Finnish Design Shop

Maailman suurin pohjoismaisen designin verkkokauppa Finnish Design Shop on kasvanut viimeisten vuosien aikana kovaa vauhtia. Yrityksessä koettiin laajalti, että aikaisemmat työn välineet eivät pysyneet tässä kasvussa mukana. Yritys siirtyi Sulavan tuella käyttämään Microsoft Teamsia ja muita Microsoft 365-välineitä modernin työnsä pohjana.

Vuonna 2004 perustetun Finnish Design Shopin liiketoimintaideana on myydä aitoja ja alkuperäisiä pohjoismaisia tuotteita. Yrityksen valikoimassa on yli 250 pohjoismaiseen elämäntyyliin sopivaa brändiä, kuten Artek, Vitra, Muuto, Hay, Iittala ja Marimekko. Yrityksen pääkonttori ja varasto on Turussa ja toinen konttori Helsingissä. Turkuun tänä vuonna perustettu uusi logistiikkakeskus oli Microsoftin työvälineiden käyttöönoton ohella vuoden toinen suuri ponnistus. 

”Turun uusi logistiikkakeskus on täysin meitä varten rakennettu ja suunniteltu ja se edustaa kaikilta osin meidän arvojamme. Myös logistiikan puolella, jossa kaikilla ei ole tietokoneita, on jo otettu Teams käyttöön, mutta sen käytön tehostamista vielä kehitetään”, operatiivinen johtaja Reetta Noukka kertoo.

Täysin verkkokauppana toimivan Finnish Design Shopin organisaatiossa on yli 150 ammattilaista, joista noin 30 % toimii logistiikassa ja varastossa.

Sujuva-projektilla maaliin

Aikaisempien työkalujen riittämättömyyteen tuli selkeää signaalia yrityksen henkilöstöltä. Muun muassa informaation kulussa nähtiin paljon parantamisen varaa ja yhtiö halusikin varmistaa, että puitteet ja työkalut ovat kunnossa ja vastaavat henkilöstön tarpeita. Eri tiimien väliselle yhteistyölle haluttiin luoda paremmat mahdollisuudet ja kokonaisuutta haluttiin yksinkertaistaa ja suoraviivaistaa.

Tavoitteena oli, että kaikki ottaisivat uudet työkalut käyttöön ja informaation kulku tiimien välillä paranisi. Yksi tavoite oli myös, että kumppanit saadaan mukaan ekosysteemiin.

Meillä oli aivan liikaa työkaluja eri asioiden hoitamiseen ja halusimme lisää selkeyttä. Vertailimme mitä on saatavilla ja totesimme, että Teams-kokonaisuus voisi palvella meitä hyvin”, Noukka sanoo ja jatkaa: ”Monet kokevat, että Teams on vain videokokoustyökalu, mutta meillä se haluttiin ottaa laajasti käyttöön. Erityispaino on toki erilaisen yhteistyön mahdollistamisessa.

Sulavan kanssa perustetussa Sujuva-projektissa käytännössä kaikki työkalut vaihdettiinkin Microsoftiin: sähköpostit, tiedostojen hallinta Sharepointiin, kollaboraatio ja kokoukset Teamsiin. Yhteistyön parantamisen suunnittelussa ja toteutuksessa pidettiin ohjenuorana Finnish Design Shopin arvoja, joita ovat avoinna aina, lupa tehdä ja ilo.

Workplace designers mukana suunnittelussa

Sujuva-projektin ytimessä oli tarkkaan mietitty Teams-rakenteen suunnittelu siten, että se palvelee parhaiten tarkoitustaan. Organisaatiorakenteen sijaan kokonaisuus rakennettiin prosessien mukaan siten, että siinä näkyy nimenomaan tiimien välinen yhteistyö.

Verkkokaupassa tiimien välinen yhteistyö on erittäin tärkeätä ja mikään tiimi ei yksinään saa asioita aikaan. Siksi emme halunneet tehdä rakennetta organisatorisesti vaan prosesseittain, tiimien välisten yhteistyötarpeiden mukaan. Näin saamme keskustelut siirrettyä mahdollisimman paljon Teamsiin ja voimme vähentää sisäisten sähköpostien määrää  

Noukka kertoo.

Suunnittelu- ja käyttöönottovaiheessa olennaiseen rooliin nousi Workplace designers -ryhmä, jossa on mukana henkilöitä jokaisesta tiimistä ja jonka kanssa kokonaisuus suunniteltiin. Samainen ryhmä toimi luontevasti myös muun organisaation tukena uusien työkalujen jalkauttamisessa. Myös yhtiön toimitusjohtajan ja muun johtoryhmän vahva tuki asialle oli tärkeää – koko henkilöstön ohella.   

Koko tiimimme ansaitsee kiitokset. On aivan huikeata, miten nopeasti kaikki ovat ottaneet uudet työkalut käyttöön. Toki myös Sulavan konsultilla oli tärkeä rooli projektin eteenpäin viemisessä

Noukka kiittelee.

Luontevaa ja sujuvaa yhteistyötä Sulavan kanssa

Noukkan mukaan yhteistyö Sulavan kanssa oli hyvin toimivaa erityisesti sen takia, että molemmilla yhtiöillä on samankaltaiset arvot avoimen tiedonjaon suhteen. Molemmissa yhtiöissä halutaan jakaa hyvin avoimesti tietoa ja tähän Finnish Design Shop sai hyvää selkänojaa Sulavalta.  

Sulavalla oli tärkeä rooli muun muassa kulttuuriasioissa (käyttäjäkokemuksen suunnittelu), koulutusten toteuttamisessa ja sujuvan työn opaskirjan laatimisessa”, Noukka sanoo . ”Nyt jatkamme Teamsin aktiivista hyödyntämistä ja kuuntelemme koko ajan organisaatiotamme sen kehittämisessä. Microsoftin tuotteissa meillä on vielä paljon sellaista mitä emme ole hyödyntäneet, eli opimme koko ajan lisää.

Kirjoittaja: Juhani Lassila
Julkaistu lokakuussa 2021