Se oikea sähköinen työpöytä

Suomessa on viety läpi tuhansia ja tuhansia sähköisen työpöydän määrittely-, suunnittelu- ja toteutushankkeita. Valitettavan usein hankkeen ainoaksi voittajaksi on jäänyt toimittaja, tosin usein myös toimittajan työmäärät ovat ylittäneet laskutuksen ja toimittajan mainekin on kärsinyt. Tiedän useita asiakkaita, jotka ovat viimeisen viiden vuoden aikana vieneet läpi 2-5 erillistä sähköisen työpöydän hanketta. Monessa tapauksessa hankkeita on edistetty välillä intranetinä, välillä dokumenttienhallintana, välillä jatkokehityksenä ja aina joskus sähköisen työpöydän nimellä.

Miksi nämä sähköisen työpöydän hankkeet sitten epäonnistuvat? Syitä on tietysti lukuisia ja yhtä geneeristä syytä on vaikea hakea. Keskityn tässä katsomaan asioita SharePointin näkökulmasta, SharePoint kuitenkin toimii useimman suomalaisen organisaation sähköisenä alustana ja tarjoaa alustoista ehdottomasti kattavimman kokonaisuuden työkaluja sähköisen työpöydän pohjaksi.

Yksi syy epäonnistumisille on mielestäni toimittajien kankeat mallit sekä vanhanaikaiset tavat hyödyntää SharePointia alustana. Asiakasta istutetaan pahimmillaan kymmenissä määrittelytyöpajoissa, joissa vaikeita asioita käsitellään abstraktilla tasolla. Tämän jälkeen projektiin myydään väkisin kymmenien, satojen tai tuhansien päivien räätälöintiprojektia mikä tietysti lisää omalta osaltaan merkittävästi projektin riskejä. Ja käytännössä asiakas osaisi vastata määrittelyvaiheessa esitettyihin kysymyksiin vasta käytettyään järjestelmää ja ymmärrettyään sen mahdollisuudet ja rajoitukset. Liian usein käytetty toimitusmalli ei siten lähtökohtaisesti sovellu useimpiin projekteihin ollenkaan.

Toinen syy taitaa olla se, että sähköistä työpöytää lähdetään rakentamaan tyystin väärään paikkaan. On lähes mahdotonta luoda kaikille käyttäjille sopivaa näkymää päivittäisen tietotyön tai muun työn tukemiseen.  Selainpohjaisen palvelun mukauttaminen käyttäjäkohtaisesti on yhä tänäkin päivänä työlästä ja monilta osin jopa mahdotonta. Integraatioita kyetään toteuttamaan kevyesti, mutta usein niihinkin saadaan kulumaan tolkuttomat työmäärät. Käyttäjät eivät halua kotonaan käyttää netin palvekuita yksittäisen selaimen aloitussivun kautta. Eivät he halua tehdä sitä myöskään työpaikalla.

Kolmas syy epäonnistumisiin on se, että nykyajan käyttäjät ovat tottuneet toisenlaiseen tapaan käyttää tietotekniikkaa. Puhelimeen ostetaan / asennetaan ne sovellukset joita tarvitaan, sama pätee myös kotikoneeseen, iPadeihin ja muihin kotona käytettäviin kannettaviin laitteisiin. Kotona käyttäjän työpöytä sitten taas näyttääkin useimmiten tietoja eri sovellusten hakemista tietolähteistä (kalenteri,  uutisvirrat, Facebook, pörssikurssit, valokuvat jne.). Tiedot tulevat täysin erilaisista tietojärjestelmistä mutta silti ne esitetään yhdessä ja yhdenmukaisessa käyttöliittymässä. Samoin eri palvelut myös keskustelevat sulavasti toistensa kanssa, esimerkiksi Windows Phone Mangossa lähes mistä tahansa sovelluksesta voi jakaa sisältöä eri sosiaalisiin verkostoihin.

Millainen siis on tulevaisuuden sähköinen työpöytä? No se on tietysti vaikkapa Windows 8-tietokoneen, iPadin tai puhelin jo olemassa oleva työpöytä. Työpöydälle on tarjolla sisäisen markkinapaikan kautta kymmeniä erilaisia sovelluksia käyttäjän työtehtävien ja oikeuksien mukaan. Luonnollisesti sovellukset on esiasennettu järkevästi, mutta käyttäjä voi silti oikeuksiensa rajoissa muokata näkymän mieleisekseen. Ja ottaa halutessaan mukaan myös ulkomaailman elementtejä, olivat ne sitten uutisia, pörssikursseja, kumppaneiden tiedotteita tai vaikkapa sosiaalisen median nostoja. Ja haku toki onnistuu suoraan työpöydältä, kuten myös viestintä ja tiedonjako muiden kanssa.

Oikein tehtynä konsepti on lähes täysin päätelaiteriippumaton, mutta osaa silti mukautua erilaisille laitteille ja käyttötavoille. Tietokoneen, ja käytännössä jokaisen muun päätelaitteen, sähköinen työpöytä on suunniteltu käyttäjän itsensä muokattavaksi. Tämän lisäksi erityisesti työkäyttöön tarkoitetuissa Windowseissa on silti mahdollista tehokkaasti hallita kokonaisuutta ja tarjota käyttäjälle turvallinen ja yrityksen sääntöjen mukainen työympäristö.

Ja asiat voi kyllä osin nostaa vaikka SharePointin sisään, mutta useimmiten tälle ei ole tarvetta. Näin SharePoint toimii alustana tuotetulle sisällölle mutta työskentely tapahtuu entistä useammin muissa sovelluksissa (Office-tuotteet, CRM, ERP, asiakaskohtaiset sovellukset jne.) sekä sähköisillä lomakkeille ja puhelimissa / tableteissa toimivilla sovelluksilla. Kommunikointi taas tapahtuu entistä useammin moderneilla tavoilla, ml. pikaviestimet, videoneuvottelut ja sisäiset sosiaalista teknologiaa hyödyntävät välineet.

Olen nyt käyttänyt hetken Windows 8:aa sekä työkannettavallani että tabletillani. Käyttiksen esiversio on herättänyt sekä itsessäni, sitä käyttävissä kollegoissani että kaikissa sen nähneissä todellisen WOW-efektin. Meillä Sulavassa oli jo entuudestaan olemassa uudenlaisen sähköisen työpöydän konseptin runko kasassa. Viimeistään nyt Windows 8:n myötä on selvää, että sähköisiä työpöytiä ei kannata – ja useimmiten edes voi – tehdä perinteisellä mallilla. Uudella mallilla tehtynä projektit ovat huomattavasti halvempia, riskittömämpiä sekä päätelaite- ja toimittajariippumattomampia. Ja kaiken lisäksi lopputuloksena syntyy jotain sellaista, jota loppukäyttäjät ovat halukkaita käyttämään. Ja Windows 8:lle sovellusten teko on todella helppoa, esimerkiksi juuri julkaistun kehittäjäversion mallisovellukset ovat Microsoftin työharjoittelijoiden (!) tekemiä.

Jo pelkästään Windows 8:n lukitusnäytölle voidaan nostaa valtava määrä tietoa, esimerkiksi vaikkapa kuvake joka kertoo onko yrityksen tietojärjestelmissä tapahtunut jotain kriittistä. Tai vaikkapa asiakaspalvelussa avoimena olevien tikettien lukumäärä, edellisestä työtapaturmasta kulunut aika, kiireellisten viestien määrä sähköpostisa tai seuraavan kalenteritapahtuman taustatiedot.

Kyllä. Windows 8:n aloitusvalikko ja työpöytä näyttää jatkossa tältä. Tähän on helppo kuvitella erilaisia työpaikan sovelluksia, jotka kertovat käyttäjälle keskeisimmät uutiset, tapahtumat ja toimenpiteet. Ja sovellusta klikkaamalla pääsee suoraan oikeaan paikkaan. Samat sovellukset toimivat melkein sellaisenaan Windows Phone-puhelimissa ja jos ne tehty HTML5-pohjaisina, saadaan tiedot helposti esitettyä vaikkapa iPadeilla.

Tulevaisuuteen kannattaa varautua jo nyt, suosittelen lämpimästi miettimään vielä kerran omaa sähköisen työpöydän konseptia ja sen järkevyyttä. Myös valmistuotteiden, erityisesti SharePointin, räätälöintejä kannattaa välttää. Microsoft ja kumppanit tulevat tarjoamaan valtavan määrän valmiita sovelluksia SharePointissa olevan tiedon esittämiseksi ja tuottamiseksi eri päätelaitteilla. Jos omat palvelusi on räätälöity SharePointin päälle, on hyvin todennäköistä ettei näitä valmistuotteita ja –palveluita voida ottaa ollenkaan käyttöön.