Dokumentinhallinta
Dokumenttien määrä organisaatioissa kasvaa tekoälyn myötä yhä nopeammin, ja jo valmiiksi hajallaan oleva, vuosien varrella kumuloitunut tiedostomassa muodostaa ilman systemaattista dokumentinhallintaa merkittävän riskin tiedonhallinnan ja tekoälyn tehokkaan hyödyntämisen kannalta. Myös dataan liittyvät tietoturvariskit kasvavat, luoden painetta paremmalle tiedostojen hallinnalle ja suojaukselle.
Tehokas dokumentinhallinta muodostaa käytettävyyden ja löydettävyyden lisäksi tekoälyn hyödyntämisen perustan modernissa pilviympäristössä. Kun tieto on rakenteistettu, helposti löydettävissä ja turvallisesti hallittu, käyttäjiltä säästyy aikaa, dokumentit on asianmukaisesti suojattu ja tekoäly voi tuottaa todellista lisäarvoa organisaation toimintaan.
Hyvin suunniteltu dokumentinhallinta yhdistää teknisen toteutuksen, tietoturvan ja metatiedon hallinnan saumattomasti, mahdollistaen älykkäät prosessit, sujuvan yhteistyön ja tiedon vastuullisen hyödyntämisen koko organisaatiossa.
Palveluitamme
Dokumentinhallinta M365-pilviympäristössä
Microsoft 365 -pilviympäristö ja erityisesti SharePoint Online tarjoavat organisaatioille luonnollisen ja kustannustehokkaan tien kohti hallittua asiakirjahallintaa. Useimmat yritykset toimivat jo M365-ekosysteemissä Teamsin ja OneDriven kautta, jolloin SharePoint Online täydentää kokonaisuuden luontevasti yhtenäiseksi dokumentinhallintaratkaisuksi ilman merkittäviä lisäinvestointeja – toteutusprojektin ja käytöönoton lisäksi.
Ympäristön tuttuus käyttäjille nopeuttaa käyttöönottoa, mahdollistaa toimintatapojen uudistamisen ja hyödyntää jo olemassa olevia lisenssejä tehokkaasti.
Huolellinen suunnittelu ja toteutus takaavat onnistuneen ratkaisun, sillä SharePoint Online ei ole pelkkä tallennuspaikka, vaan monipuolisesti muokattava alusta, josta voidaan suunnitellusti rakentaa koko organisaation kattava dokumentinhallintajärjestelmä.
Sen ominaisuudet – kuten versionhallinta, yhteiskäyttö, metatietojen hallinta, automaattiset hyväksyntäprosessit ja Power Automate -työnkulut – tarjoavat yhtenäiset ja turvalliset toimintamallit dokumenttien koko elinkaaren hallintaan.
Hyvin toteutettu SharePoint-ratkaisu tukee liiketoiminnan jatkuvuutta, parantaa tiedon löydettävyyttä ja luo vakaan perustan tekoälyn hyödyntämiselle organisaation arjessa.
Dokumentinhallintajärjestelmän rakentaminen
Dokumentinhallinnan kokonaisuus suunnitellaan ja määritellään huolella yhdessä organisaatiosi eri viiteryhmien ja dokumentaatioiden omistajien kanssa.
Dokumentinhallinnan projektissa organisaatioltasi odotetaankin aktiivista osallistumista suunnitteluvaiheen työpajoihin, joissa määritellään dokumentinhallintajärjestelmän rakenteet, informaatioarkkitehtuuri, käyttöoikeusmallit sekä keskeiset toimintaperiaatteet.
Sinun tehtävänäsi on kuvata nykytila, tunnistaa keskeiset käyttäjäryhmät ja tietosisällöt sekä osallistua pilottiratkaisun testaukseen ja palautteen antamiseen. Projektin onnistuminen edellyttää organisaation sitoutumista muutoksenhallintaan ja käyttäjien kouluttamiseen sovittujen toimintamallien mukaisesti.
Projektin tuloksena organisaatiollesi toimitetaan SharePoint Online -pohjainen, organisaation rakenteita ja tarpeita vastaava dokumentinhallintajärjestelmä.
Ratkaisu sisältää:
- yhtenäisen sivustorakenteen,
- määritellyt sivusto- ja kirjastopohjat,
- keskitetyn hallinnan,
- mahdollisuuden laajentaa toimintaa automaatioiden, metadatan ja tekoälypohjaisten ominaisuuksien avulla.
Käyttöönoton jälkeen saat käyttöösi modernin, hallitun ja turvallisen ympäristön dokumenttien säilytykseen, yhteistyöhön ja tiedonhallintaan.
Hyödynnä tekoäly – muista tiedon suojaus!
Tekoäly mullistaa dokumentinhallinnan SharePointissa – tekoälyagentit ja Copilot-toiminnot tehostavat dokumenttien luokittelua, metadatan hallintaa ja tiedon löydettävyyttä. Manuaalinen työ vähenee, kun älykkäät ratkaisut huolehtivat dokumenttien järjestyksestä, analysoinnista ja raportoinnista
AI-avusteinen dokumentinhallinta helpottaa tiedon omistajien hallintatoimia ja varmistaa, että tiedot ovat aina ajan tasalla, helposti löydettävissä ja tietosuojan mukaisia.
Tekoälyn hyödyntäminen asiakirjahallinnassa edellyttää vahvaa ja monikerroksista tiedon suojausta. Pelkkä käyttöoikeusmalli ei riitä, vaan suojauksen on ulotuttava tiedon jakamisen sääntöihin, arkaluontoisuusluokituksiin ja elinkaaren hallintaan.
SharePoint Online tarjoaa näihin monipuoliset sisäiset työkalut, joita voidaan täydentää SharePoint Premiumin ominaisuuksilla, kuten automaattisilla luokituksilla, käyttöoikeuksien rajoituksilla ja Copilotin pääsynhallinnalla. Näiden avulla voidaan varmistaa, että tekoälytoiminnot, kuten Copilot ja metadatan automaattinen tunnistus, toimivat turvallisesti ja hallitusti organisaation tietoturvavaatimusten mukaisesti.
Asiantuntijoidemme ajatuksia
Blogi: Dokumentinhallinta M365-pilvessä – tekoälyn aikakauden kivijalka
Tekoäly ei luo tietoa tyhjästä, vaan se hyödyntää organisaation olemassa olevia dokumentteja ja dataa. Jos dokumentit ovat vanhentuneita, hajallaan tai käyttöoikeuksiltaan epäselviä, ei tekoälystä ole hyötyä. Päinvastoin, se voi pahentaa ongelmaa!
Hyvin suunniteltu ja toteutettu dokumentinhallinta on tässä kohtaa käyttökelpoisuuden ydin! Lue asiantuntijamme Sanna Jacksonin kirjoittama artikkeli aiheesta
Tallenne: Tiedon suojaus ja dokumentinhallinta työntekijän tuottavuuden, tiedon oikeellisuuden ja riskienhallinnan ytimessä
Jos dokumenttien hallinta ja suojaus on retuperällä, vaikuttaa se niin tiedon löydettävyyteen kuin hallittavuuteen. Nämä ovat niin työntekijän tuottavuuden, käytetyn tiedon oikeellisuuden kuin organisaation riskienhallinnan kannalta avainasemassa.
Maksuttomassa webinaaritallenteessa sukellamme M365-ympäristön dokumentinhallinnan ja tiedon suojauksen keskeisiin kysymyksiin.
