Näin valitset oikean tekoälyagentin SharePoint-intranetiin
SharePoint-pohjaisessa intranetissä tekoälyagentti voi olla ratkaiseva tekijä tiedon löydettävyyden ja käyttäjäkokemuksen parantamisessa. Oikean agenttityypin valinta ei kuitenkaan ole yksiselitteinen – se riippuu intranetin rakenteesta, sisällön laadusta ja organisaation teknisistä resursseista. Tässä artikkelissa pureudutaan siihen, miten Copilotin eri agenttivaihtoehdot eroavat toisistaan, mitä hyötyjä ne tuovat ja mitä sudenkuoppia kannattaa välttää, jotta tekoäly todella tukee arjen tiedonhakua.
Miksi tekoälyagentti kuuluu moderniin intranettiin?
Moderni intranet ei ole enää pelkkä tiedon säilytyspaikka – sen on oltava aktiivinen työväline, joka tukee työntekijöiden arkea ja nopeuttaa tiedonhakua. Tekoälyagentti tuo intranetiin uuden ulottuvuuden: se ymmärtää käyttäjän kysymyksiä luonnollisella kielellä, yhdistää hajanaisia sisältöjä ja tarjoaa suoria vastauksia ilman, että käyttäjän tarvitsee klikata läpi useita sivuja. Tämä parantaa merkittävästi käyttökokemusta ja säästää aikaa. Lisäksi tekoäly kykenee tunnistamaan synonyymejä, asiayhteyksiä ja jopa eri kielillä kirjoitettuja sisältöjä, mikä tekee tiedonhausta entistä tehokkaampaa monikielisissä organisaatioissa. Kun intranetin rooli muuttuu passiivisesta aktiiviseksi, tekoälyagentti toimii sen älykkäänä käyttöliittymänä.
💡 Tekoälyagentti helpottaa kysymystulvaa. Esimerkiksi HR:n sijaan voit kysyä tekoälyagentilta “Miten ilmoitan sairauspoissaoloista?” tai “Onko minulla mahdollisuus autoetuun?” ja saat vastauksen sekunneissa, pohjautuen intrasta löytyviin ohjeisiin.
Kuusi erilaista agenttityyppiä – miten ne eroavat toisistaan?
Tekoälyagentin valinta SharePoint-intranetiin riippuu organisaation tarpeista, teknisestä kypsyydestä ja käytettävissä olevista lisensseistä. Microsoft tarjoaa kuusi erilaista agenttityyppiä, joilla on omat vahvuutensa.
1. M365-sovelluksissa oleva Copilot
Useilla käyttäjillä on jo M365 Copilot -lisenssi, joka löytää intranetissä olevan sisällön lisäksi muutakin tietoa. Oletuksena Copilotilla on taipumuksena suosia sisältöä, jonka kanssa olet ollut vuorovaikutuksessa (sähköpostit & Teams) intranet-sivujen sijaan. Sen vuoksi onkin tärkeää pyytää joka kerta kehoitteessa Copilotia keskittymään nimenomaan intranet-lähteisiin.
💡 Vinkki: Voit myös hyödyntää Copilotin personointi-ominaisuutta ja lisätä muistiin esimerkiksi: “Suosi intranet-sivujstoja, joiden URL-osoite alkaa: https://ympäristönnimi.sharepoint.com/sites/intranet”.
Näin vastaukset vastaukset pohjautuvat aina intranet-sisältöihin, mutta voit myös tarvittaessa ohittaa säännön uudella kehoitteella.
Rajoitteet: Kehoitteista tulee pitkiä, jos ei hyödynnä personointia.
2. Sisäänrakennetut Sharepoint-agentit
SharePoint-agentit ovat integroitu SharePoint-sivustoon joko omana painikkeenaan tai web-osana. Ne hyödyntävät tietolähteenään koko keskussivustoa (HUB), mikä tekee käyttöönotosta yksinkertaista: usein riittää, että agenttiin lisätään keskussivusto. Tämä toimii hyvin pienemmissä intraneteissä, mutta suurissa kokonaisuuksissa tietomäärä voi ylittää agentin käsittelykyvyn, jolloin vastaukset voivat olla epätarkkoja.
Koska SharePoint-agentti sijaitsee tietyn sivuston takana, sille voidaan määritellä sivustokohtaisia ohjeita, jotka ohjaavat sen toimintaa. Agentti voidaan myös kopioida eri sivustoihin ja asettaa oletusagentiksi, mikä helpottaa laajempaa käyttöönottoa.
💡 Vinkki: Erinomainen valinta pieniin intraneteihin tai pilotointivaiheeseen ennen laajempaa ratkaisua. Lisäksi SharePoint-agentille laadittuja ohjeita voidaan hyödyntää myöhemmin Copilot Studio -agenteissa.
Rajoitteet: Suurissa intraneteissä SharePoint-agentti voi antaa virheellisiä vastauksia, esimerkiksi viitata kotisivuun artikkelin sijaan.
3. Knowledge Agent (tällä hetkellä esikatselussa, tulossa julkiseksi ensi vuonna 2026)
Knowledge Agent on integroitu SharePointin agenttivalikkoon ja se vaikuttaisi korvaavan sivustokohtaisen SharePoint agentin, jos sitä ei ole muokattu ennen Knowledge Agentin ilmestymistä. Knowledge Agentilla on oma painike oikeassa alakulmassa.
Testeissä Knowledge Agent on vastannut kysymyksiin paremmin kuin SharePoint agentti, mutta agenttia ei voi personoida. Lisäksi se vastaa vain sen sivuston perusteella, missä agentilta kysytään. Poikkeuksena tähän on keskussivuston juurisivusto, jolloin agentti vastaa myös keskussivustoon liitetyiltä sivustoilta.
💡 Vinkki: Knowledge Agentilla voi tehdä sisällöntuotantoon ja hallinnointiin liittyviä toimenpiteitä. Suosittelemme sitä sisällöntuottajan kaveriksi.
Rajoitteet: Agenttia ei voi räätälöidä, eikä sitä saada aina etsimään koko keskussivuston laajuudelta. Täten intrasta tiedon etsimiseen suosittelemme räätälöitävää agenttia.
4. Copilot Studio Lite (kevyet agentit)
Kevyt agentit tarjoavat helpon tavan luoda tekoälyagentteja suoraan SharePoint-sivustoihin perustuen. Ne eivät kuitenkaan tue koko keskussivustoa tietolähteenä, ja virallinen sivustorajoitus on 100. Kevyt agentteja ei voi julkaista suoraan SharePointiin, mutta Edge-selaimen Copilot-integraatio on käytettävissä.
Kevyet agentit sopivat parhaiten keskikokoisiin tarpeisiin, joissa riittää Edge-integraatio eikä tarvita laajaa mukautettavuutta. Ne sisältävät vähemmän määritysvaihtoehtoja kuin täysimittaiset Copilot Studio -agentit, mutta voivat toimia hyvänä välietappina SharePoint-agentin ja laajemman ratkaisun välillä. Itse suosin Copilot Studio -agentteja, jos SharePoint-agentti ei riitä.
5. Copilot Studion agentit
Copilot Studion agentit tarjoavat monipuolisen ja skaalautuvan vaihtoehdon tekoälyn hyödyntämiseen SharePoint-pohjaisessa intranetissä. Ne voivat käyttää useita tietolähteitä, mutta jokainen sivusto täytyy lisätä erikseen. Tämä muutos on tullut lokakuussa 2025, joten huomioi se, jos päivität vanhempia agentteja.
Kollegani blogikirjoitus “Guide to SharePoint Channel in Copilot Studio” tarjoaa hyvät ohjeet käyttöönottoon. Käyttöönoton jälkeen agentti voidaan sijoittaa näkyvästi intranetiin, aivan kuten SharePoint-agentti, ja määrittää oletusagentiksi sivustolle. Lisäksi agentin asetustiedosto voidaan ladata ja kopioida helposti muille sivustoille, mikä tukee laajempaa käyttöönottoa.
💡 Vinkki: Erinomainen valinta, kun useimmilla käyttäjillä on Copilot-lisenssi ja halutaan SharePoint-agenttimainen käyttökokemus, mutta paremmalla toimivuudella, laajemmilla määritysmahdollisuuksilla ja skaalautuvuudella. Lisäksi se tukee pay-as-you-go–mallia ja viestipaketteja, jolloin myös lisensoimattomat käyttäjät voivat hyödyntää agenttia.
6. Azure AI Foundry -agentti
Edistynein vaihtoehto vaativiin tarpeisiin. Agentti voidaan yhdistää monipuolisiin datalähteisiin ja Azure AI -palveluihin, jotka mahdollistavat erittäin tarkat vastaukset, vaikka sisältö olisi laajaa ja hajautettua. Hinnoittelu perustuu resurssien käyttöön, mikä voi olla kustannustehokkaampaa kuin Copilot Studion hinnoittelumalli – erityisesti silloin, kun monilla käyttäjillä ei ole M365 Copilot -lisenssiä.
Käyttöönotto vaatii kehittäjäresursseja ja teknistä osaamista, joten pienemmät organisaatiot saattavat suosia helpommin hallittavia ratkaisuja.
💡 Vinkki: Suunnittelemme parhaillaan pakettiratkaisua, joka alentaisi Azure AI Foundry-agentin rakennuskustannuksia. Mikäli kiinnostuit, ota yhteyttä osoitteeseen sales@sulava.com.
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
Copilot-ratkaisut toimivat Microsoft 365:n, Power Platformin ja Azuren ympäristöissä, ja ne noudattavat organisaatiosi jo käytössä olevia suojaus- ja yhteensopivuuden hallintatoimintoja. Luottamuksellisten tietojen käsittelyssä kannattaa hyödyntää Microsoftin luottamuksellisuustunnisteita ja niihin liittyviä suojausominaisuuksia.
Copilot ei korjaa kaikkea
Vaikka tekoälyagentit voivat tehostaa tiedonhakua ja parantaa käyttökokemusta, ne eivät korvaa hyvää sisällönhallintaa. Vanhentunut, julkaisematon tai päällekkäinen sisältö voi johtaa virheellisiin vastauksiin.
Vanhentunut sisältö: Copilot ei automaattisesti tunnista sisällön ajantasaisuutta, joten vanhentuneet sivut voivat vaikuttaa vastauksiin. Tosin kehotteella voidaan rajata vastauksia äskettäin päivitettyyn materiaaliin ja tiukat aikarajaukset voivat sulkea pois relevantteja, mutta vanhempia lähteitä.
Kuvat, joissa ei ole vaihtoehtoista tekstiä: Jos tiedot ovat tallennettu vain kuviin, eikä niissä ole selkeää tiedostonimeä tai vaihtoehtoista tekstiä (esim. ”DSC0011.jpg”), Copilot ei pysty löytämään tai hyödyntämään niitä. Kuvien saavutettavuusmetatiedot ovat siis keskeisiä tekoälyn kannalta.
Päällekkäinen sisältö: Copilot ei yhdistä tai suodata tuplasisältöä. Jos sama tieto esiintyy useassa lähteessä, agentti voi viitata yhteen tai useampaan niistä, joskus jopa kaikkiin, mikä voi hämmentää käyttäjää. Lisäksi Copilot saattaa arvottaa vanhan suositun sivun tärkeämmäksi kuin uuden, ellei vanhaa poisteta tai piiloteta.
Copilotin käyttäjä on todellinen pilotti
Vaikka Copilotin toimintaa voidaan säätää, tekoäly ei ole täydellinen. Hyvä sisältö, selkeät ohjeet ja aktiivinen testaus ovat edelleen avainasemassa. Tekoälyagentti on työkalu ja käyttäjä ohjaa sen toimintaa.
💡 Vinkki: Testaa aina ensin ja muista hyödyntää Copilotia agenttiohjeiden kirjoittamisessa!
Loppuun vielä tiivistys agenteista:
- Pieni intranet tai nopea testi: Aloita SharePoint-agenteista oletuskehoitteiden, lähteiden ja ohjeiden laadun tarkastamiseksi.
- Keskisuuri tai suuri intranet, jossa useimmilla käyttäjillä on Copilotin käyttöoikeus: Copilot Studio-agentit, jotka on sijoitettu SharePoint-sivuston oletusagenteiksi.
- Suuri käyttäjämäärä ilman M365 Copilot -lisenssejä: Azure AI Foundry Agent resurssipohjaisella hinnoittelulla.
Mikäli sinulla heräsi kysyttävää, niin autamme mielellämme valitsemaan juuri teidän organisaation tarpeisiin sopivat agenttiratkaisut!
Artikkelin kirjoittaja
