Retta ja Huoneistokeskus

Nopeat faktat

• Retta ja Huoneistokeskus siirtyivät täysin pilveen – Sulavan avulla ketterästi neljässä kuukaudessa.
• Projektissa rakennettiin kokonaan uusi IT-infrastruktuuri, joka käsitti niin verkot, työasemaympäristöt kuin liiketoimintajärjestelmätkin.
• Vanhojen järjestelmien ylläpito oli monimutkaista, kallista ja rajoitti liiketoiminnan kehittämistä ketterämmäksi.
• Suurin oppi oli, kuinka tärkeää on pitää loppukäyttäjät mukana muutoksessa.
• Retta Oy:ssä työskentelee 700 asiantuntijaa.
• Huoneistokeskuksessa on 160 asuntokaupan asiantuntijaa.

Retta Oy on osa pohjoismaista Retta-konsernia, joka on erikoistunut asuntojen, kiinteistöjen ja toimitilojen välitykseen sekä hallintaan. Yritys palvelee 700 asiantuntijan voimin niin yksityisiä, yrityksiä kuin julkisia toimijoita Suomessa ja Ruotsissa. Huoneistokeskus, jossa työskentelee 160 asuntokaupan asiantuntijaa eri puolilla Suomea, kuului projektin alkaessa samaan konserniin.

Syksyllä 2024 Retta ja Huoneistokeskus päätyivät laajaan uudistusprojektiin, kun aiemmin konsernin osana toiminut Retta Isännöinti myytiin ruotsalaisyritykselle. Jäljelle jääneiden yritysten IT-ympäristöt – niin infrastruktuuri kuin sovelluksetkin – tuli rakentaa uudelleen puhtaalta pöydältä.

Projektin jälkeen Huoneistokeskuksen tulevaisuus sai uuden suunnan: vuoden 2025 alussa yritys siirtyi uuden omistuspohjan alle, kun toimiva johto ja kotimainen sijoittajaryhmä ostivat yhtiön. Moderni pilviympäristö on sittemmin tukenut Huoneistokeskuksen matkaa itsenäisenä toimijana.

Lähtötilanne oli haastava, sillä projektin aikataulu oli todella tiukka ja halusimme samalla saattaa loppuun jo vuosia pikkuhiljaa edistämämme pilviloikan. Tarvitsimme ratkaisuja, jotka olisivat sekä toimivia että tulevaisuuden kasvua tukevia.

Retta-konsernin tietohallintojohtaja Ilkka Kemppainen kertoo.

Siirtymäprojekti oli hyvä kohta hankkiutua eroon kaikista lopuista on premise -ratkaisuista, kuten paikallisesta Active Directorystä ja siihen liittyvistä palveluista, tulostuspalveluista, sekä kaikista lopuista liiketoimintajärjestelmistä, joita ei oltu vielä siirretty SaaS-palveluiksi. Vanhojen järjestelmien ylläpito oli monimutkaista, kallista ja rajoitti liiketoiminnan kehittämistä ketterämmäksi.

Moderni IT-infra vauhdilla kasaan

Projektissa Rettalle ja Huoneistokeskukselle rakennettiin kokonaan uusi IT-infrastruktuuri, joka käsitti niin verkot, työasemaympäristöt kuin liiketoimintajärjestelmätkin. Aikataulu oli tiukka, sillä yrityskauppojen vuoksi koko projekti tuli saada valmiiksi neljässä kuukaudessa.

Kokonaisprojekti toteutettiin kuudessa eri osa-alueessa. Näistä yhtenä oli Sulavan vastuulle annettu Microsoft-ympäristöjen suunnittelu, kehittäminen sekä migraatiot vanhoista järjestelmistä. Hyödynnettyjä ratkaisuja oli useita, kuten esimerkiksi Microsoft OneDrive, Teams ja SharePoint.

“Sulavan projektipäällikkömme Antti Kirmanen kysyi ensimmäisessä palaverissa, että siirryttehän nyt viimeinkin sataprosenttisesti pilveen. Samalla hän vakuutti, että Sulava on tehnyt useita vastaavia projekteja aiemmin, mikä oli itselleni huojennus projektin laajuus ja vaativuus huomioonottaen”, Kemppainen kertoo.

Sulavan tiimi loi Rettalle alustavan projektisuunnitelman sen kokemuksen perusteella, mitä heillä oli aikaisemmista vastaavanlaisista projekteista. Aikataulusyistä olemassa ollut data siirrettiin sellaisenaan pilveen, joskin siirrettävän datan määrä yllätti kaikki:

Urakan koosta kertovat esimerkiksi migraatiossa siirretyt 32 000 Teams- ja SharePoint -sivustoa, 32 miljoonaa dokumenttia ja 1100 sähköpostilaatikkoa

Huoneistokeskuksen IT-johtaja ja projektipäällikkö Reetta Hamu summaa.

Vähemmän byrokratiaa, enemmän päätöksiä

Yksi suurimmista haasteista oli projektin laajuus ja aikataulutus – mukana oli kaikkiaan noin 175 henkilöä, joista 20 sulavalaista. Työtä tehtiin useissa rinnakkaisissa aliprojekteissa ja tiiviissä yhteistyössä eri toimittajien kesken.

Koska projekti koski laajaa joukkoa käyttäjiä ja eri IT-järjestelmiä, oli riippuvuuksien tunnistaminen avainasemassa. Uusien palveluiden käyttöönotto ja pilvimigraatiot vaativat sulavalaisilta tarkkaa koordinointia, jotta siirtymä häiritsisi loppukäyttäjiä mahdollisimman vähän.

Yllättäen siirtymän yhdeksi suurimmista haasteista osoittautuivat vanhat tiedosto- ja tulostuspalvelut. Huoneistokeskuksen osalta tiedostopalvelut pystyttiin korvaamaan Teamsilla, mutta Rettan osalta nämä rakennettiin Azure Files -pilvipalveluun.

Meillä oli johdon mandaatti tehdä päätöksiä projektin puitteissa – ilman sitä aikataulussa pysyminen olisi ollut mahdotonta. Nopea ja selkeä päätöksenteko ilman liikaa byrokratiaa olikin yksi onnistumisen avaintekijöistä.

Hamu kertoo

”Suurin oppi oli kuitenkin se, kuinka tärkeää on pitää loppukäyttäjät mukana muutoksessa. Kun henkilöstölle viestitään aktiivisesti, käyttöönotto sujuu huomattavasti paremmin.”

Pilvi mahdollistaa tekoälyn

Projektin myötä Huoneistokeskus ja Retta ovat siirtyneet kokonaan moderniin pilviympäristöön, mikä tukee joustavampaa ja tehokkaampaa työskentelyä. SharePointin ja Teamsin ansiosta tarvittavat tiedostot löytyvät jäsennellysti ja niitä voi jakaa tietoturvallisesti organisaation sisällä. Yhdessä palvelut mahdollistavat saumattoman yhteistyön eri tiimien ja työntekijöiden välillä.

SaaS-pohjainen järjestelmä pystyy joustavasti mukautumaan liiketoiminnan tarpeisiin, olipa kyseessä uusien käyttäjien lisäys tai palveluiden laajentaminen. Luonnollisesti palvelut toimivat sekä tietokoneella että mobiilissa.

Nyt IT-infrastruktuuri tukee liiketoimintaamme. Käyttäjät ovat ottaneet uudet työkalut hyvin vastaan, ja työskentely on huomattavasti sujuvampaa kuin aiemmin

Kemppainen kertoo.

Projektin jälkeen Sulava saa lämpimät kiitokset asiakkaalta:

“Sulavalaiset ottivat isosti vastuuta tästä projektista, ja heidän asenteensa oli alusta lähtien positiivinen ja kannustava – korkeasta asiantuntijuudesta puhumattakaan. Sulavalaisten kanssa oli myös todella mukavaa tehdä hommia! Sulavan tiimi vei projektia määrätietoisesti eteenpäin, ja vaikka projektissa oli välillä pitkiä päiviä, niin silti heillä säilyi huumori ja rento asenne tekemisessä. Ilman Sulavaa projektia ei olisi saatu toteutettua”, Hamu kehuu.

Pilveen rakennetun perustan myötä kummatkin yritykset voivat jatkaa prosessien kehittämistä ja hyödyntää entistä paremmin Microsoftin ekosysteemin työkaluja. Erityisesti tekoälyratkaisujen, kuten Copilotin, käyttömahdollisuuksia tutkitaan.

”Pilveen siirtyminen ei ole pelkkä IT-projekti – se on liiketoiminnan mahdollistaja. Kun kaikki toimii modernissa pilviympäristössä, järjestelmät ovat aidosti skaalautuvia, tietoturva pysyy ajan tasalla ja uusien innovaatioiden, kuten tekoälyn, käyttöönotto käy huomattavasti helpommin. Tämä tuo yritykselle paitsi kustannustehokkuutta myös kyvykkyyden uudistua nopeasti markkinoiden mukana”, sanoo projektin projektipäällikkö Antti Kirmanen Sulavalta.

Pilvisiirtymä ei ollut pelkästään tekninen muutos, vaan se mahdollistaa nyt täysin uudenlaiset toimintatavat sekä tekoälyn hyödyntämisen tulevaisuudessa

Kemppainen kiteyttää.

Kirjoittaja: Mirka Kurkela
Julkaistu huhtikuussa 2025