Fondia

Nopeat faktat

• Lakitoimisto Fondia perustettiin vuonna 2004 ja konserniin kuuluu noin 190 työntekijää Suomessa, Ruotsissa, Virossa ja Liettuassa.
• Fondia on hyödyntänyt ensimmäisten joukossa Suomessa Microsoftin Copilot-työkalua Sulavan Copilot Adoption Service -palvelun avulla.
• Copilotin käytön tavoite on yksinkertainen: halu tehostaa työtä.

Lakitoimisto Fondia perustettiin vuonna 2004 ja nykyään konserniin kuuluu noin 190 työntekijää Suomessa, Ruotsissa, Virossa ja Liettuassa. Fondian missiona on tarjota liikejuridiikan palveluita asiakkailleen uusilla ja innovatiivisilla tavoilla, jonka myötä yrityksessä on haluttu ottaa nopeasti myös uusia teknologioita käyttöön. Nyt Fondiaanit ovat päässeet ensimmäisten joukossa Suomessa hyödyntämään Microsoftin Copilot-työkalua Sulavan Copilot Adoption Service -palvelun avulla.

”Uskon, että tällainen varhainen omaksuminen on vahvasti yrityksemme DNA:ssa”, kommentoi Digital Officer Joachim Mac Donald-Thomé.

”Kiinnostuimme tekoälystä jo heti kun Open AI:n ChatGPT tuli markkinoille. Sen kokeileminen sallittiin, mutta käytölle luotiin tiukat säännöt ja raamit. Heti kun Copilot-työkalusta alkoi liikkua huhuja, niin olimme heti mukana!”

Vaikka Fondia oli kiinnostunut Copilotin käytöstä heti sen julkistuksen jälkeen, niin projekti päästiin aloittamaan vasta tammikuussa 2024, kun Microsoft poisti lisenssimäärien rajoitukset.

”Olimme pitkään jo valmiina pilotoimaan Copilotia. Odotimme vain hetkeä, jolloin pääsisimme tekemään tästä meille kannattavan business casen. Koska olimme asiasta niin innostuneita, halusimme ottaa Copilotin käyttöön mahdollisimman nopeasti”, Donald-Thomé jatkaa.

Copilot tuo apua arjen toimistotyökaluihin

Vaikka Copilot-työkalulle on markkinoilla vaihtoehtoja, oli valinta helppo Fondian Microsoft-taustan vuoksi. Yhtiössä käytetään laajasti MS:n tuotteita Teamsia myöten.

”Open AI:ssa toimiminen ei lopulta tuntunut tietoturvamielessä kovinkaan turvalliselta, mutta Copilotin käyttö muutti tämän. Tiesimme, että Microsoft liittää Copilotin myös arjen toimistotyökaluihin, joka sopi meille täydellisesti”, Donald-Thomé sanoo.

Fondian Copilotin käytön tavoite on yksinkertainen: halu tehostaa työtä. Copilotia hyödynnetään erilaisiin tehtäviin, kuten juridisten tekstien tiivistämiseen, apuna sähköpostien laatimiseen, Excelin tai PowerPointin sisältöjen toteutukseen, tiedon etsintään ja yleisesti monien asioiden vertaamiseen. Käytännössä käyttäjäryhmiä on kaksi, joiden tarpeet ovat luonnollisesti erilaiset: juristit ja tukitoiminnoissa työskentelevät.

”Itse pyydän Copilotia esimerkiksi vetämään yhteen pitkiä sähköpostikeskusteluja, kun taas juristit vertailevat eri lakitapauksia toisiinsa tai teetättävät niistä erilaisia analyysejä ja toteuttavat koulutussuunnitelmia. Palautteen mukaan vertailut vaikkapa kotimaisten ja ulkomaisten lakikeissien välillä onnistuu työkalulla hienosti”,

Donald-Thomé kuvailee.

Jalkauttamiseen tarvittiin apua

Copilotin käyttöönotto oli Fondialla hyvin erilainen verrattuna monien muiden teknisten ratkaisujen käytön aloitukseen. Työkalun henkilökohtaisen luonteen vuoksi jalkauttamiseen tarvittiin heti apua, sillä jokaisen käyttäjän tulee oppia käyttämään Copilotia omalla tavallaan ja ymmärtää sen moninaiset mahdollisuudet.

”Olemme Fondiassa puhuneet paljon tietotyön muutoksesta ja Copilot edistää hurjasti tämän murroksen eteenpäin viemistä”, kommentoi projektipäällikkö Reetta Kilpeläinen. ”Sulavan puolelta saimme todella hyvät speksit projektin käynnistämiseen ja projektipäällikkönä minun oli helppo viedä asiaa eteenpäin eri ryhmille”.

Sulavan avulla kehitettiin koulutusohjelmat ja valjastettiin käyttöön Copilot Validators -niminen ryhmä aktiivikäyttäjiä, jotka auttoivat koko organisaatiota projektissa. Ryhmään valittiin ihmisiä jokaiselta legal-alueelta sekä tukifunktioista. Heidän tehtävänään oli edistää ja tukea Copilotin käyttöönottoa. Ryhmässä myös ratkaistiin monia konkreettisia käytännön caseja, mikä edesauttoi koko muuta organisaatiota.

”Niin Validators-ryhmässä kuin koko organisaatiossamme oli paljon innostusta, ja ihmiset olivat sitoutuneita ja halukkaita oppimaan”, Kilpeläinen kuvailee.

Sulavalla ja Fondialla sama henki

Sulavan ja Fondian yhteistyön luontevuus perustuu osaltaan siihen, että yhtiöillä on hyvin samankaltainen ajatusmaailma ja tapa tehdä töitä. Molemmissa yhtiöissä halutaan aidosti olla edelläkävijöitä ja pitää organisaatiosta huolta. Sekä Fondia että Sulava ovat molemmat saaneet Future Workplaces -sertifikaatteja ja yhtiöt ovat tehneet myös muuta yhteistyötä aiemmin.

”Koin, että jo myyntiprosessissa oltiin oikeilla jäljillä ja se mitä meiltä toivottiin, otettiin aidosti huomioon”, Donald-Thomé sanoo. ”Yhteistyömme on mennyt suoraan sanoen loistavasti! Saimme apua aina kun sitä tarvittiin, sabluunat olivat selkeitä, kouluttajat hyviä ja informatiivisia.”

Projektipäällikkö Kilpeläinen on samoilla linjoilla: ”Homma oli todella helppo ja Sulavan puolelta halu onnistua oli myös vahvasti mukana!”

Tulevaisuus tuo lisää käyttökohteita

Copilotista tähän mennessä kerättyjen käyttäjäpalautteiden mukaan halu käytön kehittämiselle on vahva.

”Olemme toki saaneet molemman suuntaista palautetta. Toiset ovat innostuneempia kuin toiset ja jotkut tarvitsevat enemmän tukea, mikäli jokin ei toimi heti”, Donald-Thomé kertoo. ”Meillä on toimintaa neljässä maassa, jotka ovat teknologiamielessä kovin erilaisia. Vaikka Baltiassa suhtaudutaan yleensä aika skeptisesti asioihin niin tässä projektissa ensimmäinen positiivinen palaute tuli sieltäpäin. Yleisesti voi sanoa, että halu oppia ja kehittää Copilotin käyttöä on vahva kaikissa meidän maissamme.”

Sulavan kanssa toteutetun käyttöönottoprojektin ja peruskoulutusten jälkeen Fondia aikoo edistää Copilotin käyttöönoton laajentamista omilla ohjelmilla.

”Eri kompetenssitiimit sekä eri tukifunktiot käyvät käyttökohteita tarkemmin läpi ja mietimme myös maakohtaisesti, miten Copilotia voidaan hyödyntää entistä tehokkaammin. Kehittämistä jatketaan tiiviisti”, Kilpeläinen sanoo.

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu lokakuussa 2024