Teams liiketoimintasovellusten käyttöjärjestelmänä

Kuinka moneen eri järjestelmään kirjaudut yhden työpäivän aikana? Kuinka monta eri verkkosivua sinulla on, joista löytyy tärkeää tietoa, jota tarvitset päivittäin? Jos haluat tarkistaa tietoja puhelimella, niin onko tunnuksesi ja tiedot turvattuina? Monta kysymystä, joita ei välttämättä tule mietittyä usein.

Miltä kuulostaisi, jos kaikki oleelliset liiketoimintasovellukset löytyisi yhdeltä alustalta, yhden työvälineen kautta ja vielä yhdellä kirjautumisella? Hyvältä? Jos näin, niin jatka lukemista!

Microsoft Teams on mielletty neljän vuoden aikana vahvasti keskustelu/chatti-, tiedostojenkäsittely- ja kokoustyökaluna, mutta se tarjoaa paljon muutakin: mahdollisuuden ottaa siihen sulavasti mukaan liiketoimintaprosesseja sekä sovelluksia, jolloin ne ovat luonteva osa työpäivän aikana tapahtuvaa tietojenkäsittelyä sekä hakua.

Mikäli Teamsia käyttää vain kollaboraatioon ja kokouksiin, jää sen tarjoamasta potentiaalista suurin osa hyödyntämättä

Sovellusten myötä Teams laajenee jokaiseen liiketoimintaan yksilöllisesti. Tällöin sen käyttö vastaa niitä tarpeita mitä liiketoiminnalla ja sen pyörittämisellä on sen sijaan, että pyritään käyttämään pohjalla olevaa valmisratkaisua turhan monimutkaisesti. Monta asiaa voi tehdä perus-Teamsilla hyvinkin luovasti ja olen itsekin ollut navigaattorina, kun on haluttu edetä luovemmin, mutta loppukäyttäjille asiat on syytä tehdä mahdollisimman yksinkertaiseksi ja helpoksi. Se on usein myös tehokkain ja vähiten virheitä tuottava ratkaisu.

Kun Teamsia laajentaa organisaation ja liiketoiminnan tarpeisiin, pääsee samalla hyödyntämään Microsoft 365:n ja Microsoft Teamsin valmista pohjaa tietoturvan, käyttäjän tunnistautumisen ja sovellusten jakelun osalta. Sovelluksista iso osa toimii sellaisenaan myös Teamsin mobiilikäytössä ilman eri konfigurointia. Tällöin sovelluksessa voidaan keskittyä siihen mikä on oleellista: liiketoimintaratkaisuun. Käyttäjän ei tarvitse kuin kirjautua Teamsiin joko työpöytäsovelluksella tai mobiililaitteella, ja hänellä on käytettävissään samat tiedot ja suurin osa sovelluksista kuin työpöytäversiossa. Tämä riippuu siitä mikäli sovelluksissa on huomioitu heti alusta pitäen se, että niiden on toimittava myös mobiilikäytössä.

Kun asiaa ajattelee, ei ole mitenkään yllättävää, että Teamsia on verrattu käyttöjärjestelmään. Teams tarjoaa palveluja joiden päällä sovelluksia voi ajaa tietoturvallisesti hyödyntäen käyttäjän identiteettiä. Osa palveluista on valmiiksi rakennettuna kaikille (keskustelut, kokoukset, tiimit/tiedostot), osan voi hankkia sovelluskaupasta ja osan tehdä itse räätälöitynä.

Sovellusten räätälöinti on vaikeaa / helppoa

Microsoft Teamsiin voi tuoda sovelluksia monella erilaisella tavalla.

• ”Henkilökohtaiset sovellukset” ovat sovelluksia jotka ovat tyypillisesti Teamsin vasemmassa laidassa olevassa työkalupakissa. Nämä eivät liity mihinkään tiimiin suoraan vaan näitä ovat esimerkiksi keskustelu, kalenteri, Microsoft Viva Connections (=integraatio SharePointin Intranetiin), Microsoft Viva Insights tai vaikkapa Tehtävät, Hyväksynnät tai Asiakkuudenhallinta.
• Tiimin kanavissa olevat sovellukset. Nämä löytyvät tiimin välilehdiltä ja niissä voi käyttää tiimiin liittyvää kontekstia. Fiksusti tehdyt välilehtisovellukset osaavat hyödyntää henkilön identiteettiä ja tiimiä siihen miten ja mitä tietoa esitetään käyttäjälle. Yksinkertaisia esimerkkejä näistä sovelluksista ovat mm. OneNote, Tehtävät (Planner), Hyväksynnät, PowerBI ja vaikkapa Dynamics.
• Viestilaajennukset jotka voivat laajentaa sitä mitä viestin pohjalta tapahtuu (esim. tee tästä viestistä liidi, vie tämä viesti tietämyskantaan) tai sovelluksia jotka muokkaavat uuden viestin kirjoitusta luodessa tai käyttävät samaa valikkoa (mm. Kehut/Praise, Jira, FAQ-haku).
• Erilaiset yhdistimet joilla voidaan tuoda tietoa tiimiin ulkopuolelta hyvin monipuolisesti.
• Botit (pienet keskustelupohjaiset robotit) tuovat tietoa kanavalle tai käyttäjälle suoraan keskusteluun – useasti hyödyntäen adaptiivisia kortteja tiedon esittämiseen monipuolisesti.

Teamsin kustomointi ja laajentaminen on entistä helpompaa

Olen seurannut Teamsin kehittymistä siitä saakka kun se julkaistiin eli yli neljän vuoden ajan. Moni asia mitä olisin toivonut mahdolliseksi pari vuotta sitten alkavat olla jo arkipäivää. Se kertoo myös siitä kuinka vauhdikkaasti Teams on elänyt ja kehittynyt eikä ole nähtävissä merkkejä, että tilanne olisi hidastumassa. Päinvastoin.
Teamsille tehtävät laajennukset ja sovellukset olivat alkuun varsin hankalia toteuttaa tai ainakin vaativat, että henkilöllä oli osaamista sovelluskehityksestä. Tehokäyttäjät päätyivät tekemään sovelluksia ja automatisointeja Power Platformin avulla. Vuoden 2020 aikana avautui mahdollisuus lähteä laajentamaan Teamsia vahvasti Power Platformin avulla ja Dataverse for Teams monipuolisti tätä entisestään.

Voisikin sanoa että yksi iso trendi Teamsin kehittymisessä on se, miten jatkossa Teamsin kustomointi ja laajentaminen on entistä helpompaa ja useampien käyttäjien ulottuvilla kuin aiemmin.

Dataverse for Teams avasi entistä helpomman tien liiketoiminnan päättäjille ja asiantuntijoille laajentaa Teamsia vastaamaan heidän, heidän tiiminsä ja heidän organisaationsa tarpeita. Tiedon automatisointi ja prosessien digitalisointi Power Automatella, sovellusten toteutus & raportointi Power Appsilla ja PowerBIllä (makroilla täytettyjen Excelien sijaan moderni käyttöliittymä) sekä keskustelubottien teko Power Virtual Agentsilla onkin nyt liiketoimintaa tuntevien asiantuntijoiden ulottuvilla. Power Platformilla onnistuu nykyään myös se, että sovellukset voidaan tehdä tietoisiksi siitä tiimistä, kanavasta ja kokouksesta mihin ne on liitetty mukaan. Sovelluksien toteutus Power Platformilla ei vaadi pitkää projektia, joten ideoita voi koe-ponnistaa, kehittää ja tuotteistaa matalalla kynnyksellä. Usein onkin syytä kokeilla sovellusideaa tai prosessin automatisointia rakentamalla nopea Proof-Of-Concept Power Platformilla, jonka jälkeen tiedetään mitkä osat toimivat ja mitkä vaativat lisää suunnittelua.

Helppojen tapojen lisäksi Teamsia voi, ja tietyissä tapauksissa kannattaakin, laajentaa myös varsinaisen sovelluskehityksen avulla. Tällöin sovelluksista saadaan monipuolisempia käyttöliittymän osalta ja sitä kautta ne ovat myös käyttäjäystävällisempiä. Onkin liiketoimintatarpeesta kiinni milloin ja miten näin kannattaa toimia ja miten lähteä liikkeelle.

Erottamaton osa sovelluksia tai prosesseja on se, miten ne kytkeytyvät taustajärjestelmiin ja juurikin tämän kautta voidaan digitalisoida sekä automatisoida prosesseja eri järjestelmien välillä. Kaiken taustalla on tietysti Azure, mutta helpoissa tapauksissa Power Automate ojentaa auttavan ratkaisunsa. Yhdistämällä eri järjestelmät toisiinsa saadaan käyttökokemuksesta Teamsin päällä saumaton, sulava, käyttäjäystävällinen ja käyttäjän huomioiva. Juuri mitä kaikki eri käyttäjäryhmät (liiketoiminta, tietotyöläiset, esimiehet ja liikkuvan työn työntekijät) tarvitsevat, jotta he pääsevät käsiksi siihen tietoon, prosesseihin ja toimintoihin joita he tehtävänsä ja sijaintinsa (jep, mobiilisovellukset voivat hyödyntää myös paikkatietoa!) osalta tarvitsevat.

Teams as a Platform on terminä sellainen, joka ei kerro tavalliselle käyttäjälle tai liiketoiminnan edustajalle yhtään mitään. Siksi onkin parempi puhua suomeksi Teamsista liiketoimintasovellusten käyttöjärjestelmänä tai käyttöalustana.

Haluatko kuulla lisää Teamsin käytöstä liiketoimintasovelluksien kanssa? Ole sulavasti meihin yhteydessä! Meillä on lukuisia asiantuntijoita jotka voivat auttaa liiketoimintaasi eteenpäin.