Käyttäjälähtöisyys HUSin modernin SharePoint-intranetin ytimeen

Uudistusprojektin tavoitteena oli luoda moderni, helppokäyttöinen ja käyttäjälähtöinen intranet, joka tehostaisi päivittäistä HUSin työntekijöiden arkea. Visio oli, että uudesta intranetistä tulisi ketterä ajankohtaisviestinnän ja tiedon jakamisen paikka, jonka ääreen henkilöstö hakeutuu. Intranetin käyttötarkoitusta tuli kirkastaa niin, että henkilöstö ymmärtää intranetin roolin HUSin muiden viestintäkanavien joukossa.

Vanha SharePoint-alusta oli teknisesti vanhentunut ja sisällöntuotanto oli monimutkaista ja aikaa vievää. Sivustoja ja sisältöä oli valtavasti ja hakutoiminnallisuus ei toiminut. Osa sisällöistä oli rajoitettujen käyttöoikeuksien takana, eikä niillä ollut omistajia. Suurta osaa vanhentuneista sisällöistä ei ollut mahdollista poistaa.

Tavoitteena oli luoda intuitiivinen ja helppokäyttöinen Sharepoint-intranet, jota pystyisi käyttämään myös mobiililaitteilla. Vaatimuksena oli myös, että uuden intranetin täytyy olla kaikin puolin saavutettava.

Maria Svenström, HUSin viestintäpäällikkö

Kyselyillä selvitettiin työntekijöiden tarpeita ja toiveita

Henkilöstöä osallistettiin projektiin monin tavoin eri yksiköistä ja ammattiryhmistä sekä kutsuttuna että vapaaehtoisina. Muutaman vuoden kestäneen projektin aikana pidettiin kymmeniä työpajoja ja suunnittelupalavereita. Teamsissa toimi vapaaehtoisten kommenttiryhmä, johon osallistui projektin aikana 170 vapaaehtoista. Koko organisaatio osallistui prosessiin eri aihealueita koskevissa kyselyissä.

Intran käyttäjille tehtiin myös kohderymäkohtaisia kyselyitä, joilla selvitettiin, mitä tukea huslaiset intrasta tarvitsevat ja haluavat arkensa sujuvoittamiseksi. Projektissa oli mukana palvelumuotoilijoita varmistamassa, että käyttäjälähtöisyys huomioidaan kaikessa suunnittelussa.

Alkuvaiheen työpajoissa luotiin käyttäjäprofiilit intran käytön kannalta keskeisistä työntekijäryhmistä tukemaan suunnittelua ja sisällöntuotantoa.

Profiilien avulla sisällöntuottajat pystyvät ajattelemaan ymmärrettävän sisällön tuottamista aidosti ihmiselle ruudun toisella puolen. Käyttäjäprofiileja hyödynnettiin koko projektin ajan.

Mirkka Kujala, HUSin viestintäasiantuntija ja projektipäällikkö

Palvelumuotoilu ja käyttäjäkokemukset tukena toteutuksessa

Suunnitteluvaiheessa tehtiin sisältölinjaukset uudelle intranetille. Sisällöntuotannon vastuu siirrettiin niille, jotka ovat vastuussa kyseisestä aihealueesta.

“Kun asiantuntijat ylläpitävät itse omia sisältöjään, turhat aikaviiveet jäävät pois ja asia tulee oikeanlailla viestittyä”, Kujala sanoo.

Uuden intranetin sisältöjen rakentamisesta vastasi yli 500 sisällöntuottajaa reilun puolen vuoden aikana. Projektin etenemistä ja intran julkaisuvalmiutta seurattiin Excelillä. Sisällöntuottajille rakennettiin intranomainen koulutusalusta harjoittelua varten ja Teamsissa järjestettiin kymmeniä erilaisia koulutuksia.

“Sisällöntuottajien tukiverkosto oli yksi projektissa syntyneistä helmistä ja se on aktiivinen edelleen. Siellä voi kysyä matalalla kynnyksellä apua aiheeseen kuin aiheeseen”, Kujala jatkaa.

Sisällöntuottajille toteutettiin kuvallinen intraopas omana sivustona. Opas sisältää esimerkiksi vinkkejä ja ohjeita, kuinka tuottaa käyttäjälähtöistä ja saavutettavaa sisältöä, miten otsikoidaan sisältöjä ja ryhmitellään tekstiä.

Uusi hallintamalli ja hyväksymismenettely tukemaan sisällöntuotannon ja hallinnan prosessia

Projektissa tunnistettiin toisistaan tarpeiltaan poikkeavia sivustotyyppejä, joilla tehtiin erilainen ulkoasu ja asetukset. Keskeisimmät yhteystiedot on nostettu sivulle visuaalisesti näkyville ja alareunasta löytyy sivustovastaavan tiedot.

Uudistuksen yhteydessä rakennettiin myös hallintamalli, jolla selkeytettiin sisällöntuotannon vastuut ja käyttöoikeudet.

Uudessa mallissa hyödynnetään automaatiota tiedon elinkaaren hallinnassa ja sivustojen luomisessa.

Tuulia Halttunen, Sulavan seniorikonsultti

Jalkautus henkilöstölle aktiivisella viestinnällä

Intran uudistuksesta ja edistymisestä viestittiin aktiivisesti koko henkilöstölle ja projektista ja sen etenemisestä tehtiin infosivusto. Lisäksi projektin etenemisestä viestittiin uutiskirjein ja tiedottein, sekä yksiköille tuotettujen infomateriaalien ja esittelyjen avulla. Käytettävyystestauksissa ennen julkaisua oli mukana huslaisia, jotka eivät olleet mukana sisällöntuotannossa.

Uusi intranet julkaistiin joulukuun 2023 alussa ja vanha intranet siirrettiin lukutilaan.

Pölyisestä arkistosta ajantasaiseksi ilmoitustauluksi

Nimikilpailussa uuden intranetin nimeksi valikoitui Eetteri. Intran rooli muuttui uudistuksen myötä pölyisestä arkistosta ilmoitustauluksi, jossa on vain ajantasaista sisältöä. Koska sisältöjä on edelleen paljon, ylläpitäjille vähintään vuoden välein lähtevät automaattimuistutukset varmistavat, että sisältö pysyy ajankohtaisena.

Etusivulta löytyy tärkeimmät ajankohtaiset asiat ja käyttäjä voi itse valita esimerkiksi mitä kiinteistöä tai aihealueita koskevia tiedotteita haluaa seurata. Etusivulta löytyy myös poikkeustiedotteet, joista selviää esimerkiksi tulevat tietoliikennekatkokset ja järjestelmäpäivitykset.

Intranetiä kehitetään jatkuvasti käyttäjiä kuunnellen. Sisällöntuotanto ja sisältöjen ylläpito sekä sisällöntuottajien kouluttaminen ja tukiverkoston toiminta jatkuu aktiivisena. Koulutuksia oli kattavasti tarjolla moneen tarpeeseen ja niitä on räätälöity matkan varrella tarpeen mukaan. Sisällöistä on selkeät vastuut.

Parempi hakuominaisuus ja helppokäyttöinen ja selkeä navigaatio on saanut käyttäjiltä kiitosta. Intranetin raikas ulkoasu on myös saanut hyvää palautetta. Käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä selkeään sivujen tekoon ja päivittämisen helppouteen sekä ajantasaisiin sisältöihin.

Kirjoittaja: Merja Turpeinen
Julkaistu syyskuussa 2024