Sulavia tietojärjestelmiä
Mahdollisuudet ja välineet tuottavaan tietotyöhön ovat nyt paremmat kuin koskaan ennen. Silti tietotyön välineet ovat useimmissa organisaatioissa edelleen samankaltaisia kuin kaksikymmentä vuotta sitten.
Aloitin työt viestinnän ja tiedonhallinnan tietojärjestelmien parissa tekemällä SuperBBS-nimistä purkkisoftaa yhdessä Risto Virkkalan kanssa vuonna 1990. SuperBBS sisälsi kaikki perinteiset viestinnälliset toiminnallisuudet, kuten sivujen julkaisun, pikaviestinnän, keskustelualueet, online-pelit, tiedostojen jakamisen, sähköpostin jne. SuperBSS:ää käytettiin vuonna 1992 yli viidessäkymmenessä maassa tuhansien BBS-palveluiden alustana.
Itse uskon, että keskeinen syy SuperBBS:n menestymiseen oli matala käyttöönottokynnys. Kuka tahansa pystyi lataamaan sovelluksen itselleen, asentamaan sen käyttöön ja aloittaa oman palvelunsa rakentemisen välittömästi. Valitettavasti samaan ei olla päästy Internet-aikakaudella, vaan esimerkiksi valtaosa CRM- ja ERP-projekteista kestää edelleen vuosia. Sähköisten työpöytien osalta pelkkä projektien määrittely voi kestää kuukausia ja toteutukset mitä tahansa useasta kuukaudesta äärettömyyteen. Uusia hakupalveluita on kaivattu koko 2000-luvun ajan, mutta useimmat organisaatiot eivät pysty tarjoamaan työntekijöilleen ja asiakkailleilleen keskitettyjä välineitä tiedon löytämiseen.
Aivan oma lukunsa ovat tietysti kokonaan epäonnistuvat projektit. Näiden lisäksi valtaosana IT-investoinneista ei täytä täysin niille asetettuja odotuksia tai toveita. Valitettavan usein koko projektin olisi voinut jättää tekemättä ja ratkaista tarpeen esimerkiksi hyödyntämällä paremmin jo olemassa olevia järjestelmiä tai vaikkapa miettimällä vaihtoehtoisen toimintamallin. Palveluiden kilpailuttamiseen uppoaa lohduttoman paljon aikaa, vaivaa ja rahaa.
Tietotyön välineet ovat useimmissa organisaatioissa edelleen hyvin samankaltaisia kuin 1990-luvun alussa – siis kaksikymmentä vuotta sitten. Kun lisäksi tieto on sirpaloitunut kymmeniin päällekkäisiin järjestelmiin ja sähköpostia käytetään virheellisesti työn ohjaukseen, dokumenttien välittämiseen ja tiedon arkistointiin voidaan todeta, että jossain tapauksissa tietotyö on jopa hankalampaa ja tuottamattomampaa kuin kaksikymmentä vuotta sitten.
Samanaikaisesti mahdollisuudet ja välineet tuottavaan tietotyöhön ovat paremmat kuin koskaan ennen. Useimmilla meistä on vapaa-ajalla käytössä mahtavat työvälineet tiedon tuottamiseen, hallintaan, tallentamiseen, arkistointiin, hakemiseen sekä kommunikointiin elämän tärkeiden ihmisten kanssa.
Tiedostojen samanaikainen editointi, käytännössä rajaton tallennuskapasiteetti, kehittynyt pikaviestintä, helpot videoneuvottelut, vuorovaikutteiset hakupalvelut, sähköinen allekirjoittaminen, älypuhelimet ja tabletit, sovelluskaupat, automaattinen arkistointi ja hajautetut infomaatioarkkitehtuurit ovat kaikkien saatavilla. Pilvipalvelut, esimerkiksi Microsoft Office 365 sekä Microsoft Dynamics CRM 2011 online, mahdollistavat tietojärjestelmien käyttöönoton päivissä/viikoissa ja ketterät projektimallit antavat vaihtoehdon perinteisille massiivisille projekteille. Ohjelmointiympäristöt ovat kehittyneet valtavasta ja esimerkiksi testauksen automatisoinnin pitäisi olla arkipäivää. Määrittelyjä voidaan tehdä huomattavasti tehokkaammin workshoppaamalla workshopin perään ja kirjoittamalla tulokseksi käsittämätön kasa tekstiä/kuvia.
Miksi sitten tietojärjestelmäprojektit vain jatkuvasti paisuvat ja epäonnistuvat kerrasta toiseen? Tähän on tietysti useita syitä, alkaen sekä asiakkaiden että toimittajien puutteellisista tiedoista päättyen alan nuoruuteen. Eräs keskeinen ongelma on se, että asiakas ja toimittaja eivät välttämättä puhua ollenkaan samaa kieltä. Toimittajien osaaminen ei aina ole riittävää ja usein asiakas ei vain yksinkertaisesti löydä itselleen sopivaa toimittajaa tai palvelua koska ei tiedä mitä/mistä pitäisi osata kysyä.
Sulava perustettiin siksi, että haluamme opettaa asiakkaillemme tietotyön tulevaisuuden jo tänään. Opettamisen lisäksi varmistamme, että IT-projektit tehdään nopeasti, mitattavasti ja ammattitaidolla – pysyen sekä aikataussa, budjetissa ja saamalla huomattavasti nykyistä laadukkampia toteutuksia. Me olemme olemassa auttaaksemme asiakkaitamme kaikissa tilanteissa. Lisäksi aiomme parantaa merkittävästi suomalaisen IT-alan laatua ja mainettä sekä teemme tietotyöstä aidosti hauskaa ja tuottavaa.