Mitä kaikkea intranet-projektissa pitää tehdä?
Onko teillä pian edessä intranetin hankinta tai uudistaminen? Tässä tarkistuslista asioista, joita kannattaa miettiä.
Olemme Sulavan intranet-koulutuksissa käyneet kurssilaisten kanssa läpi intranetin käyttöönotto- tai uudistusprojektien vaiheita erilaisten tiekarttojen kautta ja samalla miettineet, mitkä vaiheet ovat nykyään niitä kaikkein tärkeimpiä.
Vaikka tyypillinen intra-hanke oli kymmenen vuotta sitten erilainen kuin nyt, perinteisen intranet-tiekartan vaiheiden tarkastelu antaa hyvän lähtökohdan omien tarpeiden kartoitukselle. Siitä näkee myös hyvin sen, miten maailma on muuttunut ja teknologia kehittynyt.
Katsotaan viittä keskeistä aluetta, joiden kautta intranet-projektia on tavattu hahmottaa. Ne ovat strategia, design, sisältö, muutosviestintä, teknologia. Listaan seuraavaksi työvaiheita, joita näissä keskeisissä vaiheissa on usein käyty läpi.
Strategia
- Nimeä intranetin omistaja ja sponsori
- Muodosta intranet-tiimi
- Luo tiedonhallinta ja –jakamiskäytäntö
- Määrittele intran tavoitteet
- Määrittele mittarit
- Tee business case
- Järjestä rahoitus
- Määrittele intran hallinnointimalli
Kommentti: ”Strategia” on ehkä turhan raskaan kaliiberin otsikko tälle sisällölle, mutta ei kuitenkaan virheellinen. Näiden ns. pohjatyövaiheiden merkitys on korostunut ja korostuu vuosi vuodelta, kun intranetit muuttuvat pelkästä viestintäkanavista organisaation keskeiseksi työvälineiksi. Ulkoisten verkkosivujen mittaamiseen on totuttu siinä missä tehdashallin liukuhihnan tehokuuden mittaamiseenkin. Seuraavana agendalla tulee olemaan intranetin käytön ja tietotyön toimivuuden mittaaminen.
Design
- Suunnittele informaatio-arkkitehtuuri
- Suunnittele sovellukset
- Määrittele sisältötyypit
- Määrittele metadata
- Suunnittele sivupohjat ja ulkoasu
Kommentti: Design-puolella muutoksen tuulet puhaltavat voimalla. Yhä harvemmassa projektissa suunnitellaan omia soveluksia – valmiit sovellukset täyttävät useimpien tarpeet. Ulkoasun suunnittelussa käydään nyt pohdinta: halutaanko tarjota työntekijöille tuttu ja työkalumainen intra vai vahvasti brändätty ja organisaation erikoispiirteitä korostava kokemus?
Ensimmäisen vaihtoehdon kannattajat ajattelevat, että intra on kuin tekstinkäsittelyohjelma – sen pitäisi olla lähes samanlainen joka paikassa ja heti hallussa kun hyppää firmasta toiseen. Toisen näkökulman puoltajat ajattelevat intraa markkinointilähtöisesti tai kokevat oman firman erityispiirteet vahvoiksi. Metadatan ja sisältötyyppien osalta intraprojektia ei kannata enää vetää perinteiseen malliin. Nykyaikainen tehokas haku pystyy hoitamaan monia asioita, joita ennen koetettiin taklata metatiedoilla.
Sisältö
- Tee sisältö-inventaario
- Määrittele kuka omistaa mitäkin
- Tunnista tarvittavat sisällöt
- Määrittele julkaisumalli
- Kartoita julkaisijat
- Luo julkaisijoille oma yhteisö, foorumi
- Määrittele sisällön workflow
- Luo opas sisällöntuottajille
- Kouluta sisällöntuottajat
- Kirjoita ja hanki tarvittavat sisällöt
- Siirrä olemassa olevat sisällöt uuteen intraan
Kommentti: Sisältöjen osalta vanhat työt säilyvät. Uutena haasteena tulee ns. sosiaalisen intranetin mukana tuleva kaikki julkaisevat –toimintamalli, joka näyttää olevan haaste monelle organisaatiolle.
Viestintä
- Perusta projektisivusto
- Tee sisäinen markkinointisuunnitelma
- Päätä intran nimi
- Varmista muutosjohtamisen toimivuus
- Luo lanseeraussuunnitelma
- Toteuta sisäinen markkinointi
- Lanseeraa intra
- Kouluta käyttäjät
Kommentti: What’s in it for me? Helposti ajatellaan, että kohtalaisen onnistunut intra myy itse itsensä työntekijöille. Mutta totuus on toisenlainen: siellä ne jossain Y-aseman ja sähköpostilaatikon välillä jatkavat ikuista vaellustaan, tiedostot ja ihmiset. Sisäisen markkinoinin ja jalkautuksen merkitys korostuu etenkin silloin, kun tuodaan henkilöstölle useita vaihtoehtoisia tapoja hoitaa asioita: blogi, mikroblogi, tilapäivitykset, pikaviestin, wiki – mitä tehdään milloin ja missä?
Teknologia
- Kartoita kollaborointivälineet ja niiden mahdollisuudet
- Kartoita organisaation IT-ratkaisut
- Evaluoi alustat ja valitse
- Ota alusta käyttöön
- Ota haku käyttöön
- Kehitä sovellukset
- Ota käyttöön mittaus ja analytiikka
- Poista vanha intra käytöstä
Kommentti: Teknologian osalta harvoin lähdetään puhtaalta pöydältä. Lähtökohta on usein se, että joku on jo päättänyt, että me olemme sitten Microsoft, IBM tai avoimen lähdekoodin talo. Järjestelmien kartoitukseen ja evaluointiin käytetyt paukut voi suunnata muualle – esimerkiksi siihen, että miten intranet oikeasti voisi muuttaa työskentelytapoja organisaatiossa. Mitä muuta kuin teknologiaa onnistuminen vaatii?
Siinäpä se – aika pitkä lista tuli ja mukana on varmasti asioita, joita ei joka paikassa tarvitse tehdä. Mitenkäs on teillä – mitkä listatuista vaiheista ovat tarpeettomia, mitkä niitä tärkeimpiä?
Kirjoittaja:
Petteri Kankkunen