Valot vilkkuu ja poppi soi – Mitä täällä pitäisi tehdä?
Edward Skärström toimii Teknos -konsernin tietohallintopäällikkönä ja mielellään haastaa kollegoita, kumppaneita ja itsensä näkemään digitalisaation tuomat mahdollisuudet tehdä asioita toisin.
Teknos on Euroopan johtavia teollisuuspinnoitteiden valmistajia, jolla on vahva asema myös kauppa- ja rakennusmaaleissa. Teknos on yksi Suomen suurimpia perheyrityksiä. Teknos on kasvanut viime vuosina voimakkaasti. Yhtiöllä on tällä hetkellä 1300 työntekijää ja omia myyntiyhtiöitä jo 18 maassa.
Valot vilkkuu ja poppi soi – Mitä täällä pitäisi tehdä? Sanat ovat sanasta sanaan poikani suusta, tuolloin 6v, kun oltiin ensimmäistä kertaa diskossa. Kyseessä oli nappulaliigan kauden päättäjäiset, joissa koulun liikuntasaliin oli roudattu vilkkuvalot, diskopallo ja DJ. Vanhemmat seisoivat salin reunoilla ja varhaisnuoret ihmettelivät menoa, hieman isommat junnut olivat jo päässeet hyvään vauhtiin. Nuorimmatkin lähti pikkuhiljaa mukaan, mutta jossain vaiheessa poika ilmestyi viereen ja kysyi rehellisesti: ”Isä, mitä täällä pitäisi tehdä?”.
Samoihin aikoihin siirryimme Teknoksella O365 -käyttäjiksi, ja kokosimme koko konsernin henkilöstön yhteisen sähköpostin ja muiden nykyaikaisten palveluiden piiriin. Yammerissakin oli valot päällä, ja innokkaimmat olivat jo vakuuttaneet, että nyt loppuu sähköpostien lähetys tässä firmassa. Rinnalla oli myös uunituoreet työtilat, ja yhdessä Skype:n ja OneDrive:n kanssa tulevaisuus näytti monen projektityöläisen silmissä valoisalta. Suuri massa oli kuitenkin siinä vaiheessa vielä tuon perimmäisen kysymyksen äärellä – mitä täällä pitäisi oikeasti tehdä?
Uusien työtapojen jalkauttaminen osaksi arkea on O365-projektin ylivoimaisesti haastavin osuus. Siinä onnistuminen vaati monta toimenpidettä – koulutuksia, tietoiskuja, käyttäjätukea, esimerkkisuorituksia. Niin, ja aikaa. Meillä tätä työtä edelleen tehdään.
Tuntuu, että O365 on parin viimeisen vuoden aikana lyönyt itsensä lopullisesti läpi. Useimmilla tietohallinnon kollegoilla, joiden kanssa olen keskustellut, on aiheesta jonkunlaista kokemusta. Teknisesti O365-projektia ei tarvitse jännittää, kun rinnalle ottaa osaavan partnerin ja tehdään selkeä työnjako. Jos toistoja tulee useampi, viimeistään kourallisen jälkeen viimeinenkin jännitys katoaa – migraatiomenetelmät on testattu ja teknisesti palvelu toimii toistuvasti moitteetta heti ensimmäisestä hetkestä alkaen.
O365 tuo tiuhalla syötöllä uusia ominaisuuksia ihmeteltäväksi ja arvioitavaksi. Jos nämä jättäisi huomiotta ja tyytyisi ikään kuin alkuperäiseen laajuuteen, on vähän sama kuin jättäisi jalkauttamisen kesken. O365-palvelun seuraamineen ja uusien ominaisuuksien kypsyysasteen arvioimien on välttämätöntä. Ei riitä, että on tietoinen, mitä uutta on tulossa. Pitää myös arvioida, milloin se on valmis käyttöönotettavaksi, ja miten se mahdollisesti täydentää tai jopa korvaa jonkin olemassa olevan ratkaisun. Esimerkkinä Sharepoint- työtilat vs. O365 Groups vs. Team sites.
Meillä mennään vielä toistaiseksi perinteisillä työtiloilla. Nyt pitäisi miettiä, miten ja missä vaiheessa tämän uudistuksen veisi käyttäjille. Jos tilanne on meille eturintamassa oleville hämmentävä, niin voi vaan arvata, kuinka sekavaksi loppukäyttäjät tilanteen kokisivat, jos kaikkien muutoksien antaisi valua suoran läpi.
Aikaisemmin tämä työ tehtiin käyttöönottoprojektien ja versiopäivitysten yhteydessä. Nyt se on pysyvä tila ja työstö jatkuu. Tässä kohtaa on siirrytty pois myös perinteisen tietohallinnon roolista. Mukaan tarvitaan viestinnän osaajia ja henkilöitä, jotka oikeasti tietävät, miten liiketoiminta hyödyntää palveluita.
Summa summarum, pilvipalvelun käyttäminen vapauttaa resursseja, mutta ei anna mahdollisuutta siirtää fokusta muihin asioihin versionostojen välillä. Liiketoiminnan kannalta tämä on tietysti hyvä juttu, ja sen myötä myös tietohallinnon rooli muuttuu.
Ehkä pukki tietää, mitä näillä kaikilla pitäisi tehdä.
Rauhallista joulun odotusta kaikille!