Löydä ja ratkaise tiimin ja prosessien pullonkaulat – Kuinka pääset liikkeelle?
Elämässä ennen Sulava-uraani hoin itselleni aina yhtä lausetta: “Miten tämän saisi tehtyä helpommin?”. Loputtoman pohdinnan jälkeen löysin sattumalta Microsoft Power Platformin ja lähdin tekemään ketteriä toteutuksia oman tiimini työn helpottamiseksi usein toistuvissa asiakaspalvelun tehtävissä. Ensimmäiset Power Appit muodostuivat nopeasti, sovellukset helpottivat tiimin työtä, siitä innostus kasvoi ja sovelluksia otettiin käyttöön koko yrityksen laajuisesti.
Kuinka voit johtajana toimia niin, että organisaatiossasi saadaan prosessien muutos ja työn helpottaminen käyntiin? Mistä löydät potentiaalisen liiketoiminnan käyttötapauksen ratkaistavaksi? Tärkeintä on tarkastella tapaa tehdä töitä, tunnistaa pullonkauloja ja laatua heikentäviä eroavaisuuksia prosesseissa. Tässä blogissa muutamia innostavia esimerkkejä, joissa näin on toimittu.
Liikkeelle pääset aloittamalla kehityskohteen tunnistamisen tarkastelemalla omaa ja tiimiläisten tapaa tehdä töitä. Omasta kokemuksestani lähtien huomasin asioita tehtävän todella monella eri tavalla. Se saattaa olla vahvuus, mutta usein variaatio aiheuttaa tehottomuuksia ja laatupoikkeamia.
Sulavalle tultuani olen asiakkaillemme esimerkiksi ketteröittänyt hyväksyntäprosesseja rakennusalalla ja automatisoinut tarkastuksia teollisuudessa. Mahdollisuuksia automatisointiin ja prosessien parantamiseen on siis maasta taivaaseen. Ja Power Platformilla voi tehdä niin yksinkertaisia automaatioita ja toisaalta kokonaisia toiminnanohjausjärjestelmiä. Esimerkiksi Microsoftin Dynamics on rakennettu samalla teknologialla.
Tarkasta tarpeet kentällä ja seuraa tilannetta keskitetysti
Erityisesti sellainen prosessi, jota on tarve seurata korkeammalla tasolla, on loistava paikka Power Platformilla ratkaistavaksi. Ensimmäinen esimerkkimme tulee ensihoitopalvelusta. On elintärkeää, että ambulanssit on tarkastettu ja niissä on kaikki tarpeelliset varusteet ja lääkkeet.
Jos tarkastus tehdään paperisilla listoilla, ambulanssit pyörivät eri paikoissa, papereita hukkuu ja tarkastuksia jää tekemättä. Tämän kaltaiseen prosessiin ei ole minkäänlaista mahdollisuutta saada kokonaistilannekuvaa. Milloin tämä auto on tarkastettu? Mitä meiltä yleensä puuttuu, pitäisikö jotain tarvikkeita lisätä?
Ensihoidon tarkastuslistan tapauksessa Power Platform voi auttaa näin: Rakennetaan sovellus, jolla jokainen ensihoitaja pääsee helposti tarkastamaan oman autonsa, ja joka kerää tiedot tarkastuksista yhteen paikkaan. Tarkastuslistoja päivitetään keskitetysti, joten jokaisella on aina viimeisin tieto mitä autossa pitäisi olla. Sovellusta voi ketterästi laajentaa tarpeiden mukaan, esimerkiksi keräämään tiedot puutteista ostoslistan muotoon. Kenttäjohtajat voivat nyt seurata varustelun tilannetta reaaliaikaisesti.
Ambulanssitoimintaa vastaava käyttötapaus voisi sopia aivan mihin tahansa, mitä täytyy tarkistaa. Olet hotellijohtaja: seuraa siivousten etenemistä. Olet vähittäiskaupassa: seuraa onko hävikki kerätty pois, onko raportointi tehty, onko käteiset laskettu?
Hankintojen ja niiden hyväksynnän koordinointi
Otetaan toinen esimerkki, jossa tiimiläiseni pyytävät jatkuvasti hyväksyntöjä erilaisiin hankintoihin, joskus sähköpostissa, joskus Teamsilla, joskus kasvotusten. Minulta puuttuu täysin kuva siitä, mitä on hankittu milloinkin, ja kuka on tehnyt pyynnöt. Voin tietenkin kaivaa sähköpostin, Teamsin, mutta kasvotusten… hyvä että muistan, mitä söin lounaaksi.
Sovelluksen avulla kaikki nämä pyynnöt saataisiin keskitettyä. Hyvin pienellä vaivalla saadaan taltioitua pyytäjä, syy ja hankinta. Automaation avulla saan tiedon pyynnöstä välittömästi ja voin joko hyväksyä tai hylätä sen. Tieto hyväksynnästä jää talteen ja työntekijä saa automaattisesti ilmoituksen lopputuloksesta.
Yhtäkkiä minulla on käsitys kokonaisuudesta ja voin mahdollisesti tunnistaa lisää paikkoja prosessien tehostamiseen. Ehkä joitain hankintoja voisi tehdä säännöllisesti ja automaattisesti? Nämä esimerkit ovat oikeasta elämästä ja työntekijöiltä tulleita tarpeita.
Innovoinnin edistäminen organisaatiossa
Miten vastaavaa innovointia voisi sitten edistää johtajan näkökulmasta? Ensisijaisen tärkeää on keskustella yhteisesti eri sidosryhmien kanssa ja pitää innovointityöpajoja. Näissä työpajoissa on tärkeää tunnistaa pullonkauloja ja laatua heikentäviä eroavaisuuksia prosesseissa.
Ambulanssiesimerkissä kalustovastaava voi esimerkiksi kysyä itseltään: Näenkö jostain kaluston tilanteen vai pitääkö minun kysyä sitä eri yksiköistä? Jos vastaus on jälkimmäinen, prosessiin on syytä pureutua ja tarkastella automaation ja sovellusten tuomia mahdollisuuksia.
Kaikista vaikeinta on sovittaa kuulemistasi tapauksista juuri omaan liiketoimintaan vastaava ratkaisu. Mutta tässäkin voimme auttaa – ota meihin yhteyttä! Sulava auttaa organisaatiotasi Power Platformin hyödyntämisessä aina ideoinnista ja konseptoinnista tuotantoon asti, unohtamatta Power Platform -ympäristöjen hallintaa ja ylläpitoa sekä henkilökuntasi kouluttamista.
Lataa Power Platform-opas!
Poimi parhaat vinkit yrityksenne toiminnan kehittämiseen Sulavan Power Platform -oppaasta! Oppaassa neuvotaan mm. miten teet ja säästät rahaa low code/no code -automaatiolla ja tehostat samalla yrityksenne toimintaa.
Lue asiantuntijoidemme ajatuksia
Käytännön esimerkkejä Power Platform toteutuksista ->
Mikä ihmeen Power Platform? ->
Tutustu koulutuksiin
Kirjoittaja:
