Teams tuli taloon – mikä muuttuu nykytyössä?

Teamsissa tapahtuu jatkuvasti paljon muutoksia, ja me seuraamme niitä blogissamme. Jos haluat tietää mistä Teamsissa on kyse, katso: Mikä Microsoft Teams on vuonna 2020?

Office 365 -asiakkaat ja konsultit elävät mielenkiintoisia aikoja, kun tiimityön välineet päivittyvät vauhdilla. Microsoft Teams on uusi kukkulan kuningas, kuten kirjoitimme aiemmissa blogeissa. Tutkimusyhtiö Gartnerin suositus on selvä: ”Plan strategically for Microsoft Teams to evolve as the primary user experience for employees involved in collaborative teamwork using Office 365.” 

Mitä tämä tarkoittaa nykyisten välineiden käytön osalta? Tässä omat ennustukseni:

Tiimin chattikanavat ovat jatkuva pulssi tiimin työhön, tuoden näkyvyyden ja yhteisen tekemisen tunnun. Tämä on iso uudistus tiimityössä, ja muuttaa radikaalisti tiimin työtapoja. Itse laittaisin koulutuspanoksia juuri tähän, että tiimin keskustelu siirtyy sähköpostista ja privaattiviestittelystä kaikkien näkyviin.

Groupin jakelulistapohjainen keskustelu jäänee Teamsin kanssa vähälle käytölle, eikä näy Teamsin käyttöliittymässä. Unohda se siis suosiolla, ja käytä vain poikkeustapauksissa – kun tiimin pitää ottaa säännöllisesti viestejä vastaan tiimin ulkopuolelta.

Erillisiä SharePoint-projektisaitteja (tai Grouppeja ilman tiimiä) pian turha perustaa, kunhan vieraskäyttäjien pääsy Teamsiin on kunnossa. Tämän vuoden ensimmäisellä kvartaalin jälkeen olemassa olevat tiimisaitit voi liittää osaksi Grouppeja, ja sitä kautta Teams-toiminnallisuuskin tulee niiden yhteyteen. Teamsin kansa SharePoint-työtila jää entistä enemmän taustalle, vakiomuotoiseksi dokumenttivarastoksi.

Yammer jää yritystason ilmoitustauluksi – siellä viestitään ihmisten kanssa joita ei tunneta, tai joiden kanssa ei tehdä päivittäin töitä. Vai tarvitaanko Yammeria enää ollenkaan? Tiimiin mahtuu 2500 käyttäjää, joten moni organisaatio voisi toteuttaa Yammerin toiminnot Teams-palvelulla. Ainoa huono puoli on tiedon siiloutuminen Teamsissa – Yammer nostaa paremmin näkyviin keskustelua avoimista ryhmistä, joihin et kuulu.

Intranetin korvaaminen Teamsilla on pienten yritysten villi mahdollisuus. Dokumentit, ohjesivut, kiinnitetyt välilehdet… perustoiminnot näppärään intraan löytyvät Teamsista.

Pienen porukan tiedostojen jaolle löytyy oman OneDriven sijaan parempi paikka Teamsista, jolloin dokumentit ovat entistä paremmin muiden nähtävillä alusta asti.

Miten käy sähköpostin? Teamsilla on potentiaalia vähentää sähköpostia, koska Teams-keskustelut ovat kaikkien nähtävillä yhdestä paikasta. Keskustelut eivät enää haaraudu, ja pikaviestejä on helppo lähettää matalalla kynnyksellä. Toisaalta käyttäjät pitää opastaa hallitsemaan Teams-ilmoitusasetuksia, jotta Outlook ei täyty Teamsin ilmoituksista.
Käytön raportit mahdollistavat muutoksen seurannan, eli O365:n raporteista näet mitä sähköpostin määrälle Teams-siirtymän osalta tapahtuu.

Ja kuten hyvin tiedetään, Skype for Business -käyttö siirtyy kokonaan Teamsiin, ensin pikaviestintä ja myöhemmin myös palaverit.

Näillä eväillä rakentuu tiimityö vuonna 2018. Mietityttääkö muutosten määrä? Ei hätää, autamme mielellämme!

Haluatko hands-on pikastartin Teamsin käyttöön? Ota yhteyttä!