Vapauta SharePointin potentiaali tekoälyn avulla – Työpajaprojekti hallitun ja tehokkaan käytön varmistamiseksi

Tekoäly on tullut osaksi SharePointia, mutta sen hyödyntäminen vaatii harkittua suunnittelua. AI-avusteisuus ei ole vain tekninen lisä, vaan se voi aidosti muuttaa organisaation arkea – kunhan käyttöönotto tehdään hallitusti ja liiketoiminnan tarpeet edellä.

Mitä hyötyä hyvin suunnitellusta AI-avusteisuudesta on SharePointissa?

• Tehokkaampi sisällöntuotanto ja viestintä: Älykkäät agentit ja Copilot-toiminnot nopeuttavat sivujen ja tekstien luontia sekä vähentävät manuaalista työtä. Tämä vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin ja mahdollistaa laadukkaamman sisällön tuottamisen.
• Parempi tiedonhallinta ja löydettävyys: Automaattinen metadatan rikastus ja luokittelu helpottavat tiedon hakua ja hallintaa. Käyttäjät löytävät tarvitsemansa tiedot nopeammin, mikä parantaa koko organisaation tehokkuutta.
• Hallittu ja turvallinen käyttöönotto: AI-ratkaisut suunnitellaan tietosuoja ja sääntely (esim. GDPR, AI Act) huomioiden. Näin varmistetaan, että tekoäly tukee prosesseja eikä aiheuta riskejä tiedonhallinnalle tai viestinnän luotettavuudelle.
• Kustannustehokkuus ja lisenssien optimointi: Kun AI:n käyttötavat ja hyödyt tunnistetaan selkeästi eri käyttäjäryhmille, voidaan myös lisenssit ja resurssit kohdentaa järkevästi.
• Käyttäjäkokemuksen ja tuottavuuden parantaminen: Hyvin suunniteltu AI tukee työntekijöitä arjessa, vähentää turhaa säätöä ja lisää työn mielekkyyttä.
• Strateginen pohja AI-kehitykselle: Yhteinen ymmärrys AI:n roolista SharePointissa mahdollistaa pitkäjänteisen kehittämisen ja estää irrallisten ratkaisujen syntymisen.

Miten hyödyt varmistetaan käytännössä?

AI-avusteisuuden käyttöönotto SharePointissa kannattaa aloittaa työpajakokonaisuudella, jossa käydään läpi sekä tekniset että toiminnalliset näkökulmat. Työpajoissa suunnitellaan käyttötapaukset, huomioidaan tietosuoja ja compliance, sekä harjoitellaan AI:n käyttöä käytännössä. Lopputuloksena syntyy yhteinen näkemys ja konkreettiset linjaukset, joiden pohjalta AI-avusteisuus tukee organisaation tavoitteita – ei vain teknisesti, vaan aidosti arvoa tuottaen.

Työpajaprojektiin kuuluu sekä esitehtäviä että työpajojen aikana tehtäviä harjoituksia. Esitehtävien tarkoituksena on auttaa osallistujia pohtimaan etukäteen oman työnsä ja organisaationsa tarpeita sekä tunnistamaan kehityskohteita, joihin tekoäly SharePointissa voisi tuoda ratkaisuja. Näin varmistetaan, että jokainen osallistuja saapuu työpajoihin valmistautuneena ja keskustelut ovat heti alusta lähtien merkityksellisiä.

Työpajojen harjoituksissa puolestaan päästään kokeilemaan konkreettisesti AI-avusteisia toimintoja, kuten sisällön luomista, dokumenttien hallintaa tai hallinnan välineitä, ja soveltamaan opittua käytäntöön. Molemmat ovat tärkeitä, sillä esitehtävät luovat pohjan yhteiselle keskustelulle ja harjoitukset auttavat viemään opit suoraan käytäntöön, tukien uuden toimintatavan juurtumista organisaatioon.

Lisäksi osallistujien oma ymmärrys AI:n mahdollisuuksista ja rajoista kasvaa merkittävästi työpajojen aikana. Harjoituksissa päästään kokeilemaan AI-avusteisia toimintoja käytännössä – esimerkiksi luomaan sisältöä, rikastamaan dokumenttien metatietoja tai hallinnoimaan käyttöoikeuksia AI-agentin avulla. Parhaimmillaan harjoituksissa syntyneet ratkaisut voidaan ottaa suoraan käyttöön todellisessa SharePoint-ympäristössä, jolloin opit siirtyvät nopeasti arjen toimintaan ja tukevat organisaation tavoitteita.

Työpajaprojekti – miten etenemme?

Työpajaprojekti koostuu viidestä vaiheesta, joiden aikana osallistujat pääsevät sekä suunnittelemaan että kokeilemaan AI-avusteisia ratkaisuja SharePointissa:

1. Johdanto (2h): Kaikille osallistujille suunnattu kokonaiskuva AI:n mahdollisuuksista ja rajoista SharePointissa.
2. AI sisällöntuotannon apuna (2h): Intranetin sisällöntuotannon vastuuhenkilöt ja omistajat oppivat hyödyntämään AI:ta sisällön luomisessa ja löydettävyyden parantamisessa.
3. AI dokumentinhallinnan apuna (2h): Dokumentinhallinnan vastuuhenkilöt ja kirjastojen ylläpitäjät perehtyvät AI:n tuomiin mahdollisuuksiin tiedonhallinnassa.
4. AI & SharePoint – hallinnan välineet (1h): SharePointin teknisestä hallinnasta vastaavat ja pääkäyttäjät saavat työkalut AI-ratkaisujen hallintaan ja tietosuojan varmistamiseen.
5. Yhteenveto ja päätös (1h): Kaikki osallistujat kokoavat yhteen opit ja linjaukset sekä sopivat jatkotoimista.

Työpajaprojektin jälkeen asiakkaalle jää käteen konkreettinen kooste, johon on kirjattu työpajoissa tehdyt linjaukset, päätökset sekä jatkokehitystarpeet ja -ideat. Kooste kokoaa yhteen esimerkiksi tunnistetut käyttötapaukset, tietosuoja- ja compliance -näkökulmat, sekä sovitut seuraavat askeleet AI-avusteisuuden hyödyntämisessä SharePointissa. Tämä dokumentti toimii yhteisenä muistiona ja tiekarttana organisaation AI-kehitykselle SharePoint-ympäristössä.

Voisimmeko auttaa teitä sisäisen viestinnän ja intranetin kehittämisessä? Laita meille viestiä!

Artikkelin kirjoittaja