Office 365 päivittyy automaattisesti – entä sitten?
Pilvipalvelun automaattinen päivittyminen kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta se ei ole sitä. Asiaa on hyvä tarkastella vertauskuvan avulla. IT-järjestelmiä verrataan usein autoihin, mutta nyt käytetään esimerkkinä asuntoa.
Jos pilvipalvelu on asunto, millainen on sen putkiremontti
Millainen asunto on pilvipalvelu? Tietysti vuokra-asunto. Voit valita muutamasta eri pohjaratkaisusta, ja asunto tulee käyttöön valmiiksi varusteltuna – kodinkoneet ja huoltomies kuuluvat kuukausimaksuun. Vuokrasopimuksessa on tosin ehtoja: et voi kaataa seiniä tai rakentaa tuulivoimalaa parvekkeelle. Todelliset hyödyt tulevat esille siinä kohtaa, kun asunto vanhenee käsiin. Ja näinhän käy IT-alalla hetkessä.
Jos perinteinen IT-palvelu olisi itselle ostettu asunto, kolmen vuoden välein tulisi putkiremontti joka tekisi kuukausien ajaksi asunnossa asumisen hyvin vaikeaksi ja maksaisi yhtä paljon kuin asunnon hankintahinta. Pilviasunnon asukas sen sijaan saisi tietää, että viikon päästä yöllä hana vaihtuu parempaan, tai putket vaihtuvat itsekseen uudempiin kuukauden kuluttua.
Asumista se ei haittaisi ollenkaan, sillä vesi katkaistaisiin kahden tunnin ajaksi keskellä yötä. Pienet jatkuvat parannukset tekevät myös elämästä helpompaa. Ne onnistuvat vaivattomasti, sillä aiemmin mainitut vuokrasopimuksen ehdot mahdollistavat helpon ja vaivattoman parantamisen, kun vuokralaiset eivät ole päässeet tekemään liiallisia omia virityksiä .
Moni meistä haluaa omistaa asunnon, tai jopa rakentaa oman talon. Omalla rahalla saa tietysti tehdä mitä haluaa, mutta yritykset hakevat yleensä palveluilta joustavuutta ja pieniä pääomakustannuksia. Yritysten pilvipalveluihin kannattaa suhtautua kuten yritykset nykyään suhtautuvat toimitiloihinsa: sitä pitää pystyä tarvittaessa joustavasti kasvattamaan tai pienentämään, ja harva enää rakennuttaa omaa konttoria tasetta kasvattamaan.
Jatkuvan kehittymisen kultainen tie
IT-järjestelmien kanssa ollaan usein oravanpyörässä: mitä pidempään järjestelmää käytetään, sitä kalliimmaksi ja hankalammaksi päivittäminen muuttuu. Office 365 auttaa siirtymään tästä eroon, sillä palvelu päivittyy jatkuvasti Microsoftin toimesta.
Samalla se auttaa muuttamaan organisaatiokulttuuria mammuttiprojekteista jatkuvan kehittämisen suuntaan – uudet ominaisuudet tippuvat pienissä erissä käyttöön, jolloin niitä voi myös ottaa käyttöön haluamassaan järjestyksessä. Kolmen vuoden välein koottavan projektiryhmän sijaan tarvitaankin jatkuvasti työskentelevä Chief Digital Officer, joka miettii kuinka uudet toiminnot voivat tukea liiketoimintaa.
Mitä jatkuva päivittyminen vaatii asiakkaalta
Joskus jatkuva päivittyminen vaatii toimenpiteitä myös asiakkaalta. Esimerkiksi nyt Office 365 -käyttäjille jaettava Office Web Apps -päivitys poistaa palvelun tuen IE7-selaimelle. Yleensä työasemaversioiden tuki ulottuu ainakin kaksi versiota taaksepäin. Joten kun pitää työasemat suunnilleen ajan tasalla, eivät päivitykset vaadi välittömiä toimenpiteitä.
Toisaalta vanhemmilla versioilla ei saa palvelusta edes kaikkea irti, joten työasemien ajan tasalla pitäminen on muutenkin järkevää. Windows-lisensointi Intunen kautta ja Office-ohjelmistojen lisensointi Office 365:n kautta auttavat pitämään lisenssit ajantasaisina – lisensienkin hankintamallit siis muuttuvat.