8.10.2019 • Liiketoiminnan digitalisointi ja tiedolla johtaminen
Kuinka monta automatisoitujen prosessien osaajaa tarvitaan vaihtamaan lamppu?
Ei yhtään, M365 Power Platform vaihtaa sen heidän puolestaan.
Liiketoimintaprosessit ovat yhtä vanha asia kuin liiketoiminta itse. Vielä eilen se tarkoitti pitkälti papereiden pyörittämistä tai sähköpostien lentelyä, toissapäivänä ihan fyysistä kävelyä huoneesta toiseen paperinivaska kourassa. ”Lue tämä, allekirjoita ja palauta pöydälleni huomiseen mennessä.” Tuttu juttu, eikö?
Vaikka käveleminen on terveellistä myös työpäivän aikana, säästetään se mieltä ylentävämpään toimintaan kuin papereiden kärräämiseen. Jätetään tiedon siirtely henkilöltä toiselle ja paikasta toiseen automatisoitujen prosessien huoleksi.
Automatisoitu prosessi ei tarkoita, ettei minun enää tarvitse tehdä mitään, vaan, että työaikaani vapautuu epäolennaisesta olennaiseen. Voin keskittyä itse asiaan ja jättää prosessista huolehtimisen automatisoidulle järjestelmälle, joka tietää, minne tiedon kuuluu seuraavaksi kulkea, sillä se itsessään on prosessikaavio.
”Kuka meillä huolehtii näistä [lisää aihe tähän] -asioista?”
”Kenen kuuluu hyväksyä tällainen artikkeli/dokumentti/anomus?”
”Missä täällä intrassa kerrotaan, kuka tästäkin vastaa?”
Kuinka paljon meillä tietotyöläisillä kuluukaan aikaa, kun etsimme tietoa sellaisesta, minkä automatisoitu prosessi voisi tietää puolestamme! Kuinka paljon energiaa menee siihen, että selvitämme, minne tieto tulee tallentaa, minne pyyntö pitää ohjata tai miten prosessin tulee edetä! Miten paljon tietoa jää matkan varrelle, kun ei ole sopivaa kanavaa!
Tiedon kerääminen ja käsitteleminen vaivattomaksi
Lähdetään kierrokselle kuvitteelliseen sateenvarjoja myyvään yritykseen. Aloitetaan myymälästä, missä myyjä keskustelee asiakkaan kanssa sopivasta varjosta.
- Myyjä ottaa varjon ja esittelee sen ominaisuuksia asiakkaalle, kun avausnuppi jää jumiin. ”Hmm, ei sen noin pitäisi tehdä”, mumisee myyjä ja ottaa toisen. Siinäkin jää nuppi jumiin, jolloin myyjä toteaa asiakkaalle, että taitaa tässä erässä olla jotakin vikaa, katsotaanpa toista mallia.
- Asiakkaan lähdettyä myyjä noukkii yhden viallisista varjoista ja ottaa siitä kännykällä kuvan. Hetken mietittyään hän lähettää kuvan WhatsApp-ryhmään kysyen: ”Oletteko muut huomanneet tässä varjossa ongelmaa? Nuppi jää jumiin. Mihin tämä pitäisi ilmoittaa?” Hetken päästä myymäläpäällikkö vastaa: ”Hoidan tuon eteenpäin.”
- Seuraavalla viikolla myymäläpäälliköllä on viimein aikaa täytellä Exceliin tietoja viallisista varjoista. Hän selaa WhatsApp-viestejä etsien kuvaa nähdäkseen, mikä varjomalli oli. Kuvasta ei saa selvää, joten hän laittaa viestiä myyjälle. Myyjä on kuitenkin vapaapäivällä, joten homma jää kesken.
- Kun lopulta viallinen varjoerä on kirjattu Exceliin, myymäläpäällikkö lähettää Excelin myyntijohtajalle, joka toteaa, ettei homma oikeastaan ole hänen ollenkaan. Myyntijohtaja lähettää Excelin eteenpäin tuotevastaavalle. Tuotevastaava alkaa selvittää asiaa ja vetää lopulta viallisen sarjan myymälöistä. Excel-lomake hautautuu hänen tiedostoihinsa.
- Eräänä päivänä yrityksen talous- ja toimitusjohtaja haluavat tietää, kuinka usein yrityksessä tapahtuu takaisinvetoja ja reklamaatioita. He lähettävät pyynnön tuotepäällikölle, joka alkaa kysellä tuotevastaavilta tietoja. Tuotevastaavat kaivavat arkistojaan ja saavat aikaan jonkinlaisen Excel-raportin, ”tästä saattaa puuttua jotain”, ja tuotepäällikkö tekee siitä pivot-raportin, jonka esittää johtoryhmälle. Johtoryhmä pyytää saada raportin, joten tuotepäällikkö lähettää sen jokaiselle.
- Seuraavalla viikolla raporttiin tulee korjaus, jonkun tuotevastaavan löydettyä vielä pari reklamaatiota. Tuotepäällikkö lähettää kaikille uuden raportin, joka hukkuu sähköpostimereen. Vain kolmannes ryhmästä näkee uuden raportin.
Kuinka monessa kohti irvistit?
Kutsutaanpa paikalle liiketoimintaprosessien automatisointiin erikoistunut asiantuntija. Kysytään, miten tuon voisi hoitaa siten, että tieto lähtee ajallaan ja helposti, ei huku matkalle ja niin, että raportitkin ovat aina ajantasaiset ja löydettävissä. Asiantuntija ehdottaa seuraavaa:
Myymälässä:
- Myyjä huomaa viallisen tuotteen tai asiakas tekee reklamaation. Myyjä kirjaa tämän saman tien tuotteen tuotenumeron kera Microsoft Forms -lomakkeelle ja painaa Lähetä-nappia.
- Myymäläpäällikkö saa Flown lähettämän viestin, että hänen vastuualueellaan on tehty reklamaatio, käy tarkistamassa lomakkeen tiedot ja vahvistaa tai peruuttaa reklamaation painamalla sähköpostiviestin Hyväksy tai Hylkää -nappia.
Pääkonttorilla:
- Tuoteryhmä saa Teamsiinsa ilmoituksen sekä Planner-tehtävän uudesta reklamaatiosta, joka on kirjattu myös tiimisivustolla olevaan SharePoint-luetteloon. Tuoteryhmä tarkistaa reklamaation, tekee tarvittavat toimet ja kirjaa listalomakkeelle tehdyt toimenpiteet sekä mahdolliset kustannukset, joita aiheutui.
- Listalle kertyvät tiedot ajetaan säännöllisesti Flow-työnkulun avulla Power BI -raportiksi, joka on katsottavissa intranet-sivulla.
Työ helpottuu niin myymälässä kuin tuoteryhmässäkin, ja johto saa tarvitsemansa tiedon aina lähes reaaliaikaisena ellei peräti reaaliaikaisena – ratkaisusta riippuen – avaamalla intran raporttisivun. Maailma pelastuu, ilmastonmuutos loppuu ja pingviinit oppivat lentämään!
No ei aivan, mutta aikaa vapautuu siihen, mihin sitä kuuluu käyttää. Tieto on saatavilla ja relevanttia. Epätietoisuus toimintatavoista vaihtuu tietoisuuteen. Kahvihuoneessa ei kuulu ihan niin monta sarkastista huokausta, että ”tee työtä jolla on tarkoitus”, kun oikeasti voi keskittyä siihen, millä on tarkoitus.
Microsoft 365 tarjoilee kattavan valikoiman moderneja työkaluja, joilla työelämää voi helpottaa automatisoimalla prosesseja. On SharePoint listoineen ja listalomakkeineen ja dokumenttikirjastoineen. On PowerApps, jolla voi muokata edellä mainittuja lomakkeita tai rakentaa kokonaan uusia sovelluksia tiedon keräämiseen ja miksei vaikka työn joidenkin osien pelillistämiseen. On Forms, jolla on helppo kerätä tietoa tarvitsematta osata muuta kuin luoda lomake ja kysymykset. On Flow, jolla voi rakentaa työnkulkuja viemään edellä mainituilla keinoilla kerättyä tietoa tarvittaviin suuntiin – hyväksyttäväksi, säilöttäväksi, tehtäviksi, raportoitavaksi. Ja viimein, muttei vähäisimmin suinkaan, on Power BI, jolla tiedon raportoinnin voi viedä sille ”nextille levelille”.
Jos kiinnostuit ja haluat tietää lisää, tule kurssillemme oppimaan liiketoimintaprosessien automatisointia Microsoft 365 -työkalujen avulla!
Sanna Jackson
Consulting & Training
Sanna on pitkän linjan Microsoft-osaaja ja taustaltaan kouluttaja. Viime vuosina hän on ollut mukana lukuisissa asiakasprojekteissa konsulttina ja kouluttajana osaamisalueinaan SharePoint, Office 365 ja Dynamics 365.