Power BI Gurulta ohjeita valmiiden raporttien ja koontinäyttöjen parissa painiville

Onko teillä otettu Power BI käyttöön?

Tarvitsetko lisäohjeita sinulle jaettujen raporttien toiminnoista? Vai teetkö itse raportteja, jolloin sinun olisi hyvä tuntea ominaisuudet laajalti myös käyttäjän näkökulmasta?

Mitä eroa on koontinäytöllä (dashboard) ja raportilla (report) ja miksi käyttäjänkin on tärkeää tunnistaa ne? Miten tarkoittaa visualisointiin luotu hierarkinen porautumismahdollisuus ja mistä sen näkee? Voiko koontinäyttöjen luvuista tilata hälytyksiä?

Esittelen tässä jutussani valmiiden raporttien ja koontinäyttöjen käyttöön liittyviä toimintoja. Toivottavasti ohjeista on hyötyä sekä loppukäyttäjille että heille, jotka suunnittelevat organisaatioon yhtenäisiä raportointikäytäntöjä.

Power BI pilvessä

Jutussa oletetaan, että raporttien jakelussa käytetään Power BI pilvipalvelua eikä omassa konesalissa olevaa Power BI Report Serveriä. Artikkelissa ei oteta kantaa mobiiliapplikaatioihin eikä porauduta toimintojen yksityiskohtiin.

Huomaa, että pilvipalvelu kehittyy kaiken aikaa, ja toiminnot ovat voineet muuttua sen jälkeen, kun tämä juttu on kirjoitettu ja tarkastettu 03/2018.

Geneerisen Power BI -raporttien käyttöohjeen kirjoittaminen on haastavaa, sillä raportteja on voitu toteuttaa monilla eri tavoilla ja visualisointien asetuksia ja käyttäytymistä on voitu säädellä useita pieniä yksityiskohtia myöten. Esimerkiksi pelkästään erilaisia sisäänrakennettuna visualisointityyppejä on yli 30. Lisäksi raporttien laatija on voinut ladata kaupasta erilaisia mukautettuja visualisointeja, joita on jo lähes 150 erilaista.

”Raporttien laatijoiden mieltymykset ja organisaation raportointi- ja jakelukäytännöt vaikuttavat raporttien käyttämiseen ja käyttökokemukseen.”

Power BI saattaa joskus vaikuttaa käyttäjän näkökulmasta hieman sekavaltakin, jos käyttöönoton yhteydessä ei ole sovittu yhtenäisiä raportointikäytäntöjä esimerkiksi koontinäyttöjen laatimisen tai jakelumenetelmien osalta.

Pilvipalveluun kirjautuminen

Kirjaudut pilvipalveluun esimerkiksi powerbi.com -sivulta. Kun olet kirjautuneena, löydät sinulle jaetut sisällöt joko Shared with me (Jaettu kanssani) tai Apps (Sovellukset) -vaihtoehdoilla riippuen siitä, miten jakaminen on suoritettu teidän ympäristössä. Tässä ohjeessa kerrotaan molemmista ja kuvaillaan myös työtiloja, mikäli raporttien loppukäyttäjät on teidän ympäristössä lisätty työtilojen jäseniksi.

Taustatietoja Power BI:stä

Tutustutaanpa ensin Power BI -sisällön rakennuspalikoihin.

Jotta ymmärrät sinulle jaettujen Power BI -raporttien toimintaa, sinun on hyvä tietää millaisista elementeistä Power BI -sisältö muodostuu ja missä milloinkin olet, kun tarkastelet lukuja. Kohteet käyttäytyvät eri tavalla riippuen, oletko raportilla vai raporteista muodostetulla koontinäytöllä (dashboard).

Raporttitiedostot ja raporttisivut

Power BI -sisältö perustuu Power BI Desktop -ohjelmalla tehtyihin raportteihin (reports). Kussakin raportissa voi olla useita sivuja (report pages) ja kullakin sivulla runsaasti erilaisia visualisointeja, kuten pylväitä, palkkeja, karttoja, jne. Raporttisivun visualisoinnit voivat olla hyvin eri kokoisia ja muotoisia ja raporttien laatija voi sijoitella niitä vapaasti haluamallaan tavalla.

”Raporttisivun visualisoinnit ovat yleensä keskenään vuorovaikutteisia, joten yhden palkin, pylvään tai sektorin napsautus vaikuttaa todennäköisesti muihin sivulla oleviin visualisointeihin.”

Kun olet napsauttanut esimerkiksi palkkikaavion palkkia tai ympyräkaavion sektoria, ja se on suodattanut muita visualisointeja, voit kumota valinnan napsauttamalla joko samaa palkkia tai sektoria uudelleen tai napsauttamalla kyseisen visualisoinnin taustaa.

Koontinäytöt (dashboards)

Power BI pilvipalvelussa raporteista on voitu luoda myös ns. koontinäyttöjä (dashboards), joihin on koottu eli kiinnitetty (pin) joko yhdessä tai useissa eri raporteissa olevia visualisointeja.

Koontinäytöille kiinnitetyt ruudut (tiles)

Koontinäytöllä visualisoinnit näytetään määräkokoisina ruutuina (tile), joiden kokoa tai ulkoasua laatija ei ole pystynyt muokkaamaan vapaasti. Vaikka ruudut on kiinnitetty raporttisivulla olevien visualisointien pohjalta, ne eivät näytä identtisistä samanlaisilta.

”Oleellinen ero raporttiin verrattuna: KOONTINÄYTÖN RUUDUT EIVÄT OLE KESKENÄÄN VUOROVAIKUTTEISIA vaan ne toimivat linkkeinä.”

Koontinäytöllä olevan ruudun napsautus ei vaikuta muihin ruutuihin, vaan siirtää sinut oletusarvoisesti sille raporttisivulle, mistä visualisointi on kiinnitetty koontinäytölle. Raportin laatija on myös voinut muuttaa linkkiä, jolloin ruudun napsautus voi viedä sinut johonkin muuhun raporttiin tai jopa Power BI:n ulkopuoliselle nettisivulle.

Koontinäytön ruuduissa voidaan näyttää muutakin kuin Power BI -sisältöä, kuten Excel-taulukoita, tekstiä, videoita, nettisivun sisältöä, kuvia tai striimattua reaalikaikasta dataa.

Koontinäytön tunnistaa yleensä sivun vasemmassa yläkulmassa olevasta kentästä, jonka avulla voi tehdä kysymyksiä datasta (Ask a questin about your data). Koontinäytössä ei ole raportin tavoin erillisiä sivuja, vaan se on yksi vieritettävä näkymä.

Koontinäytölle kiinnitetyt kokonaiset raporttisivut (reaaliaikaiset sivut)

Jotta asia ei olisi liian yksinkertainen …

”… raporttien laatija on voinut kiinnittää koontinäytöille myös useita kokonaisia raporttisivuja yksittäisten visualisointiruutujen sijaan tai lisäksi,”

… jolloin kukin kiinnitetty raporttisivu toimii koontinäytöllä vuorovaikutteisesti.

Alla olevaan koontinäyttöön on kiinnitetty kaksi raporttisivua allekkain, joissa kummassakin visualisoinnit toimivat keskenään vuorovaikutteisesti.

Huomaa, että tällaisessa koontinäytölle kiinnitetyssä kokonaisessa raporttisivuruudussa on huomattavia toiminnallisia puutteita verrattuna siihen, että tarkastelet samaa raporttisivua raportissa ollessasi.

Alla on listattu koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivuruudun rajoituksia, joita on tullut uusien ominaisuuksien myötä kaiken aikaa lisää. Ominaisuuksista kerrotaan tarkemmin raporttien käyttämisen yhteydessä, kun jatkat lukemista:

Koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivuruudun alareunassa ei näy raporttisivujen välilehtien nimiä, vaikka raportissa niitä olisikin.
Koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivuruudun oikeassa reunassa ei näy ns. suodatuspaneelia, jonka avulla käyttäjät pystyisivät tekemään erilaisia suodatuksia.
Ns. kirjanmerkit eli erilaiset siirtymispainikkeet eivät toimi koontinäytölle kiinnitettyssä raporttisivussa.
Koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivuruudun visualisoinneissa ei ole pikavalikoita, joiden avulla käyttäjät voisivat esimerkiksi porautua hierarkiassa alemmalle tasolle. Hierarkiasta kertovat painikkeet eivät myöskään näy visualisointien otsikkoriveillä.
Koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivun visualisointien oikeassa yläkulmassa ei näy kolmen pisteen painikkeita, joiden avulla käyttäjät pystyisivät lajittelemaan tai esimerkiksi tarkastelemaan visualisointeja koko näytön tilassa.

Jos teidän ympäristössämme raporttisivuja on kiinnitetty koontinäytöille ja haluat käyttää Power BI -visualisointien ominaisuuksia rajoituksetta, napsauta kiinnitetyn raporttisivun otsikkoriviä tai käytän oikean yläkulman kolmen pisteen painiketta, jotta pääset varsinaiseen raporttiin, jolloin näet myös kaikki muut raporttitiedostossa olevat sivut ja saat kaikki Power BI:n raporttien katseluun tarkoitetut työkalut käyttöösi.

Yllä mainituista rajoituksista johtuen koontinäytöillä kannattaisi välttää kokonaisia kiinnitettyjä raporttisivuja, jotta käyttäjät pystyisivät hyödyntämään raportteja täysipainoisesti. Kiinnitettyjä sivuja saatetaan joskus käyttää tarkoituksellisesti, kun halutaan rajoittaa käyttäjille näytettävien toimintojen määrää.

Koontinäytöt valikkokäytössä

Joissakin organisaatioissa koontinäytöistä on yksinkertaisuuden vuoksi muodostettu vain valikon kaltaisia saapumissivuja, joihin on kiinnitetty ainoastaan raporteissa olevia otsikoita, joiden avulla voi siirtyä kuhunkin raporttiin.

Alla on esimerkki koontinäytöstä, johon ei ole kiinnitetty yhtäkään visualisointia.

Otetaanpa vielä lyhyt kertaus:

Raporttisivulla voi olla hyvin eri kokoisia visualisointeja ja raportissa ollessasi näet näytön alaosassa myös muut raportin sivut. Visualisoinnit toimivat keskenään vuorovaikutteisesti niitä napsautettaessa.
Koontinäytön ruudut ovat määräkokoisia eivätkä ne ole keskenään vuorovaikutteisia. Koontinäytön ruudun napsautus vie sinut siihen raporttiin, mistä visualisointi on kiinnitetty koontinäytölle ellei koontinäytön laatija ole linkittänyt ruutua jonnekin muualle.
Koontinäytolle on voitu kiinnittää myös kokonaisia sivuja, jolloin kukin niistä toimii vuorovaikutteisesti, mutta niiden toiminnassa on merkittäviä puutteita varsinaiseen raporttiin verrattuna. Napsauttamalla tällaisen kokonaisen kiinnitetyn sivun otsikkoriviä pääset siirtymään vastaavaan raporttiin.
Koontinäytöt voivat olla valikon kaltaisia saapumissivuja, joissa ei näytetä visualisointeja lainkaan.

Excel-tiedostot

Power BI -pilvipalveluun on voitu ladata myös Excel-työkirjoja, jotta sekä Power BI -raportit että Excel-raportit ovat samassa paikassa.

Sinulle jaetun sisällön tarkastelu

Organisaatiossanne on voitu käyttää erilaisia tekniikoita raporttien ja koontinäyttöjen jakeluun.

Sinulle on voitu jakaa joko yksittäisiä raportteja tai koontinäyttöjä (joiden taustalla on raportteja). Tätä tekniikkaa käytetään yleensä esimerkiksi tiimien sisäisessä jakamisessa, kun halutaan jakaa helposti ja nopeasti ilman byrokratiaa.
Sinulle on voitu antaa oikeus ottaa käyttöön eli hankkia raporttikokonaisuuksia ns. sovelluksina (apps), jotka sinun pitää itse käydä aktivoimassa tai sinulle on voitu automaattisesti asentaa edellä mainittuja sovelluksia (apps). Sovelluksia käytetään yleensä hallitummassa jakelussa, kun jaetaan isompia kokonaisuuksia suuremmalle määrälle käyttäjiä. Sovellukset eli appsit eivät tässä yhteydessä tarkoita samaa kuin mobiiliapplikaatiot.
Sinut on lisätty jäseneksi Power BI työtilaan (workspace), jolloin pääset katsomaan sisältöä siinä samassa työtilassa, missä raporttien laatijat työskentelevät. Tätä tapaa ei yleensä suositella käytettäväksi, sillä työtilat on tarkoitettu lähinnä raporttien toteuttajien työpaikoiksi.
Edellisten lisäksi sisältöä on voitu jakaa ns. sisältöpaketteina (content packs). Koska kyseinen toiminnallisuus on poistumassa Power BI -pilvipalvelusta (appsit ovat tulleet tilalle), en ota tässä jutussa enää kantaa vanhenevaan sisältöpakettitekniikkaan.

Olipa jakomenetelmä mikä tahansa, pystyt katsomaan jaettua sisältöä joko selaimella kirjautumalla Power BI -pilvipalveluun tai asentamalla puhelimeesi Microsoft Power BI mobiiliapplikaation.

Vaihtoehdot 1 ja 2 tarkoittavat, että sisältö on aina jaettu sinulle vain lukuoikeuksin. Et siis pysty tekemään mitään muutoksia edes vahingossa. Jos teillä on käytetty vaihtoehtoa 3, sinut on voitu liittää työtilan jäseneksi joko luku- tai muokkausoikeuksin, joten ole varovaisempi ettet tee muutoksia, mikäli olet työtilassa muokkausoikeuksilla.

Sinulle yksittäin jaetut raportit tai koontinäytöt

Jos sinulle on jaettu esimerkiksi tiimisi sisällä yksittäisiä raportteja tai koontinäyttöjä, löydät ne Shared with me (Jaettu kanssani) -listalta ja tunnistat sisällön tyypin sen edessä olevasta symbolista. Kaikki Shared with me -listalla oleva on jaettu sinulle vain lukutilassa eli et pysty tekemään muutoksia sisältöön.

Sen lisäksi, että voit avata jaetun sisällön tarkasteltavaksi, voit yleensä myös suorittaa erilaisia muita toimintoja (actions), jotka riippuvat osittain siitä, millaisia toimintoja teidän ympäristössä on sallittu tai mitä jakaja on sallinut sinulle.

Kuljettamalla hiirtä painikkeiden päällä, saat esiin kuvauksen mitä mikäkin toimintopainike tekee. Yleensä tarjolla on seuraavia toimintoja:

Mikäli teidän ympäristössä on sallittu, voit ryhtyä luomaan Power BI -raportista Excelissä pivot-taulukoita.
Lamppu-painikkeella voit pyytää Power BI:tä tutkimaan taustalla olevaa dataa ja tuottamaan sinulle dataan perustuvan pika-analyysin.
Mikäli jakaja on sallinut, voit jakaa raportin tai koontinäytön edelleen.
Voit myös poistaa jaettua sisältöä listalta, mikäli et ole kiinnostunut sisällöstä.

Sinulle jaetut Appsit eli sovellukset

Jos organisaatiossa on jaettu sisältöä sovellusten avulla, ne löytyvät joko automaattisesti Apps (Sovellukset) -näkymästä tai sinun pitää itse käydä aktivoimassa ne näkymän oikeassa yläkulmassa olevalla Get Apps (Hanki sovelluksia) -painikkeella.

Kun käytät Get Apps (Hanki sovelluksia) -toimintoa, sinulle näytetään My Organization (Oma organisaatio) -välilehdelllä vain ne organisaatiossasi jaetut sovellukset, joihin sinulla on käyttöoikeus. Muilla välilehdillä näkyy kymmenittäin erilaisia joko Microsoftin tai kolmansien osapuolien toteuttamia sovelluksia, kuten Google Analytics, Microsoft Project Online, Dynamics 365, jne.

Sovelluksiin on paketoitu yleensä erilaista Power BI -sisältöä eli sovellus voi sisältää useita koontinäyttöjä ja koontinäyttöjen taustalla voi olla runsaasti erilaisia raportteja. Hankkimasi tai sinulle automaattisesti asennetut sovellukset näkyvät ruutuina, joiden avulla pääset tarkastelmaan varsinaista sisältöä.

Kun napsautat sovellusruutua, sovelluksen laatija on voinut määrittää mihin koontinäyttöön tai raporttiin päädyt eli mikä on sovelluksen saapumissivu (landing page).

Alla olevan Toiminnan tunnusluvut -sovelluksen saapumissivuksi on valittu Tunnusluvut-niminen koontinäyttö. Kun olet avannut sovelluksen, näet oikeasa yläkulmassa painikkeen, jolla saat esiin koko sovelluksen sisällön eli kaikki koontinäytöt ja raportit.

”Monesti sisältöä on jaettu edellisessä luvussa kuvatulla tavalla yksittäisinä raportteina ja koontinäyttöinä sekä tällä apps-tekniikalla sovelluksina. Yksittäiset raportit ja koontinäytöt soveltuvat nopeaan jakamiseen pienille käyttäjämäärille ja sovelluksina puolestaan jaetaan keskitetymmät raportointikokonaisuudet suuremmille käyttäjämäärille.”

Sinut on lisätty jäseneksi työtilaan (workspace)

Jos organisaatiossasi on jakamisen sijaan päätetty lisätä käyttäjät työtilojen jäseniksi (ei yleensä suositeltu vaihtoehto), pääset tarkastelemaan sisältöä Workspaces (Työtilat) -listalta. Huomaa, että tällä listalla näkyy myös O365:n ryhmiä (group), joissa ei välttämättä edes ole Power BI -sisältöä. Ylimmäisenä on myös henkilökohtaiseen käyttöösi tarkoitettu My Workspace (Oma työtila), jos teet itse omaan käyttöösi raportteja.

Kun siirryt työtilaan, saat esiin työtilan navigaatiorakenteen ja sen erilaiset välilehdet. Alla olevan kuvan henkilölle on annettu pelkät lukuoikeudet, joten hänellä on hyvin vähän toimintoja käytettävissä. Sisältö on jaettu kolmelle välilehdelle: koontinäyttöihin, raportteihin ja Excel-työkirjoihin, jotka saa esiin myös vasemmalle navigaatiopalkkiin.

Jos näet työtilassa Workbooks (Työkirjat) -välilehden jälkeen myös Datasets (Tietojoukot) -välilehden, ole varovainen, sillä olet silloin työtilassa muokkausoikeuksin ja pystyt myös poistamaan sisältöä.

Koontinäyttöjen ja raporttien käyttäminen

Olipa sisältö jaettu sinulle millä tahansa tekniikalla, koontinäyttöjen ja raporttien tarkastelu/hyödyntäminen tapahtuvat samalla tavalla.

Koontinäyttö tai raportti kannattaa yleensä kasvattaa täyteen kokoon (full screen mode), jolloin pääset eroon erilaisista valikoista ja navigaatiopalkista ja pystyt paremmin keskittymään sisältöön.

Sekä koontinäytössä että raportissa on myös yllä olevassa kuvassa näkyvä Subscribe (Tilaa) -toiminto, jolla voit tilasta sähköpostiviestin aina kun sisältö on muuttunut. Kerää myös tähti-painikkeella sinulle hyödyllisimmät sisällöt suosikeiksi. View related (Näytä aiheeseen liittyvät) näyttää sinulle esimerkiksi mistä raporteista on kiinnitetty ruutuja olemassa olevaan koontinäyttöön tai mille koontinäytöille raportti on kiinnitetty. Tutki myös mitä toimintoja löydät kolmen pisteen painikkeen takaa.

Kun navigoit koontinäytöiltä raporteille, näet vasemmassa yläkulmassa leivänmurupolun, jonka avulla pystyt palaamaan polkua takaisin. Alla esimerkki tilanteesta, missä käyttäjä on siirtynyt Toiminnan avainluvut -sovelluksessa olevaan Myynti-raporttiin.

Koontinäytöt

Yleensä koontinäytön visualisoinnin napsautus vie sinut sille raporttisivuille, joista visualisoinnit on kiinnitetty.

Tutustutaanpa ensin niihin toimintoihin, joita voit käyttää koontinäytöllä vielä ollessasi.

Kunkin ruudun oikeassa yläkulmassa on kolmen pisteen painike, jonka avulla voit avata ruudun täyteen kokoon (kohdistustila), viedä ruudun sisällön Excel-tiedostoksi (mikäli sallittu teidän ympäristössä) sekä pyytää Power BI:tä muodostamaan näkemys (merkitykselliset tiedot) visualisoinnin taustalla olevasta datasta.

Alla on esimerkki View insights (Näytä merkitykselliset tiedot) -toiminnon tuloksesta, johon Power BI on kerännyt erilaisia lukuihin liittyviä havaintoja erilaisina kaavioina.

Mikäli koontinäytölle on kiinnitetty sellainen visualisointi, joka kuvaa vain yhtä lukua (kuten kortti tai KPI), valikossa on yksi lisäkomento eli Manage alerts (hälytysten hallinta), minkä avulla voit tilata hälytyksen, kun luku esimerkiksi ylittää tai alittaa jonkun tietyn rajan. Huomaa, että hälytyksen voi kytkeä myös o365:n Flow-sovellukseen, joka voi suorittaa rajan alittuessa tai ylittyessä myös muunlaisia toimenpiteitä.

Raportit

Kun olet raportilla, sen toiminnallisuus riippuu hyvin pitkälti siitä mitä määrityksiä raportin laatija on tehnyt. Tämä osuus ohjeesta on hyvin geneerinen eikä päde kaikkiin käyttämiisi raportteihin.

Huomaa myös, että raportti ei sisällä kaikkia toimintoja, jos se on kiinnitettynä koontinäytöllä. Siirry itse raporttiin, jos haluat hyödyntää kaikkia ominaisuuksia.

Kun kuljetat hiirtä visualisoinnin päällä, saat esiin puhekuplan, jossa näytetään kohteeseen liittyviä lisätietoja. Raportin laatija voi valita mitä minkäkin visualisoinin puhekuplassa näytetään eli siinä voi näyttää useampia.

Nykyisin puhekuplan tilalla voidaan näyttää myös toinen yleensä hyvin pieni raportti, joka voi sisältää useita eri visualisointeja, kuten kortteja tai viivakaavioita tms.

Osittajat ja suodatukset

Yleensä raportilla on sekä erilaisia osittajia (slicers), joista voi tehdä valintoja että visualisointeja, joissa olevia kohteita voi napsauttaa.

Riippuen kunkin osittajien asetuksista, voit rastittaa osittajasta useita valintoja tai valita vain yksittäisiä vaihtoehtoja. Voit myös pitää Ctrl-näppäintä pohjassa, jotta pystyt valitsemaan useita rasteja.

Koska raporttisivun koko on rajallinen, raportin laatija on voinut lisätä oikealta avautuvaan suodatuspaneeliin erilaisia lisäsuodatusvaihtoehdoja. Hän on voinut käyttää suodatuspaneelia myös suodattaakseen vain tietyt tiedot esiin.

Suodatuspaneelissa voi olla yksittäisiin visualisointeihin liittyviä suodattimia (visual level filters), sivukohtaisia suodattimia (page level filters) sekä raporttitason suodattimia (report level filters), jotka vaikuttavat kaikkiin raporttisivuihin.

Mikäli et löydä paneelista tarvitsemiasia suodattimia, pyydä raportin laatijaa lisäämään niitä.

Voit poistaa tekemäsi ositukset ja suodatukset Reset to default (Palauta oletukset) -painikkeella.

Jos raportin laatija ei ole tuonut osittajaan esiin hakukenttää, voit itse valita sen näytettäväksi valitsemalla kolmen pisteen valikosta Search (Hae).

Mikäli olet tehnyt valintoja osittajista tai suodattimista, Power BI tallentaa nykyisin valintasi poistuessasi raportista. Kun seuraavan kerran palaat raportille, samat valinnat ovat voimassa. Saat tästä ilmoituksen ja pystyt nollaamaan valinnat Reset to default (Palauta oletukset) -painikkeella. Raportin laatija on voinut estää raporttikohtaisesti käyttäjäkohtaisen suodatusten tallentumisen.

Visualisoinneista valitseminen

Kun napsautat visualisoinnissa olevaa palkkia, sektoria tai jotain muuta kohdetta, muut visualisoinnit reagoivat napsautukseen ja näyttävät siihen liittyviä lukuja. Napsauta joko samaa kohdetta uudelleen tai napsauta kyseisen visualisoinnin taustaa, jotta valinta poistuu. Jos haluat valita samasta visualisoinnista useita kohteita tai haluat valita eri visualisoinneista kohteita, pidä Ctrl-näppäintä pohjassa tehdessäsi valintoja.

Visualisointien välinen käyttäytyminen

Raportin laatija on voinut määrittää miten muut visualisoinnit käyttäytyvät, kun yhdessä olevaa kohdetta napsautetaan (esim. palkkia).

Visualisointien välillä voi tapahtua ns. korostuminen (highlight), jolloin toisesta visualisoinnista korostetaan osuuksia, mutta kokonaistulokset näkyvät edelleen. Toinen visualisointi voi myös suodattua (filter), jolloin ei tapahdu korostumista. Et itse käyttäjänä pysty vaikuttamaan miten visualisoinnit käyttäytyvät keskenään, joten ilmoita raportin laatijalle, jos visualisoinnit eivät mielestäsi käyttäydy halutulla tavalla.

Sisällyttäminen ja pois jättäminen

Jos olet valinnut yhden tai useamman visualisoinnin kohteen Ctrl-näppäimellä, pystyt valitsemaan pikavalikosta että vain ne sisällytetään raportin tarkasteluun tai päin vastoin jätetään raportista pois.

Kun käytät tätä toimintoa, se käyttäytyy kuten osittajan tai suodattimen valinta, eli jää voimaan poistuessasi raportista. Jos haluat palauttaa takaisin oletussisällön, valitse Reset to defauls (Palauta oletukset).

Visualisoinnin toimintavalikko

Visualisoinnin valikosta (kolme pistettä) löytyy erilaisia komentoja visualisoinnista riippuen.

Mikäli teidän asetukset sallivat, pystyt viemään visualisoinnin taustalla olevan datan esimerkiksi Excel-tiedostoksi tai lajittelemaan visualisoinnin sisällön halutulla tavalla. Lajittelussa voi valita sekä lajittelukriteerin että sen jälkeen lajittelukriteerin edessä olevalla painikkeella myös järjestyksen (nouseva vai laskeva). Spotlight(Korosta) korostaa visualisoinnin ja himmentää muut ympäriltä. Otsikkorivillä näkyvää nastapainiketta voivat käyttää vain raporttien muokkaajat. He pystyvät kiinnittämään visualisointeja koontinäytöille kyseisellä painikkeella.

Valikon edessä olevalla painikkeella saat kasvatettua visualisoinnin täyteen tilaan (focus mode), mutta käyttämällä Show Data (Näytä tiedot) -toimintoa saat visualisoinnin sekä isompaan tilaan että luvut näkyviin. Näytä tiedot tilassa voit myös kääntää näkymän joko vaaka- tai pystysuunaiseksi.

Hierarkiat visualisoinneissa

Raportin laatija on voinut lisätä visualisointiin ns. hierarkian. Hierarkia voi olla lähes missä tahansa visualisoinnissa. Tunnistat hierarkian siitä, että kuljettaessasi hiiren visualisoinnin päälle, sen otsikkorivillä näkyy ylimääräisiä nuolipainikkeita.

Kun napsautat pikavalikon auki tällaisessa visualisoinnissa, löydät komentoja joiden avulla voit porautua seuraavalle tasolle. Vaihtoehtoisesti voit käyttää otsikkorivillä olevia painikkeita. Raportin laatija on voinut määrittää muuttuvatko muut visualisoinnit porautumisen yhteydessä vai säilyvätkö ne muuttumattomina.

Kun käytät otsikkorivin painikkeita, niissä ei huomaa karttavisualisoinnissa eroa, mutta esimerkiksi taulukoissa tai vaikkapa palkkikaaviossa näkee eron. Keskimmäinen painike porautuu alemmalle tasolle siten, että edellistä tasoa ei enää näe (kuten tuoteryhmä). Viimeinen painike kasvattaa otsikoiden pituutta, sillä se jättää näkyviin myös edellisen hierakiatason tekstit. Ylös voi luonnollisesti nousta vastaavalla nuolipainikkeella.

Siirtymissivut (porautuminen, drillthrough)

Kun avaat kohteen (esimerkiksi palkin) päällä pikavalikon, valikossa saattaa olla ns. Drillthrough (Siirtyminen) -vaihtoehto, jonka avulla pääset tarkastelemaan valitsemaasi kohdetta (esimerkiksi myyjä) tarkemmin.

Tämä edellyttää, että raportin laatija on luonut myyjän tietoja varten oman porautumisraporttisivunsa. Jos siirryt porautumissivulle, pääset palaamaan takaisin porautumissivulla olevalla paluu-painikkeella.

Raportin komentorivi

Katsotaanpa vielä lopuksi raportin yläpuolelta löytyviä toimintoja. Seuraavat toiminnot ovat käytettävissä mikäli tarkastelet raporttia lukuoikeuksin.

File (Tiedosto) -valikosta löytyy sekä tulostaminen, SharePoint online -upotuskoodi sekä mahdollisuus muodostaa raportista staattisia kaavioita sisältävä PowerPoint -esitys, mikäli toiminnot on sallittu organisaatiossanne.

View (Näytä) -valikon avulla pystyt vaikuttamaan siihen minkä kokoisena tarkastelet raporttia sekä tuomaan esiin paneeleita, jotka on tarkoitettu sekä kohteiden valitsemiseen että raportin kirjanmerkkien käyttämiseen. Raportin laatija on voinut luoda kirjanmerkkejä, joiden avulla voi helposti esimerkiksi siirtyä laajemmassa raportissa. Kirjanmerkkeihin on voitu tallentaa myös tietoja erilaisista suodatuksista. Käyttäjä ei voi itse luoda kirjanmerkkejä ainakaan vielä.

Explore (tutustu) valikosta löytyy yksittäisen visualisoinnin valitsemisen jälkeen lähinnä samoja komentoja kuin visualisoinnin kolmen pisteen valikosta.

PS. Kirjoitan uusista ominaisuuksia sitä mukaa kun niitä julkistetaan. Pysy siis kanavalla HExcelligent.fi