Pilven pehmeät ja kovat hyödyt

Microsoftin kymmenen miljardin kehityspanokset ovat siirtyneet voimakkaasti pilveen ja siellä tarjottaviin yritysratkaisuihin. Pilven osalta kyse ei ole mistään hetken huumasta vaan samanlaisesta muutoksesta mitä Internetin läpimurto toi aikanaan. Pilveä ei voi unohtaa, vaan kyse on ennemminkin siitä, missä laajuudessa ja milloin oma organisaatio alkaa siirtää sisäisiä palveluitaan pilvipalveluiden varaan.  Ja tässä kohdin tarkoitan julkisen verkon kautta käytettäviä pilvipalveluita enkä virtualisoituja omia tai kumppanin konesaleja, joita jotkut myös pilveksi kutsuvat.

Pilvipalvelut tai Office 365 eivät ole tietenkään mikään itseisarvo, mutta toki muutamaan kysymykseen pitää ennen sitä löytää vastaukset:

• Onko se mahdollista?
• Sopiiko se meille?
• Onko se taloudellisesti kannattavaa?
• Kuinka se tehtäisiin?

Näihin kysymyksiin olemme lukuisten asiakkaiden kanssa etsineet vastauksia ja alla koostetta niistä.

Pilven edut ja riskit

Pilvipalveluiden edut ovat kiistattomat. Suuruuden ekonomia ja joustavat lisenssimallit luovat automaattisesti kustannussäästöjä. Versiopäivitykset, varmistukset ja tietoturva ovat palvelutoimittajan vastuulla. Palvelutoimittaja takaa riittävän kapasiteetin ja palveluiden jatkuvan saatavuuden. Palvelut ovat lähtökohtaisesti käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta, joten ratkaisut tukevat suoraan esimerkiksi etätyötä ja käyttöä erilaisilla päätelaitteilla.

Palveluita voidaan joustavasti avata käyttöön asiakkaille, kumppaneille ja muille sidosryhmille. Pilvipalveluihin siirtyminen säästää energiaa. Käyttöönotto ei vaadi suuria etukäteisinvestointeja ja palvelut voi ottaa välittömästi käyttöön – isoissakin organisaatioissa käyttöönotot on mahdollista tehdä viikoissa tai muutamissa kuukausissa. Pilvipalvelun tarjoaja ottaa vastuun kokonaisuuden toimivuudesta.

Luonnollisesti pilvi herättää myös kysymyksiä esimerkiksi tietoturvan, tietosuojan ja tietojen yksityisyyden osalta. Voidaanko organisaation sisäiset tiedot tallentaa ulkomaille? Voiko palveluntarjoajaan luottaa? Miten erilaisissa vika- ja ongelmatilanteissa toimitaan? Mitä pilveen siirtyminen maksaa? Kysymyksiä on paljon, mutta näihin kaikkiin löytyy kyllä vastaukset. Kysymykset on joka tapauksessa syytä kysyä ennen pilvisiirtymän aloittamista.

Pilvisiirtymän viivyttämistä on usein perusteltu sillä, että tuotteiden pilviversiot eivät tarjoa riittäviä toiminnallisuuksia tai mahdollisuuksia integraatioon paikallisiin tietojärjestelmiin. Lähitulevaisuudessa erot tulevat kuitenkin kaventumaan ja kääntymään jopa päälaelleen.

Seuraava Microsoftin suuri tuoteuudistus ”Wave 15” tulee samanaikaisesti pilven kautta saataville kuin paikallisesti asennettavat tuotteet, mutta tämän jälkeen palvelut Office 365:ssä tulevat tarjoamaan mahdollisuuksia joita paikallisissa tuotteissa ei ole. Microsoftin tuotesykli on noin kolme vuotta, mutta pilvi mahdollistaa tuotteiden ominaisuuksien kasvattamisen vaikkapa puolen vuoden välein.

Näin käyttökokemukseenkaan ei enää ole odotettavissa radikaaleja hyppäyksiä, kuten jouduttiin kokemaan esimerkiksi ympäristöissä jotka siirtyivät Office 2003 -tuotelinjasta Office 2010- ympäristöihin kerralla. Siirrymme evoluution aikaan.

Integraatioiden osalta Azure tuo aivan uusia mahdollisuuksia, joita odotamme jo kieli pitkällä. Uuden soveluskehitysmallin ja kauppapaikan kautta laajennettavuus ja integroitavuus vaikkapa Windows 8 työpöydälle hyppää täysin uudelle tasolle.

Nykykumppanisi eivät välttämättä halua sinun siirtyvän pilveen…

Jos toimittajana olisin itse tehnyt valtavat investoinnit omiin konesaleihin joiden kapasiteettia myyn asiakkaille, näkisin varmasti kansainväliset pilvitarjoajat suurena uhkana omalle liiketoiminnalleni. Pilvi muuttaa olennaisesti toimittajan ansaintalogiikan ja vaatii uudenlaista osaamista toimittajilta.

Alla on esitetty esimerkkejä siitä, kuinka Office 365 muuttaa vastuita, luonnollisesti lista jatkuu tästä paljon pidemmällekin.

On-Premise-mallissa valtaosa asioista on asiakkaan vastuulla. Käytännössä nämä on pilkottu usealle kumppanille, jossa ongelmatilanteissa asiakas toimii välienselvittelijänä: oliko ongelma nyt ohjelmistossa, laitteistossa vai verkossa. Joskun tuo välienselvittely voi olla tuskaistakin, mutta varmaa on että paikalliset käyttöpalvelut ja erityisesti niiden ohessa väkisin myytävät “palvelut” ovat todellinen rahasampo ICT-toimittajille.

Entä jos vähennetään vastuullisten pelureiden määrää: jos palvelu ei toimi, niin on aina helpompi kun sormella voi syyttää vain yhteen suuntaan. Toisaalta tämä on myös palvelutarjoajalle (Microsoft) helpompaa, kun kaikki komponetit ovat täysin omassa hallussa ohjelmistokehitystä myöten.

Todellisia kustannussäästöjä

Olemme laskeneet todelliset kustannussäästöt  kymmenille organisaatioille, alkaen muutamista kymmenistä käyttäjistä päättyen viisinumeroisiin käyttäjämääriin. Saavutettavat säästöt vaihtelevat paljonkin riippuen mm. Nyky-ympäristön tilasta ja olemassaolevista lisenssisopimuksista. Ismo Husso käsitteli aihetta blogikirjoituksessaan (https://sulava.com/2012/08/office-365-business-case/ ) tätä muutama viikko sitten laajalti. Yllättäen tekemissämme laskelmissa on paljastunut että myös nykyaikainen, viimeisimpiä ohjelmistoversioita käyttävä ympäristö voi säästää yli 30% kokonaiskustannuksissaan Office 365:n kautta. Hämmentävää, kun itsellekin tuo logiikka alkoi aueta. Vähintään yhtä hämmentynyt oli muuten asiakas.

Esimerkiksi parintuhannen hengen organisaatiossa tyypillinen kustannussäästö voi helposti olla 200 000 €  vuodessa siirrettäessä peruspalvelut pilveen.  Alla konkreettinen esimerkki noin 3 000 hengen organisaation kustannuslaskelmasta. Säästöä kertyy ekana vuonna noin 40 000 €. Kuudessa vuodessa säästöä kertyy vaatimattomasti 1,7 miljoonaa euroa.

Suosittelen laskemaan paljonko organisaatiosi maksaa vuosittain palvelinkapasiteetista sekä erilaisia ylläpito- ja valmiusmaksuja – kun huomioon otetaan kaikki palvelun tuottamiseen liittyvät komponentit. Summa nousee pelottavan suureksi, itse asiassa se nousee aivan järjettömän suureksi.

Kysy huviksesi samalla nykytoimittajaltasi, paljonko he ovat suunnitelleet veloittavansa teiltä esimerkiksi Exchangen tai SharePointin seuraavasta versiopäivityksestä. Viimeistään tämän jälkeen pilvisiirtymä alkaa takuuvarmasti tuntua ainoalta järkevältä vaihtoehdolta.

Pehmeitä hyötyjä

Omenat ja päärynät ovat erilaisia ja erimakuisia. Kaupassakin niiden kilohinta on eri. Myös IT palvelun sisällöt ovat erilaisia. Jo nyt Office 365 palvelut tarjoavat joissakin kohdin laajempia mahdollisuuksia ja vapauksia tuottaa loppukäyttäjää paremmin tuottamia palveluita kuin perinteinen toimitusmalli.

Otetaanpa esimerkiksi 25GB sähköpostilaatikon koko tai joustavat käyttäjprofiilin mukaiset lisensointimallit. Mikä näiden arvo on ja koska arvo voidaan realisoida? Tarvitseeko käyttäjäsi useampaan laitteeseen Office työasemasovellukset. Tehostuuko työnteko?Tarvitaanko Office 365 palvelua täydentäviä komponentteja ja mikä on niiden kustannus?

Esitämme aina arvion myös pehmeämpien hyötyjen rahallisesta arvosta, disclaimerillä ”nämä kaikki voitte kiistää, jos niin haluatte”. Käyttäjät pärjäävät kyllä 100MB postilaatikolla jos posteja tuhoaa useammin pois ja arkistoi .pst tiedostoihin. Kyllä, mutta kauanko aiotte jatkaa sitä ja paljonko työaikaa menee joka päivä hukkaan? Mielestäni tämä on Business Case -purkutilaisuuksien hauskin osa, kun asiakas itsekin keksii että eniten voi IT:ssä säästää poistamalla kaikki IT-järjestelmät.

Miten edetä?

Kannattaako pilveen siis siirtyä? Vastaus on helppo, lähes poikkeuksetta kyllä. Yhdelläkään organisaatiolla ei yksinkertaisesti ole varaa olla kartoittamatta pilven mahdollisuuksia kustannussäästöjen ja työn tehostumisen osalta. Pilveen siirtyminen vapauttaa oman IT-henkilöstösi resurssit turhasta ylläpidosta ja toimittajien valvonnasta sekä ohjeistamisesta liiketoimintasi tukemiseen ja kehittämiseen.  Viimeistään pilven myötä sisäinen IT muuttuu kustannuksesta voimavaraksi.

Viimeistään nyt kannattaa vaatia omalta organisaatioltasi laskelmat nykyisistä ICT-kustannuksista sekä pilven tarjoamista säästöistä – näiden laatimiseen ei montaa päivää kulu. Pilveen siirtyminen avaa kustannussäästöjen lisäksi oven uusien innovaatioiden syntymiselle sekä tietotyön tehostamiselle. Voimme taata, että siirtymä pilveen vaikuttaa positiivisesti organisaatiosi tulokseen. Kuulostiko liian hyvältä ollakseen totta? Itse asiassa uskoomme pilveen niin vahvasti, että tulemme tekemään laskelmat puolestasi täydellä rahat takaisin – tyytyväisyystakuulla.

Antti Kirmanen
Antti on Sulavan perustajaosakas sekä hallituksen jäsen. Antilla on kokemusta IT-alalta yli 20 vuoden ajalta ja Sulavalla hän keskittyy IT-strategioiden, tiekarttojen ja soveltuvuusanalyysien laadintaan sekä tietohallinnon sparraukseen. Antilla on myös laaja kokemus erilaisten pilvisiirtymien suunnittelusta ja toteutuksista, erityisesti Office 365-ympäristöistä. Ennen Sulavalle siirtymistä Antti työskenteli 15 vuotta Microsoftilla.