Olen viimeisen kuukauden aikana tehnyt töitä pääsääntöisesti muualla kuin Sulavan toimistoilla. Helsingin toimistolla käväisin kerran, muistaakseni hakemassa minulle saapuneen kirjeen, pari viikkoa sitten. Toki käyn asiakkaillamme aina kun siihen tarjoutuu mahdollisuus, mutta usein tässä vaiheessa syksyä moni projekti on vaiheessa, jossa asioita voidaan edistää verkkokokouksilla tehokkaammin, kuin matkustamalla pitkin lääniä.
Kielletään sähköposti
Helsingin Sanomat uutisoi tovi sitten sähköpostikokeilusta, jonka Tapaus Oy otti esimiehillensä käyttöön. Kokeilussa estettiin sähköpostien synkronointi ja lähettäminen klo 18 jälkeen arkisin ja kokonaan viikonloppuisin. Ilmeisesti myös pääsy omiin ja jaettuihin kalentereihin estettiin vapaa-ajalla. Tämä luonnollisesti kirvoitti Hesarin kommenttipalstalle paljon kommentteja ja sitäkin enemmän muualla sosiaalisessa mediassa.
Moni tuttavani IT-alalla hämmästeli näin radikaalia mallia. ”Eihän se ole nykyaikaa!”, parahdettiin. Vastaavasti useampi tuttuni, jotka eivät ole IT-alalla, kiitteli ja toivoi mallin yleistyvän.
Olen vähentänyt melko paljon hömppäuutisten seuraamista kuluneen vuoden aikana, tavoitteenani vallata takaisin aikaa itselleni ja sitä myöten tärkeille asioille elämässä. Luin kuitenkin varsinaisen uutisen ja pidättäydyin kommentoimasta aiheeseen keskustelufoorumeilla. Olen itseni kanssa oppinut – ehkä parin viime vuoden aikana – että tarvitsen aikaa pohdiskeluun ja asioiden sulatteluun, ennen kuin voin ymmärtää oman näkemykseni ja mielipiteeni aiheeseen. Ja senkin jälkeen mielipidettä saa vaihtaa, kun uutta tietoa tulee esiin.
Mikä tässä on ongelmana?
Uutista lukiessa, ja kommentteja kahlatessa ongelman ytimeksi nostetaan uupuminen töissä ja aina tavoitettavissa oleminen. Sähköposti nähdään perimmäisenä pahana, koska siihen edellytetään vastausta, kun esimies tai muu suuri johtaja meilaa iltakymmeneltä. Ymmärrettävä huoli varmasti sellaisissa organisaatioissa, joissa sähköposti toimii yrityksen selkärankana ja ihmisten toimitusketjuna. Olennaista on myös, että nimenomaan yrityksen sisäinen sähköposti ja kalenteripolkka nähdään ongelman ytimessä.
Estämällä pääsy sähköpostiin vapautetaan ihmisten voimavarat vapaa-ajan käyttöön, ja varsinainen palautuminen seuraavaan työpäivään voi alkaa.
Ymmärrän erittäin hyvin tilanteen, jossa toimihenkilö on pakotettu ”tsekkaamaan meilit” vielä iltakymmeneltä, kun pitäisi lukea lapsille iltasatua. Raportteja pitäisi kirjoittaa ja toimitusjohtajan kiireellisiin kalenteripyyntöihin kuitata accepteja samalla, kun valvoo pikkuhirviöiden hampaidenharjausta. Olen melko varma, että useampi kuukausi (tai vuosi) tällaista jatkuvaa varallaoloa, tavoitettavuutta ja eeppisen pitkiä sähköpostiketjuja huonontaa yöunen laatua ja määrää. Työpäivä ei käytännössä lopu ikinä, vaan velloo aamuvarhaisesta iltamyöhään, vain jatkuakseen seuraavana päivänä uudelleen.
Toisaalta, jos itse ei aseta rajoja työnteolleen, kuka sen sitten tekee?
Joten, kielletään kaikki!
Tätä ongelmaa pohtiessani muistan, että itselläni on monta virtuaalihattua päässä työpäiväni aikana – usein yhtä aikaa: työnantajan hattu, yrittäjän hattu, piensijoittajan hattu, vapaaehtoistyöntekijän hattu, IT-ammattilaisen hattu sekä freelancerin hattu. Kuulen viikoittain erilaisten some-, digi-, tuottavuus- ja transformaatiokonsulttien mantraa siitä, miten sähköposti on legacya ja siirtymällä palveluun X minulle luvataan vähintään 40% lisää tuottavuutta. Nopeasti laskien saisin jopa 10-12 tuntia viikossa enemmän suoritteita aikaan.
Pidän itse äärimmäisen paljon moderneista viestintätavoista – Microsoftin Teams, Facebookin omistama WhatsApp ja Facebook Messenger, sekä Twitterin privaattiviestit ovat minulla tehokäytössä – eikä syyttä. Mutta niin on se legacy-mallinen sähköpostikin. Monta asiaa etenee sähköposti- ja kalenteribingon avulla, kun virtuaalitiimi on löyhä kollektiivi, joka hoitaa jotain yhteistä päämäärää satunnaisesti täysin omien toimiensa ohella ja usein globaalisti hajautettuna.
Ainainen saavutettavissa oleminen ja inboxin valpas vahdinta eivät mielestäni ole järkevää ajankäyttöä. Moderni työskentely edellyttää modernien työvälineiden lisäksi nykyaikaista vastuunkantamista omasta työstään. Esimies saa – puolestani – edellyttää aivan miten paljon ikinä haluaa sähköpostien lueskelua iltaisin, mutta vastuuntuntoinen tietotyöntekijä vetää omat rajansa siihen, jolla omat työt saa järkevästi hoidettua.
Jos sähköpostien ja kalenterien vilkuilu estettäisiin laajemmin vapaa-ajan koittaessa, luovimmat työntekijät keksisivät varmasti kiertokeinon. Samalla pitäisi toki estää pääsyä muihinkin viestintäjärjestelmiin ja alustoihin.
Muutama ennakoimani ongelmatilanne, johon törmäisin mikäli oma työnantajani päättäisi kokeilla jotain näin askeettista toimintamallia:
- Iltalentoni laskeutui Brysseliin, ja seuraavaksi pitäisi varmistaa mihin hotelliin olen menossa. Ainiin, mutta sähköpostissa oleva legacy-mallinen tilausvahvistus ei aukea
- Lähden työmatkalla varhaisella aamulennolla, jotta ehdin asiakkaalle klo yhdeksäksi. Asiakas koettaa tavoittaa minua kertoakseen kokoustilan muuttuneen toiseen kaupunkiin – mutta mikään viestintäväline ei todennäköisesti tavoita minua ennen kuin on liian myöhäistä
- Kollegani on asiakkaalla selvittämässä tietoturva-ongelmaa ja tarvitsee kiireellisesti vinkin siitä, miten olisi paras edetä – mutta kukaan koko yrityksessä ei vastaa klo 16 jälkeen yhteydenottopyyntöihin
Omista aikasi, ja erityisesti vapaa-aikasi
En tarkoita, että työtä tehdään kuten Robert Owen sen aikoinaan tarkoitti tehtäväksi – 8 tuntia töitä, ja sitten pakollista lepoa saman verran. Monen tuottavaa työtä tekevän ammattilaisen työ on pirstaloitunutta. Siinä missä voin lähettää sähköpostin kymmenelle työkaverilleni – samalla ehkä vaatien tunnin ajallista panostusta sen perkaamiseen – generoin samalla muille tehtävälistoja, joihin vastaanottaja ei tiennyt lupautuneensa.
Näen, että nykypäivänä on äärimmäisen tärkeää omistaa oma aikansa. Päättää, milloin työtä tekee ja vastaavasti päättää, milloin työtä ei tee. Minulle se on usein 4-5 tunnin rupeama, ja sen jälkeen tunnin vapaa-aika tehden jotain muuta. Samalla vapaa-ajalla katoaa tarve ”tsekkailla meilejä” tai muita viestejä, koska ne kyllä odottavat rauhassa seuraavaa työpäivää tai työrupeamaa – ilman esimiehen tai it-osaston teknisiä estoja.
Vapaa-aikaa tai tuottavaa työtä on myös se, kun et ole tavoitettavissa – silloin yleensä teet jotain tärkeää.