Luovu turhista kokouksista – vain yksi muistikirja riittää
Kurkistapa kalenteriisi viimeisen parin kuukauden ajalta, ja laske tunnit kuinka paljon olet viettänyt aikaasi erilaisissa palavereissa: osastokokous, tiimipalaveri, projektikokous, johtoryhmä, statuspalaveri, budjettipalaveri, markkinointipalaveri, suunnittelupalaveri, seurantapalaveri… Aiheita on varmaan loputtomiin ja käyttämäsi tuntimääräkin varmaan aika huikea. Arvaanko myös oikein, että suurin osa palavereistasi oli työpaikkasi sisäisiä kokoontumisia?
On yllättävää, että yritysten ja yhteisöjen kokoustamiskäytäntöjä ei ole systemaattisesti kehitetty, vaikka on hankittu upouutta teknologiaa ja työvälineitä. On muka aina tarve koota kollegat fyysisesti kasaan ja istua kasvokkain, että tuloksia tai päätöksiä saadaan aikaiseksi. Kokouksen ensimmäinen pullonkaula on itse varauksen tekeminen: ei löydy yhteistä aikaa eikä vapaata, sopivaa kokoustilaa. Seuraava kaaos onkin sitten kokouksen osallistujilla, joilla kalenterit ovat pullollaan näitä erilaisia tapaamisia, joihin on kutsu kuulunut. Yhteisen vapaan ajan haasteellisuudesta johtuen, ne usein varataan hyvinkin epäinhimilliseen työaikaan. Kokouksen kutsuja ei ole toimittanut agendaa ja otsikosta ei oikein osaa päätellä mistä on kysymys. Pahimmassa tapauksessa palaveri alkaa edellisen kokouksen muistion läpikäynnillä tai muistelemalla mitä edellisessä kokouksessa puhuttiin tai sovittiin.
Suurimmalla osalla kokoukseen osallistujilla on omat muistiinpanovälineet mukana: joko perinteinen kierrevihko, jämäkkä, kovakantinen muistikirja tai nykypäivänä useimmilla jo kannettava tietokone. Kokouksessa valitaan tai on määritelty puheenjohtaja ja sihteeri, jonka tehtävänä on kirjata kokousmuistio. Voi jopa vielä olla niin, että muistio lähetetään kaikille osallistujille sähköpostin liitteenä. Hyvin usein myös käy niin, että palaveriaika loppuu kesken, kun vasta päästään vauhtiin.
Tunnista ja analysoi kokoustarpeesi
Jos kokouksesi aihe on statuspalaveri, tiimipalaveri tai mikä tahansa tiedottamiseen tai suunnitteluun liittyvä kokoustaminen, tuo kaikki yllämainittu on täysin tarpeetonta ajanhukkaa. Päätöstä vaativat kokoukset ja tiedotus- ja suunnittelupalaverit tulisi täysin erottaa toisistaan. Tiedottamiseen, ideointiin, suunnittelun ja seurantaan on kehitetty useita erilaisia hienoja teknisiä ratkaisuja, joihin kaikki pääsevät osallistumaan heille parhaiten sopivana ajankohtana. Useimmiten työhön liittyvät hyvät innovaatiot ja ideat syntyvät aivan muualla kuin sitä varten järjestetyssä palaverissa. Jos käytössäsi on vaikkapa Microsoftin Dynamics 2011 CRM-ratkaisu, voit seurata reaaliaikaisesti myyntitiimisi tai kollegasi asiakastoimenpiteitä uudesta What’s New –aktiviteettisyötteistä. Myyntilukujen seuranta ja analyysit on toivottavasti toteutettu myös reaaliaikaisina, helposti kuvattuina graafisina julkaisuina. Tyypillinen tiedotusluonteinen tiimipalaveri hoituu hyvin suunnitellulla tiedottamisprosessilla.
Tiimityötilat ovat liian jäykkiä sulavaan yhdessätekemiseen
Useissa yrityksissä on villiinnytty yhteisten tiimityötilojen käyttöön ja onhan tämä toki hienoa kehitystä vanhaan kokouskäytäntöön. On myös kehitetty jopa omia erityisiä kokoustyötiloja, joissa jaetaan ja ylläpidetään kokousmateriaalia. Ehkä näin muutama ruutuvihko säästyy ja muistiinpanot ja materiaalit pysyvät kasassa. Erillinen työtila on varmasti hyvinkin tarpeellinen, jos kokoukseen osallistujia on useita kymmeniä tai jopa satoja ja materiaalia on runsaasti. Mutta miten sitten hoidat kustannustehokkaasti viikoittaisen tiimipalaverin tai satunnaisen suunnittelupalaverin? Microsoft Office OneNote on erinomainen työkalu rutiinikokousten hallinnointiin ja mainio alusta tilanteisiin, jossa pitää suunnitella tai kerätä mielipiteitä ja ideoita useilta eri henkilöiltä. Jo nimivalinta on mielestäni onnistunut ja kuvaa osuvasti ohjelman yksinkertaisuutta. OneNotella rakennat itsellesi tehokaan omaan tarkoitukseesi parhaimman virtuaalisen muistikirjan ja voit luottaa, että muistiinpanosi eivät ole enää ikinä hukassa. Voit pitää henkilökohtaiset kauppalistasi ja töihin liittyvät asiat samassa muistikirjassa ja pääset niihin tarvittaessa käsiksi, vaikkapa puhelimellasi, ajasta ja paikasta riippumatta. Päätät myös itse mitkä osat muistiostasi haluat jakaa muille. Kollegoille jakaminen käy kätevästi vaikkapa siellä yhteisessä tiimityötilassa ja jos asiakkaan tai kumppanin kanssa ei ole yhteistä Extrane- työtilaa, jakaminen onnistuu vaikka Dropboxin tai SkyDriven kautta. Yhtäaikainen tiedon jakaminen ja päivittäminen ei voi olla enää helpompaa.
OneNotessa on käytettävissä mainioita valmiita sivupohjia. On useita erilaisia kokousmuistiopohjia (Business), tehtävälistoja, tarkistuslistoja, suunnittelulistoja (Planners) ja erityisesti opiskeluun ja opettamiseen suunniteltuja pohjia (Academic). Näistä kaikista voit tietysti rakentaa ja tallentaa itsellesi ihan omia kombinaatioita. Voin luvata, että valikoimaa riittää. Ja jos ei riitä, niin voit ladata aina lisää mallipohjia Office.com sivustolta, vaikkapa kestävään kehitykseen tarkoitetun Green Ideas -mallin.
Yksi OneNoten hienoimmista asioista on sisällön indeksointi ja haku. Sisältöä voit luokitella oletustagien avulla ja noita tageja käytät kätevästi myös hakukriteereinä koko muistikirjasi sisällöstä. Tiesitkö muuten että haku löytää myös OneNote-sivulle lisätyn kuvakaappauksen sisällä olevan tekstin? Tuo Screen Clipping onkin yksi parhaimmista OneNoten toiminnallisuuksista. Tällaiselta voisi näyttää vaikkapa yhteinen tuotesuunnittelusivu. Jokaisen sivun alle voit lisätä alasivuja ja suunnittelusivusto voi olla omana välilehtenään (Section) johon voit tallentaa oletussivupohjan, joka nopeuttaa ja helpottaa myös muiden osallistujien työskentelyä.
Jos et ole vielä ottanut OneNotea päivittäiseen käyttöön, suosittelen lämpimästi siihen tutustumista. Varoitan, että voit jäädä siihen myös koukkuun. Unohda tylsät ja jäykähköt Word-muistiinpanot ja siirrä ne ihan uudelle interaktiiviselle ja innovatiiviselle tasolle. Takaan että tulet huomaaman, että todellakin yksi muistiinpano riittää.
PS. Ai niin, unohdin vielä vinkata, että jos tiimissäsi on niitä taktuaaleja tyyppejä, jotka piirtelevät kokouksen ajan kukkia ja mehiläisiä ruutuvihkoonsa, varaa OneNote-sivulle myös piirtelyalue. Kynät, kumi ja värit ovat mukana ohjelmassa. Voitte sitten järjestää vuosittain myös taidenäyttelyn (virtuaalisen) ja valita vuoden teoksen ja taitelijan! Nuo kynät ja värit korvaavat ihan oikeasti myös fläppitaulut.
