Inbox Zero – täällä ollaan, mitäs nyt?

Moderni työ

Avainsanat:

Inbox Zero on Merlin Mannin kehittämä tapa sähköpostikaaoksen taltuttamiseksi. Se perustuu ajatukseen siitä, että sähköposteista saadaan niskalenkki taidolla, oikeilla työkaluilla ja ennen kaikkea kurinalaisella asenteella. Inbox Zero-mallissa on selkeät viitteet ja perimä David Allenin Getting Things Done-malliin, mutta toisaalta myös yksinkertaiseen ajatukseen, jossa Saapuneet-kansio toimii to do-listana.

Luin ensimmäisen kerran Inbox Zerosta joitakin vuosia sitten, ja hymähdin silloin ajatukselle – “niin varmaan”, tuumin. Olin noihin aikoihin Microsoftilla töissä ja sain päivittäin 200-500 sähköpostia. Siihen päälle jakelulistat joihin olin innokkaasti itseni lisäillyt. Eihän jokainen sähköposti tietysti vaatinut reagointia mutta aikaa ja henkistä vireilläoloa kylläkin: mihin kansioon siirrän tämän, mitä teen tuolle, ja pitäisikö tähän sähkeeseen jotenkin reagoida, kun nimeni kerran on yksi sadan joukosta To: -kentässä? Ja oho, tuossa kansiossa on 4500 lukematonta viestiä – koskakohan ne ehtisi lukea.

Kaikkien näiden vuosien jälkeen päätin vuoden vaihtuessa yrittää Inbox Zeron saavuttamista – tai ainakin jotain sellaista olotilaa, jossa tekemistä odottavat sähköpostit eivät niin vaivaisi. Ei sillä, että yksikään sähköpostilaatikoistani olisi ollut erityisen vaikeasti hallittava mutta alati listan pohjalla roikkuvat semi-työtä vaativat sähköpostit vaivasivat kuin omituinen kolina Nissanissa moottoritienopeuksissa (vinkki: poista takapenkin jalkotilasta Lego- ja Playmobil-ukot).

Kohti Inbox Zeroa

Tavoite, jonka itselleni asetin 1.1. oli selkeä: Molemmat pääpostilaatikot (@roine.fi ja @sulava.com) tyhjäksi Inboxin osalta. Ja vähemmän sähköpostiin tarrautumista.

Aloitin tavoitteen taklaamisen kytkemällä kännykästä sähköpostien automaattisen (ajastetun) synkronoinnin kokonaan pois. Totuttelin parin päivän ajan manuaaliseen synkronointiin joka on palvellut nyt pari viikkoa yllättävän hyvin. Tässä välissä hain hieman inspiraatiota ja taistelutahtoa täältä.

Olen aina ollut kohtalaisen tehokas sähköpostin prosessoinnissa joten Inbox Zeron noudattamisessa ei sinänsä ollut mitään kovin ihmeellistä, on vain valittava jokin seuraavista viidestä vaihtoehdosta sähköposteja peratessa – ja valinta pitäisi tehdä aika ripeästi:

  • Delete (Poista – tai minun tapauksessani Arkistoi)
  • Delegate (Delegoi jollekulle muulle)
  • Respond (Hoida itse)
  • Defer (Hoida myöhemmin)
  • Do (Nopea homma? Tee heti ja poista/arkistoi)

Respond ja Do menivät usein iloisesti sekaisin – vastaan, kun olen asian hoitanut, joten käsittelin nämä kaksi toimintoa käytännössä yhtenä aktiviteettina.

Lähtötilanne olisi voinut olla huonompikin: @roine.fi –sähköpostilaatikon Inbox näytti kymmentä viestiä. @sulava.com:ssä oli 26 viestiä.

Privaattipostin taklasin yhdessä illassa punaviinin hehku poskillani: Useimpiin viesteihin jätin vastaamatta, koska päättelin että ne olivat enemmänkin tiedonantoja kuin vastauksia vaativia. Muutamat reagointia vaativat viestit taklasin Facebookin chatissa ja ihan oikeilla puheluilla. Joskus unohdan, että kännykällä voi (ja saa) myös soittaa.

Hauskana anekdoottina kerrottakoon tässä välissä, että pysähdyin kauppamatkalla viikonloppuna Saunalahden palvelutiskille optimoimaan Onsightin liittymäsopimuksia. Nuori myyjä yritti myydä uusia liittymiä tarjoamalla “jopa 5000 minuuttia ilmaista puheaikaa ja yli tuhat tekstiviestiä kuukaudessa ilman lisäkustannuksia”-ehdotuksella. Tarvitseeko kukaan oikeasti 5000 minuuttia puheluihin kuukaudessa?

Ajattelin, että Inbox Zero on nyt puoliksi saavutettu – yksi loota hoidettu, toinen jäljellä. Todellisuudessa isompi urakka oli edessä työposteissa: Useimmat niistä vaativat Ihan Oikeaa Työtä, tai ainakin jonkinlaista pohdintaa mitä, kuka, kenelle, miten ja miksi. Käytännössä viestien käsittelyyn meni reipas viikko kun otin tavoitteeksi, että sähköposteja Inboxissa täytyy olla illalla vähemmän kuin aamulla.

Hankalimmat viestit:

  • Sopimuksen viilaus ulkomaisen kumppanin kanssa: Vaikea edistää (liikaa avoimia kysymyksiä ja päätettäviä asioita), ja toisaalta mahdoton delegoida. Ratkaisu? Poikki-ja-pinoon –mallilla “Tehdäänkö näin? a/b/c” ja sain viestin pois roikkumasta. Ja vastauksenkin (a).
  • Pitkä kirjeenvaihto usean osapuolen kanssa teknisistä toimenpiteistä: Olen mukana monessa kirjeenvaihdossa, jotka eivät suoranaisesti liity omiin tekemisiini mutta joissa on kokemukseni mukaan parempi olla mukana kuin sulkea silmänsä. Lopulta päätin, että nämä löydän haulla riittävän nopeasti ja siirsin kaikki tällaiset viestit arkistoon.
  • Lupaamani palvelun pystyttäminen, viestin liitteenä pitkä litania speksejä ja yksityiskohtia: Siirretty OneNoteen ja arkistoitu sähköpostina.

Tavoite saavutettu

Saavutin Inbox Zeron perjantai-iltana 18.1. hieman ennen puoltayötä:

Ei ehkä maailman suurin tai mieleenpainuvin merkkipaalu konsultin urallani mutta ainakin tuon illan tunne lämmitti mieltä: Kyllä, se on mahdollista.

Entä jatkossa – Inbox Zero, Inbox –1 vai Inbox Apua Auttakaa +250?

En tiedä.

Olen vuosien aikana tottunut elämään noin kymmenen tekemistä odottavan sähköpostin kanssa. On lähes syyllinen olo, kun inboxissa ei nyt odota mitään akuuttia – olenko jättänyt jotain huomioimatta? On itsestäänselvää, että tulevina viikkoina sähköposteja satelee huomattavia määriä, ja inbox ei näytä nollaa. Se ei silti haittaa – nyt uskallan ja pystyn olemaan hieman jämäkämpi sähköpostien käsittelyssä, enkä enää jätä epäselvien sähköpostien käsittelyä aina seuraavaan päivään.

Ainiin, Inbox Zero Nerd Merit Badge on vielä minulta tilaamatta – taidan tilata kollegoilleni myös jo varalle! 🙂

02: Inbox Zero

Itse koin seuraavat artikkelit ja esitykset hyödyllisiksi valmistautuessani Inbox Zeroon:

Tsemppiä kevään haasteisiin – on ne sitten Inbox Zeroa, sataa punnerrusta tai jotain vielä vaativampaa!


Jussi Roine
Twitter: @jussiroine