissa.

Lopuksi

Pilvipalvelua valitessasi ja erityisesti valitsemaasi pilvipalvelua käyttäessäsi kannattaa huolellisesti perehtyä yhteydettömän käytön mahdollisuuksiin. Keskeisten tietojesi, sähköpostien ja dokumenttien, pitää olla vaivattomasti käytettävissäsi myös ilman internetyhteyttä toimiessasi.