Power BI -sisällön jako- ja upotusmahdollisuudet

Power BI -raporttien ja koontinäyttöjen jakaminen loppukäyttäjille ja upottaminen eri sijainteihin katsottavaksi ovat oleellisimpia asioita heti niiden laatimisen jälkeen.

Erilaisia jako- ja upotusvaihtoehtoja on useita ja ne sisältävät monia huomioitavia seikkoja ja rajoituksiakin. Kuvaan tässä jutussani vaihtoehdot sekä eri lisenssien että sisäisen ja ulkoisen jakamisen näkökulmasta.

Jutussa oletetaan, että Power BI:n toimintaperiaatteet, pilvipalvelun työtilat sekä koontinäytöt pilvipalvelussa ovat käsitteinä tuttuja. Jutussa ei käsitellä PBI Report Serveriä.

Laadin artikkelin tueksi myös Power BI:llä raportin, josta voit tutkia erilaisia jako- ja upotusmahdollisuuksia. Raporttia voi käyttää kahdella eri tavalla. Joko tarkastelemalla matriisista mikä on mahdollista esimerkiksi tietyllä lisenssillä ja tietylle kohderyhmälle. Raportin toisella sivulla pysyt tarkastelmaan mahdollisuuksia valitsemalla mihin haluat upottaa sisältöä.

Avaa matriisi.

Power BI kehittyy, joten toivottavasti kommentoit, mikäli huomaat vanhentunutta tietoa, virheitä tai puutteita. Tavoitat minut sähköpostilla: heidi.enho@sulava.com.

Sisältö:

Johdanto, käsitteitä ja termejä
Julkiset raportit
Hallittu käyttöoikeuksien antaminen
Upotussijainnit

 

Johdanto, käsitteitä ja termejä

Power BI Pro– ja Premium -lisenssimalleissa raportteja ja koontinäyttöjä voi tarkastella kolmella eri tavalla

  1. Power BI -pilvipalvelun omassa käyttöliittymässä selaimella,
  2. Power BI -mobiilisovelluksessa ja
  3. upotettuina muissa sivustoissa tai sovelluksissa.

Power BI Embedded -lisenssimalleissa (A- tai EM-sarja) sisältö pitää upottaa johonkin sovellukseen, sillä vain raporttien laatijat eli niiden kehittäjät pystyvät käyttämään Power BI -pilvipalvelun omaa käyttöliittymää tai mobiilisovelluksia.

Samoin Free-lisenssillä vain ilmaiskäyttäjä itse pystyy tarkastelemaan omaa sisältöään Power BI:ssä mutta muille hänen pitää jakaa se julkisena linkkinä tai julkisesti nettisivulle upotettuna.

Löydät Power BI -lisensseistä tarkemman kuvauksen täältä.

Kun Power BI -sisältöä jaellaan loppukäyttäjille hyödynnettäväksi, pilvipalveluun julkaistuun sisältöön

  1. pitää aina ensin antaa käyttöoikeus ja
  2. sen jälkeen sitä voi upottaa eri sovelluksiin, jos sisältöä halutaan tai pitää näyttää muuallakin kuin PBI -palvelun käyttöliittymässä tai mobiilisti.

Upotus on mahdollista mm. erilaisille sivustoille, SharePoint-sivuille, O365 Teams-kanaviin, O365 Dynamics 365 dashboardeille, O365 PowerApps-sovellukseen tai itse koodattuihin sovelluksiin.

Eri lisenssimalleissa ja upotussijainneissa on eroja mm. sen suhteen mitä ja miten upotuksen voi tehdä.

On hyvä huomata, että Microsoft käyttää termiä julkaiseminen (publish) kahdessa eri merkityksessä. Julkaiseminen tarkoittaa joko

  1. raporttitiedoston tallentamista PBI Desktopista pilvipalveluun (publish) tai
  2. pilvipalvelussa olevan työtilan paketoimista ns. sovellukseksi (publish app).

Tässä artikkelissa julkaiseminen tarkoittaa jälkimmäistä eli pilvipalvelussa tapahtuvaa työtilan paketointia sovellukseksi.

 

Julkiset raportit

Millä tahansa lisenssillä, siis jopa Free-lisenssillä, voi tehdä julkisia raportteja. Yleensä julkaisuoikeus on annettu tietosuojasyistä vain muutamille käyttäjille. Julkisen linkin muodostamisen yhteydessä saa myös <iframe>-koodin, jolla raportin voi upottaa nettisivulle, kuten olen tehnyt jakaessani avoimen datan visualisointeja Vilahdus-sivustollani.

Mikäli julkinen jako on sallittu organisaatiosi Power BI -ympäristössä, linkki ja/tai iframe-koodi muodostetaan raportin File (Tiedosto) -valikosta. Tämä komento antaa samalla myös käyttöoikeudet kenelle tahansa, joka saa linkin haltuunsa.

Julkinen linkki on tarkoitettu nimensä mukaisesti täysin julkisten tilastojen kaltaiseen jakamiseen. Useat suomalaiset organisaatiot ovat jakaneet julkisia raportteja ja olen koonnut niitä Suomalaisia Power BI -raportteja -listalleni. Mielelläni täydennän listaa, joten vinkkaathan niitä minulle.

Mitään organisaation sisäistä raporttia ei saisi upottaa tällä tekniikalla edes organisaation sisäiseen intraan! Kuka tahansa käyttäjä voi helposti kopioida linkin selaimen otsikkoriviltä ja välittää sen kenelle tahansa tai käyttää itse linkkiä raportin sisällön seuraamiseen esimerkiksi työpaikan vaihtamisen jälkeen!

Julkisen raportin jakamisen rajoituksia

  • Raporttien toiminnallisuudet poikkeavat siitä miten raportit toimivat pilvipalvelussa. Esimerkiksi suodatuspalkki (filters) ei näy, eikä visualisointien pikavalikoissa ole kaikkia toimintoja.
  • Koontinäyttöjä (dashboard) ei voi jakaa julkisesti.

 

Hallittu käyttöoikeuksien antaminen

 

Pro-käyttäjien kesken

Jos käytössä on henkilökohtaiset Pro-lisenssit (~ 8,40 € hlö/kk), raporttien laatijoiden lisäksi myös loppukäyttäjillä pitää olla Pro-lisenssit, jotta heille voi antaa käyttöoikeuksia Power BI -sisältöön. Pro-lisenssejä voi hankkia erikseen tai ne tulevat Office 365 E5 tai A5 -paketointien mukana.

Pro-lisenssimallissa käyttöoikeuksia voi antaa loppukäyttäjille kolmella eri tavalla:

  1. Paketoimalla ns. sovellukseksi (app) eli julkaisemalla työtilan (app workspace) sisällön sovellukseksi ja määrittämällä kenellä on oikeus käyttää sovellusta Julkaise sovellus (Publish app) -komennolla.
  2. Pikajaolla eli antamalla käyttöoikeuksia yksittäisiin raportteihin tai raporteista muodostettuihin koontinäyttöihin (dashboard) Jaa (Share) -komennolla.
  3. Ottamalla loppukäyttäjiä Power BI -työtiloihin jäseniksi. Tämä ei ole mahdollista, mikäli halutaan antaa käyttöoikeuksia organisaation ulkopuolisille käyttäjille.
    (Työtilauudistus on 01/2019 Preview-vaiheessa. Jäseniä voi määrittää uudistuneisiin työtiloihin useisiin eri rooleihin, kuten lukijoiksi.)

Kaikki kolme tulevat sallimaan jakamisen yksittäisille käyttäjille, AD-ryhmille, security groupeille, jakelulistoille ja O365-ryhmille. Huomaa, että vielä tällä hetkellä vanhat työtilat sallivat jäsenien lisäämisen vain yksittäisinä käyttäjinä (01/2019).

Power BI -pilvipalvelun asetuksissa voi määrittää sallitaanko hallittu käyttöoikeuksien antaminen myös  organisaation ulkopuolelle kuten erilaisille sidosryhmille. Mikäli se on sallittua, myös ulkopuolisella käyttäjällä pitää olla Pro-lisenssi.

Nykyisin Power BI -sisältöä jakava organisaatio voi tarjota eli maksaa vieraan käyttäjän Pro-lisenssin Azure AD B2B:n avulla, jos vierailijalla ei sitä itsellään ole. Ulkopuolisia käyttäjiä ei pysty ottamaan työtilojen jäseniksi eivätkä he pysty navigoimaan sisältöön Power BI -pilvipalvelun käyttöliittymässä, vaan he tarvitsevat suoran linkin, jonka avulla he saavat sisällön käyttöönsä.

 

Premium-lisenssimalli

Premium-lisenssimallissa organisaatio on ostanut ns. kapasiteettia (alk. 4200 € per kk) ja vain raporttien kehittäjille tarvitaan Pro-lisenssit (~8,40 € hlö/kk).

Premium-lisenssimallissa käyttöoikeuksia voi antaa Free-loppukäyttäjille kahdella ensimmäisellä edellä kuvatuista tavoista eli joko sovelluksina tai ns. pikajakona yksittäin.

Free-käyttäjiä ei voi ottaa jäseniksi Power BI -sovellustyötiloihin, joten Premium-mallissa ei ole kolmatta eli työtilan jäsenyyteen perustuvaa käyttöoikeusmahdollisuutta. Vain Pro-käyttäjät voivat olla työtiloissa jäseninä.

Lisäksi Premium-mallissa Free-käyttäjille jaettavan sisällön pitää olla työtiloissa, joille on annettu Premium-kapasiteettia. Tällaisten työtilojen kohdalla näkyy Premium-symboli. Mikäli sisältö on tavallisessa työtilassa, sen sisältöä voivat käyttää vain Pro-käyttäjät.

Mikäli organisaation Power BI -asetukset sallivat, Premium-työtilan sisältöä voi jakaa myös organisaation ulkopuolisille Free-käyttäjille, eli yhteistyötahojen ei tarvitse hankkia maksullisia lisenssejä eikä jakavan organisaationkaan tarvitse niitä heille tarjota. Ulkopuoliset tarvitsevat suoran linkin päästäkseen sisältöön käsiksi, eli ulkoinen sisältö ei näy Power BI -pilvipalvelun navigaatiossa.

 

Embedded lisenssimallit

Embedded EM-lisenssisarja (EM1-EM3)

Embedded EM-lisenssillä (alk. 625 € per kk) voi antaa käyttöoikeuksia kuten Premium-mallissa, mutta loppukäyttäjät eivät pysty tarkastelemaan raportteja Power BI -käyttöliittymässä tai mobiilisovelluksissa.

Embedded-lisenssillä sisältö pitää aina upottaa muihin sovelluksiin.

EM-lisenssejä voivat hankkia vain Microsoftin volyymilisenssiasiakkaat mikä tarkoitaa Suomen mittakaavassa suurehkoja organisaatioita.

EM-lisenssimallissa voi upottaa sisältöä sekä O365-tuotteisiin että sovelluskehittäjien toimesta erilaisiin itse koodattuihin sovelluksiin.

Embedded A-lisenssisarja (A1-A6)

Embedded A-lisenssit (alk. 635 € per kk tai 0,85 € per tunti) edellyttävät aina sovelluskehitystä eli sisältöä ei voi ilman tarvittavien komponenttien koodausta tai hankkimista upottaa sovelluksiin, ei edes O365-tuotteisiin.

A-sarjan lisenssi edellyttää sellaisen upotussovelluksen koodausta, joka joko hyödyntää O365 tai jotain muuta autentikointia.

Tässä artikkelissa ei käydä upotusta läpi sovelluskehittäjän näkökulmasta. A-sarjan lisenssi ei ole myöskään mukana upotusmatriisissa, sillä kaikki mahdolliset upotusvaihtoehdot edellyttävät joko sovelluskehitystä tai kolmannelta osapuolelta ostettavan komponentin hankkimista.

 

Sovelluspaketointi, pikajako vai työtilan jäsenyys?

Sovelluspaketointi eli sovelluksen julkaiseminen

Sovelluspaketointia eli sovelluksen julkaisemista (publish app) suositellaan ensisijaiseksi jakelumenetelmäksi erityisesti silloin kun käyttäjiä sekä sisältökohteita (raportteja ja koontinäyttöjä) on runsaasti ja halutaan toteuttaa hallitumpaa sekä keskitetympää raportointia.

Sovellus 1) julkaistaan ja samalla annetaan käyttöoikeudet ja 2) loppukäyttäjät löytävät sen pilvipalvelun navigaatiosta Sovellukset (Apps) -sivulta.

Harmittava rajoitus ainakin vielä tällä hetkellä on se, että kustakin työtilasta saa muodostettua vain yhden sovelluksen. Lisätietoja ja ohjeita sovelluspaketoinnista löytyy täältä.

Omaa työtilaa (My Workspace) ei voi julkaista sovelluksena.

Pikajako eli jaa-komento

Ad-hoc -tyyppinen nopea ja helppo yksittäisten raporttien ja koontinäyttöjen pikajakaminen on tarkoitettu tilanteisiin, joissa sekä jaettavia kohteita että käyttäjiä on vähän ja/tai kun jako halutaan tehdä mahdollisimman helposti ilman byrokratiaa. Lisätietoja ja ohjeita pikajaosta löytyy täältä.

Jos yksittäinen raportti tai koontinäyttö jaetaan 1) pikajaolla, loppukäyttäjät näkevät jaetut kohteet 2) Shared with me (Jaettu minulle) -sivulla.

Myös omasta työtilasta (My Workspace) voi jakaa sisältöä muille, vaikkei sitä yleensä suositella, sillä sisällön omistajuutta ei pysty siirtämään, kun työtehtävät esimerkiksi vaihtuvat.

Työtilan jäsenyys

Loppukäyttäjien jäseniksi ottaminen voi jossain tapauksessa olla hyödyllinen mahdollisuus, mutta se edellyttää selkeästi erillisiä kehitys-, testi- ja tuotantotyötiloja, jotteivat loppukäyttäjät näe myös keskeneräistä ja kehitteillä olevaa sisältöä.

Alkujaan Microsoftin ajatuksena on ollut, että työtilat olisivat vain kehittäjien yhteistyöpaikkoja ja siitä syystä työtiloihin on tähän asti ollut hankala ottaa loppukäyttäjiä, sillä heidät on pitänyt lisätä yksittäin.

Premium-mallissa tätä ei voi käyttää, sillä Free-käyttäjiä ei voi ottaa työtilojen jäseniksi. Myöskään ulkopuolisia ei voi ottaa PBI-työtilojen jäseniksi.

Huomaa, että eri menetelmät (sovellusten julkaisu tai pikajako) voivat vaikuttaa sisällön upotusmahdollisuuksiin.

Vaihtoehdoista on pääpiirteissään oleellisimmat asiat seuraavissa luvuissa. Voit myös tarkistaa eri kombinaatiot tarkemmalla tasolla upotusmatriisista.

 

Upotussijainnit

 

Kun käyttöoikeudet on annettu joko sovelluksena (app), pikajaolla (share) tai ottamalla loppukäyttäjiä työtilojen jäseniksi, sisältöä voi upottaa

  • SharePoint Online -sivuille,
  • SharePoint on-premises sivuille,
  • muille sisäisille intra-sivustoille,
  • Teams-kanaviin,
  • Dynamics 365 koontinäytöille (dashboards),
  • PowerApps-sovelluksiin,
  • muihin esimerkiksi itse koodattuihin sovelluksiin tai
  • PowerPoint-esityksiin (edellyttää kolmannen osapuolen apuohjelman asennusta).

 

SharePoint Online upotus

SharePoint Onlinen moderneille sivuille voi upottaa raportteja Power BI Web Partin avulla. Käyttöoikeudet raporttiin on voitu antaa millä tahansa aiemmin kuvatulla tavalla. Loppukäyttäjillä pitää siis olla sekä Power BI:n puolella annettu käyttöoikeus että pääsy kyseiselle SharePoint-sivulle.

  1. Siirry ensin pilvipalvelussa kyseiseen raporttiin. Huomaa: Jos käyttöoikeuksien antaminen on tapahtunut sovellusjakona (app), avaa raportti sovelluksen kautta, jotta saat oikean linkin.
  2. Kopioi upotuslinkki File > Embed in SharePoint Online (Tiedosto > Upota SharePoint Onlinessa) -komennolla.
  3. Siirry sille SharePoint Onlinen modernille sivulle, johon haluat upottaa raportin, lisää sivulle Power BI Web Part ja lisää Power BI:stä kopioimasi upotuslinkki verkko-osan asetuksiin. Voit valita näytetäänkö upotetussa raportissa navigaatio (eli raporttisivut näytön alaosassa) ja onko suodatuspaneeli (filter pane) esillä.

Löydät tarkempia ohjeita SharePoint Online -upotuksesta täältä.

PBI Web Partin avulla voi upottaa vain raportteja. Koontinäytön upottaminen edellyttää  omaa sovelluskehitystä tai pitää hankkia kolmannelta osapuolelta siihen sopiva Web Part.

SharePoint Online -upotus PBI Web Partin avulla on mahdollista Pro, Premium ja Embedded EM-lisenssisarjan lisensseillä.

Julkisesti jaetun raportin voi myös upottaa Sharepointiin, mutta tällöin PBI Web Partin sijaan käytetään Embed Web Partia. Älä koskaan vahingossa käytä julkista linkkiä sisäisiksi tarkoitettujen raporttien upottamiseen!

 

SharePoint Online (klassinen sivu), SharePoint omassa konesalissa tai jokin muu oma sivusto

Tämä upotusvaihtoehto tuli Power BI:hin vasta tammikuussa 2019.

  1. Siirry ensin pilvipalvelussa kyseiseen raporttiin. Jos jakaminen on tapahtunut osana sovellusta (app), avaa raportti sovelluksen kautta.
  2. Kopioi URL-osoite tai iFrame-koodi File > Embed (Tiedosto > Upota) -komennolla.
  3. Käytä sivustolla sellaista komponenttia tai tekniikkaa (esim. SharePointissa Embed Web Part), joka tukee joko URL-osoitteen tai iFrame-koodin upotusta.

Rajoituksia: Jos halutaan upottaa koontinäyttöjä tai koontinäyttöjen tiiliä, tarvitaan sovelluskehitystä tai kolmannelta osapuolelta hankittu siihen sopiva komponetti.

Tämä on mahdollista Pro, Premium ja Embedded EM-lisenssisarjan lisensseillä.

Lisätietoja

 

Teams-kanava

Teams-kanavassa voi näyttää Power BI -raportteja Power BI -tyyppisinä välilehtinä.

  1. Siirry haluamaasi kanavaan ja aloita uuden välilehden lisäys.
  2. Valitse Power BI -tyyppinen välilehti.
  3. Anna välilehdelle nimi, valitse mistä työtilasta ja mikä raportti näytetään välilehtenä.

Rajoitukset: Voit lisätä vain raportteja. Jos lisäät jotain muuta sisältöä kuten koontinäyttöjä Sivusto (Website) -tyyppisenä välilehtenä, sisältö ei välttämättä näy Teamsin selain- tai mobiiliversiossa eikä välttämättä skaalaudu näytöllä oikein. Testaa itse miten sivusto-tyyppinen välilehti toimii juurin nyt esim. mobiilisti. Et pysty lisäämään Teams-kanavaan raporttia, joka on jaettu sovelluspaketoinnin osana vaan raportti pitää sovelluksen lisäksi jakaa myös pikajakona.

Teams-upotuksen voi tehdä Pro, Premium ja Embedded EM-sarjan lisensseillä.

 

Dynamics 365 Dashboards

Dynamics -koontinäytölle voi lisätä vain yksittäisiä tiiliä ja ominaisuus on tuettuna ainoastaan Dynamicsin henkilökohtaisilla koontinäytöillä (personal dashboards).

Lisätietoja

Dynamics-upotus on mahdollista vain Pro, Premium ja Embedded EM -sarjan lisenssillä.

Dynamics Portal

Ominaisuus on vasta tulossa ja sitä voi seurata täältä.

 

PowerApps 

PowerApps sovelluksiin voi upottaa vain yksittäisiä koontinäyttöjen tiiliä.

Lisätietoja: https://powerapps.microsoft.com/en-us/blog/power-bi-tile-in-powerapps/

PowerApps-upotus on mahdollista Pro-, Premium- ja Embedded EM -lisensseillä.

 

PowerPoint 

Staattinen PowerPoint-esitys

Power BI -raportista voi tehdä staattisia kuvia sisältävän PP-esityksen, jossa kukin raporttisivu näkyy yhtenä diana File > Export to PowerPoint (Tiedosto > Vie PowerPointiin). Valitettavasti lopputuloksena muodostuvaan PowerPoint -esitykseen ei päädy raportissa tehdyt ositukset tai muut valinnat.

Vuorovaikutteinen PowerPoint-upotus

Mikäli apuohjelmien asennus Office-tuotteiden päälle on sallittu, PowerPointiin voi asentaa Power BI Tiles -nimisen ilmaisen apuohjelman, jonka avulla PowerPoint-dioille voi upottaa sekä raportteja että koontinäyttöjä sekä myös julkisesti jaettuja raportteja.

Power BI Tiles asennetaan PowerPointiin Insert > Add-Ins > Get Add-Ins (Lisää > Apuohjelmat > Kauppa) -toiminnolla ja se löytyy jatkossa Insert > Add-Ins > My Add-Ins (Lisää > Apuohjelmat > Omat apuohjelmat) -listalta.

Power BI Tiles toimii PowerPoint 2013 SP1-versiosta lähtien.

Huomaa, että kyseessä on kolmannen osapuolen koodaama apuohjelma, ei Microsoftin. Se ei siis ole sisäänrakennettu ominaisuus. Apuohjelman on toteuttanut Devscope-niminen yritys ja he myyvät myös erilaisia maksullisia Power BI -komponentteja.

PowerPoint-upotus on mahdollista Pro-, Premium- ja Embedded EM -lisensseillä.

PowerPointiin on saatavilla myös runsaasti muita apuohjelmia, joilla voi upottaa iFrame-koodina nettisisältöä. Jos kokeilet muita kuin Power BI Tiles -apuohjelmaa, käytä Power BI -palvelusta löytyvää File > Embed (Tiedosto>Upota) -koodia.

 

Lopuksi

Jos tutustut upotusmatriisiin, huomaat että eri skenaarioita on hyvin paljon. Olen merkinnyt joihinkin kohtiin käyttömahdollisuuden kohdalle ”mahdollisesti”. Se tarkoittaa, että oletan sen olevan mahdollinen. Kommentoithan, jos sinulla on faktatietoa.

Tämä sama artikkeli on julkaistu aiemmin HExcelligentissä.

 

Power BI – kaikki mitä sinun tulee tietää aloittaaksesi

Kuinka päästä alkuun Power BI:n kanssa? Power BI soveltuu sekä nopeaan itsepalveluraportointiin että hallitumpaan organisaatiotason raportointiin. Lue Heidi Enhon suosittu tietopaketti.

 

Maksuton Power BI -startti 14.2.2019

Ystävänpäivän ilmaisessa online-koulutuksessa tutustutaan, miten Power BI -raportteja laaditaan ja miten niistä tehdään koontinäyttöjä muille jaettavaksi! Ilmoittaudu tästä.



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi

Power BI – kaikki mitä sinun tulee tietää aloittaaksesi

Microsoft julkisti kesällä 2015 Power BI -raportointi- ja analysointipalvelun, jonka avulla dataa voi visualisoida ja yhdistellä yritysten omista järjestelmistä, tiedostoista, intranetista, pilvipalveluista tai esimerkiksi erilaisista avoimen datan palveluista. Tietolähdetyyppejä on jo yli 80 erilaista ja niitä kehitetään koko ajan lisää.

Tämä artikkeli julkaistiin alunperin jo huhtikuussa 2017, mutta on nyt 01/2019 uudistettu täysin vastaamaan tämänhetkistä Power BI -tuotetta.

Sisältö:

Johdanto
Itsepalveluraportointi (Self-Service BI)
IT:n ohjaama keskitetty ja hallittu raportointi
Erilaiset käyttäjäroolit
Työvälineet ja -vaiheet
Power BI Desktop
Power BI Service -pilvipalvelu
Power BI Report Server eli raportointipalvelin
Hinnoittelu ja lisenssit
Mistä lisäinfoa?
Hieman ”hyvä tietää” -historiaa

 

Johdanto

 

Power BI soveltuu sekä nopeaan ad-hoc tyyppiseen itsepalveluraportointiin että keskitetympään ja hallitumpaan IT:n ohjaamaan organisaatiotason raportointiin. Tästä syystä käyttötavat vaihtelevat merkittävästi ja raportteja tai laajempia raportointiratkaisukokonaisuuksia voivat toteuttaa hyvin erilaiset henkilöt käyttäjistä aina BI-asiantuntijoihin asti.

Raportit toteutetaan Power BI Desktop -ohjelmalla ja loppukäyttäjät tarkastelevat niitä kirjautumalla Power BI Service -pilvipalveluun selaimella, mobiilisovelluksilla, upotettuina esimerkiksi intraan tai Office 365 -tuotteisiin kuten SharePoint, Teams, Dynamics tai PowerApps. Visualisointien upotus julkisille nettisivuille on myös mahdollista. Sovelluskehittäjää tarvitaan, mikäli halutaan upottaa raportteja kustomoituihin sovelluksiin. Pilvipalvelun sijaan raportteja voi jakaa paikallisen Power BI Report Serverin avulla.

Voit tutustua Power BI -raportteihin avoimesta datasta laatimieni visualisointien avulla. Lisäksi olen kerännyt listan suomalaisten organisaatioiden julkisista Power BI -raporteista tänne.

Power BI:n ympärille on kehittynyt aktiivinen yhteisö keskusteluryhmineen ja käyttäjät voivat jakaa omia visualisointejaan Data Stories Gallery -sivustolle, mikä onkin mainio paikka saada visualisointi-ideoita omiin raportteihin. Tervetuloa myös mukaan suomalaiseen MSBI & Power BI User Group Finland -käyttäjäkerhoon, jonka toisena vetäjänä toimin.

Microsoft kehittää Power BI:tä edelleen aktiivisesti ja kuuntelee käyttäjien toiveita. Kehitys on avointa ja kuka tahansa voi ehdottaa ideoita, äänestää niitä ja seurata ideoiden etenemistä ideafoorumilla.

 

Itsepalveluraportointi (Self-Service BI)

Power BI:n avulla dataa voi esittää erilaisina mittareina sekä vuorovaikutteisina visualisointeina ja se soveltuu mainiosti itsepalveluraportointiin (self-service BI). Raporttien laatiminen on siis mahdollista toteuttaa entistä lähempänä loppukäyttäjiä tai heidän itsensä toimesta. Helppokäyttöisyydestään ja edullisesta hinnoittelustaan johtuen Power BI:stä on tullut tärkeä raportointi- ja analysointiväline esimerkiksi kontrollereille ja analyytikoille.

Kuka tahansa pystyy lyhyellä opastuksella tekemään esivalmistelluista tietomalleista uusia visualisoituja raportteja, sillä niiden laatiminen on helpompaa ja intuitiivisempaa kuin esimerkiksi Excelin pivot-taulukoiden luonti. Parhaimmillaan raporttisivun saa aikaan muutamissa minuuteissa ja koska visualisoinnit ovat keskenään vuorovaikutteisia, dataa voi helposti tarkastella eri näkökulmista ja siihen voi porautua eri tavoin.

On kuitenkin hyvä huomata, että itsepalveluraportointi voi tarkoittaa eri organisaatioissa eri asioita ja Power BI:n osaamistarve vaihtelee hyvin paljon mallista riippuen:

  1. Liiketoiminnan ohjaama omatoiminen itsepalveluraportointi (Business Led Self-Service BI)
    Pienessä organisaatiossa itsepalveluraportointi voi tarkoittaa esimerkiksi kontrollerin tai talouspäällikön täysin itse toteuttamaa raportointia ilman IT:n taustatukea. Tällöin tietolähteet saattavat olla tiedostopohjaisia, kuten Exceleitä tai esimerkiksi erilaisista järjestelmistä ”exportattuja” csv-tiedostoja, eikä raporttien laatijalla itsellään ole mahdollisuutta vaikuttaa lähdejärjestelmästä saatavan datan rakenteisiin, vaan datan muokkaus raportoitavaan muotoon tapahtuu PBI Desktopin kyselyissä.Tällainen käyttö edellyttää monipuolista PBI Desktop -ohjelman osaamista. Erityisesti, jos raportteihin pitää yhdistellä dataa useista eri aineistoista.Kun Power BI julkistettiin vuonna 2015, käyttäjät olivat alunperin pääsääntöisesti omatoimisia itsepalvelukäyttäjiä, sillä alkujaan Power BI:n ominaisuudet eivät tarjonneet vielä mahdollisuuksia keskitetympään IT:n ohjaamaan raportointiin.
  2. IT:n ohjaama itsepalveluraportointi (IT Managed Self-Service BI)
    Isommassa organisaatiossa Power BI -itsepalveluraportointi voi puolestaan tarkoittaa ainoastaan visualisointien ja raporttien laatimista. Tällöin IT huolehtii ja ylläpitää keskitetysti tietovarastoja, -malleja ja -kuutioita eikä itsepalvelukäyttäjien tarvitse toteuttaa tietomallia tai laskennallisia mittareita. Tällöin tekninen osaamistarve on oleellisesti vähäisempi.
  3. Itsepalveluraportointi voi olla myös edellisten yhdistelmä eli sisältää elementtejä molemmista, jolloin tuotetaan sekä omatoimisesti tietomalleja että hyödynnetään IT:n tarjoamia kuutioita.

 

 

IT:n ohjaama keskitetty ja hallittu raportointi

Power BI:n rooli keskitetympien ratkaisuiden toteutusvälineenä tai osana niitä on kasvanut merkittävästi vuoden 2018 aikana ja Microsoft kehittää tällä hetkellä Power BI:n ns. enterprise-ominaisuuksia voimakkaasti.

Keskitetyssä ratkaisussa se voi olla pelkkä visualisointiväline, jos taustalla on esimerkiksi SQL Server Analyysipalvelimen malli. Sillä voi myös toteuttaa Analyysipalvelimen Tabular-mallien kaltaisia ratkaisuita.

Laajemmassa käytössä on tärkeää suunnitella Power BI -raportoinnin käytännöt ja hallintamalli hyvin, jotta ratkaisusta tulee kestävä ja ylläpidettävä. Power BI -pilvipalvelussa on tosin vielä puutteita, jotka aiheuttavat hieman haasteita ja kompromisseja esimerkiksi laajemmassa raporttien jakelussa.

Power BI -toteutuksiin liittyy myös useita arkkitehtuurivalintoja, kuten kopioidaanko data Power BI:hin ja ajastetaan päivitykset (import & scheduled refresh) vai käytetäänkö esimerkiksi reaaliaikaista yhteyttä tietokantoihin tai kuutioihin (Direct Query, Live Connection). Valintoihin vaikuttaa mm. datan määrä tai miten ajantasaisia raportteja tarvitaan. Tuotteen kehitystä pitääkin seurata aktiivisesti, sillä edelleen tulee uusia merkittäviä uudistuksia, kuten lokakuussa 2018 julkistettu yhdistelmämalli (composite model), jossa voidaan yhdistää edellä mainittuja tekniikoita, jolloin osa tietomallin datasta kopioituu ja osassa käytetään suoraa yhteyttä.

Juuri nyt talvella 2018 on myös mielenkiintoista seurata uuden Dataflows (Tietovuo) -ominaisuuden kehittymistä, mikä mahdollistaa kyselyiden keskitetyn toteutuksen ja jakamisen sekä tiedon yhdistämisen ns. common data model -entiteetteihin.

Teknistä lisätietoa löytyy mm. Microsoftin kattavista white paper -dokumenteista.

 

Erilaiset käyttäjäroolit

Power BI -käyttäjät voi jakaa neljään eri rooliin.

  1. BI-kehittäjät, jotka toteuttavat yleensä ratkaisuita myös useilla muilla välineillä, kuten SQL Server Analysis Services, SQL Server Reporting Services, Cognos, jne.
  2. Teknisesti orientoituneet käyttäjät, jotka toteuttavat myös Power BI -ratkaisuita eli laativat kyselyitä, toteuttavat tiedon mallinnuksen kuten taulujen yhdistämisen, laativat laskennallisia kaavoja ja mittareita DAX-kielellä. Tällaiset henkilöt työskentelevät joko liiketoiminnan puolella tai IT-tiimissä.
  3. Raporttien ja koontinäyttöjen laatijat, jotka tuntevat dataa riittävän hyvin, jotta kykenevät toteuttamaan olemassa olevista malleista raportteja.
  4. Loppukäyttäjät, jotka hyödyntävät raportteja ja koontinäyttöjä päätöksenteon taustalla.

 

Työvälineet ja -vaiheet

Kyselyt, tiedon mallinnus ja laskentalogiikka sekä visualisoinnit toteutetaan Power BI Desktop -ohjelmalla.

Muodostuneet tiedostot julkaistaan joko Power BI Service -pilvipalveluun tai omassa konesalissa olevalle Power BI Report Server -raportointipalvelimelle ja jaetaan loppukäyttäjille hyödynnettäväksi.

 

Power BI Desktop

 

Kyselyt ja tietomallin luo tyypillisesti henkilö, joka tuntee riittävän hyvin yrityksen tietojärjestelmät ja datan sisällön, kuten BI-asiantuntija, kontrolleri tai analyytikko.

Yksinkertaisia muutamista tauluista muodostuvia tietomalleja oppii tekemään kuka tahansa, joka ymmärtää esimerkiksi Excelin PHAKU (VLOOKUP) -funktion toimintaperiaatteen tai relaatiotietokantojen perusidean. Jos raportoitavana on vain yksi luettelo kuten tietokannasta ladattu näkymä tai yksittäinen .csv-tiedosto, ei osaamista tarvita senkään vertaa.

Laajempien kokonaisuuksien toteutus edellyttää hyvää relaatiotietokantojen ja ns. dimensionaalisen mallinnuksen perusperiaatteiden tuntemusta sekä mahdollisuutta opiskella laskennassa käytetyn DAX-kielen perusperiaatteet.

  • Kyselyt eli datan lataus ja muokkaus tehdään PBI Desktopissa olevassa Power Query -apuohjelmassa. Power Queryssä on satoja erilaisia muunnos- ja muokkausmahdollisuuksia, kuten desimaalipisteiden korvaaminen pilkuilla, sarakkeiden pilkkominen osiin, termin korvaaminen toisella, datan kääntäminen tai ryhmittely eri tavoin jne. Kyselyeditorin datan muokkausmahdollisuudet ovat todella monipuoliset. Olen kirjoittanut aiheesta peruskäyttäjän Power Query -oppaan.

  • Tietomallin laatiminen tarkoittaa ladattujen taulujen yhdistämistä toisiinsa jonkun yksilöivän id-tiedon perusteella, kuten asiakasnumeron. Tietomallin laatimiseen liittyy myös esimerkiksi sarakkeiden muotoilu, lajittelujärjestysten määritys ja kenttien luokittelu vaikkapa maantieteellisiksi tiedoiksi, jotta tietoa voi visualisoida karttoina. Lisäksi tietomalliin lisätään DAX-kielellä kaavoja, joita kutsutaan mittareiksi (measures) tai lasketuiksi sarakkeiksi (calculated columns). Jotta ratkaisusta tulee helposti ylläpidettävä sekä laajennettava ja se tukee mahdollisimman hyvin laskentaa, malli olisi hyvä toteuttaa ns. dimensionaalisena tähtimallina: Why data modeling is important in Power BI

  • Visualisointi ja raportointi tarkoittavat raporttitiedostojen ja -sivujen luontia. Visualisointeja on helppo luoda ja raporttisivut ovat automaattisesti vuorovaikutteisia, joten esimerkiksi raporttisivulla olevan pylväskaavion yhden pylvään napsautus vaikuttaa siihen, mitä muissa saman raporttisivun visualisoinneissa näytetään. Power BI:n sisäänrakennettujen visualisointien lisäksi raporttitiedostoihin voi ladata käyttöön mukautettuja visualisointeja (custom visuals) ja sovelluskehittäjät voivat luoda niitä lisää erilaisiin tarpeisiin.

malli ja raportti

Jos ns. Excelin Power-työkalut ovat tuttuja, PBI Desktopin eri osia voi verrata niihin, sillä PBI Desktop on saanut alkunsa eli se on toteutettu yhdistelemällä Excelissä jo pitkään käytössä olleita apuohjelmia (add-ins). Tosin kyseiset apuohjelmat ovat vieraita monille Excel-käyttäjille, sillä ne on pitänyt asentaa vanhempien Excel-versioiden päälle erikseen.

  • Power Query, jolla tehdään kyselyt eli ladataan ja muokataan data sopivaan muotoon,
  • Power Pivot, jolla data mallinnetaan eli yhdistetään taulut ja lisätään laskentalogiikka DAX-kielisinä kaavoina,
  • Power View -kaaviot, joilla on voinut tehdä Excelissä vuorovaikutteisia visualisointeja, mutta joiden tukeminen on käytännössä jo lopetettu Excelissä. PBI Desktopissa visualisoinnit ovat kehittyneet huomattavasti, joten nykypäivänä niitä tuskin voi verrata Power View -visualisointeihin muuten kuin yhteisen vuorovaikutteisen toimintaperiaatteen osalta.

Samaa taustatekniikkaa ja esimerkiksi laskentakieltä DAXia käytetään myös SQL Server Analyysipalvelimella, kun luodaan ns. Tabular-malleja.

Power BI Desktop

Vaikkakin PBI Desktop on saanut juurensa Excelistä, se on saanut paljon vaikutteita myös muista raportointityökaluista kuten Tableau ja Qlik. Gartner on tosin jo useita vuosia nostanut Microsoftin Tableaun ja Qlikin edelle omissa arvioissaan.

Voit aloittaa PBI Desktopiin tutustumisen lataamalla ja asentamalla sen joko täältä tai Microsoft Storen kautta ja tutustumalla näihin ohjeisiin: Power BI Desktopin käytön aloittaminen

Tai katsomalla tämän videon YouTubesta

Kun olet tutustunut perusohjeisiin, kokeile esimerkiksi omien Outlook-kalenterimerkintöjesi analysointia tämän ohjeen avulla tai tutki valtion avoimia ostolaskuja näiden ohjeiden avulla.

Löydät PBI Desktopin kyselyominaisuuksista ohjeita myös HExcelligentin suomenkielisestä Power Query -kyselyoppaasta

 

Power BI Service -pilvipalvelu

 

Mikäli raporttien jakelumenetelmänä käytetään pilvipalvelua, PBI Desktopilla toteutetut mallit ja/tai raportit julkaistaan ns. työtiloihin (workspace), missä raporteista kootaan tärkeimpiä mittareita ja visualisointeja ns. koontinäytöille (dashboard).

Työtilat on tarkoitettu raporttien toteuttajille ja kehittäjille eli yleensä työtiloissa on jäseninä vain heitä. He jakavat työtiloihin luotuja koontinäyttöjä sekä raportteja muille käyttäjille joko yksittäin tai paketoituina laajemmiksi kokonaisuuksiksi eli ns. sovelluksiksi (apps).

Mikäli käytetään pilvipalvelua, yksittäinen Power BI -ratkaisu voidaan halutessa erottaa kahteen osaan:

  1. tekniseen osaan ”golden dataset”, joka sisältää kyselyt ja tietomallin sekä
  2. erillisiin visualisointitiedostoihin, jotka on kytketty ns. live-yhteydellä teknisiin mallitiedostoihin.

Tällä tavalla ratkaisuiden toteutusvastuun voi jakaa eri henkilöille ja eri henkilöt voivat muodostaa keskitetyistä tietomalleista erilaisia raporttikokonaisuuksia esimerkiksi eri kohderyhmille.

Pilvipalvelussa voidaan esimerkiksi ajastaa datan päivitys automaattisesti. Muita merkittävimpiä pilvipalvelun ominaisuuksia on listattu myöhemmin tässä jutussa.

Power BI -pilvipalvelussa selaimella voi myös ladata tietoja ja toteuttaa raportteja, mutta ominaisuudet ovat rajoitetummat PBI Desktopiin verrattuna. PBI Desktopissa luotuja kyselyitä ja tietomallia laskentoineen ei esimerkiksi pysty muokkaamaan pilvipalvelussa. Käytännössä mallit ja suurin osa raporteistakin toteutetaan yleensä PBI Desktopissa.

 

Sovellukset pilvipalvelussa (apps)

Power BI -pilvipalveluun on toteutettu runsaasti erilaisia valmiita sovelluksia, joita kutsuttiin aiemmin sisältöpaketeiksi (content packs) ja joiden avulla käyttäjät pystyvät erittäin helposti analysoimaan eri pilvipalveluiden dataa, kuten Google Analytics, Salesforce, MailChimp, Dynamics CRM, Microsoft Project Online, jne. Nämä sovellukset sisältävät valmiin tietomallin kaavoineen, raportteineen ja koontisivuineen, joten riittää, että käyttäjällä on tunnus siihen pilvisovellukseen, josta haluaa muodostaa raportteja. Valmiit raportit saa sisältöpakettien avulla aikaan muutamissa minuuteissa.

Osa sovelluksista on käytettävissä vain pilvipalvelussa eikä niitä pysty muokkaamaan Power BI Desktopissa, mikä valitettavasti tarkoittaa, että niihin voi lähinnä lisätä raportteja, mutta taustatekniikkaa ei voi itse muokata.

Jotkut Microsoftin omiin tuotteisiin liittyvät sovellukset ovat saatavilla myös PBI Desktop -tiedostoina, joten niiden pohjalta voi rakentaa laajempia malleja ja niihin voi lisätä omaa laskentaa sekä muita tietolähteitä. Tällaisesta on esimerkkeinä esimerkiksi Dynamics CRM-paketit, jotka voi ladata omaan käyttöön PBI Desktop -tiedostoina.

 

Pilvipalvelun oleellisimpia ominaisuuksia

Seuraavassa on lista oleellisista pilvipalvelun ominaisuuksista.

  • Datan päivityksen ajastus,
  • Työtilat sekä yhteistyö muiden kehittäjien kanssa (app workspace),
  • Koontinäyttöjen (dashboard) luonti eli visualisointien kokoaminen yhteen näkymään useista eri raporteista,
  • Koontinäyttöjen ja raporttien helppo ad-hoc tyyppinen jakaminen muille,
  • Organisaation omien raporttikokonaisuuksien paketointi sovelluksiksi ja sovellusten jakelu,
  • Reaaliaikaisen striimatun datan visualisointi koontinäytöillä (streaming dataset),
  • Raporttien ja koontinäyttöjen mobiilikäyttö,
  • Raporttien julkaiseminen ja upottaminen julkisesti webiin,
  • Raporttien upottaminen SharePoint Onlineen tai muihin O365-sovelluksiin, kuten Teams, Dynamics CRM tai PowerApps,
  • Raporttien upottaminen muille kuin SharePoint Online -sivustoille,
  • Julkaistujen tietomallien (dataset) hyödyntäminen keskitetysti ja raporttitiedostojen toteutus PBI Desktopissa,
  • Pivot-taulukkoraporttien toteutus Excelissä Power BI -mallin pohjalta,
  • Luonnollisen kielen kaltaiset kyselyt englanniksi kuten ”Sales by salesperson in 2019”,
  • Hälytysten tilaaminen sähköpostiin tiedon päivittyessä,
  • Flow-työnkulkujen käynnistäminen tiedon päivittyessä,
  • Kyselyiden keskitetty toteutus eli tietovuot (Dataflows).

Lisätietoja pilvipalvelusta: Power BI -palvelun käytön aloittaminen

 

Power BI Report Server eli raportointipalvelin

Kesällä 2017 pilvipalvelun rinnalle julkistettiin Power BI Report Server, jotta Power BI -toteutuksia voi jakaa myös ilman pilvipalvelua omassa konesalissa. Report Server on ominaisuuksiltaan pilvipalvelua suppeampi, esimerkiksi koontinäytöt (dashboards) puuttuvat eikä Power BI -ratkaisua pysty jakamaan kahteen osaan (tekniikka ja visualioinnit).

Jos käytetään raportointipalvelinta, PBI Desktopista pitää käyttää palvelimelle optimoitua versiota.

Lisätietoja: Mikä on Power BI -raporttipalvelin?

 

Hinnoittelu ja lisenssit

 

PBI Desktop on ilmainen ja sen voi asentaa mihin tahansa Windows-työasemaan. PBI Desktop ei kuitenkaan ole raporttien loppukäyttäjille tarkoitettu väline, joten hyödyntämiseen tarvitaan joko pilvipalvelu eli pilvilisenssit tai vaihtoehtoisesti PBI Report Server.

Pilvipalvelulisenssejä on neljänlaisia:

  • Power BI Free
  • Power BI Pro
  • Power BI Premium (P1 – P3)
  • Power BI Embedded (EM1-EM3, A1-A6)

Voit tarkistaa tämänhetkiset hinnat Microsoftin sivuilta.

 

Power BI Free

Power BI Free -tunnuksen eli maksuttoman lisenssin voi hankkia yrityssähköpostin avulla rekisteröitymällä täällä. Rekisteröintiin ei kelpaa gmail.com tai live.com kaltaiset ilmaissähköpostiosoitteet. Free-tunnus on tarkoitettu lähinnä henkilökohtaiseen käyttöön eikä tunnuksella voi jakaa raportteja kollegoille tai lukea muiden jakamia raportteja (ellei organisaatio ole hankkinut ns. Premium-kapasiteettipohjaista lisenssiä). Free-tunnus sallii tosin täysin julkisen jakamisen eli tunnuksella voi luoda linkin, jolla kuka tahansa voi lukea raporttia. Tunnusta voi siis käyttää esimerkiksi täysin julkisten tilastojen toteutuksessa.

On hyvä huomata, että lähes kaikkiin O365-paketointeihin sisältyy tämä PBI Free -ilmaislisenssi, mutta sen avulla raportteja ei vielä pysty jakamaan organisaation sisällä. Monesti luullaan virheellisesti, että O365:ssa näkyvä Power BI -kuvake tarjoaisi täyspainoisen Power BI -käyttömahdollisuuden. Raporttien jakaminen ja niiden katsominen edellyttää maksullisia lisenssejä, joista kerrotaan seuraavassa.

 

Power BI Pro

Power BI Pro -lisenssien avulla raportteja voi jakaa kaikille, joilla on myös Power BI Pro -lisenssi. Tässä lisenssimallissa Pro-lisenssi pitää siis olla myös raporttien loppukäyttäjillä. Organisaation pääkäyttäjä voi erikseen määrittää onko myös jakaminen organisaation ulkopuolisille Pro-käyttäjille mahdollista.

PBI Pro sisältyy ainoastaan kaikkein laajimpaan O365 E5-pakettiin tai oppilaitoksille tarkoitettuun A5-pakettiin, jolloin sitä ei tarvitse hankkia erikseen käyttäjille. Muuten Pro-lisenssit pitää hankkia erikseen ja ne voi hankkia myös vaikkei organisaatiossa olisi käytössä O365:sta. Pro-lisenssin hinta on noin 8 € per kk per henkilö.

 

Power BI Premium

Power BI Premium kapasiteettiperusteinen lisenssi on tarkoitettu yleensä isommille yli 500 henkilön organisaatioille, joille käyttäjäkohtainen Pro-lisenssihinnoittelu muodostuisi melko kalliiksi. Premium-kapasiteettia hankitaan ns. nodeina ja yhden noden hinta on noin 4200 € per kk.

Premium-lisenssimallissa pitää hankkia henkilökohtaiset Pro-lisenssit vain heille, jotka toteuttavat ja jakavat raportteja muille käyttäjille. Hinnoittelulaskurin avulla voi arvioida Premium-lisenssin hintaa omassa organisaatiossasi.

 

Power BI Embedded

Pro- ja Premium -lisensseillä Power BI -raportteja voi upottaa intra-sivustoille sekä O365-tuotteisiin (SharePoint Online, Dynamics, Teams, PowerApps), mutta joissakin skenaarioissa Pro- ja Premium-lisenssikustannukset nousisivat korkealle.

Mikäli halutaan kohtuullisilla kustannuksilla pystyä toteuttamaan raportointia esimerkiksi asiakasportaalin kautta hyvin suurelle määrälle asiakkaita, on mahdollista hankkia erillinen upottamiseen tarkoitettu lisenssi.

Power BI Embedded lisenssien (A- tai EM-sarja) avulla voi jakaa raportteja upotettuina itse koodatun sovelluksen sisällä. A-sarjan PBI Embedded (A1-A6) lisensseillä Premium-kapasiteettia saa käyttöön alkaen noin 600 € kuukaudessa tai jopa minuuttiperusteisesti, sillä palvelun voi sulkea ja käynnistää tarvittaessa. A-sarjan lisenssit sallivat upotuksen ainoastaan kustomoiduissa sovelluksissa (ei O365-sovelluksissa), sillä A-sarja edellyttää, että autentikointi koodataan itse.

Lisäksi on olemassa myös EM-upotuslisenssisarja (EM1-EM3), jolla raportteja voi upottaa mukautettujen sovellusten lisäksi myös O365-tuotteisiin (PowerApps, Teams, SharePoint Online, Dynamics), sillä EM-lisenssien avulla voidaan hyödyntää O365:n autentikointia. EM-sarjan lisenssejä ei voi hankkia kuka tahansa, eli ne ovat saatavilla vain volyymilisenssiasiakkaille. Myös EM-hinnat alkavat noin 600 € per kk, kuten A-sarjan lisenssien, mutta niitä ei pysty käyttämään minuuttiperusteisesti sulkemalla ja käynnistämällä palvelua halutessaan.

Kumpikaan lisenssisarja (A tai EM) ei salli raporttien tarkastelua pilvipalvelussa tai mobiilisovelluksissa eli ne ovat tarkoitettuja vain upottamiseen.

 

Power BI Report Server -raportointipalvelin

Raportointipalvelin ei sinänsä ole erillinen lisenssivaihtoehto, sillä se sisältyy muihin lisensseihin eli sen saa käyttöönsä joko

  • ”ilmaiseksi”, jos organisaatiolla on SQL Server Enterprise -lisenssi ja Microsoftin SA-sopimus tai
  • hankkimalla aiemmin mainitun Power BI Premium -kapasiteettilisenssin, jolloin on mahdollisuus käyttää myös pilvipalvelua

 

Mistä lisäinfoa?

 

Sen lisäksi, että kirjoitan aiheesta HExcelligent-juttuja ja koostan niitä HExcelligentin Power BI -sivulle sekä vilahdus.fi -sivustolle, pidämme Sulavalla aiheesta sekä avoimia että asiakaskohtaisesti räätälöityjä koulutuksia, jotka ovat saaneet erinomaista palautetta:

Edellä mainittujen lisäksi järjestämme kursseja muistakin Power BI -teemoista. Me myös toteutamme tai autamme teitä toteuttamaan Power BI -ratkaisuita, joita pystytte itse jatkossa ylläpitämään ja kehittämään.

Katso kahvipaussin mittainen esitys Power BI -palvelusta, joka nauhoitettiin marraskuussa 2015 Microsoftin studiolla:

kuva

Roolistasi riippuen sinun kannattaa tutustua myös tässä jutussa mainittujen aiheiden lisäksi:

 

Hieman ”hyvä tietää” -historiaa

 

Kun ryhdyt tutustumaan Power BI:hin sinun on hyvä tietää hieman historiaa, jottet erehdy lukemaan täysin vanhentuneita aiheeseen liittyviä ohjeita tai artikkeleita.

Tuotteen varhaisempaa versiota kutsuttiin nimellä Power BI for Office 365 ja sitä voi käytännössä pitää lähinnä eräänlaisena esiversiona. Se ei olemassaolonsa aikana vuosina 2014-2015 koskaan yleistynyt Suomessa ja koska vanha ja uusi palvelu eroavat toisistaan merkittävästi, Power BI for Office 365 -tuotteeseen liittyviä artikkeleita tai ohjeita ei enää kannata lukea.

Vanhan Power BI for Office 365 -tuotteen raportit perustuivat Excelillä luotuihin Power Pivot -tietomalleihin ja raportteja tehtiin joko Pivot-taulukoina tai Power View -kaavioina ja ne julkaistiin Office 365:een. Uudessa Power BI:ssä ei tarvita enää lainkaan Exceliä eikä välttämättä edes Office 365 -lisenssiä. Raportteja tehdään Power BI Desktop -ohjelmalla ja ne julkaistaan Power BI -pilvipalveluun, jonka lisenssin voi hankkia myös ilman olemassa olevaa Office 365 -lisenssiä.

Vaikka Excel ei enää ole keskeisessä roolissa tuotteen ytimessä, Excel voi kuitenkin edelleen olla oleellinen osa raportointia, sillä

Power BI perustuu samaan teknologiaan, jota käytettiin alkujaan Excelin 2010 PowerPivot -versiossa ja kutsuttiin Vertipaq’iksi. Sittemmin sen nimeksi muutettiin xVelocity (in-memory analytics engine) ja Excelin lisäksi teknologia otettiin käyttöön vuonna 2012 myös SQL Server Analysis Services Tabular -malleissa. Power BI:ssä käytetään samaa DAX-kieltä kuin Power Pivotissa ja SSAS Tabular -malleissa.

Tämä sama artikkeli on julkaistu aiemmin HExcelligentissä.

 

Maksuton Power BI -startti 17.3.2020

Ilmaisessa online-koulutuksessa tutustutaan, miten Power BI -raportteja laaditaan ja miten niistä tehdään koontinäyttöjä muille jaettavaksi! Ilmoittaudu tästä.[/vc_column_text][vc_empty_space][vc_column_text]

Haluatko tämän oppaan pdf-muodossa?

Lataa se täältä

Power BI -sisällön jako- ja upotusmahdollisuudet

Power BI -raporttien ja koontinäyttöjen jakaminen loppukäyttäjille ja upottaminen eri sijainteihin katsottavaksi ovat oleellisimpia asioita heti niiden laatimisen jälkeen.

Erilaisia jako- ja upotusvaihtoehtoja on useita ja ne sisältävät monia huomioitavia seikkoja ja rajoituksiakin. Lue Heidi Enhon kattava kirjoitus, jossa käsitellään vaihtoehdot sekä eri lisenssien että sisäisen ja ulkoisen jakamisen näkökulmasta.



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi

Power BI Gurulta ohjeita valmiiden raporttien ja koontinäyttöjen parissa painiville

Onko teillä otettu Power BI käyttöön?

Tarvitsetko lisäohjeita sinulle jaettujen raporttien toiminnoista? Vai teetkö itse raportteja, jolloin sinun olisi hyvä tuntea ominaisuudet laajalti myös käyttäjän näkökulmasta?

Mitä eroa on koontinäytöllä (dashboard) ja raportilla (report) ja miksi käyttäjänkin on tärkeää tunnistaa ne? Miten tarkoittaa visualisointiin luotu hierarkinen porautumismahdollisuus ja mistä sen näkee? Voiko koontinäyttöjen luvuista tilata hälytyksiä?

Esittelen tässä jutussani valmiiden raporttien ja koontinäyttöjen käyttöön liittyviä toimintoja. Toivottavasti ohjeista on hyötyä sekä loppukäyttäjille että heille, jotka suunnittelevat organisaatioon yhtenäisiä raportointikäytäntöjä.

 

Power BI pilvessä

Jutussa oletetaan, että raporttien jakelussa käytetään Power BI pilvipalvelua eikä omassa konesalissa olevaa Power BI Report Serveriä. Artikkelissa ei oteta kantaa mobiiliapplikaatioihin eikä porauduta toimintojen yksityiskohtiin.

Huomaa, että pilvipalvelu kehittyy kaiken aikaa, ja toiminnot ovat voineet muuttua sen jälkeen, kun tämä juttu on kirjoitettu ja tarkastettu 03/2018.

Geneerisen Power BI -raporttien käyttöohjeen kirjoittaminen on haastavaa, sillä raportteja on voitu toteuttaa monilla eri tavoilla ja visualisointien asetuksia ja käyttäytymistä on voitu säädellä useita pieniä yksityiskohtia myöten. Esimerkiksi pelkästään erilaisia sisäänrakennettuna visualisointityyppejä on yli 30. Lisäksi raporttien laatija on voinut ladata kaupasta erilaisia mukautettuja visualisointeja, joita on jo lähes 150 erilaista.

”Raporttien laatijoiden mieltymykset ja organisaation raportointi- ja jakelukäytännöt vaikuttavat raporttien käyttämiseen ja käyttökokemukseen.”

Power BI saattaa joskus vaikuttaa käyttäjän näkökulmasta hieman sekavaltakin, jos käyttöönoton yhteydessä ei ole sovittu yhtenäisiä raportointikäytäntöjä esimerkiksi koontinäyttöjen laatimisen tai jakelumenetelmien osalta.

 

Pilvipalveluun kirjautuminen

Kirjaudut pilvipalveluun esimerkiksi powerbi.com -sivulta. Kun olet kirjautuneena, löydät sinulle jaetut sisällöt joko Shared with me (Jaettu kanssani) tai Apps (Sovellukset) -vaihtoehdoilla riippuen siitä, miten jakaminen on suoritettu teidän ympäristössä. Tässä ohjeessa kerrotaan molemmista ja kuvaillaan myös työtiloja, mikäli raporttien loppukäyttäjät on teidän ympäristössä lisätty työtilojen jäseniksi.

Taustatietoja Power BI:stä

Tutustutaanpa ensin Power BI -sisällön rakennuspalikoihin.

Jotta ymmärrät sinulle jaettujen Power BI -raporttien toimintaa, sinun on hyvä tietää millaisista elementeistä Power BI -sisältö muodostuu ja missä milloinkin olet, kun tarkastelet lukuja. Kohteet käyttäytyvät eri tavalla riippuen, oletko raportilla vai raporteista muodostetulla koontinäytöllä (dashboard).

 

Raporttitiedostot ja raporttisivut

Power BI -sisältö perustuu Power BI Desktop -ohjelmalla tehtyihin raportteihin (reports). Kussakin raportissa voi olla useita sivuja (report pages) ja kullakin sivulla runsaasti erilaisia visualisointeja, kuten pylväitä, palkkeja, karttoja, jne. Raporttisivun visualisoinnit voivat olla hyvin eri kokoisia ja muotoisia ja raporttien laatija voi sijoitella niitä vapaasti haluamallaan tavalla.

”Raporttisivun visualisoinnit ovat yleensä keskenään vuorovaikutteisia, joten yhden palkin, pylvään tai sektorin napsautus vaikuttaa todennäköisesti muihin sivulla oleviin visualisointeihin.”

Kun olet napsauttanut esimerkiksi palkkikaavion palkkia tai ympyräkaavion sektoria, ja se on suodattanut muita visualisointeja, voit kumota valinnan napsauttamalla joko samaa palkkia tai sektoria uudelleen tai napsauttamalla kyseisen visualisoinnin taustaa.

Koontinäytöt (dashboards)

Power BI pilvipalvelussa raporteista on voitu luoda myös ns. koontinäyttöjä (dashboards), joihin on koottu eli kiinnitetty (pin) joko yhdessä tai useissa eri raporteissa olevia visualisointeja.

Koontinäytöille kiinnitetyt ruudut (tiles)

Koontinäytöllä visualisoinnit näytetään määräkokoisina ruutuina (tile), joiden kokoa tai ulkoasua laatija ei ole pystynyt muokkaamaan vapaasti. Vaikka ruudut on kiinnitetty raporttisivulla olevien visualisointien pohjalta, ne eivät näytä identtisistä samanlaisilta.

”Oleellinen ero raporttiin verrattuna: KOONTINÄYTÖN RUUDUT EIVÄT OLE KESKENÄÄN VUOROVAIKUTTEISIA vaan ne toimivat linkkeinä.”

Koontinäytöllä olevan ruudun napsautus ei vaikuta muihin ruutuihin, vaan siirtää sinut oletusarvoisesti sille raporttisivulle, mistä visualisointi on kiinnitetty koontinäytölle. Raportin laatija on myös voinut muuttaa linkkiä, jolloin ruudun napsautus voi viedä sinut johonkin muuhun raporttiin tai jopa Power BI:n ulkopuoliselle nettisivulle.

Koontinäytön ruuduissa voidaan näyttää muutakin kuin Power BI -sisältöä, kuten Excel-taulukoita, tekstiä, videoita, nettisivun sisältöä, kuvia tai striimattua reaalikaikasta dataa.

Koontinäytön tunnistaa yleensä sivun vasemmassa yläkulmassa olevasta kentästä, jonka avulla voi tehdä kysymyksiä datasta (Ask a questin about your data). Koontinäytössä ei ole raportin tavoin erillisiä sivuja, vaan se on yksi vieritettävä näkymä.

Koontinäytölle kiinnitetyt kokonaiset raporttisivut (reaaliaikaiset sivut)

Jotta asia ei olisi liian yksinkertainen …

”… raporttien laatija on voinut kiinnittää koontinäytöille myös useita kokonaisia raporttisivuja yksittäisten visualisointiruutujen sijaan tai lisäksi,”

… jolloin kukin kiinnitetty raporttisivu toimii koontinäytöllä vuorovaikutteisesti.

Alla olevaan koontinäyttöön on kiinnitetty kaksi raporttisivua allekkain, joissa kummassakin visualisoinnit toimivat keskenään vuorovaikutteisesti.

Huomaa, että tällaisessa koontinäytölle kiinnitetyssä kokonaisessa raporttisivuruudussa on huomattavia toiminnallisia puutteita verrattuna siihen, että tarkastelet samaa raporttisivua raportissa ollessasi.

Alla on listattu koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivuruudun rajoituksia, joita on tullut uusien ominaisuuksien myötä kaiken aikaa lisää. Ominaisuuksista kerrotaan tarkemmin raporttien käyttämisen yhteydessä, kun jatkat lukemista:

  • Koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivuruudun alareunassa ei näy raporttisivujen välilehtien nimiä, vaikka raportissa niitä olisikin.
  • Koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivuruudun oikeassa reunassa ei näy ns. suodatuspaneelia, jonka avulla käyttäjät pystyisivät tekemään erilaisia suodatuksia.
  • Ns. kirjanmerkit eli erilaiset siirtymispainikkeet eivät toimi koontinäytölle kiinnitettyssä raporttisivussa.
  • Koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivuruudun visualisoinneissa ei ole pikavalikoita, joiden avulla käyttäjät voisivat esimerkiksi porautua hierarkiassa alemmalle tasolle. Hierarkiasta kertovat painikkeet eivät myöskään näy visualisointien otsikkoriveillä.
  • Koontinäytölle kiinnitetyn raporttisivun visualisointien oikeassa yläkulmassa ei näy kolmen pisteen painikkeita, joiden avulla käyttäjät pystyisivät lajittelemaan tai esimerkiksi tarkastelemaan visualisointeja koko näytön tilassa.

Jos teidän ympäristössämme raporttisivuja on kiinnitetty koontinäytöille ja haluat käyttää Power BI -visualisointien ominaisuuksia rajoituksetta, napsauta kiinnitetyn raporttisivun otsikkoriviä tai käytän oikean yläkulman kolmen pisteen painiketta, jotta pääset varsinaiseen raporttiin, jolloin näet myös kaikki muut raporttitiedostossa olevat sivut ja saat kaikki Power BI:n raporttien katseluun tarkoitetut työkalut käyttöösi.

Yllä mainituista rajoituksista johtuen koontinäytöillä kannattaisi välttää kokonaisia kiinnitettyjä raporttisivuja, jotta käyttäjät pystyisivät hyödyntämään raportteja täysipainoisesti. Kiinnitettyjä sivuja saatetaan joskus käyttää tarkoituksellisesti, kun halutaan rajoittaa käyttäjille näytettävien toimintojen määrää.

 

Koontinäytöt valikkokäytössä

Joissakin organisaatioissa koontinäytöistä on yksinkertaisuuden vuoksi muodostettu vain valikon kaltaisia saapumissivuja, joihin on kiinnitetty ainoastaan raporteissa olevia otsikoita, joiden avulla voi siirtyä kuhunkin raporttiin.

Alla on esimerkki koontinäytöstä, johon ei ole kiinnitetty yhtäkään visualisointia.

Otetaanpa vielä lyhyt kertaus:

  1. Raporttisivulla voi olla hyvin eri kokoisia visualisointeja ja raportissa ollessasi näet näytön alaosassa myös muut raportin sivut. Visualisoinnit toimivat keskenään vuorovaikutteisesti niitä napsautettaessa.
  2. Koontinäytön ruudut ovat määräkokoisia eivätkä ne ole keskenään vuorovaikutteisia. Koontinäytön ruudun napsautus vie sinut siihen raporttiin, mistä visualisointi on kiinnitetty koontinäytölle ellei koontinäytön laatija ole linkittänyt ruutua jonnekin muualle.
  3. Koontinäytolle on voitu kiinnittää myös kokonaisia sivuja, jolloin kukin niistä toimii vuorovaikutteisesti, mutta niiden toiminnassa on merkittäviä puutteita varsinaiseen raporttiin verrattuna. Napsauttamalla tällaisen kokonaisen kiinnitetyn sivun otsikkoriviä pääset siirtymään vastaavaan raporttiin.
  4. Koontinäytöt voivat olla valikon kaltaisia saapumissivuja, joissa ei näytetä visualisointeja lainkaan.

 

Excel-tiedostot

Power BI -pilvipalveluun on voitu ladata myös Excel-työkirjoja, jotta sekä Power BI -raportit että Excel-raportit ovat samassa paikassa.

Sinulle jaetun sisällön tarkastelu

Organisaatiossanne on voitu käyttää erilaisia tekniikoita raporttien ja koontinäyttöjen jakeluun.

  1. Sinulle on voitu jakaa joko yksittäisiä raportteja tai koontinäyttöjä (joiden taustalla on raportteja). Tätä tekniikkaa käytetään yleensä esimerkiksi tiimien sisäisessä jakamisessa, kun halutaan jakaa helposti ja nopeasti ilman byrokratiaa.
  2. Sinulle on voitu antaa oikeus ottaa käyttöön eli hankkia raporttikokonaisuuksia ns. sovelluksina (apps), jotka sinun pitää itse käydä aktivoimassa tai sinulle on voitu automaattisesti asentaa edellä mainittuja sovelluksia (apps). Sovelluksia käytetään yleensä hallitummassa jakelussa, kun jaetaan isompia kokonaisuuksia suuremmalle määrälle käyttäjiä. Sovellukset eli appsit eivät tässä yhteydessä tarkoita samaa kuin mobiiliapplikaatiot.
  3. Sinut on lisätty jäseneksi Power BI työtilaan (workspace), jolloin pääset katsomaan sisältöä siinä samassa työtilassa, missä raporttien laatijat työskentelevät. Tätä tapaa ei yleensä suositella käytettäväksi, sillä työtilat on tarkoitettu lähinnä raporttien toteuttajien työpaikoiksi.
  4. Edellisten lisäksi sisältöä on voitu jakaa ns. sisältöpaketteina (content packs). Koska kyseinen toiminnallisuus on poistumassa Power BI -pilvipalvelusta (appsit ovat tulleet tilalle), en ota tässä jutussa enää kantaa vanhenevaan sisältöpakettitekniikkaan.

Olipa jakomenetelmä mikä tahansa, pystyt katsomaan jaettua sisältöä joko selaimella kirjautumalla Power BI -pilvipalveluun tai asentamalla puhelimeesi Microsoft Power BI mobiiliapplikaation.

Vaihtoehdot 1 ja 2 tarkoittavat, että sisältö on aina jaettu sinulle vain lukuoikeuksin. Et siis pysty tekemään mitään muutoksia edes vahingossa. Jos teillä on käytetty vaihtoehtoa 3, sinut on voitu liittää työtilan jäseneksi joko luku- tai muokkausoikeuksin, joten ole varovaisempi ettet tee muutoksia, mikäli olet työtilassa muokkausoikeuksilla.

 

Sinulle yksittäin jaetut raportit tai koontinäytöt

Jos sinulle on jaettu esimerkiksi tiimisi sisällä yksittäisiä raportteja tai koontinäyttöjä, löydät ne Shared with me (Jaettu kanssani) -listalta ja tunnistat sisällön tyypin sen edessä olevasta symbolista. Kaikki Shared with me -listalla oleva on jaettu sinulle vain lukutilassa eli et pysty tekemään muutoksia sisältöön.

Sen lisäksi, että voit avata jaetun sisällön tarkasteltavaksi, voit yleensä myös suorittaa erilaisia muita toimintoja (actions), jotka riippuvat osittain siitä, millaisia toimintoja teidän ympäristössä on sallittu tai mitä jakaja on sallinut sinulle.

Kuljettamalla hiirtä painikkeiden päällä, saat esiin kuvauksen mitä mikäkin toimintopainike tekee. Yleensä tarjolla on seuraavia toimintoja:

  • Mikäli teidän ympäristössä on sallittu, voit ryhtyä luomaan Power BI -raportista Excelissä pivot-taulukoita.
  • Lamppu-painikkeella voit pyytää Power BI:tä tutkimaan taustalla olevaa dataa ja tuottamaan sinulle dataan perustuvan pika-analyysin.
  • Mikäli jakaja on sallinut, voit jakaa raportin tai koontinäytön edelleen.
  • Voit myös poistaa jaettua sisältöä listalta, mikäli et ole kiinnostunut sisällöstä.

 

Sinulle jaetut Appsit eli sovellukset

Jos organisaatiossa on jaettu sisältöä sovellusten avulla, ne löytyvät joko automaattisesti Apps (Sovellukset) -näkymästä tai sinun pitää itse käydä aktivoimassa ne näkymän oikeassa yläkulmassa  olevalla Get Apps (Hanki sovelluksia) -painikkeella.

Kun käytät Get Apps (Hanki sovelluksia) -toimintoa, sinulle näytetään My Organization (Oma organisaatio) -välilehdelllä vain ne organisaatiossasi jaetut sovellukset, joihin sinulla on käyttöoikeus. Muilla välilehdillä näkyy kymmenittäin erilaisia joko Microsoftin tai kolmansien osapuolien toteuttamia sovelluksia, kuten Google Analytics, Microsoft Project Online, Dynamics 365, jne.

Sovelluksiin on paketoitu yleensä erilaista Power BI -sisältöä eli sovellus voi sisältää useita koontinäyttöjä ja koontinäyttöjen taustalla voi olla runsaasti erilaisia raportteja. Hankkimasi tai sinulle automaattisesti asennetut sovellukset näkyvät ruutuina, joiden avulla pääset tarkastelmaan varsinaista sisältöä.

Kun napsautat sovellusruutua, sovelluksen laatija on voinut määrittää mihin koontinäyttöön tai raporttiin päädyt eli mikä on sovelluksen saapumissivu (landing page).

Alla olevan Toiminnan tunnusluvut -sovelluksen saapumissivuksi on valittu Tunnusluvut-niminen koontinäyttö. Kun olet avannut sovelluksen, näet oikeasa yläkulmassa painikkeen, jolla saat esiin koko sovelluksen sisällön eli kaikki koontinäytöt ja raportit.

”Monesti sisältöä on jaettu edellisessä luvussa kuvatulla tavalla yksittäisinä raportteina ja koontinäyttöinä sekä tällä apps-tekniikalla sovelluksina. Yksittäiset raportit ja koontinäytöt soveltuvat nopeaan jakamiseen pienille käyttäjämäärille ja sovelluksina puolestaan jaetaan keskitetymmät raportointikokonaisuudet suuremmille käyttäjämäärille.”

 

Sinut on lisätty jäseneksi työtilaan (workspace)

Jos organisaatiossasi on jakamisen sijaan päätetty lisätä käyttäjät työtilojen jäseniksi (ei yleensä suositeltu vaihtoehto), pääset tarkastelemaan sisältöä Workspaces (Työtilat) -listalta. Huomaa, että tällä listalla näkyy myös O365:n ryhmiä (group), joissa ei välttämättä edes ole Power BI -sisältöä. Ylimmäisenä on myös henkilökohtaiseen käyttöösi tarkoitettu My Workspace (Oma työtila), jos teet itse omaan käyttöösi raportteja.

Kun siirryt työtilaan, saat esiin työtilan navigaatiorakenteen ja sen erilaiset välilehdet. Alla olevan kuvan henkilölle on annettu pelkät lukuoikeudet, joten hänellä on hyvin vähän toimintoja käytettävissä. Sisältö on jaettu kolmelle välilehdelle: koontinäyttöihin, raportteihin ja Excel-työkirjoihin, jotka saa esiin myös vasemmalle navigaatiopalkkiin.

Jos näet työtilassa Workbooks (Työkirjat) -välilehden jälkeen myös Datasets (Tietojoukot) -välilehden, ole varovainen, sillä olet silloin työtilassa muokkausoikeuksin ja pystyt myös poistamaan sisältöä.

 

Koontinäyttöjen ja raporttien käyttäminen

Olipa sisältö jaettu sinulle millä tahansa tekniikalla, koontinäyttöjen ja raporttien tarkastelu/hyödyntäminen tapahtuvat samalla tavalla.

Koontinäyttö tai raportti kannattaa yleensä kasvattaa täyteen kokoon (full screen mode), jolloin pääset eroon erilaisista valikoista ja navigaatiopalkista ja pystyt paremmin keskittymään sisältöön.

Sekä koontinäytössä että raportissa on myös yllä olevassa kuvassa näkyvä Subscribe (Tilaa) -toiminto, jolla voit tilasta sähköpostiviestin aina kun sisältö on muuttunut. Kerää myös tähti-painikkeella sinulle hyödyllisimmät sisällöt suosikeiksi. View related (Näytä aiheeseen liittyvät) näyttää sinulle esimerkiksi mistä raporteista on kiinnitetty ruutuja olemassa olevaan koontinäyttöön tai mille koontinäytöille raportti on kiinnitetty. Tutki myös mitä toimintoja löydät kolmen pisteen painikkeen takaa.

Kun navigoit koontinäytöiltä raporteille, näet vasemmassa yläkulmassa leivänmurupolun, jonka avulla pystyt palaamaan polkua takaisin. Alla esimerkki tilanteesta, missä käyttäjä on siirtynyt Toiminnan avainluvut -sovelluksessa olevaan Myynti-raporttiin.

Koontinäytöt

Yleensä koontinäytön visualisoinnin napsautus vie sinut sille raporttisivuille, joista visualisoinnit on kiinnitetty.

Tutustutaanpa ensin niihin toimintoihin, joita voit käyttää koontinäytöllä vielä ollessasi.

Kunkin ruudun oikeassa yläkulmassa on kolmen pisteen painike, jonka avulla voit avata ruudun täyteen kokoon (kohdistustila), viedä ruudun sisällön Excel-tiedostoksi (mikäli sallittu teidän ympäristössä) sekä pyytää Power BI:tä muodostamaan näkemys (merkitykselliset tiedot) visualisoinnin taustalla olevasta datasta.

Alla on esimerkki View insights (Näytä merkitykselliset tiedot) -toiminnon tuloksesta, johon Power BI on kerännyt erilaisia lukuihin liittyviä havaintoja erilaisina kaavioina.

Mikäli koontinäytölle on kiinnitetty sellainen visualisointi, joka kuvaa vain yhtä lukua (kuten kortti tai KPI), valikossa on yksi lisäkomento eli Manage alerts (hälytysten hallinta), minkä avulla voit tilata hälytyksen, kun luku esimerkiksi ylittää tai alittaa jonkun tietyn rajan. Huomaa, että hälytyksen voi kytkeä myös o365:n Flow-sovellukseen, joka voi suorittaa rajan alittuessa tai ylittyessä myös muunlaisia toimenpiteitä.

Raportit

Kun olet raportilla, sen toiminnallisuus riippuu hyvin pitkälti siitä mitä määrityksiä raportin laatija on tehnyt. Tämä osuus ohjeesta on hyvin geneerinen eikä päde kaikkiin käyttämiisi raportteihin.

Huomaa myös, että raportti ei sisällä kaikkia toimintoja, jos se on kiinnitettynä koontinäytöllä. Siirry itse raporttiin, jos haluat hyödyntää kaikkia ominaisuuksia.

Kun kuljetat hiirtä visualisoinnin päällä, saat esiin puhekuplan, jossa näytetään kohteeseen liittyviä lisätietoja. Raportin laatija voi valita mitä minkäkin visualisoinin puhekuplassa näytetään eli siinä voi näyttää useampia.

Nykyisin puhekuplan tilalla voidaan näyttää myös toinen yleensä hyvin pieni raportti, joka voi sisältää useita eri visualisointeja, kuten kortteja tai viivakaavioita tms.

Osittajat ja suodatukset

Yleensä raportilla on sekä erilaisia osittajia (slicers), joista voi tehdä valintoja että visualisointeja, joissa olevia kohteita voi napsauttaa.

Riippuen kunkin osittajien asetuksista, voit rastittaa osittajasta useita valintoja tai valita vain yksittäisiä vaihtoehtoja. Voit myös pitää Ctrl-näppäintä pohjassa, jotta pystyt valitsemaan useita rasteja.

Koska raporttisivun koko on rajallinen, raportin laatija on voinut lisätä oikealta avautuvaan suodatuspaneeliin erilaisia lisäsuodatusvaihtoehdoja. Hän on voinut käyttää suodatuspaneelia myös suodattaakseen vain tietyt tiedot esiin.

Suodatuspaneelissa voi olla yksittäisiin visualisointeihin liittyviä suodattimia (visual level filters), sivukohtaisia suodattimia (page level filters) sekä raporttitason suodattimia (report level filters), jotka vaikuttavat kaikkiin raporttisivuihin.

Mikäli et löydä paneelista tarvitsemiasia suodattimia, pyydä raportin laatijaa lisäämään niitä.

Voit poistaa tekemäsi ositukset ja suodatukset Reset to default (Palauta oletukset) -painikkeella.

Jos raportin laatija ei ole tuonut osittajaan esiin hakukenttää, voit itse valita sen näytettäväksi valitsemalla kolmen pisteen valikosta Search (Hae).

Mikäli olet tehnyt valintoja osittajista tai suodattimista, Power BI tallentaa nykyisin valintasi poistuessasi raportista. Kun seuraavan kerran palaat raportille, samat valinnat ovat voimassa. Saat tästä ilmoituksen ja pystyt nollaamaan valinnat Reset to default (Palauta oletukset) -painikkeella. Raportin laatija on voinut estää raporttikohtaisesti käyttäjäkohtaisen suodatusten tallentumisen.

Visualisoinneista valitseminen

Kun napsautat visualisoinnissa olevaa palkkia, sektoria tai jotain muuta kohdetta, muut visualisoinnit reagoivat napsautukseen ja näyttävät siihen liittyviä lukuja. Napsauta joko samaa kohdetta uudelleen tai napsauta kyseisen visualisoinnin taustaa, jotta valinta poistuu. Jos haluat valita samasta visualisoinnista useita kohteita tai haluat valita eri visualisoinneista kohteita, pidä Ctrl-näppäintä pohjassa tehdessäsi valintoja.

Visualisointien välinen käyttäytyminen

Raportin laatija on voinut määrittää miten muut visualisoinnit käyttäytyvät, kun yhdessä olevaa kohdetta napsautetaan (esim. palkkia).

Visualisointien välillä voi tapahtua ns. korostuminen (highlight), jolloin toisesta visualisoinnista korostetaan osuuksia, mutta kokonaistulokset näkyvät edelleen. Toinen visualisointi voi myös suodattua (filter), jolloin ei tapahdu korostumista. Et itse käyttäjänä pysty vaikuttamaan miten visualisoinnit käyttäytyvät keskenään, joten ilmoita raportin laatijalle, jos visualisoinnit eivät mielestäsi käyttäydy halutulla tavalla.

Sisällyttäminen ja pois jättäminen

Jos olet valinnut yhden tai useamman visualisoinnin kohteen Ctrl-näppäimellä, pystyt valitsemaan pikavalikosta että vain ne sisällytetään raportin tarkasteluun tai päin vastoin jätetään raportista pois.

Kun käytät tätä toimintoa, se käyttäytyy kuten osittajan tai suodattimen valinta, eli jää voimaan poistuessasi raportista. Jos haluat palauttaa takaisin oletussisällön, valitse Reset to defauls (Palauta oletukset).

Visualisoinnin toimintavalikko

Visualisoinnin valikosta (kolme pistettä) löytyy erilaisia komentoja visualisoinnista riippuen.

Mikäli teidän asetukset sallivat, pystyt viemään visualisoinnin taustalla olevan datan esimerkiksi Excel-tiedostoksi tai lajittelemaan visualisoinnin sisällön halutulla tavalla. Lajittelussa voi valita sekä lajittelukriteerin että sen jälkeen lajittelukriteerin edessä olevalla painikkeella myös järjestyksen (nouseva vai laskeva). Spotlight(Korosta) korostaa visualisoinnin ja himmentää muut ympäriltä. Otsikkorivillä näkyvää nastapainiketta voivat käyttää vain raporttien muokkaajat. He pystyvät kiinnittämään visualisointeja koontinäytöille kyseisellä painikkeella.

Valikon edessä olevalla painikkeella saat kasvatettua visualisoinnin täyteen tilaan (focus mode), mutta käyttämällä Show Data (Näytä tiedot) -toimintoa saat visualisoinnin sekä isompaan tilaan että luvut näkyviin. Näytä tiedot tilassa voit myös kääntää näkymän joko vaaka- tai pystysuunaiseksi.

Hierarkiat visualisoinneissa

Raportin laatija on voinut lisätä visualisointiin ns. hierarkian. Hierarkia voi olla lähes missä tahansa visualisoinnissa. Tunnistat hierarkian siitä, että kuljettaessasi hiiren visualisoinnin päälle, sen otsikkorivillä näkyy ylimääräisiä nuolipainikkeita.

Kun napsautat pikavalikon auki tällaisessa visualisoinnissa, löydät komentoja joiden avulla voit porautua seuraavalle tasolle. Vaihtoehtoisesti voit käyttää otsikkorivillä olevia painikkeita. Raportin laatija on voinut määrittää muuttuvatko muut visualisoinnit porautumisen yhteydessä vai säilyvätkö ne muuttumattomina.

Kun käytät otsikkorivin painikkeita, niissä ei huomaa karttavisualisoinnissa eroa, mutta esimerkiksi taulukoissa tai vaikkapa palkkikaaviossa näkee eron. Keskimmäinen painike porautuu alemmalle tasolle siten, että edellistä tasoa ei enää näe (kuten tuoteryhmä). Viimeinen painike kasvattaa otsikoiden pituutta, sillä se jättää näkyviin myös edellisen hierakiatason tekstit. Ylös voi luonnollisesti nousta vastaavalla nuolipainikkeella.

Siirtymissivut (porautuminen, drillthrough)

Kun avaat kohteen (esimerkiksi palkin) päällä pikavalikon, valikossa saattaa olla ns. Drillthrough (Siirtyminen) -vaihtoehto, jonka avulla pääset tarkastelemaan valitsemaasi kohdetta (esimerkiksi myyjä) tarkemmin.

Tämä edellyttää, että raportin laatija on luonut myyjän tietoja varten oman porautumisraporttisivunsa. Jos siirryt porautumissivulle, pääset palaamaan takaisin porautumissivulla olevalla paluu-painikkeella.

Raportin komentorivi

Katsotaanpa vielä lopuksi raportin yläpuolelta löytyviä toimintoja. Seuraavat toiminnot ovat käytettävissä mikäli tarkastelet raporttia lukuoikeuksin.

File (Tiedosto) -valikosta löytyy sekä tulostaminen, SharePoint online -upotuskoodi sekä mahdollisuus muodostaa raportista staattisia kaavioita sisältävä PowerPoint -esitys, mikäli toiminnot on sallittu organisaatiossanne.

View (Näytä) -valikon avulla pystyt vaikuttamaan siihen minkä kokoisena tarkastelet raporttia sekä tuomaan esiin paneeleita, jotka on tarkoitettu sekä kohteiden valitsemiseen että raportin kirjanmerkkien käyttämiseen. Raportin laatija on voinut luoda kirjanmerkkejä, joiden avulla voi helposti esimerkiksi siirtyä laajemmassa raportissa. Kirjanmerkkeihin on voitu tallentaa myös tietoja erilaisista suodatuksista. Käyttäjä ei voi itse luoda kirjanmerkkejä ainakaan vielä.

Explore (tutustu) valikosta löytyy yksittäisen visualisoinnin valitsemisen jälkeen lähinnä samoja komentoja kuin visualisoinnin kolmen pisteen valikosta.

PS. Kirjoitan uusista ominaisuuksia sitä mukaa kun niitä julkistetaan. Pysy siis kanavalla. 😉



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi

Miten pääset alkuun Power BI:ssä?

Microsoft julkisti kesällä 2015 Power BI -raportointi- ja analysointipalvelun, jonka avulla dataa on helppo yhdistellä yritysten omista järjestelmistä, tiedostoista, pilvipalveluista sekä netistä. Raportteihin voi yhdistää myös esimerkiksi avointa dataa, kuten vaikkapa väestötietoja. Tällä hetkellä tietolähdetyyppejä on jo yli 80 erilaista ja niitä kehitetään koko ajan lisää. Jutun teksti on tarkistettu ja päivitetty tammikuussa 2019, katso uusi artikkeli

Power BI:n avulla dataa voi esittää erilaisina mittareina sekä vuorovaikutteisina visualisointeina ja se soveltuu loistavasti itsepalveluraportointiin (Self-Service BI). Helppokäyttöisyydestään ja edullisesta hinnoittelustaan johtuen Power BI on lyhyessä ajassa yleistynyt esimerkiksi kontrollereiden ja analyytikkojen työvälineeksi Excelin rinnalle. Lisäksi kuka tahansa pystyy lyhyellä opastuksella tekemään esivalmistelluista tietomallista uusia visualisointeja omiin tarpeisiinsa, sillä visualisointien laatiminen on jopa helpompaa kuin Excel-kaavioiden tai pivot-taulukoiden luonti. Parhaimmillaan vuorovaikutteisen visualisointiraportin saa aikaan muutamissa minuuteissa.

Uusia toiminnallisuuksia julkistetaan säännöllisesti kuukausittain ja itsepalveluraportoinnin lisäksi Power BI soveltuu nykyisin mainiosti myös keskitetympään organisaatiotason raportointiin.

Microsoft kehittää Power BI:tä edelleen hyvin aktiivisesti ja kuuntelee käyttäjien toiveita. Kehitys on avointa ja kuka tahansa voi ehdottaa ideoita, äänestää niitä ja seurata ideoiden etenemistä ideafoorumilla.

Power BI:n ympärille on kehittynyt myös aktiivinen yhteisö keskusteluryhmineen ja käyttäjät voivat jakaa omia visualisointejaan Data Stories Gallery -sivustolle, mikä onkin mainio paikka käydä hakemassa visualisointi-ideoita omiin raportteihin.

Jos Power BI -raportit eivät ole sinulle lainkaan tuttuja, käy tutustumassa suomalaisesta avoimesta datasta laatimiini vuorovaikutteisiin Power BI -visualisointeihin osoitteessa vilahdus.fi.

 

Työvälineet ja -vaiheet

Data ladataan ja muokataan Power BI Desktop ohjelmalla, datasta toteutetaan erilaisia visualisointeja, ja lopuksi julkaistaan sekä jaellaan muille joko Power BI Service -pilvipalvelun tai omassa konesalissa olevan Power BI Report Serverin avulla joko selaimella tai mobiiliappseilla katsottavaksi. Sovelluskehittäjät voivat myös upottaa Power BI -sisältöä sovelluksiin.

Power BI Desktop

Datan latauksen ja tietomallin luo henkilö, joka tuntee yrityksen tietojärjestelmiä ja dataa riittävän hyvin, kuten BI-asiantuntija, kontrolleri tai analyytikko. Yksinkertaisia muutamista tauluista muodostuvia tietomalleja oppii tekemään kuka tahansa, joka ymmärtää esimerkiksi Excelin PHAKU (VLOOKUP) -funktion toimintaperiaatteen tai relaatiotietokantojen perusidean. Jos raportoitavana on vain yksi luettelo kuten tietokannasta ladattu näkymä tai yksittäinen .csv-tiedosto, ei osaamista tarvita senkään vertaa.

  • Datan lataus (import) ja muokkaus eli kyselyt tehdään PBI Desktopin ns. kyselyeditorissa. Editorissa on satoja erilaisia muunnos- ja muokkausmahdollisuuksia, kuten desimaalipisteiden korvaaminen pilkuilla, sarakkeiden pilkkominen osiin, termin korvaaminen toisella, datan kääntäminen tai ryhmittely eri tavoin, jne. Kyselyeditorin datan muokkausmahdollisuudet ovat valehtelematta huikeat. Olen kirjoittanut aiheesta myös peruskäyttäjän kyselyooppaan. Huomaa, että datan latauksen eli kopioimisen lisäksi PBI Desktopista voi ottaa myös ns. Direct Query tai Live Connection yhteyksiä tiettyihin tietolähteisiin, mutta tällöin kaikki ohjelman ominaisuudet eivät ole käytettävissä. Direct Query ja Live Connection -tilanteissa ei voi esimerkiksi yhdistää useita eri tietolähteitä, vaan yhteyden voi ottaa vain yhteen tietolähteeseen, kuten SQL-tietokantaan.
  • Tietomallin laatiminen tarkoittaa ladattujen taulujen yhdistämistä toisiinsa jonkun yksilöivän id-tiedon perusteella, kuten asiakasnumeron. Tietomallin laatimiseen liittyy myös esimerkiksi sarakkeiden muotoilu ja luokittelu vaikkapa maantieteellisiksi tiedoiksi, jotta lukuja voi visualisoida karttoina. Lisäksi tietomalliin lisätään yleensä DAX-kielellä kaavoja, joita kutsutaan mittareiksi (measures) tai lasketuiksi sarakkeiksi (calculated columns).
  • Visualisointi tarkoittaa raporttisivujen luontia. Visualisointeja on huomattavan helppo luoda ja raporttisivut ovat automaattisesti vuorovaikutteisia, joten esimerkiksi raporttisivulla olevan pylväskaavion yhden pylvään napsautus vaikuttaa siihen, mitä muissa saman raporttisivun visualisoinneissa näytetään. Power BI:n sisäänrakennettujen noin 30 visualisoinnin lisäksi raporttitiedostoihin voi ladata käyttöön mukautettuja visualisointeja (custom visuals) Office Storesta. Mukautettuja visualisointeja on jo noin 150 erilaista.

Kaikkia edellisiä (kyselyt, tietomalli ja visualisoinnit) ei välttämättä tallenneta yhteen ja samaan Power BI Desktop -tiedostoon, jos kyseessä on laajempi tietomalli ja raportteja toteuttaa useammat henkilöt, sillä kesästä 2017 lähtien teknisen osuuden (kyselyt ja tietomallin) on voitu eriyttää visualisoinneista. Tämä tarkoittaa, että teknisen Power BI Desktop -tiedoston voi julkaista pilvipalveluun erikseen, jonka jälkeen visualisoinnit voi luoda omiin raporttitiedostoihinsa ns. live connection -yhteyttä käyttämällä.

Power BI pilvipalvelu

  • Jakaminen tarkoittaa Power BI Desktopilla tehtyjen raporttien julkaisemista ja jakamista pilvipalvelussa. Pilvipalvelussa raporteista kerätään visualisointeja usein ns. koontisivuille (dashboard). Yhdelle koontisivulle voi koota visualisointeja useista eri raporteista. Yleensä kokonaisuuksia työstetään yhteisissä työtiloissa (app workspace), joissa on jäseninä useita raportointia toteuttavia henkilöitä. Raportteja ja koontinäyttöjä voi jakaa ad-hoc -tyyppisesti helpolla jakokomennolla, mutta laajemmille käyttäjämäärille jaettaessa suositellaan, että työtilasta luodaan ns. appeja, joiden avulla jakaminen suoritetaan.
  • Hyödyntäminen eli raporttien tarkastelu voi tapahtua joko selaimella, mobiilisovelluksen avulla tai erilaisissa sovelluksissa, joihin sovelluskehittäjät ovat voineet upottaa sisältöä. Power BI -sisältöä voi upottaa helposti ilman sovelluskehitystä esimerkiksi SharePoint Online -sivuille, Teams-kanaviin tai vaikkapa Dynamics CRM -koontinäytöille.

Power BI Report Server

Kesästä 2017 lähtien on ollut mahdollista jakaa raportteja myös omassa konesalissa. Jakaminen tapahtuu Power BI Report Serverin avulla, joka sisältyy Power BI Premium -lisenssiin. Power BI Report Server sisältyy myös SQL Server Enterprise Editioniin, mikäli on voimassaoleva Microsoftin Software Assurance -sopimus.

Report Server on ominaisuuksiltaan selvästi suppeampi kuin pilvipalvelu.

 

Hinnoittelu ja lisenssit

Power BI Desktop on aina kaikille ilmainen.

Raporttien jakaminen edellyttää jonkin seuraavista:

  • Power BI Free,
  • Power BI Pro (kullekin käyttäjälle hankittava lisenssi),
  • Power BI Premium (tarvittavaan kapasiteettiin perustuva lisenssimalli, joka sisältää pilven lisäksi myös Power BI Report Serverin eli jakaminen voi tapahtua omassa konesalissa)

Voit tarkistaa eri hinnoittelumallien erot ja hinnat Microsoftin sivuilta.

Ilmainen lisenssi (free) on tarkoitettu vain henkilökohtaiseen käyttöön tai täysin julkiseen jakamiseen netissä. Jos raportteja pitää jakaa organisaation sisällä hallitusti muille käyttäjille, tarvitaan maksullinen lisenssi eli joko Pro tai Premium.

Kesäkuuhun 2017 asti organisaatiot saattoivat jakaa sisältöä myös ilmaiskäyttäjille ilman maksullista lisenssiä, mutta lisenssiuudistuksen jälkeen raportteja voi jakaa vain Pro tai Premium -lisenssillä.

*) Hinnoittelulaskurin avulla voi arvioida tuleeko Pro vai Premium edullisemmaksi, sillä Premiumin lisäksi raporttien kehittäjille tarvitaan Pro-lisenssit. Yleensä 500-600 käyttäjän kohdalla Premium muuttuu edullisemmaksi. Huomaa myös, että Premium on Pro-lisenssiä paljon monipuolisempi, sillä se sisältää esimerkiksi mahdollisuuden käyttää pilven rinnalla tai sen tilalla Power BI Report Serveriä. Lisäksi Premiumissa datan päivityssykli pilvessä on tiheämpi, sen avulla  voi julkaista huomattavan paljon suurempia tietomalleja ja siihen ollaan kehittämässä muitakin isommissa organisaatioissa tarpeellisia ominaisuuksia, kuten inkrementaalista datan päivitystä.

Edellä kuvattujen lisäksi on mahdollista hankkia myös Embedded-lisenssejä, jotka eivät sisällä pilvipalvelun tai Power BI Report Serverin ominaisuuksia, mutta joiden avulla voi upottaa Power BI -sisältöä esimerkiksi itse kehitetettyihin sovelluksiin. Embedded-lisenssien hinnat alkavat 600 € kuukaudessa. Kun olet lukenut tämän jutun ja tiedät Power BI:n peruskäsitteet ja -idean, voit tutustua hinnoitteluun vielä tarkemmin Hinnat ja lisenssit -jutussa.

Voit aloittaa tuotteen käytön lataamalla Power BI Desktop -ohjelman ja luomalla tunnuksen esimerkiksi ilmaiseen Power BI palveluun. Pääset mainiosti alkuun myös pelkällä Power BI Desktop -ohjelmalla, sillä tarvitset pilvipalvelua vasta kun haluat jakaa sisältöä muille. Kokeile esimerkiksi lataamalla ja visualisoimalla Outlook-kalenterisi sisältöä.

 

Power BI Desktop

Tiedon latausta, muokkausta, yhdistelyä, laskentalogiikkaa ja visualisointeja tehdään ilmaisella Power BI Desktop -ohjelmalla. Power BI Desktopilla luodaan siis tietomalli, jossa yhdistetään eri lähteistä tuotuja tauluja. Lisäksi tietomalliin lisätään laskennallista logiikkaa, kuten mittareita (measures) ja laskettuja sarakkeita (calculated columns).

malli ja raportti

Power BI Desktopia voi karkealla tasolla verrata Excelin Power-työkaluihin, sillä Desktop-ohjelma on saanut alkunsa seuraavista Excelin apuohjelmista:

  • Power Query tietojen muokkaamiseen ja muuntamiseen,
  • Power Pivot taulujen yhdistämiseen ja niistä laskemiseen DAX-kielellä,
  • Power View -kaaviot, jotka ovat tosin kehittyneet huomattavasti ja saaneet täydellisen kasvojenkohotuksen Power BI Desktopissa!
    Nykyisin on jo täysin harhaanjohtavaa verrata Excelin Power View -kaavioita ja Power BI visualisointeja toisiinsa. Parempia vertailukohteita ovat kilpailevat tuotteet, kuten Qlik tai Tableau, joihin verrattuna Microsoft on kirinyt vahvasti: Gartner positions Microsoft as a leader in BI and Analytics Platforms for ten consecutive years

Samaa taustatekniikkaa ja esimerkiksi laskentakieltä DAXia käytetään myös SQL Server Analyysipalvelimella, kun luodaan ns. Tabular-malleja.

Power BI Desktop

Voit aloittaa Power BI Desktopiin tutustumisen esimerkiksi näiden ohjeiden avulla: Getting started with Power BI Desktop

Tai katsomalla tämän videon:

[youtube https://www.youtube.com/watch?v=Qgam9M8I0xA]

Löydät Power BI Desktopin kyselyominaisuuksista ohjeita myös HExcelligentin Power Query & Power BI kyselyppaasta

 

Power BI pilvipalvelu

Kun tietomalli on esivalmisteltu ja se on julkaistu Power BI -palveluun, muut käyttäjät pystyvät käyttämään vuorovaikutteisia raportteja sekä luomaan helposti omia visualisointeja mallin pohjalta. Lisäksi datalle voi mm. määrittää automaattiset päivitykset ja niistä voi muodostaa koontinäyttöjä (dashboards) ja lopulta tarkastella joko selaimella tai mobiililaitteilla.

Power BI pilvipalvelussa voi myös ladata tietoja ja toteuttaa raportteja, mutta ominaisuudet ovat rajoitetummat Power BI Desktopiin verrattuna. Dataa ei esimerkiksi pysty muokkaamaan selainversiossa eli Power Queryä vastaava kyselyeditori puuttuu. Tuotujen taulujen välille ei myöskään pysty luomaan yhteyksiä tai lisäämään laskentaa eli Power Pivotia vastaavat tiedon mallinnustyökalut ja DAX-kieli puuttuvat. Käytännössä monipuoliset mallit toteutetaan aina Desktopissa ja julkaistaan Power BI palveluun.

 

Sovellukset pilvipalvelussa (sisältöpaketit, content packs)

Power BI -pilvipalveluun on toteutettu runsaasti erilaisia valmiita sovelluksia, joita on kutsuttu myös sisältöpaketeiksi (content packs) ja joiden avulla käyttäjät pystyvät erittäin helposti analysoimaan eri pilvipalveluiden dataa, kuten Google Analytics, Salesforce, MailChimp, Dynamics CRM, Microsoft Project Online, jne. Sisältöpaketit sisältävät valmiin tietomallin kaavoineen, raportteineen ja koontisivuineen, joten riittää että käyttäjällä on tunnus siihen pilvipalveluun, josta haluaa muodostaa raportteja. Valmiit raportit saa sisältöpakettien avulla aikaan muutamissa minuuteissa.

Osa sisältöpaketeista on käytettävissä vain pilvipalvelussa eikä niitä pysty muokkaamaan Power BI Desktopissa, mikä valitettavasti tarkoittaa, että niiden taustalla olevaa tekniikkaa ei itse pysty muokkaamaan.

Jotkut Microsoftin omiin tuotteisiin liittyvät sisältöpaketit ovat saatavilla myös Power BI Desktop -tiedostoina, joten niiden pohjalta voi rakentaa laajempia malleja ja niihin voi lisätä omaa laskentaa sekä muita tietolähteitä. Tällaisesta on esimerkkeinä esimerkiksi Dynamics CRM-paketit, jotka voi ladata omaan käyttöön tiedostoina.

Alla on vielä listattu Power BI palvelun oleellisimpia ominaisuuksia:

  • Power BI Desktop -ohjelmalla toteutettujen raporttitiedostojen julkaiseminen selaimella tarkastelua varten,
  • Mahdollisuus toteuttaa julkaistuista tietomalleista uusia raportteja selaimella,
  • Mahdollisuus toteuttaa julkaistuista tietomalleista Excelissä Pivot-taulukoita,
  • Mahdollisuus ottaa Power BI Desktopista ns. live connection -yhteys julkaistuun malliin ja luoda uusia Power BI -visualisointitiedostoja sen pohjalta,
  • Koontinäyttöjen (dashboard) luonti,
  • Koontinäyttöjen ja raporttien jakaminen,
  • Raporttien julkaiseminen ja upottaminen julkisesti webiin,
  • Raporttien julkaiseminen SharePoint Onlineen,
  • Luonnollisen kielen kaltaiset kyselyt englanniksi kuten ”Sales by salesperson in 2015”,
  • Datan päivityksen ajastus,
  • Sisältöpakettien (content packs) avulla helppo raporttien ja koontinäyttöjen toteutus,
  • Organisaation omien sisältöpakettien luonti (vanhentumassa),
  • Appsien avulla jakaminen (tulossa sisältöpakettien tilalle),
  • Työtilat yhteisesti laaditun sisällön tuottamiseen (app workspace),
  • Raporttien mobiilikäyttö.

Voit aloittaa Power BI palveluun tutustumisen esimerkiksi näiden ohjeiden avulla:
https://powerbi.microsoft.com/en-us/documentation/powerbi-service-get-started/

 

Mistä lisäinfoa?

Sen lisäksi, että kirjoitan aiheesta HExcelligent-juttuja ja koostan niitä HExcelligentin Power BI -sivulle sekä vilahdus.fi -sivustolle, pidämme Sulavassa aiheesta sekä avoimia että asiakaskohtaisesti räätälöityjä koulutuksia, jotka ovat saaneet erinomaista palautetta:

Katso kahvipaussin mittainen esityksen Power BI -palvelusta, joka nauhoitettiin marraskuussa 2015 Microsoftin studiolla:

kuva

Roolistasi riippuen sinun kannattaa tutustua myös tässä jutussa mainittujen aiheiden lisäksi:

 

Hieman ”hyvä tietää” -historiaa

Kun ryhdyt tutustumaan Power BI:hin sinun on hyvä tietää hieman historiaa, jottet erehdy lukemaan täysin vanhentuneita aiheeseen liittyviä ohjeita tai artikkeleita.

Tuotteen varhaisempaa versiota kutsuttiin nimellä Power BI for Office 365 ja sitä voi käytännössä pitää lähinnä eräänlaisena esiversiona. Se ei olemassaolonsa aikana vuosina 2014-2015 koskaan yleistynyt Suomessa ja koska vanha ja uusi palvelu eroavat toisistaan merkittävästi, Power BI for Office 365 tuotteeseen liittyviä artikkeleita tai ohjeita ei enää kannata lukea.

Vanhan Power BI for Office 365 -tuotteen raportit perustuivat Excelillä luotuihin Power Pivot -tietomalleihin ja raportteja tehtiin joko Pivot-taulukoina tai Power View -kaavioina ja ne julkaistiin Office 365:een. Uudessa Power BI:ssä ei tarvita enää lainkaan Exceliä eikä välttämättä edes Office 365 -lisenssiä. Raportteja tehdään Power BI Desktop -ohjelmalla ja ne julkaistaan Power BI -pilvipalveluun, jonka lisenssin voi hankkia myös ilman olemassa olevaa Office 365 lisenssiä.

Vaikka Excel ei enää ole keskeisessä roolissa tuotteen ytimessä, Excel voi kuitenkin edelleen olla oleellinen osa raportointia, sillä

Power BI perustuu samaan teknologiaan, jota käytettiin alkujaan Excelin 2010 PowerPivot -versiossa ja kutsuttiin Vertipaq’iksi. Sittemmin sen nimeksi muutettiin xVelocity (in-memory analytics engine) ja Excelin lisäksi teknologia otettiin käyttöön vuonna 2012 myös SQL Server Analysis Services Tabular -malleissa. Power BI:ssä käytetään samaa DAX-kieltä kuin Power Pivotissa ja SSAS Tabular -malleissa.

 

Mistä lisäinfoa?

Sen lisäksi, että kirjoitan aiheesta HExcelligent-juttuja ja koostan niitä HExcelligentin Power BI -sivulle sekä vilahdus.fi -sivustolle, pidämme Sulavalla aiheesta sekä avoimia että asiakaskohtaisesti räätälöityjä koulutuksia. Koulutukset ovat saaneet erinomaista palautetta, sillä 95 % koulutuksiin osallistuneista on arvioinut olleensa erittäin tyytyväinen, kun vaihtoehtoina on ollut valittavana ”erittäin tyytyväinen/jokseenkin tyytyväinen/jokseenkin tyytymätön/erittäin tyytymätön”. Vastaavasti lähes kaikki osallistuneet ovat valinneet suosittelevansa kurssia ja kouluttajaa jollekin toiselle ehdottomasti, kun vaihtoehtoina on ollut ”ehdottomasti/luultavasti/ehkä, ehkä en/luultavasti en/ehdottomasti en”.

Kuinka pääsen alkuun Power BI:n kanssa – lataa opas!

Lataa e-opas jättämällä yhteystietosi täältä, ja lähetämme oppaan sähköpostiisi!



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi

ArcGIS-kartat Power BI:ssä

Tässä ohjeessa tutustutaan Esrin ArcGIS-kartan käyttöön Power BI:ssä. Ohje liittyy Kartat Power BI:ssä juttusarjaan.

Lue ensin Kartat Power BI:ssä -ohje, mitä esivalmisteluita datalle pitää tehdä, jotta sitä voi hyödyntää kartoissa.

ArcGIS-kartta käyttää sijaintiedon määritykseen Esrin geokoodauspalvelua toisin kuin tavalliset Power BI:n peruskartat, jotka määrittävät sijainnin Bing-karttapalvelun avulla. Kun käytät ensimmäisen kerran ArcGIS-karttaa, sinun pitää hyväksyä käyttöoikeussäännöt, jotka sallivat mm. datan lähettämisen Esrin palveluun. Visualisointiin valituista tiedoista Esrille lähetetään vain sijaintitiedon määritykseen liittyvät kentät. Lisätietoja löydät täältä.

 

Rajoitukset

  • ArcGIS-kartoissa ei voi hyödyntää hierarkkioita, sillä Location (Sijainti) -alueelle voi sijoittaa vain yhden kentän. Yhdistä siis tarvittavat kentät yhdeksi sarakkeeksi, kuten Kartat Power BI:ssä -jutussa on kuvattu, jotta tiedot sijoittuvat kartalle oikeisiin paikkoihin.
  • ArcGIS-kartat eivät toimi julkisesti jaetuissa Power BI -raporteissa. En esimerkiksi itse ole voinut käyttää ArcGIS-karttoja Vilahdus.fi -sivuston raporteissa, sillä kartat näkyisivät pelkkinä ruutuina.
  • Koska ArcGIS käyttää eri geokoodauspalvelua kuin tavalliset peruskartat, data myöskin käyttäytyy eri tavoin kuin peruskartoissa. Esimerkiksi sarake, jossa lukee maiden nimet suomeksi (kuten Suomi, Ruotsi, Norja), ei välttämättä piirry kartalle oikein, vaikka sarake olisi luokiteltu Country/Region (Maa) -tyyppiseksi. Piirtymisessä on myös omituisuuksia, joille en ole löytänyt selitystä. Jos esimerkiksi datassa on vain maat ”Suomi”, ”Ruotsi” ja ”Norja”, ne eivät näy kartalla, mutta jos datassa on runsaasti eri maita, myös nuo kolme näkyvät kartalla oikein?Englanninkieliset maiden nimet sekä kansainväliset lyhenteet vaikuttavat toimivat parhaiten (esim. FI, SV, NO), kunhan kyseinen sarake on luokiteltu Country/Region (Maa) -luokkaan. Voit lukea ja yhdistää englanninkieliset nimet tai viralliset maatunnukset Power BI -tiedostoosi esimerkiksi Wikipediasta mikäli datassasi olevat maiden nimet on kirjoitettu samalla tavalla kuin wikipedian listalla.

 

ArcGIS-kartan muokkaus

Vaikka tavallisesta Power BI:n paneelista löytyy joitakin kartan käsittelyyn liittyviä toimintoja, ArcGIS-kartan muokkaus tehdään pääsääntöisesti kolmen pisteen painikkeen takaa löytyvän oman editorinsa avulla (Edit, Muokkaa).

Toiminnolla avautuu erillinen editori, jonka avulla kartan ulkoasua ja asetuksia muutetaan.

 

Basemap

Ensimmäisestä Basemap -paneelista vaihdat kartan tyypin eli taustan.

Voi myös hankkia maksullisen Esri -lisenssin (Get Plus), joka tuo mukanaan mm. enemmän karttatyyppejä.

 

Location Type

Toinen paneeli (Location type) tarjoaa vaihtoehdon valita näytetäänkö sijainnit ympyröinä vai alueina. Aluevalinta ei kuitenkaan vaikuta toimivan ainakaan Suomen osalta ”Helsinki, Uusimaa” -tyyppisenä kenttänä, vaan edellyttää pelkän kunnan nimen ja sen jälkeen valinnan, että kyseessä on yhden maan sisällä olevat alueet ja että kyseessä on Suomi sekä suomen kunnat. Kartalle jää näyttää myös jäävän joitakin tyhjiä alueita.

 

Map Theme

Kolmannesta Map Theme -paneelista voit valita kartan teeman. Tällä hetkellä teemoja on neljä:

  • Location only, missä kaikki ympyrät ovat saman kokoisia
  • Heat Map, mikä kuvaa lukuja lämpökarttana
  • Size, missä ympyrät kuvaavat lukujen suuruutta
  • Clustering, missä useammat karttapisteet ryhmitellään kartalle halutun säteen perusteella muutamiksi ympyröiksi.

 

Symbol Style

Kun olet valinnut kartan teeman, pääset määrittämään teemaan liittyviä tarkempia asetuksia Symbol Style -paneelista. En käy tässä jutussa karttateemojen aeetuksia erikseen läpi, sillä jokaisella teemalla on omat asetuksensa ja ne ovat myös hyvin selkeät ja niiden vaikutus on helppo itse testata.

 

Analytics

Viidennestä Analytics-valikoista voit määrittää

  • kartalle tiettyjä pisteitä (pins),
  • kuvata ajoaikoja (drive times),
  • lisätä kartan päälle tasoja (reference layers), kuten vaikkapa Suomen lentokentät
  • lisätä infografiikkaa, joka vaikuttaa toimivan vain Yhdysvaltoihin liittyvissä luvuissa.

Pisteet (pins) määritetään hakemalla ja valitsemalla. Kunkin lisätyn pisteen värin voi määrittää erikseen.

Jos haluat havainnollistaa ajoaikoja (drive times), valitse ensin kartalta kiinnostava piste (kuvassa Helsinki) tai maksimissaan 10 pistettä sekä haluatko nähdä mihin pisteestä tai pisteistä ehtii halutussa ajassa vai miten pitkälle tietyn matkan ajettuaan pääsee. Jos määrität ajoajan, 30 minuuttia on maksimiaika.

Kun hyväksyt OK:lla, kartalla näkyy alue(et) ja voit vielä määrittää mm. värin ja läpinäkyvyyden.

Analytics-valikosta löytyy myös Reference Layer -valinta, jonka avulla voit etsiä hakusanoilla valmiita karttatasoja. Plus-lisenssillä tasoja on saatavilla enemmän.

Viimeisenä Analytics-valikosta kartalle voi tuoda Yhdysvaltoihin liittyviä tietoja, kuten väestön määrää yms.

Artikkeli julkaistu alunperin osoitteessa: https://hexcelligent.fi/2018/02/04/arcgis-kartat-power-bissa/



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi

Peruskartat Power BI:ssä

Tässä ohjeessa tutustutaan Power BI:n kahteen sisäänrakennettuun peruskarttaan. Ohje liittyy Kartat Power BI:ssä juttusarjaan.

Lue ensin Kartat Power BI:ssä ohjeesta mitä esivalmisteluita datalle pitää tehdä, jotta maantieteelliset sijainnit sijoittuvat kartoissa oikeisiin kohtiin. Kuten jutussa kerrotaan, maantieteelliset kentät pitää luokitella ja tarvittaessa kenttiä pitää yhdistellä, jotta sarakkeissa on riittävän yksilöiviä tietoja.

Power BI käyttää peruskarttojen sijaintien määritykseen apuna Microsoftin Bing-karttapalvelua. Bing-karttapalveluun lähetetään vain sijaintitiedot, ei muuta visualisoinnissa olevaa dataa, kuten lukuja.

Peruskartat pystyvät näyttämään kartalla maksimissaan 3500 datapistettä.

 

Tavallinen kartta (map)

Tavallinen kartta näyttää luvut ympyröinä, joiden suhteelliseen kokoon voi vaikuttaa. Kartalle määritetään sijainnit joko maantieteellisenä teksti-muotoisena luokiteltuna kenttänä tai latitude- ja longitude -parina. Sijainti (Location) -kenttään voi myös sijoittaa useita kenttiä, jos karttaan haluaa hierarkkisen porautumismahdollisuuden (ks. Kartat Power BI:ssä).

Peruskartassa on kolme muotoiluvaihtoehtoa, jotka on hyvä tuntea:

  • mahdollisuus säätää ympyröiden suhteellista kokoa (Bubbles),
  • zoomauksen käyttäytyminen eli zoomautuuko kartta erilasten suodatusten yhteydessä vai näkyykö kartta kaiken aikaa samalta etäisyydeltä (Map controls),
  • kartan teema eli ulkoasu (Map styles).

Peruskartta toimii hyvin ja on kohtuullisen nopea. Kaikkein nopeimmin kartta toimii, kun käytetään latitude- ja longitude -koordinaatteja, jolloin Power BI pystyy itse määrittämään karttasijainnit eikä tarvitse avukseen Bing-karttapalvelua.

 

 

Latitude- ja longitude -koordinaatit peruskartassa

Latitude- ja longitude -koordinaattien tulee olla desimaalilukuja.

Jos sinulla on suomalaista dataa, koordinaatit voivat olla jonkun sellaisen koordinaatiston lukuja, joita Power BI ei tunnista. Löydät lisätietoja erilaisista suomalaisista koordinaatistoista esimerkiksi täältä. Netissä on erilaisia koordinaattimuunnostyökaluja, kuten tämä.

Kun käytät tavallisessa kartassa sijainnin määrittämiseen pelkkiä latitude- ja longitude -desimaalilukuja, niitä käytetään sellaisenaan. Tarkista, ettei kenttiin lasketa summia tai muita laskutoimituksia.

Jos haluat vihjekenttään (tooltip) myös sijaintia kuvailevan tekstin, lisään myös Sijainti (Location) -kenttä. Tällöin kartta antaa ohjeen, että latitude ja longitude pitää vaihtaa keskiarvoiksi (average).

Kun olet vaihtanut luvut keskiarvoiksi, muista vaihtaa ”Average of” -tyyppiset otsikot järkevämmiksi pikavalikon komennolla, jotteivat käyttäjät ihmettele erikoista otsikointia.

 

Täytetty kartta (filled map)

Täytetty kartta saattaa olla hitaampi kuin tavallinen kartta. Se toimii ainakin eri maiden sekä esimerkiksi Yhdysvaltojen osavaltioiden kuvaamiseen. Suomen osalta se vaikuttaa toimivan ainakin maakuntien kuvaamiseen.

Jos esimerkiksi sijoitat kunnat tai postiosoitteet täytettyyn karttaan ja tarkastelet sitä kokonaisuutena, osa kunnista tai postiosoitteista jää piirtymättä kartalle (esimerkiksi Inari tai Ilomantsi), vaikka ne näkyvät tavallisessa kartassa. (Ainakin jutun kirjoitushetkellä 01/2018)

Kuten alla olevasta kuvasta näkyy, karttaan ei ole määritetty, että pienimmät luvut näytettäisiin valkoisina alueina. Niitä ei yksinkertaisesti piirretä. Kuntien lisäksi yleensä myös postinumeroalueita jää osa pois.

Kun käytetään osittajia (slicers) eli tarkennetaan aluetta, täytetty kartta näyttää kunnat yleensä oikein.

Muita havaintoja täytetyistä kartoista: http://radacad.com/power-bi-filled-map-the-good-the-bad-and-the-ugly

Mitä tietoja lähetetään Bing-karttapalveluun?
Kun käytät tavallisia Power BI:n peruskarttoja, Bing-karttapalveluun lähetetään vain geokoodauksessa tarvittavat tiedot, kuten sijaintitieto (location) ja latitude- & longitude -tiedot. Bing-karttapalveluun ei lähetetä muita kartalle valittuja tietoja.

Löydät teknisiä lisätietoja täältä: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/power-bi-map-tips-and-tricks

 

Artikkelin alkuperäinen jukaisupaikka: https://hexcelligent.fi/2018/01/13/peruskartat-power-bissa/#more-5209



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi

Kartat Power BI:ssä

Voit visualisoida Power BI:ssä maantieteellisiä tietoja eri tyyppisinä karttoina. Kuvaan tässä jutussa mitä esivalmisteluita datalle pitää tehdä, jotta kartat ymmärtävät maantieteelliset sijainnit oikein tai ainakin mahdollisimman oikein.

Karttapalveluiden algoritmit saattavat muuttua ja aihepiiri on muutenkin kovin laaja, joten toivottavasti kommentoit juttua, jos huomaat korjattavaa tai täsmennettävää.

Tulen kirjoittamaan lähiaikoina erilliset tarkemmat ohjeet ainakin seuraavista karttatyypeistä ja linkitän ne alle:

  1. Peruskartat Power BI:ssä
  2. Esrin ArcGIS -kartat Power BI:ssä ja
  3. Power BI:n muotokartta (shape map) (juttu tulossa)
  4. mukautetut Office-kaupasta ladattavat kartat (juttu tulossa)

 

Datan valmistelu karttoja varten

Käytän tämän jutun esimerkeissä tavallisia sisäänrakennettuja peruskarttoja, joten jotkut yksityiskohdat voivat käyttäytyä eri tavalla esimerkiksi ArcGIS- tai mukautettujen karttojen yhteydessä. Tarkemmat kuvaukset tulevat karttatyyppikohtaisiin ohjeisiin.

Power BI -kartoissa voi käyttää seuraavanlaisia sijaintitietoja:

  • pituusaste & leveysaste -pari (longitude & latitude),
  • katuosoite (address)
  • postinumero (postal code)
  • osavaltio (state or province)
  • hallintoalue (kuten maakunta) (county)
  • maa (country/region)
  • maanosa (continent)
  • paikka (place), joka muodostuu edellisten yhdistelmistä.

Pituusaste & leveysaste -pari on paras vaihtoehto ja se on myös nopein. Esimerkiksi tavallista sisäänrakennettua karttaa (Bubble map) -käytettäessä Power BI kykenee sijoittamaan latitude- ja longitude-sijainnit kartalle itse ilman Bing-karttapalvelun apua.

 

Maantieteellisten kenttien luokittelu

Maantieteelliset kentät eli sarakkeet pitää luokitella, jotta Bing-karttapalvelu ymmärtää tiedot oikein. Vaikka osa kartoista vaikuttaisi toimivan ilman luokitteluita Power BI Desktopissa (erityisesti jo kenttien nimet ja data ovat englanninkielisiä), luokittelu on hyvä aina tehdä, jotta kartat näkyvät oikein myös pilvipalvelussa ja mobiiliappseissa. Luokittelemattomat kentät toimivat oman kokemukseni perusteella satunnaisesti. Joskus toimivat, joskus eivät.

Luokittelu tehdään valitsemalla kenttä ja määrittämällä luokka Mallinnus (Modeling) -välilehdeltä. Kukin sarake luokitellaan erikseen ja luokitellun sarakkeen edessä näkyy kenttäluettelossa maapallon symboli.

Luokat määritellään seuraavasti

  • Jos sarakkeessa on yksi tieto, kuten postinumero tai kunta, se luokitellaan postinumero- tai kaupunki -tyyppiseksi.
  • Jos sarakkeeseen on yhdistetty useita maantieteellisiä tietoja esimerkiksi välilyönnillä tai pilkulla erotettuina, kuten postiosoite (postinumero ja kunta) tai kaupunki ja maa, kenttä pitää luokitella Paikka (Place) -tyyppiseksi.
Esimerkki sarakkeen sisällöstä Luokittelu
Helsinki Kaupunki (City)
Suomi tai FI tai Finland Maa (Country/Region)
Uusimaa Hallintoalue (County)
00100 Postinumero (Postal Code)
Helsinki, Uusimaa Paikka (Place)
Helsinki, Suomi Paikka (Place)
00100 Helsinki Paikka (Place)

Huom! Vaikka luokittelet kaikki kentät, se ei tarkoita, että voisit käyttää niitä yksin tai sellaisenaan karttavisualisoinneissa!

Esimerkiksi Aura-niminen kunta voi päätyä Saksaan tai Salo Italiaan. Vielä viime kesänä Bing-karttapalvelu piirsi Lapuan Papua-Uuteen-Guineaan ja Ahvenanmaalla olevan Sundin Norjaan.

Sijaintitietojen näyttämiseen oikeissa paikoissa on pari eri vaihtoehtoa, riippuen käyttämäsi kartan tyypistä.

 

Sijainnit kuntoon sarakkeita yhdistelemällä

Saat sijainnit kartalle oikeisiin paikkoihion muodostamalla dataan sarakkeita, joissa paikkatiedot ovat yksilöllisiä. Käytännössä sinun pitää yhdistellä sarakkeita sopivalla tavalla. Esimerkiksi postinumero ”00100” voi esiintyä useissa maissa, mutta postiosoite ”00100 Helsinki” on yksilöllinen.

Voisi olettaa, että esimerkiksi ”Helsinki, Suomi” -tyyppinen sarake olisi yksilöllinen. Vaan eipä olekaan. Suomessa on useita paikkoja, joilla on sama nimi. Esimerkiksi Uudeltamaalta löytyy Lapinjärvi-niminen kunta ja sen lisäksi Oulun yläpuolelta löytyy Lapinjärvi-niminen järvi. Jos yhdistät kunnan nimen ja maan, ainakin tällä hetkellä (01/2018) Bing-karttapalvelu piirtää ”Lapinjärvi, Suomi” sijainnin Oulun yläpuolella olevan järven kohdalle. Tämä tarkoittaa, että parempi vaihtoehto on yhdistää kaupunki ja maakunta, jotta kunta sijoittuu Suomen sisällä oikeaan kohtaan.

Voit myös muodostaa sarakkeen, joka yksilöi sijainnin vieläkin tarkemmin, kuten ”Lapinjärvi, Uusimaa, Suomi”.

 

Ohje sarakkeiden yhdistämiseen: https://hexcelligent.fi/2015/11/16/power-query-tiedon-tayttaminen-jakaminen-yhdistaminen-ja-muuntaminen/

Datassa on harvoin maakuntia, joten voit noutaa ne esimerkiksi wikipediasta: https://fi.wikipedia.org/wiki/Luettelo_Suomen_kunnista ja yhdistää ne kuntanumeron tai nimen perusteella omaan dataasi (yhdistämisohje löytyy sivulta ja on otsikoitu Yhdistäminen Power BI Desktopissa: https://hexcelligent.fi/2015/01/24/power-query-kyselyiden-yhdistaminen-merge-toiminnolla/ )

 

Sijainnit kuntoon hierarkian avulla

Sen sijaan, että yhdistelet kenttiä, saat ainakin Power BI:n sisäänrakennetuissa peruskartoissa sijainnit kuntoon käyttämällä visualisoinnissa kenttiä hierarkkisesti. Hierarkkiaa ei voi käyttää ArcGIS-kartoissa (01/2018), sillä ArcGIS kartta hyväksyy vain yhden sijaintikentän.

Tämä tekniikka edellyttää myös, että olet ensin luokitellut kaikki yksittäiset sarakkeet.

Vedä kentät sellaisessa hierarkkisessa järjestyksessä kartan Sijainti (Location) -alueelle, että niistä muodostuu yksilöllistä tietoa aivan kuten yhdistäessäsi kenttiä. Poraudu tämän jälkeen hierarkkiassa halutulle tasolle visualisoinnin otsikkorivillä olevan painikkeen avulla.

Huomaa, että Power BI lähettää karttapalveluun vain ne tiedot, mitä visualisointiin on sijoitettu. Tälläkin tavalla visualisointi sisältää kaiken tarpeellisen ja kartta toimii.

 

Ovatko kaikki pisteet piirtyneet kartalle ja oikein?

Valitettavasti karttavisualisointi ei kerro, jos jokin karttapisteistä on jäänyt piirtämättä kartalle eikä se edes näytä miten moni pisteistä näkyy kartalla. Toivottavasti Power BI -karttoihin kehittettäisiin ominaisuus, joka antaisi listan niistä tiedoista, joille ei löydy sijaintia,  jotta erilaiset kirjoitusvirheet yms. paljastuisivat.

Entäpä jos karttaan sijoitetaan täysin virheellistä tietoa? Valitettavasti kartta saattaa näyttää tiedon täysin väärässä paikassa antamatta siitä mitään ilmoitusta.

Alla olevassa kuvassa datassa on ”Tukholma, Uusimaa, Suomi” tai ”Tukholma, Suomi” ja se piirretään sekä sisäänrakennetuissa että ArcGIS-kartoissa Helsingin paikalle??

 

Entäpä pituus- ja leveysasteet?

Pituus- ja leveysasteet ovat aina paras vaihtoehto sijaintien näyttämiseen ja niihin perustuvat kartat ovat myös nopeimpia.

Latitude- ja longitude -lukujen tulee olla desimaalilukuja.

Huomaa! Jos sinulla on suomalaista maantieteellistä dataa, luvut voivat olla jonkun sellaisen koordinaatiston mukaisia lukuja, joita Power BI ei tunnista. Löydät lisätietoja erilaisista suomalaisista koordinaatistoista esimerkiksi täältä. Netistä löytyy myös erilaisia koordinaattimuunnostyökaluja, kuten tämä.

Kirjoitan latitude- ja longitude -arvojen käyttämisestä tarkemmin eri karttalajien yhteydessä (sisäänrakennetut vs ArcGIS), sillä niiden käyttöön liittyy karttalajiriippuvaisia eroavuuksia.

Lisätietoja: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/power-bi-map-tips-and-tricks

Artikkelin alkuperäinen julkaisupaikka: https://hexcelligent.fi/2018/01/10/kartat-power-bissa/



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi

Power BI – hinnat ja lisenssit

Pyrin tässä jutussa kuvaamaan Power BI:n hinnoittelumallin lyhyesti ja ytimekkäästi. Olen aiemminkin kirjoittanut Power BI:n hinnoittelusta, mutta kyseiset blogit ovat vanhentuneita.

Edit 01/19: Power BI:n hinnoittelut ovat päivittyneet, katso ajantasainen tilanne täältä

 

Kokonaisuus

Power BI muodostuu seuraavista välineistä:

  1. Power BI Desktop -ohjelmalla luodaan ns. tietomallitiedosto, eli toteutetaan kyselyt, datan yhdistely ja laskentalogiikka ja usein myös visualisoinnit.
  2. Tiedosto julkaistaan Power BI Service -pilvipalveluun, jossa mm. määritetään datan päivitykset, toteutetaan koontinäyttöjä sekä appseja ja jaetaan niitä muille käyttäjille.
  3. Pilvipalvelun sijaan tai sen lisäksi sisältöä voi jakaa omassa konesalissa olevan Power BI Report Serverin avulla. Serveri on ollut saatavilla vasta kesästä 2017 lähtien, joten se tulee vielä kehittymään paljon.
  4. Power BI -pilvipalvelun käyttöliittymän lisäksi Power BI -sisältöä voi jakaa myös upottamalla sitä sovelluksiin.

 

Sen sijaan, että tietomallit toteutetaan itsepalveluraportointiin soveltuvalla Power BI Desktop -ohjelmalla, sisältöä voi tuottaa myös sovelluskehitysvälineillä ohjelmointirajapintaa käyttäen tai esimerkiksi striimaamalla dataa pilvipalveluun.

 

Hinnoittelu

Power BI Desktop -ohjelma on ilmainen ja sen voi ladata täältä.

  1. Power BI Free henkilökohtaiseen käyttöön ja julkiseen jakamiseen,
  2. Power BI Pro pienille ja keskisuurille organisaatioille,
  3. Power BI Premium isoille organisaatioille tai organisaatioille, jotka tarvitsevat dedikoitua pilvikapasiteettia, haluavat upottaa sisältöä sovelluksiinsa tai tarvitsevat mahdollisuuden jakaa raportteja omilla palvelimilla. Premium-lisenssistä on useita eri variaatioita siitä riippuen käytetäänkö sisällön jakamiseen Power BI Service -pilvilpalvelua käyttöliittymineen (P1-P3) vai upotetaanko sisältöä sovelluksiin (EM1-EM3 tai A1-A6).

 

1 Power BI Free

Ilmainen Power BI Free -lisenssi on tarkoitettu vain joko henkilökohtaiseen käyttöön tai täysin julkiseen jakamiseen (Publish to web). Ilmaiskäyttäjäksi rekisteröityminen edellyttää työsähköpostiosoitteen, eli sähköpostiosoitteet kuten gmail.com, live.com tai outlook.com eivät kelpaa.

Koska ilmaiskäyttäjä voi jakaa ja katsoa vain julkisesti jaettua Power BI -sisältöä, organisaation sisäisessä käytössä pitää hankkia maksullinen lisenssi.

2 Power BI Pro

Power BI Pro perustuu käyttäjäkohtaiseen kuukausihinnoiteltuun lisenssiin. Tässä mallissa jokaiselle Power BI -sisältöä tuottavalle, jakavalle sekä muiden jakamaa sisältöä katsovalle käyttäjälle tarvitaan henkilökohtainen Pro-lisenssi, jonka listahinta on 8,40 € per käyttäjä per kuukausi. Oppilaitoshinta on noin 20 € per käyttäjä per vuosi.

Myös Pro-lisenssillä voi jakaa julkisesti. Valitusti vain tietyille organisaation ulkopuolisille henkilöille jakaminen edellyttää, että myös vastaanottajilla on Pro-lisenssi.

3 Power BI Premium (P1-P3)

Power BI Premium P1-P3 -mallissa organisaatio maksaa kuukausittain kiinteähintaisen lisenssimaksun (4 200 € per kk per node).

Kiinteän hinnan päälle lisätään niiden käyttäjien Pro-lisenssimaksut, jotka tuottavat ja jakavat Power BI -sisältöä. Jos organisaatiossa olisi yksi sisältöä tuottava sekä jakava henkilö, Premium-hinta olisi listahinnalla laskettuna alhaisimmillaan 4 208,40 €.

Hinta määräytyy kapasiteetin mukaan hankkimalla riittävä määrä ns. nodeja. Löydät täältä hintalaskurin, jonka avulla voit arvioida nodejen suositusmäärän ja Premium-lisenssin hinnan omassa organisaatiossasi.

Esimerkiksi 1500 henkilön organisaatiossa, jossa Pro-käyttäjiä olisi 100 ja aktiivisia katsojia noin 500, laskuri ehdottaa yhtä nodea ja antaa kuukausihinnaksi hieman yli 5000 €. Jos aktiivisten käyttäjien määrän nostaa yli 1200 käyttäjään, laskuri suosittelee kahta nodea, jolloin hinta harppaa 9200 euroon kuukaudessa.

 

Lisätietoja Pro ja Premium -lisenssien eroista

Premium-lisenssi tulee yleensä edullisemmaksi kuin Pro, kun käyttäjämäärät nousevat 500 – 600 käyttäjään.

Esimerkiksi 550 Pro-lisenssiä maksaisi kuukaudessa listahinnoilla laskettuna 4620 €. Premium-lisenssi maksaisi saman verran, jos sisältöä tuottavia ja jakavia Pro-käyttäjiä olisi 50. 800 käyttäjän Pro-kustannukset olisivat lähes 7000 €, kun vastaava Premium-lisenssi sadalla Pto-käyttäjällä maksaisi noin 5000 €.

Pro- ja Premium-lisenssien vertailussa kannattaa myös huomioida seuraavat erot.

 

Premium-lisensointiin luvatuista ominaisuuksista voit lukea tarkemmin tästä dokumentista. Muita white paper -tyyppisiä dokumentteja löytyy tältä sivulta.

 

Power BI -sisällön upottaminen sovelluksiin

Premium-lisenssistä on myös edullisempia versioita, jotka on tarkoitettu sisällön upottamiseen sovelluksiin. Nämä A- tai EM-sarjan lisenssit eivät salli sisällön katsomista Power BI Service -pilvipalvelussa, vaan sisältö jakaminen sallitaan vain upotusten kautta.

Esimerkiksi sidosryhmille kuten asiakkaille toteutettavat extranet-tyyppiset raportointiportaalit tulevat edullisemmiksi upotuslisensseillä. Sidosryhmillä ei tarvitse olla Power BI -lisenssejä itsellään.

Upotukseen on tarjolla

  • A-sarjan lisenssejä, joiden avulla voi upottaa Power BI -sisältöä omiin custom-sovelluksiin. Sovellusten pitää itse huolehtia käyttäjien autentikoinnista. A-lisenssit tulivat saataville lokakuussa 2017.
  • EM-sarjan lisenssejä, jotka sallivat upottamisen sekä omiin custom-sovelluksiin että esimerkiksi SharePoint Online & PowerApps -ratkaisuihin, sillä EM-sarjan lisensseillä voi hyödyntää O365:n autentikointia. EM-sarjan lisenssejä voivat hankkia asiakkaat, jotka ovat tehneet Microsoftin kanssa volyymilisenssisopimuksen, mikä tarkoittaa Suomen mittakaavassa yleensä suurempia yrityksiä.

 

Huomaa, että vanhaa (2015 – kesä 2017) Power BI Embedded -lisenssiä ei enää voi ostaa, vaan tällä hetkellä on enää saatavilla yllä mainitut Premium A- tai EM -lisenssivaihtoehtoehdot. Ennen kesää 2017 hankittuja vanhoja Power BI Embedded -lisenssejä voi vielä käyttää rajallisen ajan.

Huomaa myös, että aiempi Power BI Embedded oli sallittu vain kolmansien osapuolien eli ISV-tyyppisten yritysten käyttöön (ISV = Independent Software Vendor), mutta uusia A- ja EM- sarjan lisenssejä voi käyttää mikä tahansa organisaatio ja jopa sisäiseen käyttöön.

Yritys voi siis Power BI Premiumin (alk. 4200 € per kk) sijaan jakaa raportteja esimerkiksi erillisessä selainpohjaisessa sovelluksessa (alk. noin 600 € per kk). Upottamista voi tehdä myös P1-P3 -lisensseillä, mutta ne ovat lähtökohtaisesti kalliimpia, joten jos on tarpeen vain upottaa, kannattaa hankkia A- tai EM-sarjan lisenssi.

 

Power BI omassa konesalissa

Power BI Premium -lisenssi sisältää omaan konesaliin asennettavan Power BI Report Serverin. Premium-lisenssillä organisaatio voi siis jakaa osan sisällöstä pilvipalvelun kautta ja osan organisaation omalla serverillä.

Power BI Report Server on myös SQL Server Enterprise + Sofware Assurance -asiakkailla maksutta käytössä.

Power BI Report Server julkistettiin vasta kesällä 2017 ja sen päivitetty versio marraskuun alussa, joten se on vielä ominaisuuksiltaan rajallinen. Se ei esimerkiksi tue tällä hetkellä kaikkia samoja tietolähteitä kuin pilvipalvelu. Löydät lisätietoja ja listan tuetuista tietolähteistä täältä.

PBI Report Serverin web portaalissa voi jakaa Power BI, Excel ja Reporting Services -raportteja. PBI Report Serverillä jaettavat PBI-tietomallit pitää luoda siihen optimoidulla Power BI Desktop -versiolla.

Kirjoitus on julkaistu myös HExcelligent -blogissa.



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi

Trafin ajoneuvotiedot Excelin tietomallissa

Miten monta Teslaa Suomessa on ja missä ne on rekisteröity? Fiat 500:sten lukumäärä Espoossa? Autojen keskimääräinen ikä kunnittain? Mikä on suosituin Audin väri Helsingissä?

Trafi avasi liikenteessä olevien henkilöajoneuvojen tiedot julkiseen käyttöön toukokuussa (31.5.2014). Nyt ensimmäisessä vaiheessa on avattu ajoneuvojen teknisiä tietoja sisältävä pilottiaineisto ja Trafi tulee avaamaan avoimen datan palvelun vuoden 2014 loppuun mennessä. Trafi lisää aineistoja saataville vaiheittain sitä mukaan, kun aineistot ovat teknisesti valmiita julkaistavaksi.  Tässä ensimmäisessä julkaistussa aineistossa on mm. ajoneuvotyyppi, ensirekisteröintipäivämäärä, käyttöönottopäivämäärä, väri, käyttövoima, vaihteistotyyppi ja korityyppi. Ks. Avoin data Trafissa

Hienoa, että viranomaiset avaavat dataa ja mainiota, että Excelin Power Pivotin tietomalliin voi imuroida isoja data-aineistoja. Power Pivotin pakkaussuhde on huomattava (alla Trafin data.csv on ladattuna Excelin tietomalliin):

Tein Trafin datasta valmiin Power Pivot tietomallia hyödyntävän Excel-työkirjan, jonka voit ladata itsellesi Trafin datan tutkimiseen. Jos käytössäsi on 64-bittinen Excel-versio, pystyt analysoimaan jopa koko Trafin julkaisemaa 2,6 miljoonan ajoneuvon aineistoa. Löydät blogista myös 32-bittistä Excel-versiota varten tehdyn työkirjan, johon latautuu vähemmän ajoneuvoja (2010-luvulla käyttöönotetut ajoneuvot eli hitusen yli puoli miljoonaa riviä).

Työkirjoissa on tietomallin lisäksi runsaasti valmiita pivot-taulukoita, mutta niitä sekä laskennallisia kenttiä voit luoda itse lisää. Työkirjat sisältävät vain pienen otoksen datasta, joten sinun pitää ladata aineisto myös Trafin sivuilta alla olevien ohjeiden mukaisesti.

 

Suomen ajoneuvot -työkirja tutkittavaksi

Työkirjat on laadittu Excelin 2013 –versiolla ja tietomalli on toteutettu Power Pivotilla, joten tarvitset Excel 2013:sta jonkun seuraavista versioista: Professional Plus, Office 365 Pro Plus tai Standalone.

Datatiedostojen lataus Trafin sivuilta

Lataa ja tallenna Trafin sivuilta sekä zipattu data-tiedosto (.csv) että datatiedostossa käytetyn koodiston kuvaus (.xlsx).

Esivalmistellun analysointityökirjan lataus

Lataa itsellesi joko täyden datan analysointiin (vaatii 64-bittisen Excelin ja Power Pivotin) tai 2010-luvun datan analysointiin luotu työkirja (pitäisi pyöriä myös 32-bittisessä, jos työasemassa riittävästi muistia):

Huom! Näissä tiedostoissa on vain suppeat otokset varsinaisesta datasta.

Power Pivotin aktivointi Excelissä

Aktivoi Power Pivot käyttöön komennolla File > Options > Add-Ins (Tiedosto > Asetukset > Apuohjelmat). Valitse ikkunan alaosasta COM Add-Ins ja Go (Siirry). Rastita Microsoft Office PowerPivot for Excel 2013. Jos Power Pivot puuttuu ikkunasta, sinulla ei ole oikeaa Excel-versiota.

Ajoneuvotyökirjan valmistelu

Avaa ajoneuvotyökirja ja salli ulkoiset tietolähteet.

Siirry Power Pivotin puolelle valitsemalla PowerPivot-välilehdeltä Manage (Hallitse).

Valitse Power Pivotissa Home > Existing Connections (Aloitus > Olemassa olevat yhteydet) ja valitse vuorollaan molemmat ikkunan yläosassa olevat tietolähteet (Ajoneuvot ja Excel Koodisto) ja muokkaa tiedostopolku osoittamaan lataamiisi Trafin tiedostoihin valitsemalla Edit > Browse (Muokkaa > Selaa). Suorita myös molempien tietolähteiden päivitys Refresh (Päivitä) -painikkeella. Huomaa, että tietolähteiden muuttaminen sekä niiden päivitys (erityisesti ajoneuvodata) saattaa kestää useita minuutteja. Odota rauhassa, jos ikkunoiden painikkeet eivät heti vaikuta reagoivan.

Kun tiedot ovat päivittyneet, sulje Power Pivot -ikkuna ja testaa Excelissä olevia mallipivotraportteja. Voit luoda työkirjaan lisää pivotteja sekä lisätä laskettuja kenttiä.

Ja sitten vastauksiin:

–          Helsingissä Audin suosituin väri on musta:

–          Tesloja on 45 ja niitä löytyy seuraavilta paikkakunnilta:

–          Fiat 500 viistoperiä löytyy Espoosta 110 ja minulla on niistä yksi

Vinkki! Jos haluat itse oppia tekemään vastaavia Power Pivot -malleja, lue myös Power Pivotiin tutustuminen – Trafin ajoneuvodata. Jutussa neuvottaan vaihe vaiheelta tietomallin luonti. Vesikulkuneuvoista laaditun Excel-tiedoston voit ladata täältä.



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi

Outlook-vinkkejä Inboxin tyhjänä pitämiseen

Jussi kirjoitti tammikuussa päässeensä tavoitteeseensa: ei posteja inboxeissa Inbox Zero – täällä ollaan, mitäs nyt?.

Myös minun sähköpostini tyhjeni positiivisesti ponnistelematta, kun vaihdoin työpaikkaa ja aloitin Onsightissa, ja kun Jussin jutun innoittamana siivosin myös privaattipostini, nollaa näyttää sekin.

Mulla on pitkään ollut inboxin osalta tietoisesti 500+ tilanne ja olen pärjännyt sen kanssa. Outlookin nopeat ad-hoc haut, hyvät hakukansiot, luokittelut, Follow Up -merkitseminen, tärkeiden viestien siirtäminen omiin kansioihinsa, massasiirrot sääntöjen avulla sekä silloin tällöin Ctrl + A ja siirtäminen arkistoon ovat riittäneet. Olen jopa pitänyt hieman vanhanaikaisena sitä, että huolehtisin aktiivisesti inboxin päivittäisestä puhtaanapidosta. Homma on ollut hanskassa, mutta …

… silloin tällöin on epäilyttänyt, onko jokin tärkeä mennyt ohi silmien tai jäänyt tekemättä

… ja nyt täytyy tunnustaa, että tämänhetkinen 0-fiiliksen mukanaan tuoma ”hommat on hoidettu” -varmuus on säilyttämisen arvoinen ja aion pysytellä hetken tässä.

 

Koske vain korkeintaan kaksi kertaa

Pidän mielessäni seuraavat perusideat:

  • Käyn läpi sähköpostit vain pari kertaa päivässä sellaisessa tilanteessa ja sellaisella välineellä, että niihin liittyvät toimenpiteet on mahdollista suorittaa.
  • Toteutan Koske vain korkeintaan kaksi kertaa –sääntöä, jossa ensimmäisellä kosketuskerralla valitsen toimenpiteen, prioriteetin ja aikataulun ja toisella hoidan homman. Yhdellä kosketuksella selviävät lue ja poista tai arkistoi sekä nopeat pikavastaus-viestit.
  • Inboxissa on vain ToDo-viestejä eikä muuta ylimääräistä kohinaa.

 

Outlook-vinkkejä

Keräsin seuraavaan muutamia viestien käsittelyyn liittyviä Outlook-vinkkejä.

Viestien prosessointi pikatoimintojen avulla

Outlook 2010 –versiossa esiteltiin pikatoiminnot (quick steps), joiden avulla voin helposti suorittaa sähköpostiviestille haluamani toiminnon tai toimintosarjan. Pikatoiminnot eivät käynnisty sääntöjen tavoin automaattisesti, vaan suoritan sellaisen halutessasi. Outlookissa on tarjolla joitakin valmiita kuten Reply & Delete, joka hoitaa näppärästi sekä vastaamisen että alkuperäisen viestin poiston.

Pikatoimintoja voi muokata tai niitä voi luoda lisää, kuten:

  • Delegointi: viestin välittäminen ja alkuperäisen poistaminen (Forward & Delete tai vaikkapa Reply & Forward & Delete)
  • Arkistointi: haluttuun kansioon siirtäminen (Move to Folder)
  • Ajan varaaminen: ajan varaaminen viestinä saapuneelle työlle eli kalenterimerkinnän luonti ja mahdollisesti alkuperäisen viestin poisto (Create appointment & Delete)
  • Viestin merkitseminen ja luokittelu (Follow Up & Categorize)

Katso vinkkejä pikatoiminnoista.

 

Säännöt (Rules)

Myös perinteisille säännöille on käyttöä. Säännöt voivat suorittaa toimenpiteitä automaattisesti tai niitä voi käyttää esimerkiksi viestien massasiirtoihin.

Ehdottomasti säännöillä hoidettavaa kamaa: tiedotteet ja uutiskirjeet pois Inboxista odottamaan sopivaa lukuhetkeä! Unohtamatta iäkkäämpien sukulaisten PowerPoint-mietelmiä ja vitsejä.

Sääntöjen avulla voin myös hyvin esiprosessoida viestejä:

  • tietyn kriteerin (esim. lähettäjän) perusteella viestin Follow Up –merkintä tai luokittelu
  • vain minulle lähetettyjen viestien korostaminen, luokittelu tai merkitseminen tärkeäksi

 

OneNoteen lähetys

Osa hyvä säilöä -viesteistäni päätyy OneNoten muistiinpanojen joukkoon ja osan tallennan SharePointiin siihen työtilaan, mihin viestin sisältö kuuluu.

 

Keskustelukohinan vähentäminen

Kun olen ollut pidempään sähköpostin tavoittamattomissa ja jos sähköpostiin on muodostunut keskusteluketjuja, siivoan ketjuista turhat viestit pois ennen viestien läpikäyntiä.

Jos keskustelu on hyödytön, painan tietenkin Ignore, jotta loput keskusteluun saapuvat viestit menevät roskakoriin.

 

Pysyykö nollassa?

Uskon, että 0-tilanne on helppo säilyttää, sillä käytämme Onsightissa sähköpostia sisäisesti hyvin vähän. Hoidamme nopeat asiat Lyncillä ja keskustelut Yammerissa.

Ja kun itse vältän turhien viestien lähettämistä, autan omalta osaltani myös Jussia 0-tilan ylläpitämisessä.

Get things done!

 

Inbox Zero myös sinulle

Paljonko sinulla on viestejä Inboxissasi?

  • alle 100
  • 101 – 250
  • 251 – 500
  • 501+

Jos ensimmäinen ajatuksesi oli ”liikaa”, tervetuloa Onsightin Inbox Zero -työpajaan.

Paja soveltuu erinomaisesti asiakaskohtaisesti järjestettäväksi,  jolloin määrittelemme kanssanne hyvät viestintäkäytännöt ja edistämme niitä yhdessä.

Otathan yhteyttä myyntitiimimme tai minuun, jos kiinnostuit.



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi