Muutama ajatus digitalisaatiosta

Suomessa puhuttiin koko 2000-luvun alku sähköisestä työpöydästä. Se ei tainnut ikinä materialisoitua järkeväksi kokonaisuudeksi, mutta onneksi sain hankittua työhuoneeseen aidon sähköisen työpöydän.

Kuluneet pari vuotta on yhä innokkaammin puhuttu digitalisaatiosta. Amerikkalaiset ystäväni puhuvat Digital Workplace -termillä tästä muutoksen puhurista. En tietenkään väitä olevani kaikkien erityisalojen asiantuntija, enkä erityisesti ole perehtynyt digitalisaatioon laajamittaisella pieteetillä. Olen, sen sijaan, käyttänyt tänä vuonna useamman mahdollisuuden digitalisaation – tai sen puutteen – tarkkailuun.

Hieman taustaa

Annan ensin pari esimerkkiä, jonka jälkeen yritän mestarillisesti kääntää digitaalisuuden keon helposti ymmärrettäviin fraaseihin, jotka eivät olisi erityisen kuluneita.

Minulla on perheeni kanssa tapana päivittää säännöllisin välein listaa paikoista, joissa olisi tärkeä vielä elämänsä aikana ehtiä käymään. Joko lomamoodissa, työmoodissa tai vähän yhdistellen molempia. Yksi tällainen pitkäaikainen kohde, joka roikkui listalla kiusallisen kauan, oli Meksiko.

Kesällä 2017 tarjoutui mahdollisuus piipahtaa kesälomalla samalla suunnalla, joten löysimme itsemme lennolta New Yorkista Cancúniin. Heti tässä välissä todettakoon, että Cancún ei todellakaan ole oikeaa Meksikoa, mutta olimme nuoria, joten annettakoon tämä turistirysässä vierailu kertaluontoisesti anteeksi.

Nyt siihen varsinaiseen digitaalisuuteen ja erityisesti sen puutteeseen. Laskeuduttuamme kohteeseen kävelimme ulos aurinkoon. Lomaresort oli lupautunut hoitamaan kyydityksen. Prosessi, jolla ihmiset haravoitiin pikkubusseihin muistutti lapsuuteni kesälomaleirien kaaosta lähtöpäivänä. Täytimme useamman kerran (jonossa ollessamme) lappuihin yhteystietojamme, kohdehotellia ja erilaisia kuittauksia. Kaksi kertaa vaihdoimme jonoa ja saimme kuitteja, jotka piti esittää seuraavassa jonossa. Lopulta istuimme mahdollisesti oikeassa bussissa odottamassa kuljettajaa. Hänen vihdoin saavuttuaan kysyttiin jokaiselta pariskunnalta yksitellen, mihin hotelliin ovat matkalla.

Tähän prosessiin kulutimme puolisentoista tuntia. Mietin pienen ärsytyksen vallatessa mieleni miten tämän(kin) olisi voinut välttää mitä moninaisemmilla teknisillä työkaluilla. Siitähän toki ei digitalisaatiossa ole varsinaisesti kyse, vaan asioiden sujuvoittamisesta modernein keinoin.

Yksinkertaiset, pienet muutokset olisivat sujuvoittaneet lomalaisten jonottelua yli tunnilla, ja sen kertautuessa satoja kertoja päivässä, voisi vapautuneen energian ja resurssit käyttää järkevämmin. Kyse on lopulta tahtotilasta.

Loma meni lopulta hyvin, ja paluumatkalla otimme suosiolla Uber-kyydin.

Toinen esimerkkini liittyy myös lentämiseen. Tätä kirjoittaessani olen suunnilleen Pohjois-Kanadan erämaiden kohdalla matkalla Floridan Orlandoon vuoden suurimpaan Microsoft-tapahtumaan, Igniteen. Varauduin pitkään lentoon hyvissä ajoin ostamalla lentoyhtiön verkkopalvelusta lennon ajaksi internet-yhteyden. Se on lukittu istumapaikkaan ja sukunimeeni, eikä esimerkiksi yksittäiseen laitteeseen tai tunnuskoodiin.

Saavuttuani kentälle sain mahdollisuuden järjestellä lentoani hieman mukavammaksi ja samalla istumapaikkani vaihtui. Kysyin virkailijalta lähtöselvityksessä siirtyykö tämä aiemmin ostamani nettiyhteys-palvelu uudelle istumapaikalleni, vai käytänkö yhä vanhaa. Hän ei tiennyt.

Kävellessäni kohti lähtöporttia tarkistin lentoyhtiön mobiiliappsilla tilanteen. Pyyhkäisy yläreunasta, refresh, ja uudet tiedot päivittyivät virtuaaliseen boarding passiini. Aktivoin yhteyden heti nousun jälkeen onnistuneesti, uudella istumapaikallani.

Näin lentoyhtiö sai minut ostamaan lisäpalvelun, olin asiakkaana tyytyväinen ja koko prosessi hoitui taustajärjestelmissä automaattisesti. Todennäköisesti ostan saman palvelun paluulennolleni.

Ensi askeleet

Minua on aina vaivannut digitalisaation hähmäisyys ja ympäripyöreys. Se on usein tuntunut markkinamiesten keppihevoselta, jonka sisään voidaan kääriä mitä tahansa kyseisellä fiskaalilla pitäisi kulloinkin nopeasti saada myytyä. Siitä huolimatta digitalisaatiolle, ja erityisesti vanhojen prosessien modernisoinnille liiketoiminnan ehdoilla, on selkeä tarve.

Ensimmäiset askeleet ovat aina haastavia, ja joskus tulee mustelmia kompuroidessa. Siitä huolimatta ei saa luovuttaa. Konkreettisella tasolla tulee pyrkiä eroon (turhista) paperilapuista, lipuista, lomakkeista ja printeistä sekä saman tiedon turhasta tallentamisesta ja viemisestä eri järjestelmiin (usein) manuaalisesti. Yhtä lailla tulisi hitaasti mutta selkeällä vakaumuksella pyrkiä eroon sähköpostien liitetiedostoista, levyjaoista, virtuaalipalvelimista, manuaalisista sisäänkirjautumisista, tulostettavista PDF-lomakkeista, turhista palavereista ja loputtoman pitkistä sähköpostiketjuista.

Havainnoimalla yksinkertaisia korjauskeinoja turhauttaviin toimenpiteisiin päästään jo pitkälle digitalisaation ensimmäisissä askeleissa. Vaaditaan vain hieman rohkeutta.

• Liiketoiminnan digitalisointi