Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue

Nopeat faktat

• Pohde järjesti tekoälyyn liittyvän ideointikilpailun, josta saatiin runsaasti ideoita. Microsoft 365 Copilot valikoitui työkaluksi.
• Pilottiprojektin alkuun testikäyttäjiä haettiin joka alueelta organisaatiosta. Testausvaihe käytiin läpi neljässä vaiheessa, noin 100 testaajan ryppäissä.
• Copilotilla tavoitellaan Pohteessa monenlaisia hyötyjä, joihin kuuluvat ajankäytön tehostaminen ja aikasäästöt, oppiminen, laadun parantaminen ja kuormituksen vähentäminen.
• Pohde työllistää lähes 18 000 ammattilaista ja se vastaa koko Pohjois-Pohjanmaan alueen hyvinvoinnista, terveydestä ja turvallisuudesta.

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue (Pohde) on yksi Suomen laajimmista hyvinvointialueista, jonka alueella asuu noin 416 000 pohjoispohjanmaalaista. Pohde työllistää lähes 18 000 ammattilaista ja se vastaa koko Pohjois-Pohjanmaan alueen hyvinvoinnista, terveydestä ja turvallisuudesta. Maantieteellisesti laajaan alueeseen kuuluu 30 kuntaa sekä monenlaista maastoa tiheään asutusta seudusta erämaastoon.

Sote-maailmassa käynnissä ollut tekoälyinnostus näkyi myös Pohteella ja hyvinvointialueella päätettiin lähteä testaamaan sen hyötyjä.

”Tekoälytrendi ja -hypetys on ollut tosi kova ja lupauksia oli paljon myös sote-maailmaan. Halusimme lähteä testaamaan, onko lupauksille katetta”, Pohteen ICT-päällikkö Mikko Sortti kommentoi. ”Olimme kuulleet monilta hyviä kokemuksia eikä voitu jäädä junasta.”

Vuoden 2024 keväällä Pohde järjesti tekoälyyn liittyvän ideointikilpailun, josta saatiin runsaasti ideoita. Microsoft 365 Copilot valikoitui työkaluksi, koska organisaatio on muutenkin Microsoft-käyttäjä. Vahvojen synergiaetujen vuoksi vaihtoehtoja ei edes ollut.

”Kysyimme pohdelaisilta miten voisit hyödyntää tekoälyä työssäsi. Näistä nousi viisi selkeää aihiota”, sanoo Pohteen palveluvastaava ja tekoälyn sanansaattaja Tenho Moilanen, ja jatkaa:

Ideointikilpailun kautta löysimme selkeitä asiakastarpeita ja kun Microsoft 365 Copilot vastasi näihin hyvin niin aloimme testaamaan. Heti alussa huomasimme, että yleisesti tekoälyn avulla voi saada laadukkaampia tuotoksia aikaiseksi ja tämä helpottaa eri tasoisia ihmisiä heidän työssään.

Pilottiprojektista lumipalloefekti

Sulavan kanssa yhteistyö aloitettiin syksyllä 2024 laatimalla aikataulu- ja sisältöraamit. Pilottiprojektin alkuun testikäyttäjiä haettiin joka alueelta organisaatiosta. Ajatuksena oli lähteä liikkeelle hallitusti pienellä ryhmällä ja laajentaa käyttäjämääriä projektin edetessä. Vaiheittain etenemiselle oli monia niin taloudellisia kuin laadullisiakin syitä. Vaiheistus nähtiin niin hyväksi malliksi, että se jatkui kevääseen asti, vaikka projektivaiheen piti päättyä jo vuoden lopussa.

”Haimme mukaan ihmisiä joka puolelta organisaatiota. Mukana oli niin hallinnon ihmisiä kuin kliinisenkin puolen ammattilaisia”, Moilanen kuvailee. ”Intoa riitti ja osallistujista ei ollut missään vaiheessa pulaa. Saimme hyvän lumipalloefektin aikaan ja kun ensimmäiset innostuivat, niin fiilis levisi nopeasti muuallekin, vaikka tätä ei varsinaisesti markkinoitu tai myyty organisaation sisällä.”

Testausvaihe käytiin läpi neljässä vaiheessa, noin 100 testaajan ryppäissä. Innokkailta testaajilta saatu palaute kyselyissä oli erittäin kannustavaa.

Kun saimme hyviä käyttökokemuksia ensimmäisistä aalloista, niin homma parani koko ajan. Neljännen aallon sisäänotto meni todella hyvin, kun oli opittu niin paljon aiemmista. Tämä näkyi tietenkin myös pilotin palautteissa, kun pystyttiin vastaamaan innokkaisiin odotuksiin paremmin kuin alussa. Ja osasimme myös rehellisesti kertoa Copilotin eduista ja haasteista ja hallita näin myös odotuksia.

Moilanen jatkaa

Tekniset vaatimukset Microsoft 365 Copilot-käyttöön olivat melko suoraviivaiset.

”Järjestelmiä jouduttiin jonkin verran teknisesti tuunaamaan. Suuri osa liittyi Office-tuotteiden jakelukanavien määrittelyihin, joihin tehtiin jonkin verran muutoksia”, Sortti kertoo. ”Piti tietenkin myös varmistaa, että ohjelmistot ja työasemat ovat sillä tasolla, että Copilotia pystytään käyttämään.”

Tekoälystä sparrailukaveri

Pohteen organisaatiossa Microsoft 365 Copilotia käytetään hyvin monenlaisiin tarkoituksiin. Kokousten litterointi on selkeästi yksi suosituimmista käyttökohteista, mutta Copilot auttaa myös muun muassa tiedon haussa, kokousmuistioiden tekemisessä ja tyhjän sivun syndrooman taklaamisessa.

”Jos vaikka tulen myöhässä kokoukseen niin Copilot tekee minulle nopeasti koosteen mistä aiemmin on puhuttu ja pääsen äkkiä kartalle. Myös muistiinpanojen automatisointi säästää todella paljon aikaa”, Sortti sanoo. ”Itse käytän Copilotia tiedonhakusihteerinä. Se löytää todella nopeasti asioita omista tiedostoistani. Minulle se on myös sparrailukaveri, jolta voi aina kysyä mahdottomankin tyhmiä kysymyksiä.”

Kokemuksen karttuessa ja työkalun ominaisuuksien kasvaessa Copilotin käyttö monipuolistuu entisestään.

”Yksi Copilotin suosituista käyttökohteista on tyhjän sivun syndrooman ratkaiseminen. Copilotin avulle pääsee helposti alkuun – se voi antaa aiheita ja myös auttaa jalostamaan omia tuotoksia”, Moilanen huomauttaa ja jatkaa:

Kun oma kokemuksemme lisääntyy ja Copilotiin tulee uusia ominaisuuksia, pystymme myös hyödyntämään entistä paremmin omia datoja esimerkiksi tiedon yhdistämisissä, tietolähteille kysymysten esittämisessä ja niin edelleen.

Copilotilla tavoitellaan Pohteessa monenlaisia hyötyjä, joihin kuuluvat ajankäytön tehostaminen ja aikasäästöt, oppiminen, laadun parantaminen ja kuormituksen vähentäminen.

Asiantuntijatyössä Copilotin hyödyt ovat todella moninaiset. Vaikkapa ratkaisuiden tehokas hakeminen, vikojen paikantaminen ja työn laadun parantaminen ovat hyvin olennaisia asioita. Copilot voi myös yksinkertaisimmillaan olla apuri, joka vähentää työntekijän työn kuormittavuutta.

Sortti kuvailee

”Olemme tehneet laajasti tekoälyn hyödyntämiseen liittyviä projekteja terveydenhuollon alalla ja näemme, että se tulee tuomaan niin merkittäviä kustannussäästöjä kuin enemmän aikaa oikeaan työhön kuten potilaiden kohtaamiseen. Esimerkiksi juuri yhdistyneen hyvinvointialueen ohjeiden samankaltaistaminen, asiakaspalautteesta saadun datan nopeampi ja kattavampi hyödyntäminen sekä datan hyödyntäminen ylipäätään yhä laajemmin ovat käyttötapauksia, joihin Pohteen organisaatiossa on ollut kiinnostusta kokeilla Copilottia hyödyntämistä”, kertoo useista alan organisaatioiden asiakkuuksista Sulavalla vastaava Markus Ikonen.

Velho-verkosto analysoi käyttötapauksia ja vei oppeja eteenpäin

Copilotin käyttöönottoprojekteissa, kuten monissa muissakin projekteissa hyödynnetään usein ns. champions-verkostoja ja näin tehtiin myös Pohteen projektissa. Ensimmäisen vaiheen testaajat, jotka olivat myös monien ideoiden vanhempia, muodostivat Pohteen tekoälyyn liittyvän velho-verkoston, joka kävi käyttötapauksia läpi ja vei oppeja organisaatioon.

Pienellä, noin 10 aktiivisen käyttäjän, ryhmällä kävimme pieteetillä läpi käyttötapauksia. Alkuvaiheessa muutimme sisältöjä ns. normaalimpaan suuntaan, kun huomasimme, että monet käyttökohteet vaativat liikaa tekoälyosaamista ja -kokemusta. Näin pääsimme lähemmäksi arkisia, isomman massan käyttökohteita.

Moilanen kertoo

Alussa ryhmässä paneuduttiin miettimään tekoälyn tarkoitusta – missä se on hyvä ja missä ei.

”Velho-porukka toi sen ajatussiemenen, että tekoäly on sellainen, jota täytyy opastaa. Velho-verkosto oli meille todella tärkeä ryhmä, joka vei myös tehokkaasti oppeja laajemmin organisaatioon”, Moilanen jatkaa.

Sulavan apu kattavaa

Yhteistyö Sulavan kanssa projektissa oli Sorttin ja Moilasen mukaan helppoa ja suoraviivaista ja kokonaisuus oli hyvin paketoitu.

Käyttöönottoprojekti tuli meille todellakin palveluna. Oma organisaatiomme on aika ohut tällaisen kokonaisuuden käyttöönottoon ja siksi tarvitsimme kokeneen kumppanin apua. Koulutukset ja materiaalit olivat todella hyviä emmekä omin voimin olisi pystyneet esimerkiksi näin hyvin mittaamaan hyötyjä.

Sortti sanoo

Sulavan Copilot Adoption Service -paketissa oli mukana monen tason koulutuksia, käyttötapaustyöpajoja, tukiklinikoita sekä runsaasti erilaisia materiaaleja.

”Loppukäyttäjiltä on meille tietohallinnon suuntaan tullut palautetta, ettei monenkaan työuralla ole ollut näin kattavaa pakettia käytössä”, Moilanen kertoo. ”Tässä tehtiin asioita monessa vaiheessa alkaen tutustumisesta. Tekoälyhän poikkeaa aiemmista uudistuksista niin, että siinä on mukana ihmismäisyyttä. Täytyy ensin hiffata miten tekoäly voi auttaa ja sitten vasta voi miettiä miten se voi olla läsnä omassa käytännön arjessa. Sulavan palvelu on tarjonnut todella hyvän tuen meidän Copilot-käyttäjillemme.”

Tekoälykehitys jatkuu

Pohteen alkuvaiheen kokemukset Microsoft 365 Copilotista ovat olleet niin positiivisia, että Sortti arvioi, että Copilot on tullut – ainakin jossain muodossa – jäädäkseen.

Kun opitaan näin hyvin uuteen teknologiaan niin siitä tulee luonnollinen osa työkokemusta. Aivan kuten perinteiset työasemat ja Teamsit. Tulevaisuudessa kun Copilotin kyvykkyys vielä etenee niin uskon, että tällä on paikka hyvinvointialueen työarjessa. Käytön laajuus riippuu tietenkin esimerkiksi priorisoinneista ja taloudellisista asioista.

Sortti kuvailee

Lähitulevaisuuden näkymiin kuuluu ennen kaikkea loppukäyttäjistä huolehtimista ja seuraavaksi lähdetään tutkimaan tekoälyagenttien mahdollisuuksia erilaisissa työrooleissa.

”Jatkossa haluamme huolehtia Copilot-käyttäjistämme paremmin ja paremmin”, Moilanen sanoo. ”Myös Microsoftilla itsellään on iso rooli tulevaisuudessa. Heidän täytyy tehdä hyvä työkalu, jotta ihmiset haluavat jatkossakin käyttää sitä. Totuushan on se, että jos työntekijät haluavat käyttää tekoälyä niin he käyttävät sitä – oli se työnantajan tarjoama tai ei. Toivottavasti voimme tarjota jatkossakin turvallisen ympäristön tähän.”

”Tekoälyagentit avustavat ja automatisoivat tehtäviä, ja täydentävät sitä, mitä Copilotilla voidaan tehdä. Niiden avulla on mahdollista tehostaa toimintaa, automatisoida prosesseja, rakentaa sovelluksia, joissa hyödynnetään tekoälyä osana prosessia. Lähdemme nyt yhdessä miettimään käyttötapauksia Pohteelle”, kertoo Sulavan asiantuntija Silja Penttinen.

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu toukokuussa 2025