Tampereen kaupunki

Nopeat faktat

• Tampereen kaupungissa ja sen kehyskunnissa työskentelee noin 18 000 henkilöä, joista yli 800 hyödyntää tällä hetkellä M365 Copilot-tekoälytyökalua.
• Tampereen kaupunki on rohkea edelläkävijä ja uusien asioiden kokeileminen on DNA:ssa. Tekoälyä on hyödynnetty jo vuosien ajan muun muassa talouden ennustamisessa.
• Microsoft 365 Copilot-työkalun käyttöönotolla tavoiteltiin tehokkuuden lisäämistä ja työn kokonaislaadun parantamista.
• Yksi käyttöönottoprojektin onnistumisen tekijöistä oli oppimispiirien hyödyntäminen sekä johdon vahva sitoutuminen muutokseen.

Kuva: Marko Kallio / Skyfox

Tampereen seudulla, eli Tampereen kaupungissa ja sen kehyskunnissa on noin 400 000 asukasta, joita seudullinen henkilöstö ja kuntien yhtiöt palvelevat erilaisissa tarpeissa. Microsoft 365 Copilot-työkalun käyttöönotolla tavoiteltiin tehokkuuden lisäämistä ja työn kokonaislaadun parantamista.

Tekoälyjunaan hypättiin nopeasti, sillä uusien asioiden kokeileminen on Tampereen kaupungille ominaista.

”Tampereella tehdään paljon rohkeita ratkaisuja. Jos mietitään vaikka raitiovaunuja ja tunnelihankkeita, ja nyt tekoälyä, voisi sanoa, että meillä uusien asioiden kokeileminen on DNA:ssa”,

tietohallintopäällikkö Kimmo Kouhi Tampereen kaupungilta kuvailee.

”Tekoälyä olemme hyödyntäneet itse asiassa jo vuosien ajan, muun muassa talouden ennustamisessa, turvallisuustarkoituksissa ja vaikkapa Tampereen pulssi -sovelluksessa. Heti kun Microsoft 365 Copilotiin tuli suomen kielen tuki niin lähdimme pilotoimaan sitä suurella innolla.”

Työkaluna Copilot oli selkeä valinta, sillä Tampereen seutu on ollut M365-käyttäjä jo pitkään ja siksi sen käyttöönotto oli vaivatonta.

”Oli hyvin helppoa lähteä tähän mukaan. Enemmän tässä on kyse työtapojen muutoksesta kuin teknisistä asioista ja uuden oppiminen on aina mielenkiintoista”, kommentoi tietohallintosuunnittelija Sanna-Kaisa Salonniemi. ”Yksi lähtökohta tekoälyn hyödyntämisessä on, että datan täytyy olla kunnossa. Tarpeettomiksi käyneiden tiedostojen ja tiedostojen jakojen siivoaminen on jatkuvaa työtä.”

Copilotiin perehtyminen tuo hyödyt esiin

Tekoälyä voi hyödyntää tietotyössä hyvin monilla tavoin. M365 Copilotia on Tampereen seudulla käytetty muun muassa tekstien tuottamiseen ja tiivistämiseen, kokousmuistioiden laadintaan, sähköpostien kirjoittamiseen, käännöksiin, esitysten laadintaan ja ihan yleisesti viestinnän tehostamiseen.

”Koulutuksissa käyttäjät pyysivät paljon käyttövinkkejä ja niitä käytiin yhdessä läpi. Yksi konkreettinen esimerkki on M365 Copilot -chatin kanssa kokouksiin valmistautuminen. Jos et ollut edellisessä palaverissa mukana niin Copilot päivittää sinut ajan tasalle”, sovellusasiantuntija Karoliina Falck kuvailee.

Perehtymiseen kannattaa varata aikaa. Tampereen pilottiin ilmoittautumisen yhteydessä suositeltiin, että M365 Copilot-koulutuksiin osallistumiseen ja esimerkiksi promptien eli kehotteiden harjoitteluun olisi alkuvaiheessa hyvä varata noin neljä tuntia viikossa.

”Tällaisen uuden työtavan omaksumisvaiheessa on todella helppo luovuttaa. Olemme painottaneet sitä, että kun tähän uhraa tarpeeksi aikaa niin silloin konkreettisia hyötyjä alkaa näkymään”,

Kouhi muistuttaa.

Käyttöönotto sitoutti henkilöstön

Viime vuoden toukokuussa alkaneeseen M365 Copilot-pilottiin saatiin mukaan noin 260 työntekijää. Mukana oli todella monipuolinen edustus eri palvelualueilta ja yksiköistä.

”On ollut hienoa nähdä miten sitoutunutta myös meidän johtomme on ollut tähän hankkeeseen”, Kouhi sanoo. ”Yhdessä ylemmän johdon tapahtumassa kysyimme, kuinka moni oli jo käyttänyt M365 Copilotia ja noin 80 % osallistujista nosti kätensä ylös.”.

”Lokakuussa 2024 päättyneen pilottivaiheen jälkeen teimme laajan käyttäjäkyselyn, jonka perusteella pystyttiin tekemään kannattavuuslaskelmia. Yli 100 vastaajan kyselyssä tyytyväisyys oli huippuluokkaa, ja vain yksi vastasi, ettei halua jatkaa M365 Copilotin käyttöä”, Salonniemi kertoo.

Pilotin jälkeen M365 Copilot-käyttöönotto siirtyi jatkuvaksi palveluksi ja lisenssejä on jo hankittu lisää.

Oppimispiirit perehtymisen ajureina

Yksi käyttöönottoprojektin onnistumisen tekijöistä oli oppimispiirien hyödyntäminen. Yleisesti Champions-malliksi kutsutussa perehdyttämistavassa ideana on koota ryhmä innokkaimpia ja aktiivisimpia käyttäjiä ryhmäksi, joka vie oppejaan koko organisaatioon.

Tampereen seudun projektissa oppimispiiriin ilmoittautui noin 20 halukasta.

”Tämä oli meille erittäin hyödyllinen juttu. Oppimispiirissä käytettiin M365 Copilotia yhdessä ja jaettiin kokemuksia. Toimintaa myös räätälöitiin matkan varrella sopimaan juuri sillä hetkellä ajankohtaisiin asioihin ja haasteisiin”, kehittämisasiantuntija Riikka Lindsten kertoo. ”Tämä priorisoitiin korkealle etenkin pilottivaiheessa ja huolehdittiin siitä, että kaikilla oli varattuna tarpeeksi aikaa. Oppimispiirimalli jatkuu myös tulevaisuudessa.”

Tekoälyagenttien hyödyntäminen seuraavana kehityskohteena

Varsinaisen M365 Copilot-pilotointiprojektin spin-offina Tampereen kaupungin käynnistämä seudullisesti avoin oppimispiiri keräsi yli 130 osallistujaa, jotka ovat Sulavan konsulttien kanssa suunnitelleet tekoälyagentteja Copilot Studio -ympäristössä.

Copilot Studio on kansalaiskehittäjille suunnattu graafinen, vähäkoodinen työkalu, jonka avulla organisaatiot voivat luoda monipuolisia tekoälypohjaisia agentteja, jotka avustavat ja automatisoivat tehtäviä.

Agenttien suunnitteluun liittyvissä innovointityöpajoissa ja oppimispiireissä etsittiin uudenlaisia käyttökohteita Copilotille Tampereen seudun organisaatiossa. Tilaisuudet vetivät hyvin osallistujia paikalle.

”Tässä ollaan vielä hyvin alkutaipaleella ja oppimispiireissä tutkitaan ja selvitetään mitä kaikkea Copilot Studio meille mahdollistaa”, Kouhi sanoo.

Sulavalta uskaltaa aina kysyä

Tampereen seudun M365 Copilot-projektitiimin mukaan Sulavan kanssa työskentely on ollut erittäin toimivaa.

”Sulavien kanssa on ollut helppo tehdä yhteistyötä koko ajan ja heiltä on voinut aina pyytää apua hyvin matalalla kynnyksellä. Ei ole koskaan tuntunut siltä, että kukaan ei uskaltaisi kysyä heiltä apua”,

Falck sanoo.

Yhteistä Teams-ryhmää ja koulutuksia oppimispiireissä arvostettiin paljon.

”Teams-ryhmässä saatiin jakaa niin hyviä kuin huonojakin kokemuksia, mikä koettiin hyväksi. Tämän tiimin toiminta jatkuu edelleen. Selkeästi Sulavan konsulteilla on niin paljon kokemusta tällaisista projekteista, että yhteistyötä voi luonnehtia hyvin vaivattomaksi”, Salonniemi jatkaa.

Myös oppimispiirissä Sulavan rooli oli vahva.

”Oppimispiirin suhteen yhteistyö oli mainiota ja asiantuntevaa. Sulava hoiti koulutukset sujuvasti ja tukea sai hienosti niin, että itse sai vain olla mukana tuomassa näkemyksiä ja ajatuksia. Tarpeemme huomioitiin koko ajan ja kokonaisuutta muokattiin joustavasti ja ammattimaisesti matkan varrella”, Lindsten kuvailee.

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu toukokuussa 2025