HUSin Office 365 -ympäristö vaatii jatkuvaa kehittämistä

Helsingin ja Uudenmaan yliopistollisen sairaalan HUS:n visiossa sanotaan, että HUSin palvelutuotanto on kilpailukykyistä. Siihen liittyy olennaisesti myös Office 365 -työkalut ja niiden hallinta, jossa Sulava toimii HUS:n läheisenä kumppanina.

Suomen toiseksi suurin työnantaja HUS työllistää yhteensä noin 28 000 tehtävänkuvaukseltaan hyvin erilaista ammattilaista. Helsingin yliopiston osana HUS:n organisaatiosta löytyy 338 erilaista työnimikettä. Tämä luo merkittäviä haasteita myös moderneille työvälineille, sillä niiden tulee palvella jokaista oikealla tavalla.

HUSin tietohallinto otti pilvipohjaisen Office 365 -ympäristön organisaation käyttöön muutama vuosi sitten. Kokonaisuuteen sisältyy runsaasti sisäisiä ja kolmansien osapuolien palveluita. Näistä keskeisin on intranet, jota hyödyntää muun muassa potilastietojärjestelmät. Myös Teams-käyttö on aloitettu osassa organisaatiota ja sen hyödyntämistä ollaan parhaillaan laajentamassa.

”Organisaatiossamme on Office 365 -käyttäjiä professorista ja kirurgista hoitohenkilökuntaan ja laitoshuoltajiin eli erilaisia käyttäjäprofiileja on todella paljon”, kertoo Juha Siitonen, HUS:n tietojärjestelmäpäällikkö.

”Ulkopuolisten järjestelmien ja modernien teknologioiden, kuten tekoälyn ja vaikkapa ohjelmistorobotiikan huomioiminen kokonaisuudessa tuo myös omat lisänsä tekniseen kokonaisuuteen. Tätä pyrimme yhdessä Sulavan kanssa jatkuvasti kehittämään ja parantamaan.”

Olennaista luotettavuus ja tehokkuus

HUSin tietoteknisiin järjestelmiin ja ylipäätään sairaalaorganisaation digitalisaatioon liittyy monia tärkeitä huomioitavia tekijöitä. Modernien työvälineiden täytyy varmistaa, että pystytään aidosti keskittymään hoitotyöhön, päästään vanhasta paperimaailmasta eroon ja voidaan tehdä asioita digitaalisesti.

Välineiden täytyy olla ajantasaisia, jotta työntekijät pystyvät reagoimaan muuttuviin tilanteisiin nopeasti, kaikista asioista ei tarvitse erikseen tiedottaa ja jotta esimerkiksi työvuorolistat ovat aina ajan tasalla. Digitaalisuus yltää monessa kohtaa myös oman organisaation ulkopuolelle. Esimerkiksi sairaanhoitopiirien yhteisessä virtuaalisairaala Terveyskylässä kansalaiset voivat järjestelmien avulla seurata ja vaikuttaa omaan hoitopolkuunsa. Palvelua käyttää jo muutama satatuhatta ihmistä.

”Osaltaan digitaalistumisen tavoitteena onkin, että ihmiset halutaan pitää mahdollisimman kaukana sairaalasta”, Siitonen huomauttaa.

Sulavan OmaKonsultti HUS:n jatkuvana tukena

HUSin tietohallinnon Office 365 -järjestelmien hallintaan keskittyvään tiimiin kuuluu kaksi HUSin omaa asiantuntijaa sekä Sulavan seniorikonsultti, joka tuo laaja-alaista osaamista ja näkemystä kehitystyöhön. OmaKonsultti tekee töitä asiakasyritykselle säännöllisesti, ennalta sovitun suunnitelman mukaisesti. Taustatukena toimii koko Sulavan asiantuntijakaarti, joiden kanssa asioita voi aina sparrata ja joista voidaan nostaa erityisosaajia töihin aina tarpeen vaatiessa.

HUSilla Sulavan OmaKonsultti-palvelun ideana on katsoa isoa kuvaa ja yksityiskohtia ulkopuolisen silmin. Lisäksi konsultti analysoi koko ajan ympäristöä ja koittaa löytää loppukäyttäjille nopeampaa ja parempaa palvelua.

”Meillä ei ole Office 365 -puolelta huippusyvää teknistä osaamista itsellämme ja sitä saamme Sulavalta”, Siitonen sanoo.

”Olemme nyt tehneet Sulavan kanssa yhteistyötä noin vuoden ajan. Kokemukseni mukaan Sulavan OmaKonsultin suurimpiin hyötyihin kuuluvat, että konsultti pystyy tutkimaan asioita hyvin syvällisesti ja viemään asioita myös loppuun. Tästä syntyy se olennaisin tulos ja meille aitoa hyötyä.”

Jokainen millisekunti merkitsee

HUSin Office 365 -tiimin ja Sulavan konsultin keskeisiin rooleihin kuuluvat muun muassa palveluarkkitehtuurista ja järjestelmäarkkitehtuurista huolehtiminen, toimittajien valvominen sekä epäkohtien löytäminen ja käsittely sisäisesti ja ulkoisten kumppanien kanssa.

Esimerkiksi alkuperäisen SharePointiin siirretyn online-intran kanssa HUSilla oli paljon suorituskykyongelmia, joita on käsitelty sisäisesti, luotu uudenlaisia monitorointijärjestelmiä ja käsitelty Microsoft-konsulttien kanssa. Tätä kautta on tunnistettu ongelmakohtia ja löydetty niihin ratkaisuja. Palvelu on pikkuhiljaa nopeutunut ja käytettävyys on nyt jo hyvällä tasolla.

”Jokainen millisekunti parantaa käytettävyyttä ja sen merkitys kumuloituu näin suuressa organisaatiossa. Intranet on palveluistamme yksi tärkeimmistä, koska siellä sijaitsevat muun muassa potilashoito-ohjeet ja vuorolistat”, Siitonen kertoo. ”Sulava on onnistunut ratkaisemaan tämänkaltaisia, meille päänsärkyä aiheuttaneita, haasteita tehokkaasti ja asiantuntevasti.”

Helsingin yliopistollinen sairaala HUS

HUS Helsingin yliopistollisessa sairaalassa saa vuosittain hoitoa yli puoli miljoonaa potilasta. HUSissa työskentelee noin 28 000 ammattilaista kaikkien potilaiden parhaaksi. HUSin vastuulla on 24 jäsenkunnan asukkaiden erikoissairaanhoito. Lisäksi HUSiin on keskitetty valtakunnallisesti useiden harvinaisten ja vaikeiden sairauksien hoito. HUS on Suomen suurin terveydenhuoltoalan toimija ja maan toiseksi suurin työnantaja.

Kirjoittaja: Juhani Lassila

Julkaistu huhtikuussa 2020