Opi hyödyntämään Power Platformia liiketoiminnan kipupisteissä

Office 365:n vahvuus ja haaste on se, että saman asian voi tehdä niin monella eri tavalla useampaa palvelua käyttäen. Palveluiden monipuolisuus mahdollistaa laajan käyttäjäkunnan ja sopivuuden hyvinkin erilaisiin tarpeisiin ja liiketoimintaprosesseihin. Toisaalta meille konsulteille esitetään usein kysymys – miten tämän meidän tarpeen voisi ratkaista.

Valinnan vaikeus on aina edessä myös meillä ammattilaisilla, joten miten näistä kaikista palveluista sitten löytää omaan tarpeeseen sopivan? Yksi tärkeä keino ei olekaan löytää yhtä palvelua, vaan hyödyntää Office 365:n tarjontaa monipuolisesti.

Katsotaan asiaan ihan konkreettisen esimerkin kautta, joka Sulavan Power Platform konsulteille tuli työpöydälle.

Case auditointien hallinta

Monessa organisaatiossa kerätään tietoa siitä, miten hyvin tehdyssä työssä on onnistuttu ja mitä voisi vielä parantaa. Tietojen kerääminen, ja ennen kaikkea sen hyödyntäminen, voi kuitenkin olla vaivalloista. Eräässä organisaatiossa asiaan haettiin ratkaisua, joka vastaisi seuraaviin tarpeisiin.

• Kerätyt huomiot ja niihin liittyvät tehtävät halutaan keskittää yhteen paikkaan.
• Käytössä olleet Excel taulukoista ja niiden aiheuttamasta käsittelyajasta halutaan luopua.
• Prosessiin osallistuville tarvitaan helppo pääsy itselleen tärkeisiin asioihin.
• Tarvitaan tapa ylläpitää tilannekuvaa avoimista tehtävistä ja uudistusten etenemisestä.

Ratkaisu löytyi Power Platformin työkaluista

Yhtenä ratkaisuna tarpeeseen olisi tehdä uusi auditointitietojen hallintaan tarkoitettu sovellus. Tässä tapauksessa liikkeelle lähdettiin low-code ajattelun kautta hyödyntäen useampaa saatavilla olevaa Office 365 työkalua.

Kerättyjen huomioiden ja tehtävien määrä oli kohtuullinen, joten niiden tallentamiseen voitiin käyttää SharePointin listoja. Listojen käyttö ja mahdollisuudet olivat jo tuttuja asioita käyttäjille, jonka lisäksi ratkaisussa hyödynnettiin SharePoint vakitoimintoja tietojen ylläpitoon.

SharePoint listojen kautta tietoa käsittelevät vain tehtävistä ja löydöksistä vastaavat henkilöt. Heidän käyttöönsä rakennettiin tietojen ylläpitoon soveltuvat rajatuilla käyttöoikeuksilla olevat listat, sekä raportointia helpottavat Power BI ratkaisut.

Laajemmalle käyttäjäkunnalle tiedot tarjotaan Power Apps sovelluksen avulla. Sovelluksen kautta käyttäjille rakennettiin nopea pääsy heille tärkeään tietoon, sekä käyttäjäystävällinen tapa päivittää tietoja. Tietojen näkyvyyttä eri tahojen kesken kyettiin hallinnoimaan SharePointin asetuksia hyödyntäen.

Power Automate työnkulkuja hyödynnettiin muistutuksissa, jotta asetettujen tehtävien aikatauluista kyetään pitämään kiinni. Lisäksi työnkulkujen avulla luodaan tehtäviä auditointilöydösten tietojen perusteella.

Yksinkertaista, kokeille, rakenna

Liiketoiminnoista esiin nousevien tarpeiden ja sovellustoiveiden osalta tärkeintä on lähestyä pyyntöjä aina tarpeen näkökulmasta. Tekniikka ja työvälineet kannattaa aluksi unohtaa ja keskittyä löytämään ne oikeasti merkitykselliset asiat, joita lähteä edistämään.

Office 365 tarjoaa monia palveluita ja tapoja suorittaa erilaisia tehtäviä. Usein kannattaakin pohtia aluksi, että pystyisikö esille nostetun tarpeen ratkaisemaan jo olemassa olevilla työkaluilla. Sen jälkeen asioita voi lähteä rohkeasti kokeilemaan.

Power Platformin mukaan ottaminen perustyökalujen rinnalle antaa lisäksi paljon mahdollisuuksia rakentaa pieniä tai suuria sovelluksia ilman, että tarvitsee heti investoida pitkiin kehityshankkeisiin.

Tule HPR-seminaariin mukaan inspiroitumaan muiden PP case-tarinoista!

Tervetuloa mukaan Power Platform HPR -tapahtumaan. Seminaari järjestetään 9.-10.5.2023 hybridimuotoisena ja kyseessä on Suomen laajin case-pohjainen M365 -toteuksista kertova case-pohjainen tapahtuma. Aiempiin HPR-seminaareihin on osallistunut jo yli 2500 SharePointista, Teamsista, Azuresta, Power Platformista ja muista Microsoft 365 -aiheista kiinnostunutta henkilöä. Toukokuun tapahtuma on kaksipäiväinen – ensimmäinen päivä teemoittuu M365:n ytimeen ja toinen päivä Power Platformiin. Tarjolla on siis entistä runsaampi sisältö sekä monipuolisemmat verkostoitumismahdollisuudet. Lue lisää edullisista etuhinnoista ja ryhmäalennuksista ja ilmoittaudu mukaan täältä!

Tutustu myös Power Platform SM -kilpailuun! Järjestämme Microsoftin kanssa vuosittain Suomen Paras Power Platform ratkaisu -kilpailua, jonka tavoitteena on löytää innovatiivisia ns. kansalaiskehittäjäratkaisuja ja innostaa suomalaisia organisaatioita niiden toteuttamiseen ideoita ja kokemuksia jakamalla. Kilpailu järjestetään seuraavan kerran syksyllä 2023. Lue lisää!

Tilaa 9.11.2022 järjestetyn Power Platform Startti -webinaarin tallenne!

Tallenteella pääset tutustumaan liiketoiminnan prosessien digitalisointiin ja automatisointiin Power Platformin avulla. Webinaarissa oppimiesi perusteiden avulla pääset mainiosti liikkeelle omien Power Apps -sovellusten ja Power Automate -työkulkujen luomisessa.

Lataa maksuton Power Platform -opas!

Lataa Sulavan maksuton Power Platform -opas ja opi miten teet ja säästät selvää rahaa low code/no code -automaatiolla.