Kainuun hyvinvointialue
Kainuun hyvinvointialue otti merkittäviä askelia kohti tekoälyn vastuullista ja vaikuttavaa hyödyntämistä Microsoft 365 Copilotin käyttöönoton myötä keväällä 2025. Kyse ei ollut vain uuden työkalun käyttöönotosta, vaan koko organisaation toimintatapojen uudistamisesta – hallitusti, tietoturva edellä ja henkilöstöä osallistaen. Tavoitteena oli edistää työn sujuvuutta ja tuottavuutta sekä vastata tulevaisuuden resurssihaasteisiin. Kumppaniksi projektiin valikoitui Sulava, jonka vahva kokemus hyvinvointialueiden kanssa työskentelystä vakuutti asiakkaan.
Tekoälymatkan ytimessä oli vastuullisuus, johdon sitoutuminen sekä valmentava koulutuspolku. Tuloksena syntyi konkreettisia hyötyjä, uusia toimintamalleja ja rohkeutta edetä kohti agenttiaikaa: ensimmäisinä ratkaisuina HR-sopimusagentti esihenkilöille sekä julkisille verkkosivuille asiakaspalvelubotti.
Kainuulaisittain katse on pidetty kokoajan ihmisissä: arjen hyödyt ja matalan kynnyksen kokeilut edellä.
Nopeat faktat
- Kainuun hyvinvointialueen strategian ohjauksella tekoälyn mahdollisuuksia lähdettiin kartoittamaan tietoturva ja tietosuoja edellä.
- M365 Copilotin käyttöönotto sidottiin osaksi DPIA-prosessia (Data Protection Impact Assessment) tietosuojan varmistamiseksi.
- Johdon tuki oli keskeisessä roolissa työtapojen muutoksessa ja muutoksen johtamisessa.
- Koko henkilöstön osaaminen kasvoi merkittävästi koulutusten ansiosta.
- Tekoälyagenttien hyödyntämisessä on tärkeää luoda ymmärrys todellisiin prosesseihin ja tarpeisiin, jotta ratkaisut aidosti palvelevat käyttäjää.
Kuva: Kainuun hyvinvointialueen kuvapankki
Vastuullisuus ja tietoturva tekemisen ytimessä
Kainuun hyvinvointialueella työskentelee noin 4000 ammattilaista, jotka vastaavat alueen asukkaiden hyvinvoinnista, terveydestä ja turvallisuudesta. Hyvinvointialueeseen kuuluu kahdeksan kuntaa ja alueen toimintamalli on aina ollut vahvasti asiakaslähtöinen. Kainuun hyvinvointialueen strategiassa on linjattu, että Kainuu on rohkea uudistuja digitaalisilla palveluilla. Tämän vision mukaisesti tekoälyn mahdollisuuksia lähdettiin tutkimaan yhdessä, tietoturva ja tietosuoja edellä.
Tekoälyn käyttöönottoprojekti käynnistyi maaliskuussa 2025. Kainuun hyvinvointialue oli tehnyt huolelliset pohjatyöt etukäteen, joten liikkeelle lähtö Sulavan Copilot Adoption Servicen avulla oli hyvin ketterää. Sulavan projektisuunnitelma, tavoitteet ja mittarit täsmäsivät hyvin Kainuun omien suunnitelmien kanssa.
Ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin kyselyn avulla pilottiprojektiin osallistuvat työntekijät ja hankittiin noin 100 Copilot-lisenssiä pilottiryhmälle. Käyttöönotto toteutettiin hallitusti Sulavan ohjauksessa, ja se sidottiin osaksi DPIA-prosessia (Data Protection Impact Assessment), mikä varmisti tietosuojan huomioimisen alusta alkaen. Tämä loi turvallisen pohjan Microsoft 365 Copilotin hyödyntämiselle ja antoi henkilöstölle luottamusta kokeilla uutta.
Projektin alussa tunnelma oli uteliaan varovainen: aiempaa kokemusta generatiivisesta tekoälystä ei juuri ollut, mutta halu oppia oli poikkeuksellisen vahva. Alusta alkaen projektista viestittiin avoimesti koko organisaatiolle, jotta kaikille olisi selkeää mitä muutoksella tavoitellaan.
“Tämän tekoälymatkan varrella on yllättänyt eniten se, kuinka isosta asiasta on kyse. Kyse ei ole vaan siitä, että otetaan uusi työkalu käyttöön. Se vaatii paljon työtunteja ja aikaa, että opitaan kokonaan uudet tavat tehdä töitä.”
Laura Moilanen, ICT-suunnittelija
Koulutuspolku ja uuden oppiminen
Kattavat ja monipuoliset koulutukset alkoivat heti, kun pilottiryhmälle oli saatu lisenssit käyttöön. Koulutuspolku eteni vaiheittain: ensin keskityttiin perusteisiin, jonka jälkeen syvennyttiin monimutkaisempiin teemoihin. Lisäksi johdolle järjestettiin oma valmennuskokonaisuus.
Pilottiryhmälle perustettiin oma Teams-ryhmä, jossa jaettiin koulutusmateriaalit ja erilaiset käyttötapauslistaukset, ideoitiin yhdessä erilaisia agentteja sekä tarjottiin matalan kynnyksen tukea. Pilottiryhmän koulutuksien lisäksi koko organisaatiolle järjestettiin kolme yhteistä koulutusta, joiden tallenteet ovat kaikkien katsottavissa intrassa.
”Koko henkilöstön osaaminen on kasvanut valtavasti projektin aikana – olemme oppineet yhdessä ja rohkeasti kokeilleet uutta.”, Laura toteaa.
Copilot-lisensseille olisi nyt entistä enemmän kysyntää, kun ymmärrys tekoälyn mahdollisuuksista on kasvanut koko organisaatiolla.
Johdon sitoutuminen ja strateginen näkökulma
Kainuun hyvinvointialueen johtoryhmä oli alusta saakka vahvasti mukana tukemassa muutosta. Heille oli selkeää, että Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto ei ole pelkästään IT-projekti, vaan merkittävä muutos työtapoihin.
Johdon valmennuksissa keskityttiin erityisesti strategiseen näkökulmaan ja pohdittiin, miltä tekoälyn hyödyntäminen näyttää puolen vuoden, vuoden tai kolmen vuoden päästä.
Konkreettiset hyödyt
Yksi suurimmista hyödyistä on ollut osaamisen kasvu, sillä koko organisaatio on oppinut uutta ja rohkaistunut kokeilemaan tekoälyä arjessa. Lisäksi Kainuussa on rakennettu oma pelikirja, joka ohjaa tekoälyn käyttöä ja päivittyy jatkuvasti nopeasti muuttuvan teknologian mukana.
ROI-laskelmat auttoivat konkretisoimaan hyötyjä. Jo muutaman minuutin päivittäinen ajansäästö käyttäjää kohden voi skaalautua merkittäväksi kokonaisuudeksi.
”Kun muutamme työn tekemisen tapoja, voimme saada enemmän aikaan ja sitä kautta myös säästöjä. Hyvinvointialueilla on iso haaste edessä seuraavan kymmenen vuoden aikana, kun merkittävä osa työntekijöistä eläköityy. Meidän on pakko uudistaa toimintaamme ja tehdä asioita eri tavalla – tässä tekoäly tulee avuksi.”
Mari Niskanen, tietohallintojohtaja
Tällä hetkellä suosituimmat käyttötavat ovat tiedonhaku, muistioiden teko, tekstin tuottaminen ja parantaminen sekä visualisointi. Uusia ideoita syntyy lähes päivittäin ja tällä hetkellä keskusteluissa on erilaisten automaatioiden rakentaminen, kuten valmiit raportit, joiden avulla voidaan säästää useita kymmeniä minuutteja päivässä.
Tulevaisuuden näkymät agenteissa
Kainuussa katse on kääntynyt vahvasti agenttiaikaan. Parhaillaan rakennetaan Power Platformin hallintamallia, joka luo rakenteet Copilot-agenttien hallitulle kehittämiselle ja tietoturvalliselle käytölle. Hallintamallin avulla määritellään selkeät pelisäännöt agenttien ja automaatioiden käyttöönotolle – varmistaen, että ratkaisut ovat tietoturvallisia ja hallittuja myös silloin, kun käyttö laajenee koko organisaation tasolle.
Agenttien suunnittelussa tärkeintä on luoda ymmärrys todellisiin prosesseihin ja tarpeisiin, jotta ratkaisut aidosti palvelevat käyttäjää. Tämä vaatii tietohallinnon ja organisaation eri roolien tiivistä yhteistyötä suunnitteluvaiheessa.
Kainuussa ensimmäiset agentit ovat jo työn alla. HR-sopimusagentti rakentuu esihenkilöiden tueksi vastaamaan nopeasti yleisimpiin kysymyksiin, jotka liittyvät HR-sopimuksiin. Verkkosivujen kävijöitä palveleva asiakaspalvelubotti tulee helpottamaan palveluneuvojien työkuomaa. Agenttien avulla parannetaan tiedon löydettävyyttä ja nopeutetaan vastausaikoja yleisimpiin kysymyksiin, jotta aikaa vapautuu enemmän asiakaskohtaamisiin ja vaativampiin tehtäviin. Palvelun laatu paranee ja samalla luodaan kokonaan uusia toimintamalleja.
Yhteistyö Sulavan kanssa on ollut sulavaa
Sulavan monipuolinen projektitiimi sai kiitosta, sillä osaamista löytyi hyvin eri tarpeisiin.
”Yhteistyö Sulavan kanssa on sujunut suunnitelmien mukaan. Kysymyksiimme on vastattu nopeasti, ja tukea on ollut saatavilla aina tarvittaessa. Projektin aikataulu on toteutunut ja kokonaisuus on edennyt odotetusti”, toteaa Laura.
Yhteistyö on jatkunut pilottiprojektin jälkeen seuraavien kehitysaskeleiden kanssa. Tekoälyn käyttöönoton myötä Kainuussa avautui laajempi ymmärrys siihen, mitä kaikkea hyödynnettävää koko Microsoft 365:ssä on. Moni asia nivoutuu yhteen ja parhaat hyödyt saadaan irti ottamalla koko kokonaisuus tehokkaasti käyttöön.
Kirjoittaja: Suvi Mäkelä
Julkaistu marraskuussa 2025