Swedish Höglandsförbundet
Kun tekoälyinnostus valtasi organisaation, Höglandets IT:n tuli ottaa Microsoft 365 Copilot käyttöön turvallisesti laajemmalle työntekijäkunnalle. Sulava kumppaninaan he muuttivat alkuvaiheen kaaoksen yhdeksi Ruotsin menestyksekkäimmistä julkisen sektorin käyttöönottohankkeista, saavuttaen 95 % päivittäisen käyttöasteen ja mitattavia ajansäästöjä.
Nopeat faktat
- Höglandets IT toteutti yhden Ruotsin menestyksekkäimmistä julkisen sektorin Copilot-käyttöönotoista: 95 % päivittäinen käyttöaste ja mitattavia ajansäästöjä.
- Yhteistyö Sulavan kanssa varmisti hallinnan, turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden alusta alkaen – muuttaen tekoälyinnostuksen hallituksi, skaalautuvaksi käyttöönotto-ohjelmaksi.
- Työntekijät säästivät keskimäärin 30–50 minuuttia viikossa, mikä lisäsi tuottavuutta ja todisti Copilotin arvon todellisissa työtilanteissa.
- Kattava koulutus ja vahva tukimalli loivat luottamusta, edistäen turvallisen tekoälykokeilun ja innovoinnin kulttuuria.
Swedish Höglandsförbundet, eli Höglandets IT on viiden Smålandin kunnan – Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö ja Vetlanda – yhteenliittymä, joka on yhdistänyt IT-resurssinsa ja -ympäristönsä. Vuodesta 2010 lähtien yhteistyön tavoitteena on ollut tarjota kuntien asukkaille huippuluokan digitaalisia palveluja.
Microsoft 365 Copilot on generatiivinen tekoälytyökalu, joka on suunniteltu nopeuttamaan ja tehostamaan työtä Microsoftin ympäristössä, kuten Office-sovelluksissa, tiedostoissa ja Teamsissa. Siksi se herätti kiinnostusta Höglandets IT:n viiden kunnan työntekijöiden keskuudessa heti alusta alkaen. Tekoälyinnostuksen kasvaessa Höglandets IT halusi hyödyntää sen edut turvallisesti.
Valtava tekoälykysyntä
Aiemmin Höglandets IT:llä oli muutamia Microsoft Copilot -testiryhmiä, jotka olivat innokkaita kokeilemaan tekoälyä. IT-osastolla ei kuitenkaan ollut selkeää tapaa hallita Copilot-lisenssejä, käyttäjien tukipyyntöjä tai AI-agenttien luomista.
”Aluksi tuntui kuin aalto työntekijöitä olisi ollut innokkaina kokeilemaan näitä uusia ‘taikatyökaluja’. Meidän puoleltamme emme tienneet, miten hallita kaikkia pyyntöjä tai miten toimittaa palvelu käyttäjillemme,” kertoo Mikael Lindén, Höglandets IT:n yksikön johtaja.
Vuoden 2025 alussa IT-osasto huomasi, että Copilot-lisenssien määrä kasvoi eksponentiaalisesti. Tekoälybuumi oli pian ilmeinen, ja käytön lisääntyessä myös monimutkaisuus ja ylläpitohaasteet kasvoivat.
”Muutamasta pilottiryhmästä alussa lisenssien määrä räjähti – vain muutamasta noin 250:een parissa kuukaudessa. Meillä oli vaikeuksia laajentaa projektia turvallisesti ja hallitusti,” Lindén kuvailee.
Höglandets IT halusi mahdollistaa generatiivisen tekoälyn kuntien työntekijöille ja samalla hallita sitä paremmin. Microsoftin suosituksesta Höglandets IT kääntyi suomalaisen Sulavan puoleen, joka palkittiin yhtenä maailman johtavista tekoäly- ja koulutusasiantuntijoista Microsoftin vuoden 2024 Partner of the Year -kilpailussa.
Strukturoitu toteutus ja hallinta
Suosittelimme Höglandets IT:lle Copilot Adoption Service -palvelua, joka tunnistaa parhaat käyttötapaukset, kannustaa ihmisiä jakamaan niitä sisäisesti ja parantaa jokapäiväistä työtä Copilotin avulla. Toteutimme projektin 16 viikon syklissä ja sisällytti siihen kattavan tekoälyosaamisensa turvallisuuden, hallinnan, etiikan ja juridisten kysymysten osalta.
”Sulavan tarjoama palvelu ja tuki olivat erinomaisia. Meillä oli suora ‘hotline’ ja viikoittaiset suunnittelupalaverit, ja aina kun uusi kysymys tai ongelma nousi esiin, Sulava mukautti seuraavan työpajan ratkaistakseen sen tarpeen,” Lindén kertoo.
Valmiuden rakentaminen Copilot-agentteja varten
Projektin olennainen osa oli myös Power Platform -hallintamallin luominen. Se tarkoittaa rakenteiden, sääntöjen ja käytäntöjen yhdistelmää, joita organisaatio käyttää hallitakseen kehitysalustaa, mukaan lukien Power Apps, Power Automate ja Copilot Studio.
”Aiemmin meillä ei ollut mitään kontrollia siitä, mitä työntekijämme pystyivät tekemään alustalla, joten he alkoivat luoda erilaisia agentteja kaikkialle, ja muisti oli loppumassa. Sulavan avulla pystyimme luomaan hallintamallin, kouluttamaan kehittäjämme ja varmistamaan järjestelmän turvallisuuden ja kestävyyden,” Lindén kertoo.
Korkea käyttöönottoaste – mitattavissa oleva ROI
Lindén kertoo innostuneena, että Microsoftin mukaan projekti oli jossain vaiheessa Ruotsin toiseksi suurin Copilotin käyttäjä. Yli 270 työntekijää sai lisenssin, koulutuksen ja tuen tekoälytyökalun käyttöön helmikuusta toukokuuhun 2025.
Projektipalautekyselyn mukaan hanke oli menestys: 95 % Copilot-lisenssin saaneista käytti ratkaisua päivittäin, ja 92 % käyttäjistä aikoo jatkaa sen käyttöä tulevaisuudessa. Vähintään puolet käyttäjistä koki, että Copilot oli parantanut heidän työntekijäkokemustaan.
Tutkimus osoitti, että työntekijät kokivat Copilotin tuovan eniten arvoa tiedon löytämisessä ja sisällön luomisessa. Sitä käytettiin myös esimerkiksi tiedon tiivistämiseen, kokousten transkriptioon, ideoiden brainstormaukseen ja kirjallisen viestinnän parantamiseen.
”Copilotin ansiosta työntekijämme säästivät keskimäärin 30–50 minuuttia työaikaa viikossa, mikä mielestäni on loistava ROI pilottiprojektille. Jotkut jopa sanoivat, että tämä oli paras aloite, jonka Höglands IT on tehnyt vuosiin,” Lindén sanoo ylpeänä ja jatkaa:
”Työntekijöillemme oli todella motivoivaa, että kokeneet Copilot-asiantuntijat tukivat meitä. Kaikki, joiden kanssa työskentelimme, olivat erittäin ammattitaitoisia ja tekivät aina kaikkensa auttaakseen meitä. Olemme todella erittäin tyytyväisiä heidän tekemäänsä työhön.”
Seuraavaksi Höglandets IT aikoo tutkia pilotin ja lisenssien laajentamista laajemmalle työntekijäjoukolle, sillä kiinnostus tekoälyä kohtaan jatkaa kasvuaan. Copilot-pilotti osoitti yhden asian selvästi: jokainen työntekijä voi hyötyä tekoälystä – ja tulevaisuuden potentiaali kasvaa vain entisestään.
Kirjoittaja: Mirka Kurkela
Julkaistu syyskuussa 2025