Kemira

Kansainvälinen kemianyhtiö Kemira toteutti vuosina 2016-2018 merkittävän uudistumisprojektin, johon liittyi fyysisen työympäristön muutos, työkulttuurin ja -tapojen kehittäminen sekä uudenlaisten teknologisten ratkaisujen käyttöönotto. Sulava oli mukana muutoksessa muun muassa suunnittelemassa ja toteuttamassa vierailijakokemusta sekä suunnittelemassa henkilökunnan uusia toimintatapoja.

Kemiran pääkonttori Helsingin Ruoholahdessa muutti uuteen taloon vuoden 2018 kesällä ja on nyt osoitteessa Energiakatu 4, osana Technopoliksen uutta toimistokampusta. Uudistusprojektin nimi ”550” otettiin fyysisten askelten määrästä, joka kertyy pääkonttorin aiemmasta sijainnista uuteen. Muutosprojektissa ei vain siirrytty puolta pienempiin, tehokkaisiin toimitiloihin 250 työntekijän pääkonttorissa vaan kokonaistavoitteena oli tehostaa koko 5000 ammattilaisen kansainvälisen organisaation toimintatapoja ja tuloksellisuutta, parantaa työviihtyvyyttä sekä kehittää työn tekemisen kulttuuria avoimempaan ja kollaboratiivisempaan suuntaan.

”Uusien digitaalisten työkalujen käyttöönotto ei onnistu ellei organisaation työntekijöiden tarpeet ole tiedossa ja toimitilojen perusasiat mietitty niitä tukemaan harmoniassa”, kommentoi Kemiran muutosprojektin vetäjä, Director CFO Programs, Jari Tolvanen.

Käytännön tavoitteita projektilla oli useita, mutta keskeisimmät liittyivät viestintäkanaviin (mm. sähköpostien vähentäminen), palaverikäytäntöjen tehostamiseen, tilojen mahdollisimman järkevään käyttöön, etätyön mahdollistamiseen sekä työntekijöiden oman elämänrytmin sovittamiseen paremmin työntekoon.

HR- vai IT-projekti?

Kemiran 550-projektissa on ollut laaja määrä osanottajia ja kokonaisuus on ollut niin työkulttuurin muutosprojekti, fyysinen rakennusprojekti kuin laaja IT-hankekin. Mukana on ollut lukuisia ryhmiä johtoryhmätason ohjausryhmästä projektin työntekijätiimiin ja vaikkapa kahviraatiin. Esimerkkiä haettiin myös lukuisista muista yhtiöistä, joista löydettiinkin hyvin toimivia konsepteja.

”Kokonaisuutena 550 on ollut 70 prosenttisesti henkilöstöhallinnon projekti, jossa kaikki ovat tavalla tai toisella mukana”, Tolvanen sanoo. ”Alkuvaiheessa benchmarkkaus oli myös hyvin tärkeää ja kävimme tutustumassa noin 15 muuhun vastaavantyyppiseen projektiin ja vertailemalla muihin löysimmekin paljon ideoita omaan toteutukseen.”

Kaikki lähtee ihmisistä ja heidän tarpeistaan

Kemiran muutosprojektin kantavana ideana läpi koko hankkeen oli työntekijöiden kuunteleminen ja mahdollisimman laaja informaation kerääminen päätöksenteon tueksi. Koko projekti aloitettiin laajalla henkilöstökyselyllä, jossa selvitettiin yleisiä tilatarpeita sekä kartoitettiin miten työtä tehdään, minkälaisia liikkuvuusprofiileja löytyy, mitä tarpeita eri ihmisillä on mm. salassapidon kannalta, kuinka paljon etätyötä tehdään jne. Vanhassa pääkonttorissa toteutettiin myös havainnetutkimus, jossa kartoitettiin tarkkaan esimerkiksi palavereihin osallistumista, kahviloiden käyttöä sekä muita tilan- ja ajankäyttöön liittyviä asioita.

Kyselystä ja seurannasta saatiin runsaasti hyödyllistä informaatiota ja pystyttiin identifioimaan tarvepohjaisia työntekijäprofiileja. Seurannassa selvisi myös esimerkiksi, että 70-80%:ssa palavereista on alle neljä henkilöä fyysisesti läsnä, sillä yhä useammat liittyvät sähköisesti mukaan. Kemiran vanhaan pääkonttoriin perustettiin myös 500 neliön ”laboratorio”, jossa työntekijät saivat kokeilla ja eri toimittajat esitellä ja markkinoida esimerkiksi työpöytiä, mattoja, neukkariratkaisuja, AV-laitteita ja puhelinkoppeja.

”Saimme jo alkuvaiheessa erittäin hyvää palautetta laajasti henkilöstöltä työtavoista ja myös ihan konkreettisista asioista, kuten toimistokalusteista. Tämän perusteella oli huomattavan helppoa lähteä tekemään valintoja muutokseen, johon suurin osa voisi sitoutua. Meille ehdottoman tärkeää oli se, että ihmistä kuullaan joka vaiheessa, sillä tarvehierarkia rakentuu hyvin perusasioista, kuten työpisteiden ominaisuuksista ja parkkipaikkojen saatavuudesta”, Tolvanen kommentoi.

Käytännössä koko projekti alkoi 100 päivän koejaksolla, jonka aikana ihmiset ns. heitettiin uuteen kokeilemaan uudenlaisia tapoja tehdä työtä. Koeajan jälkeen tehtiin uusi kysely, jossa selvitettiin miten ihmiset kokivat uudet tavat ja otettiin oppeja jatkoon.

Wow-tiimi ja johdon sitoutuminen ytimessä

Yksi keskeinen haaste erityisesti suurien yritysten muutosprosesseissa on muutoksen viestintä. Kemiran projektissa yksi kriittisistä viestintäkanavista oli Wow-tiimi, johon valittiin eri tiimeistä motivoituneita henkilöitä viemään muutosta eteenpäin organisaatiossa, olipa kyse neuvottelukäytäntöjen muuttamisesta tai vaikkapa maton värin valinnasta.

”Wow-tiimiläisillä ei ollut varsinaisia velvoitteita, mutta he saivat käyttää tietyn verran aikaa lähettiläänä toimimiseen. Mukana oli eri organisaatiotasoilta ihmisiä, jotka osaavat käyttää nykyaikaisia työkaluja ja ovat tehokkaita sisäisiä myyjiä. Tämä toimintamalli on ollut erittäin tehokas alusta lähtien ja Helsingin pilottiprojektin jälkeen olemme jo perustaneet wow-tiimejä myös muihin toimistoihimme”, Tolvanen sanoo.

Suurien muutosprosessien onnistumisen edellytyksiin kuuluu luonnollisesti myös johdon täysi sitoutuminen ja esimerkin näyttäminen. Kemiran johto on ollut hyvin sitoutunutta muutokseen ja hierarkkisuuden vähentyminen on näkynyt paitsi fyysisesti (8 kerrosta on vaihtunut kahteen kerrokseen) myös siinä, että yhtiön johtoryhmä istuu nyt fyysisesti samassa isossa avotilassa kaikkien muiden kanssa.

”Tietyiltä funktioilta, kuten lakiosastolta, tämä fyysinen muutos vaatii tietenkin hieman enemmän sopeutumista”, Tolvanen kommentoi.

Tavoitteena saumaton vaihtelu digitaalisen ja fyysisen välillä

Yksi osa Kemiran uudistumisprosessia on ollut myös uudenlaisten digitaalisten työkalujen käyttöönotto, joissa yhtiöllä on Tolvasen mukaan aina varaa parantaa.

”Olemme yhtiönä samassa digitaalisessa murroksessa kuin kaikki ja otamme askeleita kohti modernia työn tekemisen kulttuuria. Olemme paraikaa kehittämässä mm. Microsoftin Yammerin ja Teamsin entistä tehokkaampaa hyödyntämistä sekä pilvipalveluiden käyttöä dokumenttien käsittelyssä ja jakamisessa. Uudet Microsoftin kannettavat tietokoneet sekä Microsoftin työkalut ovat jo nyt laajasti käytössä ja niistä otetaan hyötyjä irti.”

Tulevaisuudessa Kemiran tavoitteena työkulttuurin kehittämisessä on tehokkuuden lisääminen entisestään, saumaton vaihtelu fyysisestä digitaaliseen sekä aktiivinen mielipiteiden vaihtaminen digitaalisten työkalujen avulla.

”Suosittelen ehdottomasti investoimista kyselytyökaluihin, jotta organisaatiossa pystytään ymmärtämään ihmisten tarpeita ja haluja – palautteen saaminen pitäisi ideaalisti olla jatkuvaa, jotta kehitystyö on pysyvää eikä projektiluontoista.”

”Kiteytyksenä voi sanoa, että ympäristö, työkulttuurin muutos ja valitut teknologiat täytyy muuttua kaikki yhtä aikaa. Muuten muutosprosessi ei onnistu”, Tolvanen sanoo.

Sulava oli mukana Kemiran muutoksessa muun muassa suunnittelemassa ja toteuttamassa vierailijakokemusta sekä suunnittelemassa henkilökunnan uusia toimintatapoja.

Vierailijakokemusta parannettiin muun muassa ottamalla käyttöön uusia toiminnallisuuksia uuden pääkonttorin aulapalveluille hyödyntämällä O365-palveluita kuten Forms, Teams ja Flow. Pääkonttoriin tulevalle vieraalle lähetetään etukäteen kirjautumislinkki, johon hän pystyy kirjaamaan tietonsa ennen kuin tulee paikalle. Toinen vaihtoehto vieraalle on ottaa QR-koodi aulassa, joka vie samaan lomakkeeseen. Tieto siirtyy aulapalvelun SharePointtiin ja sieltä Teamsiin. Tämän ansiosta aulapalvelu näkee jatkuvasti esimerkiksi tulevat ja talossa olevat vieraat.

Henkilökunnan toimintatapojen kehittämisessä valittiin tärkeimmät kehitettävät osa-alueet, jotka pystyttiin tekemään muuton aikana. Nämä osa-alueet olivat tiedostojen kanssa työskentely, modernit palaverikäytänteet, viestintä ja yhteistyö. Näihin osa-alueisiin kehitettiin parhaita käytäntöjä sekä rakennettiin viestintä- ja koulutusmateriaaleja. Jokaisen johtoryhmän jäsenen kanssa muutos käytiin henkilökohtaisesti läpi.

Kemira on globaali kemianyhtiö, joka palvelee asiakkaita runsaasti vettä käyttävillä teollisuudenaloilla. Kemira tarjoaa asiantuntemusta, sovellusosaamista ja kemikaaleja, jotka parantavat asiakkaiden lopputuotteen laatua sekä prosessi- ja resurssitehokkuutta. Kemira keskittyy massa- ja paperi-, öljy- ja kaasuteollisuuteen sekä veden käsittelyyn. Vuonna 2018 Kemiran liikevaihto oli noin 2,6 miljardia euroa ja henkilöstön määrä 4 915.

 

Toimittanut:
Juhani Lassila

Julkaistu toukokuussa 2019