Microsoft 365 Copilot tulee ja mullistaa tietotyön – mutta viekö se työpaikkani?

Jokaisella tietotyöläisellä alasta riippumatta varmaan tuntuu, että jonkin aikaa tekoälyä on tullut sisään ovista ja ikkunoista, ja joka viikko tapahtuu jotain aikaisempaa mullistavampaa. Ehkä yksi suurimmista lanseerauksista oli vuoden 2024 alussa julkaistu Copilot for Microsoft 365, joka tuo GPT-tekoälymallien supervoimat osaksi M365 -tuoteperhettä, eli kaikkien rakastamaa Wordia, Exceliä, PowerPointia sekä Teamsia. Jos et ole vielä ehtinyt perehtyä Copilotiin, niin tämä on oikea artikkeli sinulle!

Tämä artikkeli on julkaistu alunperin 31.5.2023, mutta sisältöä on päivitetty sen jälkeen.

Mikä Copilot for Microsoft 365 on?

Kyseessä on Microsoftin uusi tuotenimi, jonka alle kerätään tekoälyratkaisuja, jotka avustavat käyttäjää Office-sovelluksissa. Tästä työkalusta onkin tullut jo hitti, ja Sulava on ollut mukana ottamassa käyttöön Copilot for M365:ttä jo lukemattomille asiakkailleen. Myös muihin Microsoftin työkaluihin, kuten Power BI:hin, Defender -tietoturvatyökaluihin, sovelluskehittäjien GitHubiin ja moneen muuhun löytyvät myös omat Copilot-ratkaisunsa, joiden lisensointi on kuitenkin erillinen Copilot for Microsoft 365:stä.

Yksinkertaistettuna Copilot tuo M365 -ohjelmiin uuden sivupaneelin, jossa käyttäjä voi luonnollisella kielellä käskyttää ohjelmaa, jonka jälkeen ohjelma voi vastata joko tekemällä muokkauksia tai muita toimia. Koska taustalla pyörivä OpenAI:n GPT-4 tekoälymalli on kytketty organisaatiodataasi, voidaan tämän avulla tehdä uskomattomia asioita, kuten esimerkiksi:

• Voit luoda PowerPoint-esityksen Word-muotoisen tarjouksen pohjalta.
• Copilot voi nostaa Excel-tiedostosta esille parhaiten myyvän tuotteen.
• Tekoäly voi luoda työpäivän alkuun yhteenvedon tärkeimmistä sähköposteistasi.
• Jos liityt Teams-kokoukseen myöhässä, voi Copilot tarjota tiivistelmän sitä, mitä ennen liittymistäsi kokouksessa käytiin läpi.

Kuulostaa aika huikealta, vai mitä? Microsoft on jo pitkään puhunut, miten suurin osa tietotyöläisistä käyttää vain murto-osaa ohjelmien ominaisuuksista, ja nyt tekoäly voi auttaa heitä ottamaan loput ominaisuuksista käyttöön.

Suosittelen katsomaan tämän Microsoftin esittelyvideon M365 Copilotista:

Miten Copilot toimii?

Copilotin taustalla on Microsoftin kehittämä kolmen teknologian yhdistelmä, joka mahdollistaa Copilot for Microsoft 365:n toiminnan. Nämä kolme teknologiaa ovat:

• Microsoft 365 Applikaatiot, kuten Word, Excel, PowerPoint, Teams ja Outlook.
• Massiivinen kielimalli (LLM / Large Language Model) eli tässä tapauksessa OpenAI-yrityksen GPT-4, joka pystyy ymmärtämään ja luomaan tekoälyn avulla luonnollista kieltä.
• Microsoft Graph, eli organisaatiosi työskentelyyn liittyvä data ja konteksti. Tiedostot, joiden kanssa työskentelet, sekä kollegat, joiden kanssa niitä työstät.

Microsoft on tuottanut Copilotin toimintatavasta ja teknologiasta hyvän esittelyn videomuodossa, mutta tiivistetysti teknologia toimii seuraavasti:

1. Käyttäjä luo Copilotille kyselyn M365-sovelluksen läpi.
2. Copilot käsittelee kyselyn Microsoft Graphin kanssa, jolloin kysely ”ankkuroidaan” (grounding) oikeaan kontekstiin. Kysely käsitellään siis automaattisesti muotoon, jossa se toimii juuri sinun organisaatiotietojesi kanssa.
3. Käsitelty kysely viedään kielimallille, joka tekoälyn avulla tuottaa lopputuloksen.
4. Tämä vastaus ”ankkuroidaan” vielä uudestaan Microsoft Graphin tietojen avulla, joka varmistaa tietojen tarkkuuden ja oikeellisuuden.
5. Valmis lopputulos palautetaan käyttäjälle, sivussa juuri säästettiin huomattavasti aikaa ja parannettiin tuottavuutta.

Eikö tämän kaiken voi tehdä ilmaiseksi ChatGPT:llä?

Monet ovat varmaankin jo tutustuneet massiivisten kielimallien tarjoamiin mahdollisuuksiin ChatGPT -työkalun avulla. Joku voisikin miettiä, että Copilot for Microsoft 365 on vain kaupallistettu versio työkalusta, jossa ChatGPT:n keskustelupalkki on teipattu Excelin kylkeen kiinni. Copilot tarjoaa kuitenkin ChatGPT:hen verrattuna muutaman tärkeän kilpailuvaltin.

Tiedon oikeellisuus

Olemme ChatGPT:n kanssa oppineet, että vaikka massiiviset kielimallit voivat olla erittäin hyödyllisiä, ne voivat myös ”hallusinoida”, eli keksiä tuotetun sisällön mukaan materiaalia, joka ei ole totta. Hyvä esimerkki voisi olla, että ChatGPT suosittelee käyttäjälleen Excelissä käytettäväksi funktiota, jota ei ole edes olemassa. Hallusinaatiota vastaan Copilot taistelee ”ankkuroinnilla”, jossa tiedot tarkistetaan useaan otteeseen ja kyselyä taustalla parannetaan siten, että tiedon oikeellisuus voidaan optimoida. Virheet ovat silti mahdollisia, mutta epätodennäköisempiä.

Tietoturva

Tämä on ehkä yksi tärkeimmistä puolista Copilot-ratkaisuissa. Julkiset tekoälypalvelut, kuten esimerkiksi ChatGPT käyttävät mallien kehitykseen kaikkea tietoa, jota palveluun syötetään. Tämä tarkoittaa sitä, että palveluun ei tietenkään voi lähettää mitään organisaation dataa, kuten salaisia talous- tai henkilötietoja. Microsoft kuitenkin lupaa, että Copilotin kanssa sinun organisaatiosi data pysyy sinulla, eikä mitään tietojasi käytetä kielimallien koulutukseen. Tämän vuoksi me Sulavalla olemmekin rakentaneet monille asiakkaillemme omia tekoälypalveluita, joissa organisaation dataa voidaan käsitellä turvallisesti.

Mahdollisuus interaktioon

Julkiset tekoälyt, kuten ChatGPT, voivat auttaa Copilotin tavoin käyttäjää esimerkiksi PowerPoint-esityksen luomisessa, mutta suurimpana erona ChatGPT voi ainoastaan tekstillä ohjeistaa käyttäjää. Käyttäjä joutuu itse luomaan diat, kopioimaan otsikot ja muun sisällön toisesta ikkunasta, ja itse luomaan esityksen ulkonäön. Copilot puolestaan voi tekstipohjaisten vastausten lisäksi olla interaktiossa sovelluksen kanssa, ja esimerkiksi itse muotoilla esityksen dioja, jos käyttäjä niin haluaa. Tämä on se supervoima, joka nostaa Copilottia hyödyntävän työntekijän tuottavuutta!

Viekö Copilot työpaikkani?

Tämä kaikki saattaa nopeasti ajateltuna kuulostaa hieman jopa pelottavalta. Joku voi miettiä, tarvitaanko häntä enää työpaikalla ollenkaan, jos tekoäly luo jo PowerPointitkin hänen puolestaan. Näin ei kuitenkaan tule tapahtumaan. Copilot ei tule korvaamaan ketään, vaan ainoastaan mahdollistamaan työntekijöille historiallisen tuottavuuden ja taitotason nousun.

Kun Copilot tehostaa työntekijän rutiininomaista työtä, kuten esimerkiksi tarjouksista PowerPoint-esitysten luomista, jää työntekijälle enemmän aikaa muiden tärkeiden tehtävien tekemiseen. Esimerkiksi myyjä voisi käyttää uuden vapautuneen ajan tapaamalla asiakkaita kasvokkain, kun taas tiiminvetäjä voisi viettää enemmän aikaa omien tiimiläisten kanssa, ja keskittyä vaikka toiminnan kehittämiseen.

Tekoäly tulee olemaan ehkä mullistavin teknologia sitten Internetin, eikä sen tulemista voida tai haluta enää pysäyttää. Siksi ei olekaan syytä pelätä, että tekoälyyn verrattuna sinä olisit huonompi työntekijä, vaan puolestaan miettiä, miten tekoäly auttaa sinua olemaan parempi työntekijä.

Haluamme ottaa Copilotin käyttöön organisaatiossamme, mutta mistä aloitamme?

Tekoälyn hyödyntämisessä kannattaa pohtia seuraavia asioita:

• Miten tekoälytyökaluja käytetään jo nyt teidän organisaatiossanne? Ja miten haluaisitte niitä käytettävän?
• Onko organisaatioonne luotu raamit tekoälyn hyödyntämisestä ja pelisäännöistä?
• Miten pidetään huoli, että organisaationne dataa ei päädy julkisiin tekoälymalleihin?
• Mitä tietosuojariskejä tekoälypalveluista saattaa koitua, ja miten ne minimoidaan?

Helpoiten pääsette alkuun tutustumalla Sulavan Copilot-palveluihin, kuten suosittuun Copilot Essentials -kokonaisuuteen! Essentials sisältää kaiken, mitä organisaationne tarvitsee Copilot for Microsoft 365:n käyttöönottoon ketterässä ja helpossa paketissa. Jos kaipaatte enemmän räätäilöityä pakettia, Sulavan Copilot Modern Work as a Service puolestaan tarjoaa kaiken juuri teidän organisaationne tarpeisiin suunniteltuna.

Sulavan palvelut Copilotin käyttöönottoon auttavat ottamaan käyttöön mullistavaa teknologiaa hallitusti ja järkevästi. Palveluidemme tuella parannat organisaatiosi tuottavuutta ja luovuutta Copilotin avulla. Kokeneet asiantuntijamme opastavat organisaatiotasi käyttämään Copilot for M365:ttä tehokkaasti. 

Suosittelemme myös lukemaan artikkelin, jossa käsittelemme tekoälyn tietosuojaa.

Tekoälyn tuloa ei voi hidastaa, joten näihin pohdintoihin kannattaa tarttua heti! Me Sulavalla olemme siinä apunasi. Ota rohkeasti yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

Koulutukset Copilot for Microsoft 365:n hyödyntämiseen ja käyttöönottoon

Tarjoamme koulutuksia loppukäyttäjille sekä heille, joiden tehtävä on varmistaa Copilotin turvallinen käyttöönotto ja liiketoimintahyötyjen maksimointi. Kaikissa Copilot-koulutuksissa pääset itse harjoittelemaan Copilotin käyttöä koulutusympäristössä, vaikka sinulla ei olisi omaa lisenssiä!

Promptaa tehokkaasti Copilotilla -koulutuksessa opit onnistuneen kehotemuotoilun merkityksen ja saat runsaasti vinkkejä, joita voit lähteä hyödyntämään omassa työssäsi.

Sovella Copilotia eri käyttötapauksiin -koulutuksessa paneudutaan Copilot for Microsoft 365 -käyttötapauksiin.

Microsoft 365 Copilot Office-työkaluissa -kurssilla opitaan hyödyntämään tekoälyä Microsoftin Office ohjelmissa: Excel, Word, PowerPoint, Teams ja Outlook.

Copilotin onnistuneesta käyttöönotosta ja käytöstä vastaaville

Copilot M365 ylläpitäjälle – MS-4006: Copilot for Microsoft 365 for Administrators -koulutus antaa IT-ammattilaisille valmiudet ottaa käyttöön ja hallinnoida Copilot for Microsoft 365 -palvelua.

Tiedon suojaus ja Microsoft 365 Copilot – Ota Copilot käyttöön hallitusti -kurssilla keskitytään tietoturvaan ja organisaatiotason Copilotin käyttöönottoon.

Copilot Studio -perusteet -koulutuksessa opit, miten luot oman räätälöidyn Copilot for Microsoft 365 chattibotin organisaatiosi tarpeisiin.